BPZ nie pośredniczy w organizowaniu zakwaterowania za granicą. Niektóre uczelnie oferują studentom zakwaterowanie w akademikach (zazwyczaj informacja o takiej możliwości znajduje się na stronie danej uczelni lub w materiałach od koordynatora z uczelni zagranicznej), jednak student załatwia to we własnym zakresie, a nie za pośrednictwem BPZ.
Każdy student zobowiązany jest do zapoznania się z warunkami legalizacji pobytu w kraju, do którego wyjeżdża: http://www.socrates.ora.Dl/socrates2/indexl.phD?dzial=4&node=13&doc=1000217
III. Dokumenty, które należy przygotować i złożyć przed wyjazdem na stypendium:
1. Kwestionariusz stypendysty (formularz do ściągnięcia ze strony BPZ)
2. Kopia listu akceptacyjnego z uczelni zagranicznej. Po wysłaniu aplikacji do uczelni zagranicznej, student otrzymuje stamtąd list akceptacyjny {letter of acceptance), na adres domowy. Jeżeli list zostanie wysłany na adres BPZ, student otrzyma zawiadomienie mailem.
3. Zaświadczenie o zaliczeniu semestru (formularz do ściągnięcia ze strony BPZ) podbite przez dziekanat dostarczyć do BPZ.
4. Podanie do Dziekana o zgodę na wyjazd i o Indywidualny Program Nauczania -
trzeba najpierw podbić w BPZ, a następnie złożyć do podpisu przez Dziekana, podpisane dostarczyć do BPZ.
Każdy student zaakceptowany na studia za granicę, musi zwrócić się do Dziekana swojego Wydziału z prośbą o zgodę na wyjazd. W tym celu należy napisać podanie o udzielenie Indywidualnego Programu Nauczania (IPN) na czas pobytu za granicą. Studenci, którzy otrzymali roczne stypendia dodatkowo piszą podanie o zgodę na Rozliczenie Roczne. Na podaniach musi się znaleźć pieczątka BPZ jako potwierdzenie zakwalifikowania studenta na wyjazd za granicę.
Podania należy kierować do następujących osób:
Wydział Ekonomii i Stosunków Międzynarodowych Prodziekan: dr hab. Leszek Kusak Wydział Finansów
Dziekan: Prof. dr hab. Krzysztof Surówka
Wydział Zarządzania
Dziekan: Prof. UEK dr hab. Paweł Lula
Wydział Towaroznawstwa
Dziekan: Prof. dr hab. Władysław Kędzior
5. Learning Agreement na formularzu UEK (formularz do ściągnięcia ze strony BPZ).
Na tym formularzu student wpisuje przedmioty jakie będzie realizował za granicą (pierwsza strona: „Details"). Informacje o proponowanych przez uczelnię zagraniczną przedmiotach można znaleźć np. na stronach internetowych uczelni zagranicznych, w informatorach z uczelni itp. Należy w sumie wybrać kursy na sumę minimum 30 punktów ECTS na jeden semestr (60 ECTS na rok).
Języki obce realizowane w uczelni zagranicznej zostaną zaliczone studentowi, który:
1) zgodnie z programem studiów obowiązującym w Uczelni ma zrealizować lektoraty na danym roku studiów, podczas odbywania stypendium - w takiej sytuacji studentowi zaliczone zostaną maksymalnie 2 języki zrealizowane podczas pobytu za granicą,
lub:
2) ukończył lektoraty w Uczelni - w takiej sytuacji studentowi zaliczony zostanie maksymalnie 1 język zrealizowany podczas pobytu za granicą (taki, którego wcześniej nie realizował w Uczelni).
Pierwotna wersja LA nie musi być ostateczna - po przyjeździe do uczelni zagranicznej istnieje możliwość zmiany niektórych przedmiotów (służy do tego druga strona formularza Learning Agreement - „Changes").