ZarzÄ…dzanie
czasem
Na co nie warto tracić czasu
 sposoby rozpoznawania
Jak umiejętnie zaplanować czynności
SAMOKSZTAA
CENIE W BIZNESIE
Heinz Hütter
ZarzÄ…dzanie
czasem
Na co nie warto tracić czasu
 sposoby rozpoznawania
Jak umiejętnie zaplanować
czynności
SAMOKSZTAA
CENIE W BIZNESIE
Wydano na licencji Cornelsen Verlag GmbH & Co. OHG, Berlin.
Przy opracowywaniu edycji polskiej wykorzystano tekst, układ
graficzny oraz ilustracje z niemieckiego oryginału.
Tytuł oryginału: Zeitmanagement
Przekład: Urszula Goebel
Redakcja: Maria Białek
Korekta: Olga Gorczyca
Ilustracja na okładce: Tomasz Wilczkiewicz
Skład: Bernard Ptaszyński
Wszelkie prawa zastrzeżone. Zabrania się wykorzystywania
niniejszej książki i jej części do innych celów niż prawnie ujęte
bez uprzedniej pisemnej zgody wydawcy. Zgodnie z prawem
autorskim, bez uprzedniej zgody wydawcy zabrania siÄ™ powielania,
zapisywania oraz zamieszczania dzieła lub jego części w sieci
komputerowej, a także w wewnętrznej sieci szkół i innych placówek
oświatowych.
© Cornelsen Verlag GmbH & Co. OHG, Berlin 2006
© BC Edukacja Sp. z o.o., Warszawa 2008
Wydanie I
Druk i oprawa: Wrocławska Drukarnia Naukowa PAN
ISBN: 978-83-61059-46-2
Spis treści
Wprowadzenie . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
1. Pierwszy krok . . . . . . . . . . . . . 11
2. ZarzÄ…dzanie samym sobÄ…
a zarzÄ…dzanie czasem. . . . . . . . 12
2.1 Nowoczesne zarzÄ…dzanie samym sobÄ…
 pytania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
2.2 Nowoczesne zarzÄ…dzanie samym sobÄ…
 schemat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
2.3 ZarzÄ…dzanie czasem = codzienne zarzÄ…dzanie
samym sobÄ… . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
2.4 Narzędzia wspomagające zarządzanie
czasem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
2.5 Funkcje zarzÄ…dzania czasem . . . . . . . . . . . 18
2.6 Jak zarzÄ…dzasz swoim czasem? . . . . . . . . . 19
Podsumowanie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
3. ZarzÄ…dzanie czasem
 analiza . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
3.1 Czynniki wpływające na zarządzanie
czasem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
3.2 Typowy dzień pracy  protokół . . . . . . . . . . 24
3.3 Lepiej wykonywać właściwą pracę czy pracę
wykonywać właściwie? . . . . . . . . . . . . . . . 28
3.4 Co właściwie robię w ciągu dnia? . . . . . . . . 32
3.5 Pułapki czasowe  złośliwość rzeczy
martwych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
3.6 Zobowiązanie i kradzież czasu  naucz się
odmawiać . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
3.7 Delegowanie, standaryzowanie,
racjonalizowanie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
3.8 Odkładanie na póz
niej, przerywanie,
rezygnowanie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
3.9 Perfekcjonizm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
3.10 Stres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
bliższej perspektywy:
Zjawisko stresu . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
3.11 Przerwy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
4. Zarządzanie czasem z uwzględnieniem
zegara biologicznego . . . . . . . . 55
5. Cykliczna metoda pracy . . . . . . 60
5.1 Cykl rozwiązywania problemów . . . . . . . . . 61
5.2 Połowiczne rozwiązywanie problemów . . . . 62
5.3 Lęk przed planowaniem . . . . . . . . . . . . . . 63
5.4 Czasem trzeba pójść okrężną drogą . . . . . . 64
5.5 Etapy cyklu rozwiązywania problemów . . . . 65
bliższej perspektywy:
Cykl rozwiązywania problemów =
cykliczna metoda pracy . . . . . . . . . . . . 66
5.6 Sytuacje, w których można korzystać z cyklu
rozwiązywania problemów . . . . . . . . . . . . . 68
6. Czwarta generacja zarzÄ…dzania
czasem . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
6.1 Czwarta generacja zarzÄ…dzania czasem
(zarzÄ…dzanie pragmatyczne). . . . . . . . . . . . 73
6.2 Odwrócony kwadrat Eisenhowera . . . . . . . . 73
6.3 Według której ćwiartki działasz?. . . . . . . . . 75
6.4 Czwarta generacja zarzÄ…dzania czasem
 jak siÄ™ to robi?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Podsumowanie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
