KONTROLA WEWNĘTRZNA

Wrocław, 27 kwietnia 2006

ORGANIZACJA KONTROLI WEWNĘTRZNEJ W JEDNOSTCE -

KONTROLA FUNKCJONALNA I INSTYTUCJONALNA,

REGULACJE USTANAWIAJĄCE SYSTEM KONTROLI W FIRMIE

Paweł Giszko

Audytor Wewnętrzny

KWP we Wrocławiu

KONTROLA WEWNĘTRZNA

Wrocław, 27 kwietnia 2006

System kontroli wewnętrznej

Prawidłowo funkcjonujący tj. adekwatny, skuteczny i efektywny System kontroli wewnętrznej jest jednym

z najważniejszych elementów zarządzania, zapewniającym bezpieczne, zgodne z

obowiązującym prawem i przyjętą polityką, działanie jednostki.

System kontroli wewn

ę trznej

to struktury organizacyjne, procesy

i metody, które realizują cele kontroli wewnętrznej.

Istnieją trzy podstawowe elementy Systemu kontroli wewnętrznej:

➔

struktura organizacyjna (podział obowiązków i odpowiedzialności, zasady podejmowania
decyzji itp.);

➔

procedury wewnętrzne (instrukcje służbowe, procedury ewidencyjne itp.);

➔

metody kontroli (zasada „czworga oczu", kontrola na drugą rękę, rozdzielenie funkcji, podwójna
kontrola aktywów itp.).

Paweł Giszko

Audytor Wewnętrzny

KWP we Wrocławiu

KONTROLA WEWNĘTRZNA

Wrocław, 27 kwietnia 2006

Czynności kontrolne powinny stanowić element codziennej pracy personelu,

umożliwiając odpowiednio wczesną identyfikację i korektę nieprawidłowości,

minimalizując tym samym ryzyko popełniania błędów oraz zapewniając ich

odpowiednio wczesną eliminację.

Na System kontroli wewnętrznej w jednostce składają się dwa niezależne

rodzaje kontroli:

>

KONTROLA FUNKCJONALNA

- sprawowana przez każdego pracownika w zakresie jakości

i poprawności wykonywanych przez niego czynności

ORAZ

dokonywana przez jego bezpośredniego zwierzchnika i osoby z nim współpracujące, jak również

wynikająca z obowiązujących w firmie rozwiązań organizacyjnych:

>

KONTROLA INSTYTUCJONALNA

- wykonywana przez wydzieloną organizacyjnie, niezależną

wyspecjalizowaną komórkę, której działania są częścią procesu monitorowania mechanizmów
kontroli wewnętrznej.

Paweł Giszko

Audytor Wewnętrzny

KWP we Wrocławiu

KONTROLA WEWNĘTRZNA

Wrocław, 27 kwietnia 2006

KONTROLA FUNKCJONALNA:

> to systematyczne czynności wykonywane w sposób ciągły, przez pracowników każdego poziomu

organizacyjnego jednostki, mające na celu badanie prawidłowości przeprowadzanych operacji /
transakcji w stosunku do obowiązujących przepisów prawa / norm i regulacji wewnętrznych oraz
korygowanie potencjalnych nieprawidłowości;

> ma podstawowe znaczenie dla zapewnienia bezpieczeństwa jednostki,

uzyskiwania wymaganej jakości i poprawności wykonywanych czynności,
eliminacji potencjalnych nieprawidłowości i minimalizowania ryzyk.

OBOWIĄZEK SPRAWOWANIA KONTROLI FUNKCJONALNEJ WYNIKA Z:

➔

rozwiązań organizacyjnych,

➔

regulacji i procedur wewnętrznych,

➔

kart stanowisk pracy.

Paweł Giszko

Audytor Wewnętrzny

KWP we Wrocławiu

KONTROLA WEWNĘTRZNA

Wrocław, 27 kwietnia 2006

Zakres kontroli funkcjonalnej obejmuje wszystkie obszary działalności jednostki, każdą

komórkę organizacyjną, każdy poziom zarządzania oraz każdego pracownika jednostki,

sprowadzając się do codziennej analizy przebiegu i rezultatów pracy poszczególnych

pracowników i zespołów

.

