90192

SPRAWOZDANIA

Monitorowanie i kontrola genentją sprawozdania Należy ustalić jasno zdefiniowane kryteria sporządzania raportów, szczególnie tam, gdzie informacje mają pochodzić z wielu źródeł. Jeżeli zostanie ustalony fonnat projektu, to informacje będzie łatwo zredagować. Kierownik projektu sam lub wspólnie z nowopowstałym zespołem ustala, jako jedna z podstawowych zasad, kto sygnuje raporty. Jeżeli dokumenty pochodzą od różnych członków' zespołu, ustal jednoznacznie, czy autorzy składają swoje podpisy, czy jeśli kierownik projektu włącza te dokumenty do wspólnego raportu- sam podpisuje sprawozdanie(czy pokazuje sprawozdanie członkom zespołu'’)

Zaleca się aby sporządzać raporty w krytycznych momentach projektu, ale co najmniej raz w miesiącu. Określ terminy sporządzania r aportów w początkowej fazie przedsięwzięcia przy ustalaniu zasad procedury sprawozdawczości Umieść daty raportów w podstawowych zasadach.

Sprawozdania będą tworzone poprawnie i czytelnie, jeśli będzie się postępować w zakresie wymiany infontiacji, komunikowania się według zasady 5C: ang. Clear, concise, complete, correct, courteous (jasno, zwięźle, wyczerpująco, poprawnie, uprzejmie)

Należy pokazywać to, co zrobiono w zestawieniu z przewidywaniami odnośnie do pracy, kosztów, ram czasowych i jakości oraz wskazywać na odstępstwa od planu, przypuszczalne problemy i zalecenia dla dalszych działali. W rozdzielniku korespondencji należy umieszczać nazwiska ludzi, którzy mają być odbiorcami raportu.