Scan 10

8.    Harmonogram działań

•    najlepiej przygotować go w formie tabelarycznej

•    każde działanie powinno być rozpisane na etapy (od fazy przygotowawczej do realizacji) i odpowiednio wkomponowane w kalendarium, z zaznaczeniem miesiąca i dnia

•    harmonogram powinien być wzbogacony o informacje dotyczące osób odpowiedzialnych za realizację poszczególnych działań

9.    Kosztorys

•    dla każdego zaplanowanego działania (bądź większego projektu) powinien być stworzony oddzielny kosztorys

•    przez zsumowanie wszystkich elementów oblicza się cały budżet potrzebny na realizację programu

« planując wydatki, trzeba brać pod uwagę inflację i wynikające z niej zmiany cen, w praktyce lepiej jest zaplanować budżet nieco większy niż wynikałoby to z prostych obliczeń

10. Kontrola

•    część planu, w której wyjaśnione zostanie, w jaki sposób przeprowadzone będą czynności kontrolne

•    dotyczy to zarówno kontroli bieżącej (oceny skuteczności poszczególnych działań), jak i końcowej (sprawdzenia, czy wytyczony cel został zrealizowany)

Właściwie przygotowany plan public relations może znacznie ułatwić pracę. W praktyce niestety wciąż jeszcze zbyt często zdarza się, że jest to dokument, o którym każdy ma swoje zdanie, ale niewielu z niego korzysta.

2. Komunikowanie w public relations

Niezależnie od tego, jak zdefiniujemy public relations (o czym była już mowa w części teoretycznej), działalność ta zawsze opiera się na komunikowaniu. W praktyce rzadko jednak ogranicza się ona do prostego przekazywania informacji, lecz obejmuje także wymianę idei, myśli, potrzeb oraz uczuć. Celem komunikowania jest wchodzenie w interakcje z otoczeniem i wywoływanie określonych zachowań, zmian nastawienia, w tym pozyskanie akceptacji. Sposób, w jaki organizacja kontaktuje się z otoczeniem, ma decydujący wpływ na jej postrzeganie, czyli wizerunek, świadczy o jej

intencjach i wyznawanych wartościach. Nawet jeśli przedsiębiorstwo nie posiada wydzielonych struktur (np. działu public relations) i nie podejmuje żadnych formalnych działań (np. nic organizuje konferencji prasowych), to i tak komunikacja ma miejsce. Nośnikiem informacji nie jest bowiem tylko świadomie wypowiadane słowo, ale również znak i barwy firmowe, zachowanie pracowników, a nawet pozycja, jaką organizacja zajmuje w różnego rodzaju rankingach. Komunikowanie to proces, który odbywa się stale i nie można go po prostu zaprzestać (nawet brak informacji jest przecież informacją). Komunikacja stanowi ważny element życia (albo, jak wolą inni, funkcjonowania przedsiębiorstwa) i dlatego nie powinno się jej zostawiać przypadkowi, lecz należy ją świadomie kształtować i systematycznie kontrolować. Aby komunikacja była skuteczna, tzn. powodowała oddźwięk zgodny z intencjami nadawcy, istotna jest znajomość pewnych reguł i praw psychologicznych, które się do tej działalności odnoszą. Punktem wyjścia staje się zrozumienie zasad, zgodnie z którymi się porozumiewamy.

2.1. Proces komunikowania

Proces komunikowania składa się z kilku elementów, które odnoszą się w takim samym stopniu do różnych form przekazywania informacji, tzn. zarówno do rozmowy bezpośredniej, listu, jak i np. do filmu reklamowego. Wszystkie one są równie ważne i wywierają wpływ na skuteczność porozumiewania się.

Schemat B5

Proces komunikowania

Szumy

informacja zwrotna

Źródło: Opracowanie własne.

106

107