7. Cele . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
7.1 Wyobrażenia celów. Rodzaje celów . . . . . . . 80
7.2 Definiowanie celów. Kiedy cel jest prawdziwy? 82
7.3 Dopasowywanie celów.
Konflikty. Hierarchia . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
7.4 Realizacja celów  podejmowanie konkretnych
działań . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
7.5 Analiza końcowa  weryfikacja wyniku, feedback
i świętowanie sukcesu . . . . . . . . . . . . . . . 91
8. ZarzÄ…dzanie czasem od strony
praktycznej . . . . . . . . . . . . . . . 93
8.1 Szybki wglÄ…d . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
8.2 Uwzględnianie stałego rytmu . . . . . . . . . . . 95
8.3 Kalendarz dzienny i tygodniowy . . . . . . . . . 98
8.4 Ocena i selekcja napływających informacji. . 99
8.5 Elastyczność wynikająca z uwzględnienia luk
czasowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
bliższej perspektywy:
Wskazówki dotyczące
korzystania z kalendarza i listy zadań . . 108
8.6 Korzystanie z kalendarza i listy zadań
(ciÄ…g dalszy). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
8.7 Ocenianie nowych zadań . . . . . . . . . . . . . . 112
8.8 PorzÄ…dkowanie chaotycznych dni . . . . . . . . 115
Podsumowanie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
9. Terminarz biznesowy, program
komputerowy czy organizer? 119
9.1 System multifunkcjonalny . . . . . . . . . . . . . 121
9.2 Unikanie dublowania zapisów . . . . . . . . . . 121
9.3 Terminarz biznesowy. . . . . . . . . . . . . . . . . 123
9.4 PC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
9.5 PDA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
9.6 Nowy system? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
Podsumowanie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
Zalecana literatura . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
O Autorze. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
Wprowadzenie
Każdy z nas pragnie się dowiedzieć, jak efektywnie zarzą-
dzać czasem, jak dobrze zorganizować pracę, jak radzić sobie
z codziennym stresem, jak postępować, aby lepiej i sprawniej
wykonywać swoje zadania...
Często wydaje się nam, że wszyscy są od nas lepiej zor-
ganizowani, że świetnie sobie radzą, perfekcyjnie wykonują
zadania  porównujemy się z nimi, sięgamy po różne triki
mające usprawnić nasze zarządzanie czasem, jednak najczę-
ściej stwierdzamy, że metody te funkcjonują u innych, a u nas
nie. Często taka postawa  oczekiwanie od siebie wzmożonej
dyscypliny i samokontroli  prowadzi do jeszcze większej
frustracji!
Kłopotliwe staje się zatem już samo podejście do proble-
mu. Cóż bowiem znaczy  wykonywać coś perfekcyjnie lub
 świetnie sobie radzić z czasem ? Czy nie rozsądniej byłoby
zapytać: Jak postępować, aby bardziej optymalnie wykony-
wać swoje obowiązki, jak lepiej radzić sobie ze stresem?
Być może masz już wytyczone cele, np. efektywniejsze wy-
korzystywanie czasu pracy, optymalne wykonywanie zadań.
Åšwietnie! Cel to istotny element zarzÄ…dzania czasem. A teraz
spróbuj odpowiedzieć na pytanie, jakie jest najlepsze rozwią-
zanie twoich problemów. Może takie: nauczyć się odpowied-
nio selekcjonować wszystkie codziennie sprawy w zależności
od roli, jaką odgrywają w życiu prywatnym i zawodowym,
oraz tego, czy przynoszą nam zadowolenie i sukces, a może
nawet szczęście. Ważne jest, by najistotniejsze sprawy po-
traktować poważnie i odpowiednio wcześnie podjąć się ich
realizacji. Pomoże to zmniejszyć stres, który stanie się wy-
zwaniem, a nie problemem (oczywiście należy pamiętać, że
sytuacji stresowych zupełnie uniknąć się nie da). Przyjmij za-
łożenie: od dziś podchodzę do swoich zadań z większym spo-
kojem, jestem bardziej konsekwentny w dążeniu do realizacji
celów, sprawy mniej istotne załatwiam pobieżnie.