Do podstawowych zada

ń

kontroli funkcjonalnej nale

żą

:

➔

Zweryfikowanie, czy procesy w jednostce przebiegają tak jak je zaprojektowano;

➔

Sprawdzenie przestrzegania przepisów wewnętrznych, w tym limitów, fizycznych zabezpieczeń
dostępu, zakresów upoważnień itp.;

➔

Weryfikacja zgodności regulacji wewnętrznych z przepisami nadrzędnymi;

➔

Sprawdzanie dokładności i prawidłowości ewidencji i sprawozdawczości finansowej;

➔

Analizowanie, czy procesy są wykonywane przez pracowników posiadających stosowne
kompetencje i kwalifikacje zawodowe i czy nie występuje konflikt interesów.

W RAMACH KONTROLI FUNKCJONALNEJ WYKONYWANE SĄ RÓWNIEŻ ZADANIA

WSZECHSTRONNEGO ZARZĄDZANIA RYZYKIEM, TJ. JEGO IDENTYFIKACJI, MIERZENIA,

MONITOROWANIA ORAZ KONTROLOWANIA ZA POŚREDNICTWEM

WYSPECJALIZOWANYCH KOMÓREK.

Paweł Giszko

Audytor Wewnętrzny

KWP we Wrocławiu

KONTROLA WEWNĘTRZNA

Wrocław, 27 kwietnia 2006

Kontrola funkcjonalna, realizowana jako porównanie stanu bieżącego ze stanem
pożądanym, prowadzona jest w trzech układach:

samokontroli - sprawowanej przez każdego pracownika w zakresie jakości i poprawności
wykonywanych przez niego czynności;

kontroli funkcjonalnej pionowej - realizowanej w trybie bezpośredniego nadzoru przez

kierowników wszystkich szczebli zarządzania w stosunku do podległych im pracowników oraz

dokonywanej przez odpowiednie komórki jednostki (stosownie do zakresu obowiązków określonych

w regulaminie organizacyjnym jednostki);

kontroli funkcjonalnej poziomej - prowadzonej przez komórki organizacyjne lub stanowiska pracy
współpracujące ze sobą na zasadach określonych w obowiązujących rozwiązaniach
organizacyjnych i procedurach wewnętrznych.

Paweł Giszko

Audytor Wewnętrzny

KWP we Wrocławiu

KONTROLA WEWNĘTRZNA

Wrocław, 27 kwietnia 2006

Kontrola funkcjonalna sprawowana jest w formie kontroli:

> wstępnej;

> bieżącej;

> następnej - wtórnej i okresowej.

Kontrola wstępna - prowadzona jest przed wykonaniem zamierzonej operacji i polega na sprawdzeniu
przez pracownika prawidłowości i kompletności materiałów / dokumentów niezbędnych do wykonania
danej operacji oraz jej zgodności z obowiązującymi regulacjami wewnętrznymi.

Kontrola bie

żą

ca

(zwana inaczej pierwotną lub „na drugą rękę") - prowadzona jest w trakcie

wykonywania operacji dla potwierdzenia prawidłowego jej przebiegu i jest wykonywana przez

kierownika (lub upoważnionego pracownika) danej komórki organizacyjnej.

Paweł Giszko

Audytor Wewnętrzny

KWP we Wrocławiu

KONTROLA WEWNĘTRZNA

Wrocław, 27 kwietnia 2006

Kontrola nast

ę pna

- wykonywana jest po przeprowadzeniu operacji i polega na konfrontacji projektów

dokumentów źródłowych z wykonanymi na ich podstawie czynnościami z podjętymi na ich podstawie
decyzjami, dokonanymi zapisami księgowymi, raportami itp.

