IMGI42 (6)

Jednym z zadań fazy opracowania zamówienia jest przygotowanie do. kumentu (polecenie wydania), z którego wynika, jakie pozycje składowa, ne na magazynie należy zestawić i przesiać klientowi. Czas przygotowania (kompletacja) zamówienia w magazynie trwa od chwili przyjęcia dyspo-zycji (polecenia wydania) przez magazyn do momentu, aż wydane produkty nie zostaną załadowane na środek transportu przewoźnika. Przygotowanie zamówienia w magazynie obejmuje manipulacje związane z selekcjonowaniem (wybieraniem), zestawianiem, pakowaniem i znakowaniem zamówionych produktów. Czynności te wykonuje się manualnie lub przy użyciu wysoko zautomatyzowanych urządzeń magazynowych.] Czasem jest to „wąskie gardło” całego cyklu zamawiania i aby je uspraw. nić, trzeba w pełni, krok po kroku, zrozumieć proces przygotowania zamówień. Istnieje tendencja, aby usprawniać proces wybierania pozycji magazynowych przy użyciu komputera. Elektronicznie się ustala, co jest potrzebne, gdzie można to odnaleźć i jakie zestawienie towarów obejmuje dane zamówienie. W większej skali, na przykład w centrach dystrybucji, komputery osobiste pełnią funkcje terminali. Pokazują osobom obsługującym zamówienia w magazynach (personel wykonujący prace manipulacyjne), co wybrać, ile i gdzie daną pozycję odszukać. W momencie pobrania produktów osoba wykonująca dane czynności uruchamia przycisk „wykonano”, po czym komputer magazynowy przekazuje do terminali następne asygnaty.

Po dobraniu i zestawieniu pozycji magazynowych sprawdza się. czy' zrobiono to zgodnie z zamówieniem klienta, czyli dokładnie i kompletnie. Jeśli brakuje jakichś pozycji, przysyła się informacje do komórek administracyjnych, zajmujących się opracowywaniem zamówienia. Często do _; każdego wychodzącego zamówienia jest dołączona lista wysyłanych pro- J duktów, która informuje, co się przesyła i kto przygotowywał produkt) do wysyłki. Na tej podstawie odbiorca sprawdza zawartość przesyłki.

Ostatnimi fazami cyklu zamawiania jest wysłanie oraz doręczenie za- I mówienia klientom. Obejmują one czas od momentu zestawienia zamówienia w magazynie do chwili dostarczenia zamówienia do miejsca odbioru wyznaczonego przez klienta lub doręczenia mu przesyłki. W tych j fazach cyklu zamawiania wiele zależy od szybkości i niezawodności przewoźników. Często ustalają oni własne standardy usług. W związku z tym, j że od nich również zależy czas dostawy i długość całego cyklu zamówienia i że wysyłający nie ma bezpośredniego wpływu na ich działania.

w razie niedotrzymania uzgodnionego standardu czasu i opóźnienia dostawy przewoźnicy płacą kary umowne.

Wszystkie czynności wykonywane w cyklu zamawiania przedstawiono na rysunku 6. Widać na nim wyraźnie zabiegi prowadzące do skracania cyklu przez równoległe wykonywanie niektórych czynności. Uwagę zwraca fakt, że faktura jest wysyłana oddzielnie, co podwyższa koszty obsługi klienta. Z tych względów producenci starają się dołączyć fakturę do wysyłanych produktów. Oznacza to równoległe jej przygotowanie wraz z produktami do wysłania. Jeszcze lepsze efekty daje elektroniczne przesyłanie dokumentów.

Punktem zwrotnym w obsłudze klienta, pisze JJ. Coyle, było włączenie serii pytań o czasy wykonania poszczególnych faz cyklu zamawiania i ich wzajemne relacje. Jedną z zasadniczych konstatacji było to, że najwięcej czasu pochłaniają fazy pierwsza i ostatnia — składanie zamówienia i dostarczanie zamówienia do klienta, czyli poniekąd fazy niezależne od producenta i pozostające poza jego kontrolą. Tymczasem pochłaniają one więcej niż połowę czasu w cyklu zamawiania. Fenomen ten pokazano na rysunku 7. Czas przeznaczany na przekazywanie zamówienia (7 dni) przewyższa przeciętny czas, jaki pochłaniają czynności wykonywane przez producenta — wystawianie i wprowadzanie zamówień do rejestru, przygotowanie do wydania, dobór i zestawianie pozycji (5,1 dnia). 95% badanej populacji rozkładu normalnego zamyka się w długości cyklu zamawiania wynoszącym aż 32 dni, przy przeciętnym czasie wynoszącym 12,1 dnia. Są to istotne różnice. Z tego względu producenci przywiązują tak wielką wagę do usprawnienia pierwszej i ostatniej fazy cyklu przez stosowanie ułatwień w składaniu zamówień (faks, bezpłatne linie telefoniczne lub EDI) oraz terminowe dostarczanie przesyłek.

Opisywanej tu wyżej tendencji nie potwierdza analiza przeciętnego cyklu zamawiania według A. Westa. Cykl zamyka się w 8 i pół dnia²⁷. Fazy pierwsza i ostatnia trwają 4 dni. a pozostałe — 4 i pół dnia. Oznacza to, że czasy wykonania faz pierwszej i ostatniej (złożenie zamówienia plus transport i przyjęcie przesyłki przez klienta) nie przekraczają czasu wykonania pozostałych faz, lecz są niemal z nimi równoważne (tablica 4).

^v A. West. Managing Distribution and Change. The Totai Dutritmrion Comcept, Jota Wiley & Sons, Chichester 1992. s. 219.

60

61