9
Jeśli pragniesz szczęścia, zadowolenia, sukcesu  zarówno
w życiu zawodowym, jak i prywatnym  wez
sobie te rady do
serca.
Zarządzanie czasem dostarcza narzędzi wspomagających
zarzÄ…dzanie samym sobÄ….
Na dobry poczÄ…tek
Jeśli naprawdę chcesz zmienić swoje przyzwyczajenia
i sposób myślenia, musisz je najpierw przeanalizować, prze-
myśleć własną postawę i okazać szczerą chęć zmiany. We-
wnętrzna motywacja jest bardzo istotna. Zastanów się, jakie
popełniałeś błędy w twoim planowaniu czasu i jak możesz to
zmienić. Podejdz
do sprawy z dystansem  Å‚atwiej znajdziesz
rozwiÄ…zanie.
Na dobry poczÄ…tek zapoznaj siÄ™ z kilkoma powiedzeniami
nawiÄ…zujÄ…cymi do tematu  Praca i czas :
X Gdy sam wszystko robisz, szybko się nie dorobisz. (przysłowie chor-
wackie)
X Nie brakuje nam czasu, lecz trwonimy go. (Seneka)
X Brak czasu jest nadczynnością gruczołu zarządzania u menedżerów.
(Mérleg Jennö)
X Gdy Bóg stwarzał świat, Europejczykom podarował zegar, a Afry-
kańczykom czas. (Robbi Kastner)
X Każdego dnia na pół godziny odsuń od siebie kłopoty; ten czas prze-
znacz na drzemkÄ™. (Abraham Lincoln)
X To, co wczoraj  minęło, o jutro zatroszczy się Bóg, ja żyję teraz
niej-
szością. (Inge Meysel)
10
1. Pierwszy krok
Jak korzystać z niniejszej książki?
Każdy czytelnik inaczej wykorzysta tę książkę. Jeden
przeczyta ją, odłoży na bok, a po pewnym czasie zauważy,
że nieświadomie zaczął stosować pewne zawarte w niej wska-
zówki. Inny po zakończonej lekturze podda skrupulatnej
analizie wszystkie idee, a następnie będzie starał się wdrożyć
je w życie. Kolejna osoba skorzysta z niej wybiórczo  skon-
centruje się na najważniejszych dla siebie informacjach. Naj-
bardziej optymalny sposób korzystania z niniejszej książki
stanowi lektura aktywna, tzn. wykonywanie ćwiczeń, przy-
gotowywanie i uzupełnianie formularzy oraz ankiet.
Pozycja ta uwzględnia różne przyzwyczajenia czytelni-
ków. Najważniejsze jednak, by czytać ją aktywnie. Podkre-
ślaj najważniejsze informacje, dopisuj komentarze, załóż
dzienniczek planowania czasu i umieszczaj w nim swoje prze-
myślenia, skojarzenia, doświadczenia i propozycje dotyczące
zmian organizacji planu dnia. To pierwszy krok do prawidło-
wego zarzÄ…dzania czasem!
Stwórz listę rzeczy do zrobienia!
Lista rzeczy do zrobienia to zbiór nasuwających się
w czasie lektury sugestii i pomysłów, które warto zastosować
w praktyce. Najlepiej sporządzić ją w formie tabeli i podzielić
według części książki. Każdej z nich powinny odpowiadać:
X rozdział i temat,
X związane z tematem przemyślenia, sugestie, pomysły,
X możliwe propozycje działań (zanotuj, jak zamierzasz wy-
korzystać zdobytą wiedzę w praktyce),
X początek i zakończenie,
X osiągnięcia (ocena to niezbędna część każdej metody).
11
2. ZarzÄ…dzanie samym
sobÄ… a zarzÄ…dzanie
czasem
Zarządzanie czasem to część
zarzÄ…dzania samym sobÄ…
Zarządzanie czasem stanowi istotny element kształtowa-
nia naszego życia.  Kształtowanie oznacza możliwość decy-
dowania, wolny wybór, a  zarządzanie czasem kojarzy się z
administrowaniem, kontrolą. Czy w takim razie te pojęcia się
nie wykluczają? W żadnym wypadku! Zarządzanie czasem
może rzeczywiście stać się aktem kreatywnym.
