130859571

2.3.6.    Każda przesyłka na informatycznym nośniku danych jest opisana zestawem metadanych zawierających: określenie nazwy i adresu nadawcy, daty wysłania, sposobu dostarczenia i, o ile jest to przesyłka polecona, numer przesyłki

2.3.7.    Informatyczne nośniki danych powinny zostać opisane, w sposób pozwalający na ich jednoznaczną identyfikację, poprzez umieszczenie na nich, co najmniej następujących danych:

a)    numeru z rejestru przesyłek wpływających RPW;

b)    znaku sprawy, której dotyczy dokumentacja zapisana na nośniku;

c)    kategorii archiwalnej sprawy, o której mowa w punkcie b);

d)    wielkości zapisanego pliku;

e)    zwięzłego opisu zawartości nośnika.

2.4. Rozdział przesyłek do właściwych jednostek organizacyjnych lub osób, zgodnie z podziałem zadań i kompetencji w SGH

2.4.1.    Rozdział przesyłek odbywa się systemie EZD.

2.4.2.    Rozdziału przesyłek dokonuje się poprzez wskazanie w systemie EZD pracownika jednostki merytorycznej, który zajmuje się daną sprawą. Jeżeli nie jest to możliwe przesyłka kierowana jest bezpośrednio do kierownika jednostki merytorycznej, który po zapoznaniu się z jej treścią przekazuje ją właściwemu pracownikowi zgodnie z podziałem zadań i kompetencji. W przypadku jednostek, w których działają sekretariaty, zaleca się przekazywanie korespondencji za ich pośrednictwem.

2.4.3.    W przypadku błędnego rozdzielenia przesyłek odbiorca niezwłocznie przekazuje je zgodnie z właściwością lub do Kancelarii.

2.4.4.    W przypadku, gdy korespondencja dotyczy spraw prowadzonych w sposób tradycyjny, poza przekazaniem zarejestrowanych odwzorowań cyfrowych w systemie EZD, należy przekazać właściwym komórkom organizacyjnym także papierową postać przesyłek.

2.4.5.    Korespondencję skierowaną do Rektora i Prorektorów przekazuje się do sekretariatu Rektora.

2.4.6.    Korespondencję skierowaną do Kanclerza i jego zastępców przekazuje się do sekretariatu kanclerza.

14