5172654144

w formie spersonalizowanej, tytuł, podtytuł, wprowadzenie, wyjaśnienie, zakończenie, apel, prośbę o wpłatę jakiejś kwoty, dodatkowe informacje, wyróżnienie kluczowych informacji, stopkę, fonnularz wpłaty, formularz oceny (umożliwia wyrażenie opinii darczyńcy na temat poruszony liście). Powinien być wysyłany pocztą. Na podstawie badań przeprowadzonych w 1980 roku, ustalono, że czytelnika bardziej interesuje, kto jest nadawcąpisma, ponieważ więcej uwagi poświęca na to co zostało umieszczone na odwrocie koperty. Dodatkowo ilustracje (zdjęcia) mają wpływ na to czy list będzie przyciągał uwagę.⁶¹

Listy z podziękowaniem to zdaniem Anny Murdoch, w zasadzie tradycyjny rodzaj listu, używany bardzo często. Powinno się je wysyłać niezwłocznie po spotkaniu, naradach lub jakichś imprezach. Adresatami takich listów są sponsorzy, redaktorzy oraz instytucje. Autorka opisuje szczególny rodzaj listów z podziękowaniem tzw. Jhankyou notę”. Powinno się go wysyłać po zakończeniu początkowej rozmowy. Pełni on niezwykle ważną funkcję, utrzymuje oraz troszczy się o relacje między' nadawcą, a adresatem, czyli kreuje lojalność.⁶²

Listy kurtuazyjne zaliczają się do odmiennej kategorii niż reszta listów. Chodzi o fonnat, treść, a także metodę pisania. Andrzej Wiszniewski do listów kurtuazyjnych kwalifikuje: zaproszenia, podziękowania, gratulacje i wyrazy uznania, życzenia, listy pożegnalne oraz kondolencje”, Autor wyróżnia dwie postaci zaproszeń. Pierwszym rodzajem jest zwykły list, a drugim urzędowy druk. Te formalne druki powinny obejmować objaśnienie wydarzenia, czyli w jakim celu uroczystość jest organizowana. Standardowo podaje się imię, nazwisko, a także stanowisko, jakie piastuje osoba, która zaprasza. Należy podać miejsce, datę wraz z godziną wydarzenia. Jeśli chodzi o potwierdzenie przybycia organizatorzy' posługują się trzema sposobami. Pierwszym jest potwierdzenie przybycia poprzez wybranie podanego numeru telefonu. Drugi sposób to wykonanie przysłowiowego telefonu w celu odmowy przybycia. Trzecim jest to, że, jeśli wiadomo, że na pewno dana osoba dotrze na uroczystość to w tekście podaje się zwrot „dla pamięci”, Powinno się wykonać taki telefon przed upływem daty , jaka podana jest na zaproszeniu. Autor zw'raca uwagę na fakt, że zaproszenia sporządza się zazwyczaj na papierze o wielkości podobnej do A5.⁶³

⁶¹    A. Sargeant, Shang Jen and Associates, Fundraising Principles and Practice, Josscy-Bass, San Fransisco 2010r,. ss. 270-271

⁶²    A. Murdoch, op. cit., ss. 146-147

⁶³    A. Wiszniewski, op. cit., ss. 82-84

108