2.1 Nowoczesne zarzÄ…dzanie samym sobÄ…  pytania
Współczesny człowiek jest często zawieszony między różny-
mi punktami orientacyjnymi życia zawodowego i prywatnego
 tj. celami, wyobrażeniami, życzeniami i problemami. Punkty te
ulegają jednak ciągłym zmianom. Nagle kończy się sen o karie-
rze, bo zmienia siÄ™ polityka firmy; sprawy prywatne przybierajÄ…
nieoczekiwany obrót, bo odchodzi od nas partner.
Coraz częściej brakuje nam stałych odniesień. Zmiany
i związany z nimi stres sprawiają, że zmuszeni jesteśmy do
ciągłej weryfikacji podejmowanych działań, tworzenia od-
powiednich warunków dla ich efektywnej realizacji, nawet
gdyby za chwilę miały się zdezaktualizować.
Obecnie tego typu problemy coraz bardziej przybierajÄ…
na sile. Przy tak dużym tempie rozwoju gospodarczego i spo-
łecznego człowiek zmuszony jest do zmiany organizacji cza-
su. Odpowiednie zarzÄ…dzanie sobÄ… i swoim czasem pomaga
wyznaczyć właściwe granice i priorytety działań.
Istotę zarządzania samym sobą wyraża następujące py-
tanie: Jak postępować, by być szczęśliwym i zadowolonym,
12
by móc z radością i bez zbędnego nakładu pracy oraz energii
realizować swoje cele i wizje?
2.2 Nowoczesne zarzÄ…dzanie samym sobÄ…  schemat
Diagram zamieszczony na następnej stronie to schema-
tyczne ujęcie zarządzania samym sobą. Obrazuje typowe ży-
ciowe role i dwa wymiary tego zarzÄ…dzania.
Aby móc mówić o zarządzaniu samym sobą, należy wziąć
pod uwagÄ™ cztery aspekty:
1. Krąg życiowych ról.
2. Przebieg czasu.
3. Postrzeganie czasu.
4. Punkt  teraz (czas podejmowania decyzji i działania).
1. Krąg życiowych ról to opis ról, jakie człowiek przyjmu-
je w danym systemie i danej społeczności. Każda rola wiąże
się z pewnymi prawami, celami, które dana osoba pragnie
osiągnąć, ale też z obowiązkami. Określa również stosunek
do innych oraz granice wpływu na drugiego człowieka i na
system społeczny.
Przykład 1a
Pani Kowalska jest główną księgową w niedużej firmie, działa też w kilku
stowarzyszeniach. Jej mąż pracuje na stanowisku szefa działu. Mają
dwoje dzieci w wieku szkolnym. Są właścicielami domu z ogrodem. Pani
Kowalska pełni kilka ról, które wymagają od niej różnych umiejętności
i zaangażowania; musi umieć je godzić, co jest bardzo wyczerpujące,
zwłaszcza gdy kolidują ze sobą. W takich chwilach zaczyna wątpić, czy
wszystkiemu podoła i czy jest w stanie pogodzić pracę, życie prywatne,
działalność społeczną. Nie jest pewna, czy jedno nie dzieje się kosztem
drugiego.
Podstawowym wyzwaniem współczesnego człowieka jest
umiejętność godzenia oczekiwań związanych z pełnionymi
przez niego rolami. Nie jest to łatwe, ponieważ każda z nich
składa się z ról mniejszych, podrzędnych.
13
Krąg życiowych ról i pytania w dwuwymiarowym schemacie zarządza-
nia samym sobÄ…
14
Przykład 1b
Pani Kowalska, jako główna księgowa, jest odpowiedzialna za wyniki
swojego działu, ma pod sobą podwładnych, motywuje ich do działania,
gdy pojawiajÄ… siÄ™ problemy. Poza tym pracuje w grupie projektowej,
która zajmuje się instalacją nowego oprogramowania.
Odpowiednie zarządzanie czasem pozwoli pogodzić ocze-
kiwania z pełnionymi życiowymi rolami.
2. Przebieg czasu mierzony jest według dwóch krańcowych
punktów: przeszłości (pochodzenie i rozwój) oraz przyszłości
(kariera i planowanie życia).
Przyszłość można podzielić, biorąc pod uwagę horyzont
oczekiwań, na krótkoterminową (do kilku tygodni), śred-
nioterminową (kilka miesięcy) i długoterminową (kilka lat).
