Obsługa bazy danych nie należy do najłatwiejszych zadań realizowanych za pomocą komputera. Zazwyczaj wykwalifikowany informatyk konstruuje bazę (zazwyczaj pustą) i oddaje ją do użytku zwykłym użytkownikom, oczekującym, że praca z nią będzie łatwa i nie będzie wymagała specjalistycznej wiedzy. Dlatego właśnie formularze i raporty, które przesłaniają wmętrze bazy — tabele, relacje, zapytania — ułatwiają laikowi wykonywanie nawet skomplikowanych operacji na rekordach bazy. Ogół narzędzi dołączonych do bazy nazywramy systemem zarządzania bazą.
Formularze i raporty można porównać do urządzeń wejścia-wyjścia. Pomagają wrprowra-dzać dane do bazy oraz wyświetlać i drukować informacje w niej zawTarte.