113172

Inicjowanie i definiowanie projektu.

Inicjowanie projektu obeimuie następujące czynności:

-    analizę potrzeb- ze względu na złożoność. kosztowność i długotrwałość projektów, a także związane z nimi ryzyko inicjatywy projektów muszą wynikać ze szczegółowych analiz potrzeb przedsiębiorstwa, np. analizy rynkowe, ekonomiczne, społeczne. Opracowania te zawierają zazwyczaj zestaw rekomendowanych działali usprawniających, mniej hib bardziej złożonych, krótko, średnio i długookresowych Część z tych działali ma charakter projektów. Pojawienie się takich rekomendacji może być traktowane jako inicjatywa projektów.

-    formułowanie inicjatyw projektu- aby inicjatywa projektu stała się przedmiotem dalszych rozważali musi być odpowiednio sformułowana. Odpowiednio oznacza „krótko i węzłowato”. Sformułowanie inicjatywy powinno się koncentrować na uzasadnieniu konieczności podjęcia projektu tzn. wykazaniu korzyści z jego realizacji i negatywnych konsekwencji jego zaniecliania. Celowe jest również dokładne oszacowanie przewidywanych nakładów (kosztów, pracochłonności i czasu) na tyle. na ile jest to możliwe w tym stadium.

-    zgłaszanie inicjatywy projektów kierownictwu- polega na przedstawieniu ich kierownictwu lub innej wytypowanej w tym celu komórce orgaiuzacyjnej.

-    analizowanie i ocenianie inicjatyw projektów- z punktu widzenia niezbędności realizacji projektu oraz możliwości jego realizacji (finansowych, ludzkich, organizacyjnych, technicznych

• pnfyjęyję inicjały wy projęktu przęz kfcrownktwp dó dalww opracowania bądź jęj ódrzuęęnję - Na podstawie analiz i ocen inicjatyw projektów kierownictwo podejmuje decyzję o przekazaniu ich do dalszego opracowania. Przyjęcie inicjatywy nie rozstrzyga jeszcze o jego realizacji.

Definiowanie projektu jest realizowane przez służby oraz komórki przedsiębiorstwa kompetentne do jego analizy i oceny. W przypadku dużych, złożonych projektów może być powołany specjalny zespół analityczno-oceniający. Etap definiowania projektów obejmuje następujące czynności:

-    sprecyzowanie oroiektu- sporządzenie takiego jego opisu, który byłby wystarczający do przeprowadzenie niezbędnych analiz i ocen. a w ich rezultacie do podjęcia decyzji o realizacji bądź zaniechaniu projektu. Istotą precyzowania projektu jest sporządzenie kompleksowego opisu najważniejszych okoliczności realizacji projektu. Zakres opisu powinien być dostosowany do specyfiki projektu- jego złożoności, stopnia nowości- a także przyjętych zasad opisu.

-    analiza i ocena rvzvka projektu- przez pojęcie ryzyka rozumie się niebezpieczeństwo wystąpienia błędów w procesie zarządzania projektem, które może doprowadzić do powstania negatywnych odchyleń między osiągniętym i zamierzonym wynikiem projektu. Zarządzanie ryzykiem projektu wykracza poza zakres etapu definiowania projektu, w którym następuje identyfikacja i szacowanie ryzyka, natomiast kontrola i ograniczanie ryzyka są dokonywane w następnych etapach. Ze względu na złożoność projektu łączne oszacowanie ryzyka jest w zasadzie niemożliwe. Koiueczne jest zatem przeprowadzenie analizy ryzyka, tzn. jego podziału na elementy składowe, i dokonanie ich opisu oraz oddzielnego oszacowania. Na łączne ryzyko projekm składają się: elementy rynkowe, organizacyjne, techniczne, finansowe, kadrowe itd. Ryzyko projektu może być związane w różnym stopniu z poszczególnymi elementami wyniki projektu: wymaganiami, kosztami i czasem projektu. Wyniki analiz o ocen ryzyka na tym etapie shiżą do zadecydowania o celowości realizacji projektu. W przypadku podjęcia decyzji o realizacji projektu konieczne jest opracowanie działali redukujących ryzyko (optymalizacja ryzyka), a w trakcie wykonawstwa projektu- kontrolowanie ryzyka i podejmowanie odpowiednich przeciwdziałali.

-    ocena nakładów i korzyści związanych Z realizacją piojdytu- przeprowadzone analizy stanowią podstawę oceny celowości realizacji projektu, która opiera się na porównaniu spodziewanych korzyści i niezbędnych nakładów na realizację projektu. Mamy do czynienia ze złożonymi korzyściami i nakładami, obejmującymi zarówno elementy jakościowe i ilościowe (elementy dające się wyrazić pieniężnie i takie, których nie można wyrazić w len sposób).

-    podjęcie prze? kierownictwo decyzji o realizacji projektu- na podstawie wyników analiz i ocen kierownictwo podejmuje decyzję o przystąpieniu do realizacji projektu. Decyzja ta musi być potwierdzona po zakończeniu fazy przygotowywania projektu, w ramach której zostają skonkretyzowane i sprecyzowane elementy wpływające na ocenę efektywności projektu.

-    wyznaczenie celów realizacji projektu- dotyczą trzech elementów: wymagań co do wyników projekm, kosztów i czasu realizacji projektu. Aby cele mogły być punktem wyjścia do realizacji projektu, muszą być: dokładnie opisane oraz osiągalne dla tych. którym zostały wyznaczone, uwzględniać powiązania z innymi celami i być mierzalne lub umożliwiać określenie stopnia ich spełnienia. Cele spełniające te warunki są określane jako zoperacjonalizowane.