9574065263

Elektroniczny dokument - tak, ale jaki?

I 2 I - SIERPIEŃ/WRZESIEŃ 2003 R.

Przedstawiony tekst został pierwotnie wysiany do redakcji „Rzeczpospolitej" jako odpowiedź na artykuł, w którym krytykowano urzędy państwowe za to, że akceptują obok dokumentów papierowych także dokumenty elektroniczne, ale wyłącznie nadsyłane w formacie MS Word. Niestety moją wypowiedź zamieszczono w „Rzeczpospolitej” tak drastycznie skróconą, że w istocie wykoślawiono jej sens i nie przekazano Czytelnikom całego szeregu aktualnych i interesujących (jak się wydaje) przemyśleń i wniosków, które chciałem zawrzeć w moim liście. Dlatego pozwalam sobie niniejszym przedstawić pełny (a nawet nieco rozszerzony) tekst mojego wystąpienia, mając nadzieję, że zapoczątkuję tym debatę na temat optymalnego modelu urzędu, który powinien obsługiwać obywateli przyszłego Społeczeństwa Informacyjnego.

Zacznę od pewnego zastrzeżenia, do którego wrócę jeszcze raz w końcowym akapicie tego artykułu: Otóż mój list do „Rzeczpospolitej” nie miał na celu obrony kogokolwiek czy czegokolwiek -w szczególności ani MS Worda, ani urzędów. Jestem zdania, że naszym urzędom (wszystkim!) daleko jeszcze do doskonałości, więc krytyka prasowa może im się bardzo przydać, zaś upuszczenie przynajmniej odrobiny gazu z tego przeraźliwie rozdętego balonu, jakim się zrobił ostatnio Microsoft (wytwórca programu MS Word), też tylko wyjdzie wszystkim na zdrowie. Jednak uważam, że niedobrze jest krytykować takie rozwiązania, które są sensowne, gdyż spowoduje to, że wycofując się z nich za-brniemy ponownie w kierunku nowych absurdów, z którymi nam wszystkim będzie się potem bardzo niewygodnie żyto i pracowało. Jestem zdania, że trzeba udzielić życzliwej pomocy i kredytu zaufania całej polskiej administracji (państwowej, miejskiej, gminnej, samorządowej, firmowej itd.) rozpoczynającej właśnie trudną i bolesną transformację w kierunku określanym hasłowo jako e-Administra-tion. Nikt nie wie dokładnie, co to takiego, gdyż nikt nigdzie na święcie nie wdroży) jeszcze w pełni idei e-Administration, dlatego droga do niej jest długa i będzie obfitowała

6

w różne kłopoty. Jednak mimo tego, że nie mamy jeszcze nigdzie na świecie gotowego wzorca urzędu czysto wirtualnego, to jednak wiemy jedno - że jego nieodłącznym składnikiem będą elektroniczne dokumenty, które staty się normą w bankach i w biznesie więc powinny jak najszybciej pojawić się także w urzędach, by ograniczyć (a może docelowo catkiem wyeliminować?) obieg dokumentów papierowych, a także pozwolić obywatelom (oraz instytucjom) na wygodne załatwianie większości spraw przez Internet, a nie drogą osobistego stawiania się przed obliczem urzędnika z pieczątką.

Informatyczny obieg danych urzędowych to jednak prawdziwa rewolucja - nie tylko w sposobie działania, ale także w sposobie myślenia urzędników, dlatego nie powinniśmy się dziwić, że wielu z nich traktuje współżycie z elektronicznymi dokumentami prawie jak cudzołóstwo, a inni, deklarując oficjalnie entuzjazm dla postępu i informatyzacji, w praktyce robią to jednak „z pewną taką nieśmiałością”. Są to normalne objawy towarzyszące każdemu etapowi wdrażania nowych technik - brzmi to może dzisiaj nieprawdopodobnie, ale podobnie zachowywali się nasi dziadkowie wobec pojawiających się w urzędach telefonów! Jest to stan przejściowy i zapewne już niedługo trudno będzie wręcz uwierzyć, że kiedyś urzędy opierały się na papierach, tak jak mato kto dzisiaj pamięta, że jeszcze całkiem niedawno głównymi kwalifikacjami urzędnika były umiejętności czytelnego i ładnego odręcznego pisania, gdyż wszelkie dokumenty (oraz ich kopie, wydawane na życzenie ubiegających się o to Stron) pracowicie kaligrafowano. Postęp, jaki przyniesie w pełni elektroniczny obieg dokumentów w administracji będzie jeszcze większy i jeszcze bardziej korzystny od tego, jaki dokonał się za sprawą maszyny do pisania (a potem edytora komputerowego), faksu i kserografu, Jednak trzeba też mieć na względzie fakt, że etap wdrażania nowego sposobu myślenia i działania jest szczególnie wrażliwy na wszelkie zakłócenia i utrudnienia. Matę dziecko uczące się chodzić też łatwiej upada, niż doświadczony piechur. Dlatego twierdzę, ze chociaż naszym urzędom i urzędnikom trzeba stale przypominać,

nie, trzeba wymagać rzetelnej i kompetentnej obsługi, uczciwości, profesjonalizmu itd. - to jednak jeśli idzie o informatyzację działania urzędów, nie należy na tym etapie rzucać im kłód pod nogi, bo skończy się na tym, że wrócimy znowu do papierów.

