PICT0037 (8)

70 J. uenaKpwSKI) vj. lyaućicjywana

Z tego względu należy zwrócić uwagę na efektywność (skuteczność) i opłacalność zarządzania ryzykiem.

3.2. Organizacja procesu zakupów

W praktyce nie zdarza się, aby warunki, w których działa przedsiębiorstwo były dokładnie zdeterminowane. Oddziaływanie czynników zewnętrznych i wewnętrznych doprowadza do korekt bieżących planów produkcyjnych, a w efekcie do zmian planów zakupów. Oznacza to, że przygotowując transakcję zakupu, należy przewidzieć opcje zmiany wielkości zamówienia, terminów dostaw czy też innych wymagań odnośnie do materiałów. Istotne zatem staje się określenie odpowiednich elementów organizacji dynamicznej i usystematyzowanie sposobów postępowania. Z tego powodu skoncentrowano się na następujących elementach procesu zakupów:

•    procedurach zakupów,

•    procesie zamawiania,

•    imporcie materiałów.

3.2.1. Przebieg procesu zakupów

Na podstawie ustalonego zapotrzebowania na surowce i materiały wykonywane są czynności związane z zakupem. Są one podejmowane według ustalonej kolejności określającej przebieg zakupu. Można wyróżnić następujące etapy procesu [2]:

•    określenie typu zakupu,

•    określenie niezbędnego poziomu nakładów,

•    realizacja procesu zakupów,

•    ocena efektywności procesu.

Istotne jest określenie typu zakupu, gdyż w wielu przypadkach decyduje on o złożoności całego procesu. Wyróżnia się trzy typy zakupów [2J:

•    zakup rutynowy (powtarzalny),

•    zakup modyfikowany (np.: zmiana dostawcy lub materiału),

•    zakup nowy (nowe potrzeby materiałowe).

Najprostszy proces jest w odniesieniu do zakupu rutynowego, natomiast realizacja procesu po raz pierwszy wymaga wykonania wielu czynności.

Proces zakupu wiąże się z ponoszeniem dwóch głównych typów nakładów: czasu i informacji. Im zakup jest ważniejszy i bardziej złożony, tym więcej czasu trzeba będzie nań poświęcić, zwłaszcza jeżeli jest to wykonywane pierwszy raz [8]. Potrzeba też zebrać więcej informacji w celu zapewnienia efektywności procesu zakupu. Ustalenie poziomu niezbędnych nakładów czasu i informacji w celu zaspokojenia wymagań użytkownika jest ściśle zależne od danego przedsiębiorstwa [8].

Zakupy zaopatrzeniowe___ 71

Zebrane informacje winny umożliwić przeprowadzenie analizy rynku zaopatrzenia i wyboru źródła dostawy. Jednak zasadniczą rolę w wyborze źródła dostawy odgrywa doświadczenie pracownika działu zaopatrzenia, który powinien znać wielu dostawców i posiadać umiejętność oceny możliwości dostarczenia pożądanego materiału przez każdego z nich.

Następnie należy sprawdzić, czy nadeszła odpowiednia oferta od dostawcy na zgłoszone zapytania i czy zgłaszane zapytania są zbieżne z nadsyłanymi ofertami odnośnie do: ilości i jakości surowców i materiałów oraz czasu dostaw. W praktyce mogą wystąpić rozbieżności pomiędzy zapytaniami a ofertami [6].

Dokładność sprawdzenia ofert polega na przeprowadzeniu dwóch czynności: analizy ofert i porównania ofert [5]. Analiza oferi polega na badaniu pojedynczych ofert, a porównania dokonuje się wtedy, gdy wyniki wszystkich ofert przedstawione są razem. Przy porównaniu ofert bierze się pod uwagę dwie grupy czynników. Pierwszą grupę tworzą czynniki ogólne, które wynikają z polityki gospodarczej przedsiębiorstw (np. możliwość prowadzenia wspólnych interesów). Do drugiej grupy czynników należą: jakość surowców i materiałów, czas dostawy, cena jednostkowa, niezawodność, możliwość serwisu, miejsce dostawy. Część tych czynników jest niemierzalna, co może utrudnić porównanie ofert. W tym celu stosuje się odpowiednio skonstruowane metody porównawcze oparte na skali ocen o ustalonej hierarchii poszczególnych kryteriów oceny.

Duże znaczenie przy rozwiązywaniu kwestii i problemów związanych z zakupem mają negocjacje. Od etapu negocjacji może zależeć powodzenie zakupów. Przedmiotem większości negocjacji są materiały o dużym udziale wartościowym lub ilościowym w zużyciu materiałów w przedsiębiorstwie, a także materiały niestandardowe. Większość negocjacji dotyczy bezpośrednio lub pośrednio cen, warunków dostaw, a także współpracy z dostawcami.

Etap realizacji zakupów obejmuje: złożenie zamówienia (w formie pisemnej lub ustnej), jego potwierdzenie, a następnie faktyczną realizację. Zamówienie w formie pisemnej jest bardziej skuteczne i obejmuje takie dane ogólne, jak: warunki zapłaty i transportu, miejsce odbioru, wymagany termin dostawy oraz sposób postępowania w przypadku komplikacji w realizacji zamówienia. W zamówieniu muszą być także zawarte takie dane specjalne, jak: oznakowanie konkretnego materiału, jego właściwości (cechy), ilości materiału, czas dostawy, cena jednostkowa i ogółem. Faktyczna realizacja zamówienia wymaga kontroli terminów oraz pewności realizacji zamówienia w określonym czasie.

Ocena efektywności procesu jest etapem kontrolnym. W szczególności kontroluje się: terminy dostaw, jakość dostarczanych materiałów, obrót zapasów materiałowych, stan i ilość towarzyszącej dokumentacji. Wynikająca stąd ocena procesu zakupów będzie bardzo przydatna w czasie rozmów z dostawcami. Pozytywna ocena może stanowić podstawę