Kontrola następna prowadzona jest w dwóch formach:

>

kontroli wt

ó

rnej

- obejmującej czynności kontrolne wykonywane przez kierownika jednostki/ komórki

organizacyjnej lub innego upoważnionego imiennie pracownika, polegające na sprawdzeniu zgodności
wykonanej czynności / sporządzonego dokumentu / podjętej decyzji z przyjętymi założeniami;

>kontroli okresowej - obejmującej czynności kontrolne podjęte po zrealizowanych operacjach,
dokonywane cyklicznie przez kierownika jednostki/ komórki organizacyjnej bądź na jego polecenie przez
imiennie wskazanego pracownika, lub w trybie określonym we

właściwej procedurze, polegające na

sprawdzeniu stanu bieżącego ze stanem oczekiwanym. Kontrole okresowe przeprowadzają także
kierownicy komórek organizacyjnych w zakresie problematyki wchodzącej w zakres danej komórki
organizacyjnej oraz inne uprawnione jednostki, stosownie do zakresu obowiązków.

Paweł Giszko

Audytor Wewnętrzny

KWP we Wrocławiu

KONTROLA WEWNĘTRZNA

Wrocław, 27 kwietnia 2006

Organizacja i odpowiedzialność za przeprowadzanie kontroli

funkcjonalnej.

Kontrola funkcjonalna prowadzona jest w ramach działalności każdej

jednostki/ komórki organizacyjnej firmy.

Niezależnie od procesów kontrolnych realizowanych samodzielnie wewnątrz danej

jednostki/ komórki, kontrola funkcjonalna sprawowana jest również w formie nadzoru

merytorycznego lub organizacyjnego odpowiednich komórek firmy

odpowiedzialnych za ich funkcjonowanie.

Zadania kontrolne poszczególnych pracowników określają karty stanowisk pracy.

Paweł Giszko

Audytor Wewnętrzny

KWP we Wrocławiu

KONTROLA WEWNĘTRZNA

Wrocław, 27 kwietnia 2006

Odpowiedzialność za właściwe wykonywanie kontroli funkcjonalnej spoczywa na każdym
pracowniku firmy.

Za prowadzenie kontroli funkcjonalnej w danej jednostce organizacyjnej, jej jakość oraz
skuteczność odpowiada kierownik tej jednostki.

Szczególny obowiązek sprawowania kontroli funkcjonalnej wstępnej (w ramach
wykonywanych przez siebie prac) oraz bieżącej i następnej (w stosunku do podległych
pracowników) dotyczy osób piastujących stanowiska kierownicze w firmie.

Zadania kontrolne komórek organizacyjnych wchodzących w skład danej jednostki określa
regulamin organizacyjny firmy oraz obowiązujące regulacje i procedury wewnętrzne.

Paweł Giszko

Audytor Wewnętrzny

KWP we Wrocławiu

KONTROLA WEWNĘTRZNA

Wrocław, 27 kwietnia 2006

Niezależnej oceny wszystkich działań realizowanych w ramach kontroli

funkcjonalnej w firmie dokonuje

WYDZIAŁ KONTROLI

Paweł Giszko

Audytor Wewnętrzny

KWP we Wrocławiu

KONTROLA WEWNĘTRZNA Wrocław, 27 kwietnia 2006

KONTROLA INSTYTUCJONALNA:

Instytucjonalna kontrola wewnętrzna jest niezależną funkcją oceniającą będącą jednym

z mechanizmów kontrolnych realizowanych w ramach Systemu

kontroli wewnętrznej w firmie.

Instytucjonalną kontrolę wewnętrzną sprawuje w Komendzie Wojewódzkiej Policji Wydział

Kontroli.

Podporządkowanie organizacyjne bezpośrednio Komendantowi Wojewódzkiemu

Policji gwarantuje WK niezależność prowadzonych prac.

PODSTAWOWYM CELEM KONTROLI REALIZOWANYCH PRZEZ WYDZIAŁ KONTROLI JEST

DOSTARCZENIE KOMENDANTOWI WOJEWÓDZKIEMU POLICJI NIEZALEŻNEJ I OBIEKTYWNEJ OCENY

NA TEMAT WEWNĘTRZNEJ KONTROLI FUNKCJONALNEJ, ZAPEWNIAJĄCEJ UJAWNIANIE SŁABYCH

STRON BĄDŹ LUK W JEJ ORGANIZACJI I FUNKCJONOWANIU.