Dlatego przeczytawszy w „Rze-czypospolitej" (nr 157 (6537) z dnia 08.07,2003) artykuł pana Sławomira Wikariaka zatytułowany Administracja lubi Microsoft doszedłem do wniosku, że mimo bezspornie dobrych chęci Autora zanosi się tu na typowe „wylanie dziecka z kąpielą". Przygotowałem więc i przesłałem do Redakcji wspomniany list polemiczny. Niestety, Redakcja „Rzeczpospolitej" zamieściła z niego jedynie kilka zdań wyrwanych z kontekstu, co spowodowało, że intencja mojej wypowiedzi mogła być odczytana jako bezkrytyczna aprobata dla urzędów, dla MS Worda i dla Microsoftu. Ponieważ i ten program i ta firma mają w Polsce wielu gorących „fanów" dostałem kilka listów e-mail od Czytelników „Rzeczpospolitej", którzy uznali za celowe powiadomić mnie (słowami, które w druku trzeba by było i tak wy-kropkować...), co oni sądzą o tej sprawie. Nie byty to sympatyczne listy - a przecież „napadnięto" mnie za rzekome wyznawanie poglądów, które w istocie są mi zupełnie obce! Dlatego poniżej przytoczę najważniejsze elementy mojej wypowiedzi dla „Rzeczpospolitej" w takiej postaci, w jakiej je rzeczywiście przekazałem, mając nadzieję, że zainteresuję tym tematem przynajmniej tych kilku czytelników, którym przyszłość naszej e-Administracji nie jest obojętna.

Otóż w moim liście wskazywałem, że wbrew temu, co napisano w artykule Administracja lubi Microsoft, z faktu, że określone urzędy przyjmują od petentów dokumenty w jednym narzuconym formacie (MS Word) bynajmniej nie wynika, że tym samym wymuszają stosowanie oprogramowania firmy Microsoft. Jest bowiem wiele narzędzi informatycznych różnych firm (w tym zwłaszcza programów służących do edycji tekstów), które obok własnego formatu zapisu dokumentów, dają także możliwość jego eksportu w najpopularniejszym (bezspornie) formacie MS Word. Dokładnie wiem, o czym

BIP i 20/

mówię, gdyż sam używam przeróżnych narzędzi informatycznych do redagowania dokumentów i zawsze jestem w stanie uzyskać plik końcowy w takim formacie, w jakim mi jest potrzebny (w szczególności w formacie MS Word). W liście skierowanym do Redakcji „Rzeczpospolitej" podałem przykład darmowego pakietu oprogramowania o nazwie Open Office. Oczywiście wiem, że wyemitowanie z tego programu pliku w formacie Worda wymaga pewnych umiejętności, a ponadto dla pewności należy używać najnowszej stabilnej wersji tego programu, ponieważ starsze miewały kłopoty z eksportem do Worda co bardziej wyrafinowanego formatowania (na przykład skomplikowanych tabel). Jest to jednak stała cecha darmowego oprogramowania związanego z koncepcją Open Source. Ponieważ zgodnie z tą koncepcją każdy może przerabiać i poprawiać używane programy, więc oprogramowanie to stale się zmienia, a przewidywalne zachowanie mają tylko numerowane stabilne wersje. Ale ci, którzy używają Open Office dobrze o tym wiedzą, więc zdecydowanie uzasadnione jest moje twierdzenie, iż można produkować dokumenty w wymaganym formacie Worda używając taniego albo wręcz darmowego oprogramowania różnych firm - i jest to tak proste, że poradzi sobie z tym każda sekretarka. Niekiedy występują wprawdzie drobne problemy z formatowaniem obrazków, ale są one zwykle łatwo poprawialne (w urzędowej korespondencji obrazków się z reguły nie używa).

W artykule Administracja lubi Microsoft, który stał się powodem mojej polemiki, wysunięto sugestię, żeby do wymiany informacji pomiędzy petentami i urzędami używać formatów PDF oraz XML (które w publikacji tej zalecano jako lepsze niż MS Word). Otóż napisałem (czego „Rzeczpospolita" też niestety nie wydrukowała), że format PDF jest rzeczywiście popularny przy prezentacji różnych dokumentów, dając spore możliwości (między innymi może bronić udostępniane dokumenty przed ordynarnym plagiatem), a ponadto ogólnie dostępne jest darmowe oprogramowanie do czytania takich dokumentów (Acrobat Rea-dei). Jeśli jednak dokument ma być przez użytkownika nie tylko przeczytany, ale także uzupełniony (na przykład trzeba wypełnić jakiś kwestionariusz), to pieszczoty się