4180441151

Schemat 2. Przerwany cykl życiowy projektu

awans osób, które nie uczestniczyły w projekcie

Źródło: Lewis, Projekt Planning, Scheduling & Control.

W przypadku większości projektów istnieje możliwość dokonania wyboru najbardziej efektywnego podejścia z punktu widzenia osiągnięcia zakładanych celów. Istnienie różnych podejść wymaga dokonania szeregu analiz w celu wybrania najbardziej racjonalnego podejścia. Można wykorzystać m.in.: analizę wykonalności oraz analizę kosztów i korzyści.

W celu przeprowadzenia analizy wykonalności, w oparciu o dane zebrane podczas burzy mózgów, należy sporządzić pełną listę wszystkich istniejących i potencjalnych zagrożeń dla realizacji projektu - należy podać sposoby ich przezwyciężenia lub reakcji na nie. Dla pozostałych rodzajów ryzyka należy oszacować prawdopodobieństwo ich wystąpienia, jak również ich wagę: mało, średnio lub bardzo poważne. W oparciu o wyniki tej analizy należy ocenić wykonalność realizacji projektu w określonych warunkach.

Analiza kosztów i korzyści koncentruje się na proporcji, jaka zachodzi pomiędzy spodziewanymi pozytywnymi efektami realizacji projektu i jej kosztami. Analiza korzyści składa się z następujących kroków:

•    zidentyfikowanie oczekiwanych produktów (outputs) i oszacowanie czasu potrzebnego do realizacji projektu,

•    sporządzenie wstępnego kosztorysu projektu (na tym etapie cyklu życiowego projektu kosztorys stanowi tylko punkt wyjścia, nie jest zaś kosztorysem końcowym, który zostanie przygotowany na dalszym etapie. Należy oszacować zasób środków, które będą potrzebne lub ulegną zużyciu w kolejnych fazach projektu. Zaliczają się do nich koszty pracy, materiały, opłaty, zwrot kosztów podróży, koszty usług doradczych oraz wszelkie inne wydatki związane z projektami tego rodzaju. W kosztorysie powinny być uwzględnione koszty techniczne, prawne, administracyjne, materiałów, finansowe, dystrybucji, jak również koszty operacyjne, kapitałowe i obsługi/konserwacji),

•    sporządzenie możliwie pełnej listy korzyści wraz z ich kwantyfikacją (w zależności od charakteru projektu, do korzyści można zaliczyć wartość nakładu, wartość wzrostu wydajności, wzrost zysków lub sam wzrost wydajności),

•    porównanie kosztów z wartością produktów (również zestawienie korzyści), tj. podsumowanie wyników i ocena (szacunek), czy warto realizować projekt, czy też nie.

Dodatkową analizą, którą należy przeprowadzić, jest analiza otoczenia projektu (project emironment analysiś). Pojęcie „otoczenie projektu" odnosi się do zewnętrznych uwarunkowań, które mogą wywierać pozytywny lub negatywny wpływ na realizację projektu. Tego rodzaju analiza pozwala kierownikowi projektu i jego zespołowi na orientację w zakresie czynników pozytywnych, stanowiących wsparcie dla projektu, jak również elementów, które mogłyby negatywnie wpłynąć na postępy prac. Analiza otoczenia projektu obejmuje:

•    zidentyfikowanie i ocenę czynników wspierających lub stanowiących „siłę napędową" projektu - należy sporządzić listę elementów w oparciu o burzę mózgów, później ocenić rzeczywistą lub potencjalną siłę lub wpływ danego elementu na powodzenie projektu jako niskie, średnie lub duże,

•    zidentyfikowanie i ocenę czynników, które mogą wywrzeć negatywny wpływ na realizację projektu lub uniemożliwić osiągnięcie zakładanych celów projektu - należy sporządzić listę takich elementów i ocenić skalę negatywnych wpływów jako niskie, średnie lub duże,