8476758583

296 ARTYKUŁY

instrukcja i zasady wprowadzania danych podlegały uzupełnieniom i niewielkim zmianom mającym cały czas na celu udoskonalenie jakości przyszłej bazy.

W dniu 1.10.1990 r. ekipa pracowni konwersji rozpoczęła prace nad CG a kilka miesięcy później nad SU, PR i LX. Te cztery katalogi podzielono na partie. Cały CG liczący 232 wol. podzielono na 34 partie, SU — 32, LX — 23 a PR — 8 partii. Jedna partia odpowiadająca kolejno 7 wol. CG, 32 skrzynkom SU, 1 wol. LX i 80 skrzynkom PR zawiera ok. 30 000 — 50 000 pozycji katalogowych. Ustalony na ok. 4 lata i ściśle przestrzegany kalendarz przewidywał wysyłanie do wykonawcy co miesiąc jednej partii i nigdy nie doszło do zakłócenia terminu wysyłki.

ETAPY I FAZY RETROKONWERSJI

Prace przygotowawcze ekipy pracowni w pierwszym etapie polegały na demontażu woluminu, czyli jego rozcięciu, i ponumerowaniu poszczególnych pozycji katalogowych (CG i LX) lub fiszek w skrzynce (SU i pozostałe katalogi). Każda pozycja posiada własny i niepowtarzalny numer identyfika-cyjny, pozwalający wskazać, z jakiego katalogu jest przejęta i służący do późniejszej kontroli kompletności.

Drugi etap to przygotowanie merytoryczne katalogu: jego pobieżny przegląd pozwalający zauważyć niedociągnięcia i poprawić widoczne błędy: nieaktualną sygnaturę lub jej brak, nieczytelne pismo, różne formy hasła autorskiego, niewłaściwy lub niepełny opis bibliograficzny itd. Jeżeli poprawki na liszce nie wystarczają lub nie można ich zaznaczyć, zachodzi potrzeba sporządzenia dodatkowych wskazówek lub skatalogowania wydawnictwa na specjalnych formularza dołączonych do odpowiedniej partii¹.

W trzecim etapie wykonawca odbiera przygotowaną w ten sposób partię pozycji z BNF i robi z niej kserokopie w 2 egzemplarzach² (oryginał z drugim egzemplarzem kopii zwraca później do BNF — jest on przeznaczony dla wykonawcy — kontrolera) i rozpoczyna wprowadzanie danych. Wykonawca pracuje w formacie INTERMARC i jest zobowiązany oznaczyć odpowiednimi kodami pól i podpól wszystkie informacje zawarte w pozycji, a więc: nagłówek rekordu, numer kontrolny (pole 001), kod kraju i języka rekordu (UKD jest generowane automatycznie) oraz pola haseł, tytuł itd.

Etap czwarty to dodatkowe czynności przy pozycjach szczególnie kłopotliwych. Oczywiste jest, że wykonawca spotyka przy wprowadzaniu danych trudności (zwane przez nas anomaliami), których nie jest w stanie sam rozwiązać. Odsyła więc odpowiednie pozycje do BNF, ekipa odpowiada na pytania, wprowadza poprawki i odsyła do wykonawcy. Okres przeznaczony na analizę anomalii jest ściśle określony i przestrzegany przez obydwie strony.

1

   Te problemy były szczególnie widoczne i trudne do rozwiązania z powodu braku czasu — w trakcie przygotowania katalogów na Gszkach — SU — w późniejszym okresie AN, zawierających opisy w większości pisane ręcznie i sporządzane przez kilkadziesiąt lat według różnych i niespójnych ze sobą zasad. Im dokładniejsze przygotowanie w tym etapie, tyra raniej anomalii w etapie czwartym.

2

   Obecnie niektóre katalogi są skanowane.