Ponieważ często mamy na głowie kilka spraw, które należy
zrealizować w różnych terminach, powinniśmy zadać sobie
pytanie, co jest ważniejsze  załatwienie sprawy pilnej i krót-
koterminowej czy skoncentrowanie się na realizowaniu wła-
snych celów, na sprawach długoterminowych.
Umiejętność balansowania między sprawami długo-
i krótkoterminowymi to warunek prawidłowego zarzą-
dzania własnym czasem.
3. Czas w jednej chwili może zmienić swoją formę. Gdy
wspominamy urlop, powiemy:  Było świetnie, czas minął tak
szybko . NudnÄ… konferencjÄ™ skomentujemy natomiast w ten
sposób:  Czas się strasznie dłużył . Jak widać, miarą czasu
jest tempo jego upływu.
Postrzeganie czasu jest bardzo różne. Nie dlatego, że
urlop jest przyjemny, a praca nuży. Równie dobrze może
być odwrotnie. Postrzeganie czasu zależy raczej od tego, czy
go wykorzystujemy, czy też przeżywamy. Wykorzystanie
czasu oznacza koncentracjÄ™ na danym celu i jego konse-
kwentne, czasami pełne wyrzeczeń, realizowanie. Przeży-
wanie czasu pozornie jest celem samym w sobie  jak czerpa-
nie radości z luz
nej, miłej atmosfery w pracy lub uwolnienie
15
się od zmartwień, pozostawienie za sobą problemów. Jest
takie, ponieważ od pewnego czasu coraz głośniej mówi się,
że radość oraz zadowolenie (tak w życiu prywatnym, jak
i zawodowym) wpływają pozytywnie na zdrowie i atmosferę
w pracy. W tym miejscu nasuwa siÄ™ kolejne pytanie zwiÄ…za-
ne z zarządzaniem czasem: Ciężko pracować czy cieszyć się
życiem?
4. Punkt  teraz to punkt przecięcia się osi czasu. To mo-
ment, w którym zadajemy sobie pytania:  Co teraz robię? ,
 Co jest celem mojego działania? . Do punktu  teraz odno-
si siÄ™ praktyczne zarzÄ…dzanie czasem w ramach szerzej poj-
mowanego zarzÄ…dzania samym sobÄ….
Praktyczne zarzÄ…dzanie czasem polega na podejmowaniu
decyzji dotyczących roli, którą narzucimy sobie w następ-
nej kolejności, horyzontów czasowych, wykorzystania
czasu i zadań, które będziemy wykonywać.
2.3 ZarzÄ…dzanie czasem = codzienne zarzÄ…dzanie
samym sobÄ…
ZarzÄ…dzanie czasem to praktyczny aspekt zarzÄ…dzania
samym sobą. Każdego dnia, w każdej chwili podejmujemy
przecież decyzje, zastanawiamy się, czy coś zrobimy, czy
nie. W tym kontekście można powiedzieć, że  teraz to
 wciąż, zawsze . Trudno byłoby jednak pytać:  Co teraz
będę robił? lub  Co teraz powinienem robić, co byłoby roz-
sÄ…dne? .
Pytanie:  Co teraz będę robił? należy stawiać w kon-
kretnych momentach zarządzania czasem: stałych po-
rach planowania, lukach czasowych, przerwach, na po-
czÄ…tku projektu lub gdy dojdzie do nieprzewidzianych
sytuacji.
16
2.4 Narzędzia wspomagające zarządzanie czasem
IstotnÄ… rolÄ™ w organizacji dnia odgrywajÄ… proste narzÄ™-
dzia wspomagające zarządzanie czasem. Należą do nich:
X metody i techniki planowania, które nadają zarządzaniu
czasem odpowiednią formę (np. planowanie celów, po-
rzÄ…dkowanie dziennego kalendarza),
X zasady dotyczÄ…ce planowania i podejmowania decyzji,
X ćwiczenia służące nabyciu i utrwaleniu pewnych nawy-
ków,
X materiały pomocnicze (np. formularze, listy kontrolne,
terminarz, organizer, programy komputerowe ułatwiają-
ce zarzÄ…dzanie czasem).
2.5 Funkcje zarzÄ…dzania czasem
Wcześniej padło już najważniejsze w zarządzaniu samym
sobą pytanie:  Jak postępować, by być szczęśliwym i zado-
wolonym, by móc z radością i bez zbędnego nakładu pracy
oraz energii realizować swoje cele i wizje?
