W pogotowiu znajduje się zespół diagnostyczny, który składa się z : pedagogów, psychologów, lekarzy, wychowawców oraz referenta ds. kwalifikacji.
Funkcją tego zespołu jest kwalifikowanie dziecka do umieszczenia w:
-domach dziecka -rodzinach zastępczych
-państwowych młodzieżowych ośrodkach wychowawczych
-specjalnych ośrodkach szkolno- wychowawczych ( dotyczy to dzieci z zaburzeniami zachowania, deficytami rozwojowymi itp.)
Zespół może zdecydować także w sprawie powrotu dziecka do rodziny własnej, o adopcji i przysposobieniu ( w porozumieniu z sądem).
Każde dziecko, które trafia do pogotowia opiekuńczego najpierw przebywa na oddziale izolacyjnym, gdzie poddawane jest zabiegom higienicznym oraz badaniom lekarskim.
Z oddziału izolacyjnego dziecko jest kierowane do grupy wychowawczej w internacie. Z tej grupy bezpośrednio uczęszcza na zajęcia szkolne. Jeżeli dziecko ma poniżej 7 lat wtedy trafia do grupy przedszkolnej.
Pogotowie opiekuńcze jest tym miejscem gdzie szczególnie potrzeba kadry o odpowiednich predyspozycjach osobowościowych i kompetencji, ponieważ nauczyciele, wychowawcy, pedagodzy, psychologowie, reedukatorzy, a nawet logopedzi rozpoczynają pracę z dzieckiem, ale nie mają możliwości jej zakończenia.
Organizacja życia w internacie pogotowia opiekuńczego i podział wychowanków na grupy jest zależne od wieku dzieci ( dzieci starsze powinny być odizolowane od młodszych, ponieważ mają większy bagaż doświadczeń negatywnych, są zaniedbane wychowawczo, dzieci młodsze są niedożywione, opóźnione w nauce, na pobyt w pogotowiu reagują apatią, z kolei dzieci starsze agresją i niezdyscyplinowaniem).
Pogotowie opiekuńcze skupia najczęściej wychowanków wymagających zindywidualizowanych oddziaływań. Każdy z nich ma odrębną, niepowtarzalną biografię i własne w swoisty sposób odczuwane przykre doświadczenia życiowe.