DSCF0158

Przy przyjmowaniu pism poufnych obowiązują odrębne zasady:

a)    jeśli po otwarciu koperty i stwierdzeniu, że pismo jest podwójnie kopertowane, a na drugiej kopercie jest napis POUFNE oraz informacja dla kogo jest przeznaczone, nie otwiera się drugiej koperty, lecz po przystawieniu na niej pieczątki wpływu przekazuje adresatowi,

b)    jeśli po otwarciu koperty nie stwierdza się w niej dmgiej z informacją POUFNE, jednak w trakcie czytania okazuje się, że jest to pismo poufne (np. w treści pisma jest zawarta tajemnica służbowa, na piśmie jest naniesiona informacja POUFNE), obowiązkiem kancelarii jest zakopertowanie pisma, zaklejenie koperty i naniesienie na niej informacji POUFNE.

Jeżeli w zakładzie występują pisma tajne, wówczas zasady postępowania z nimi regulują odrębne przepisy. Pismami tymi zajmuje się kancelaria tajna. Pracowników tej kancelarii obowiązuje tajemnica służbowa. Obecnie pisma tajne występują głównie w administracji państwowej, wojsku, policji, sądownictwie, jednostkach naukowo-badawczych oraz w przemyśle zbrojeniowym.

3.5. Rozdzielanie i załatwianie spraw

Pracownicy kancelarii, rozdzielając pisma, analizują ich treść i na tej podstawie dzielą korespondencję pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne. Każda komórka organizacyjna ma w kancelarii swoją teczkę. Zależnie od ilości pism przychodzących, raz dziennie lub częściej, korespondencja przekazywana jest kierownikowi danej komórki organizacyjnej. Ten przegląda ją i przydziela odpowiednim pracownikom do załatwienia. Pisma, które wymagają osobistego zajęcia się sprawą, kierownik pozostawia sobie.

Kierownik, rozdzielając pisma, zajmuje się ich dekretowaniem. Dekretowanie pism to czynności związane z rozdzielaniem pism i nanoszeniem na nie informacji dotyczących sposobu i terminu załatwienia sprawy, np.:

260