DSCF0154

Wzór 53. Formularz spisu spraw

2001		PS	02	Planowanie i sprawozdawczość
(rok)	(referent)	(symbol kom. org.)	(oznacz! teczki)	(tytuł teczki wg wykazu akt)
^Lp-	SPRAWA (krótka treSO			OD KOGO WPŁYNĘŁA	DATA		UWAGI
					wszczęcia spraw	ostatecznego załatwienia
				Znak pisma ||B z dnia
\'yj''i	Sprawozdanie za rok2000			Oddział Wrocław	4.1	10.1	8.1.
				PS-02-2-01 13.7.
2	Sprawozdanie za rok 2000			Oddział Kraków	4,1	10.1	9.1.
				PS-02-5-01 m
3	Sprawozdanie za rok 2000			Oddział Poznań	3.1.	8.1.	9.1. Uzupełnić
				PS-02-4-01 14.1.

Kolejność wykonywania czynności w systemie bezdziennikowym jest następująca:

1)    kancelaria przyjmuje pisma przychodzące nie rejestrując ich, za to w polu wpływu przystawia pieczątkę wpływu i wypełniają,

2)    następnie, bez rejestrowania i kwitowania, przekazuje pismo do właściwej komórki organizacyjnej,

3)    kierownik komórki organizacyjnej przydziela pismo referentowi w celu załatwienia sprawy,

4)    referent, po załatwieniu sprawy, rejestruje ją w spisie spraw dołączonym do teczki. Jeżeli występuje większa liczba pism dotyczących tej samej sprawy wówczas zakłada się arkusz zbiorczy rejestrowanych pism.

5)    po zarejestrowaniu sprawy referent przekazuje pismo z odpowiedzią kierownikowi komórki organizacyjnej,

6)    kierownik komórki organizacyjnej, bez rejestrowania i kwitowania, przekazuje pismo do kancelarii, która je wysyła.

System bezdziennikowy jest mniej pracochłonny — obieg pisma szybszy, choć też występują jego zatrzymania, np. na przystawienie i wypełnienie pieczątki wpływu czy też na zarejestrowanie sprawy w spisie spraw. System ten nie zapewnia jednak pełnej kontroli nad pismem i sposobem oraz terminem załatwiania sprawy, co jest główną wadą tego systemu.

Aby system bezdziennikowy dobrze funkcjonował, muszą być spełnione trzy warunki:

1)    pracownicy danej jednostki organizacyjnej muszą mieć wysokie kwalifikacje,

2)    dokonany musi być dokładny podział zadań pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne, a w nich pomiędzy poszczególne stanowiska pracy,

3)    w stosującej go jednostce organizacyjnej musi być opracowany i wdrożony rzeczowy wykaz akt, który określa, do jakiej klasy daną sprawę zakwalifikować.