Nawet jeśli nie można sobie stawiać tego pytania codzien-
nie, warto do niego powracać. Wskazuje bowiem na cztery
klasyczne funkcje praktycznego zarzÄ…dzania czasem:
1. Działanie ukierunkowane na cele  działanie w odniesie-
niu do przyszłości (sukcesu, szczęścia, zadowolenia).
2. Działanie proaktywne  działanie w oparciu o progno-
zy.
3. Optymalne wykorzystanie własnych zasobów  odpo-
wiednie wykorzystanie energii i umiejętności oraz ich
dalszy rozwój.
4. Pokonanie stresu  eliminowanie czynników negatyw-
nych dla naszego zdrowia, samopoczucia oraz stanu in-
telektualno-emocjonalnego.
Warto dodać jeszcze piątą funkcję zarządzania czasem
 zachowanie równowagi, które oznacza optymalne wypeł-
17
nianie codziennych obowiązków przy jednoczesnym zacho-
waniu równowagi. Nie zawsze mamy przecież do czynienia ze
sprawami, które mają sens. W przypadku niektórych trzeba
po prostu zacisnąć zęby i przez nie przebrnąć. Funkcja ta,
o czym się często zapomina, powinna stanowić podstawę
wszelkich działań.
Kierowanie się wymienionymi metodami w codziennym ży-
ciu pomaga lepiej zarządzać czasem, co z kolei pozwala na:
X myślenie zorientowane na wynik,
X kierowanie siÄ™ priorytetami,
X poprawienie formy podejmowanych działań,
X poprawienie jakości realizowanych działań i proponowa-
nych rozwiązań,
X lepsze wykorzystanie własnych zasobów przy zachowa-
niu wewnętrznej równowagi,
X zyskanie czasu,
X prowadzenie harmonijnego życia zawodowego i prywat-
nego.
Niektórzy postrzegają zarządzanie czasem jedynie w aspek-
cie jego pozyskiwania, tak jakby w głowach tykały im zegarki.
Warto jednak pamiętać, że zbyt duże tempo pracy z
le wpływa
na jej jakość i wywołuje większy stres.
Choć może to brzmieć paradoksalnie, słowa Laozi są
wciąż aktualne: Jeśli się spieszysz, idz
wolniej.
2.6 Jak zarzÄ…dzasz swoim czasem?
Może omówione do tej pory zagadnienia pozwoliły już
rozwiać niektóre z twoich wątpliwości lub sprawiły, że pew-
ne kwestie widzisz w zupełnie innym świetle. Rozwiąż test
dotyczący nastawienia do zarządzania czasem. Zakreśl od-
powiedzi, które według ciebie są właściwe, dokończ zdania
lub odpowiedz na zadane pytania.
18
1. Dzięki odpowiedniej organizacji czasu można zmienić:
wiele rzeczy/niektóre rzeczy/niewiele rzeczy.
2. Planowanie czasu oznacza dla mnie...
3. Moje planowanie czasu mogłoby być lepsze, gdyby...
4. Kto jest winien/Co jest winne temu, że mam problemy
z odpowiednim zaplanowaniem czasu?
5. Jak powinienem postępować, by być w pełni zadowolo-
nym z własnej organizacji czasu?
6. Co mi w tym przeszkadza?
19
Podsumowanie
X W porównaniu z umiejętnością codziennej organizacji pra-
cy wszystko inne w życiu wydaje się jedynie dziecinadą 
twierdził Johann Wolfgang Goethe. I chyba miał rację...
X Zarządzanie czasem przedstawiane jest często jako bar-
dzo proste  wystarczy, że będziemy przestrzegać kilku
zasad i na pewno osiÄ…gniemy sukces. Jednak wiele z tych
reguł funkcjonuje tylko w określonych sytuacjach.
X ZarzÄ…dzanie czasem oznacza zarzÄ…dzanie samym sobÄ….
Dużą część naszych codziennych zadań wyznaczają cele
wynikające z pełnionych przez nas życiowych ról. Są to
najistotniejsze zadania. Ich pozostała część, niezwiązana
bezpośrednio z celami, wynika z codziennych potrzeb.
