1310108972

Inwentaryzacja w drodze weryfikacji

Weryfikacja jest uproszczoną metodą inwentaryzacji aktywów i pasywów, zwłaszcza tych, których nie można - z uwagi na ich właściwości - zinwentaryzować metodą spisu z natury czy też metodą potwierdzenia sald (dotyczy to m.in.: środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości)¹.

Inwentaryzacja tą metodą ma na celu sprawdzenie dokumentów i zapisów księgowych ze stanem faktycznym.

Ustawa o rachunkowości w art. 26 ust. 1 pkt 3 wymienia następujące przypadki przeprowadzania inwentaryzacji należności w drodze weryfikacji:

1)    należności spornych i wątpliwych - sprawdza się według stanu na dzień bilansowy poszczególne pozycje roszczeń w porównaniu z kompletem dokumentów, np. pozwów sądowych, wyroków sądowych, dokumentacji komorniczej (odpowiednich dokumentów w tym zakresie należy szukać u radców prawnych obsługujących jednostkę);

2)    rozrachunków z tytułów publicznoprawnych, tj. podatków, dotacji, cel, składek ubezpieczeń społecznych, opłat na PFRON i innych, do których stosuje się przepisy ustawy z 29.8.1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.). Wynika to z tego, że urzędy skarbowe, ZUS przyjmują od jednostek miesięczne deklaracje bez bieżącego dokonywania kontroli, stąd nic mogą potwierdzić prawidłowości sald, co najwyżej sumy deklarowanych zobowiązań;

3)    należności od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej;

4)    należności od kontrahentów, którzy prowadzą działalność gospodarczą, ale nie prowadzą ksiąg rachunkowych. Dotyczy to działalności gospodarczej osób fizycznych opodatkowanej w formie ryczałtu lub na zasadach ogólnych (podatkowa księga przychodów i rozchodów-);

5)    należności wobec własnych pracowników z różnych tytułów, np. rozliczenia z tytułu niedoborów, pożyczki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych; w praktyce znane są rozwiązania polegające na pisemnym potwierdzeniu kwoty niespłaconych pożyczek, nierozliczonych zaliczek, niespłaconych należności z innych tytułów.

Inwentaryzację drogą weryfikacji stosuje się często w sytuacji, w której należność jest niższa niż koszty potwierdzenia salda. W takim przypadku potrzebne są uregulowania w instrukcji i n wen taryzacyj nej.

Inwentaryzacji metodą weryfikacji należ}' poddać również inne salda aktywów i pasywów, które nie mają postaci rzeczowej lub rozrachunków, np. wartości niematerialne i prawne, prawa zaliczone do środków' trwałych lub inwestycji w nieruchomości, udziały oraz akcje w innych podmiotach, rezerwy, fundusze i kapitały praż odpisy aktualizacyjne.

Weryfikacją należ}' objąć też salda tych składników majątkowych, których nie da się lub nie było celowe spisać z natury, np. składniki znajdują się w przechow aniu lub używaniu u obcych podmiotów', a podmioty te nie dopełniły obowiązku inwentaryzacji, roboty w toku budowy, budynki i budowle (spis z natury jest możliwy, ale nie daje pożądanych rezultatów). Weryfikacji podlegają stany rzeczowe składników majątkowych, jeżeli na dany rok nie wyznaczono spisu z natury.

W praktyce dużym wyzwaniem jest inwentaryzacja gruntów'. W JST, w których udział gruntów w aktywach jest znaczący ze względu na ilość inwentaryzowanych gruntów', przeprowadzana jest często

1

Np. prawa zakwalifikowane do nieruchomości art. 26 ust. 1 pkt 3 wprowadza zasadę, że inwentaryzacji na dzień bilansowy drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednim dokumentami podlegają prawa zaliczane do nieruchomości (określone w art. 3 ust. 1 pkt 15, np. spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu) aktywa te wcześniej inwentaiyzowane były w drodze spisu z natury, co w było trudne do realizacji.