X Zadania konkurujÄ… ze sobÄ… i wymagajÄ… realizacji. Warto
zastanowić się od czasu do czasu:  Co jest celem mojego
działania, co powinienem teraz robić? , by dokonać wła-
ściwego wyboru.
X Pytania:  Co jest celem mojego działania, co powinie-
nem teraz robić? nie można sobie stawiać zbyt często,
w przeciwnym razie nie będziemy w stanie nic zdziałać.
W zarządzaniu czasem ważna jest elastyczność, zdolność
balansowania między różnymi życiowymi rolami, mię-
dzy krótko-, średnio- i długoterminowymi zadaniami.
Istotne jest też, aby nie tylko orientować się, jakie zada-
nia wymagają wykonania, ale też mieć wgląd w każde
z nich.
20
3. ZarzÄ…dzanie czasem 
analiza
Zmiany z uwzględnieniem aktualnego stanu
Jeśli chcesz usprawnić zarządzanie czasem, musisz naj-
pierw ocenić jego dotychczasową organizację. Dopiero wte-
dy zobaczysz, jakie są jej słabe strony, gdzie popełniasz błędy
i jakie środki zaradcze powinieneś zastosować.
Najlepszą metodą oceny jest analiza własnego wykorzy-
stania czasu, czyli protokół z przebiegu pracy. Kilkudniowy
protokół dostarcza danych, na podstawie których można
zweryfikować swoją postawę i podjąć odpowiednie kroki
w celu optymalizacji zarzÄ…dzania czasem.
Protokół zawiera części poświęcone najbardziej rozpo-
wszechnionym błędom związanym ze złym planowaniem
czasu, takimi jak odkładanie na póz
niej (zagadnieniu temu,
jak również metodzie poprawiania błędów i ich unikaniu po-
święcono więcej miejsca w dalszej części rozdziału).
Podczas analizy tego rozdziału, należy pamiętać, że nikt
nie jest doskonały, że każdy bez wyjątku ma przyzwyczajenia,
które należałoby zmienić. Warto otworzyć się na te zmiany!
Z pewnością nie jest łatwo tak po prostu odrzucić złe nawy-
ki  łatwiej zapobiegać ich pojawianiu się, niż potem się ich
pozbyć. Każdy jednak sam odpowiada za swoje planowanie
czasu i musi działać na własny rachunek.
3.1 Czynniki wpływające na zarządzanie czasem
Zdarza się, że organizację czasu utrudniają niesprzyjające
środowisko pracy i jej niekorzystne warunki.
Przykład:
X Każdego dnia przed rozpoczęciem pracy przygotowujesz
plan dnia, jednak napływ wielu pilnych zadań i obowiąz-
ków uniemożliwia jego realizację.
21
X Nie masz jasno zdefiniowanej funkcji w pracy, więc czę-
sto bierzesz na siebie zbyt wiele zadań (wychodząc z za-
łożenia, że należą do zakresu twoich obowiązków). Nie
możesz skoncentrować się na jednej czynności.
X Wprawdzie codziennie pracujesz z komputerem, ale po-
nieważ pracodawca nie może sobie pozwolić na zainwe-
stowanie w szkolenie, program znasz jedynie częściowo.
Często masz poczucie straconego czasu, bo wiesz, że
mógłbyś pracować wydajniej i lepiej.
Jak widać, zarządzanie czasem to nie tylko planowanie
zadań i ich realizacja. Ponieważ najwięcej czasu poświęca się
treści i strukturze zadań  to właśnie one najbardziej utrud-
niają metodyczną pracę  należy najpierw wziąć pod uwagę
i zaakceptować ogólne warunki organizacji czasu (nawet jeśli
nie mamy na nie wpływu).
1. Odpowiedz na pytania znajdujÄ…ce siÄ™ w ankiecie. Doty-
czą one utrudnień w zarządzaniu czasem, które pojawiają się
w pracy. Uzupełnij je przykładami, które przyjdą ci do głowy.
Czy podczas odpowiedzi na pytania, odkryłeś inne czynniki,
które wpływają na pogorszenie warunków i organizacji two-
jej pracy? Pamiętaj, jej warunki muszą być optymalne!
2. Zastanów się, jak możesz wpłynąć na lepsze zarządza-
nie czasem i poprawę warunków swojej pracy? Wypełnij for-
mularz.
22
Niestety na resztę tekstu wylała nam się kawa&
Chcesz nam postawić nową?
Znajdziesz nas na portpublish.com.