Paweł Giszko

Audytor Wewnętrzny

KWP we Wrocławiu

KONTROLA WEWNĘTRZNA

Wrocław, 27 kwietnia 2006

Realizacja tego celu następuje poprzez:

>

badanie mechanizmów kontrolnych z punktu widzenia ich adekwatności,
sprawności oraz efektywności;

>

ocenę wykonania przez poszczególne jednostki organizacyjne zadań
nałożonych na nie przez System kontroli wewnętrznej;

>

weryfikację i analizę stosowanych rozwiązań w zakresie kontroli

funkcjonalnej sprawowanej samodzielnie przez jednostki organizacyjne, jak
również realizowanej przez jednostki nadrzędne;

>

ocenę obowiązujących i opiniowanie wprowadzanych regulacji
wewnętrznych, z położeniem szczególnego nacisku na ścieżkę kontrolną,
jaką obligatoryjnie winny przewidywać;

Paweł Giszko

Audytor Wewnętrzny

KWP we Wrocławiu

KONTROLA WEWNĘTRZNA

Wrocław, 27 kwietnia 2006

>

audyt operacyjny jednostek/ komórek organizacyjnych, dokonywany poprzez
kontrole problemowe, kompleksowe oraz procesowe w zakresie przestrzegania
obowiązujących przepisów, pozwalające ocenić jakość pracy i kwalifikacje
personelu;

>

audyt finansowy, w tym wewnętrzne badanie sprawozdań finansowych firmy;

>

kontrole specjalne lub postępowania wyjaśniające, przeprowadzane na zlecenie
Komendanta Wojewódzkiego Policji, Kierownictwa jednostki, lub w związku
z podejrzeniem nadużyć itp.;

Paweł Giszko

Audytor Wewnętrzny

KWP we Wrocławiu

KONTROLA WEWNĘTRZNA Wrocław, 27 kwietnia 2006

>

audyt systemów informatycznych w firmie w zakresie planowania i organizacji,
nabywania i wdrażania, dostarczania i obsługi, monitorowania oraz oceny
bezpieczeństwa systemów IT, zgodnie ze standardami audytu (COBIT, COSO);

>

monitorowanie sposobu i terminowości realizacji zaleceń i rekomendacji
wynikających z przeprowadzonych badań kontrolnych, w tym zaleceń
zewnętrznych instytucji kontrolnych.

Paweł Giszko

Audytor Wewnętrzny
KWP we Wrocławiu

KONTROLA WEWNĘTRZNA

Wrocław, 27 kwietnia 2006

Zakres i częstotliwość kontroli jest pochodną wagi ryzyka i jego wpływu na

funkcjonowanie firmy.

WYDZIAŁ KONTROLI:

koordynuje współpracę jednostek organizacyjnych firmy z zewnętrznymi organami
kontrolnymi, przy czym obowiązek sprawowania funkcji koordynacyjnej przez WK
uzależniony jest od charakteru i zakresu danej kontroli oraz instytucji, która ją

przeprowadza.

Paweł Giszko

Audytor Wewnętrzny
KWP we Wrocławiu

KONTROLA WEWNĘTRZNA

Wrocław, 27 kwietnia 2006

Wydział Kontroli jest odpowiedzialny za:

>

dostarczenie obiektywnych, niezależnych ocen kontrolowanych obszarów, nie
ponosząc jednocześnie odpowiedzialności za dokonane operacje i funkcjonujące
rozwiązania,

>

zgodność ustaleń kontrolnych z obowiązującymi przepisami i regulacjami
wewnętrznymi firmy,

>

właściwe zabezpieczenie dokumentacji związanej z kontrolą przed dostępem
osób niepowołanych.

Paweł Giszko

Audytor Wewnętrzny
KWP we Wrocławiu

KONTROLA WEWNĘTRZNA

Wrocław, 27 kwietnia 2006

Prace wykonywane przez WK realizowane są w oparciu o metodykę

przeprowadzenia kontroli, zawierającą m.in. wytyczne do badań

kontrolnych, metody doboru próby, procedury kontrolne i zasady

raportowania. Poszczególne elementy w ramach metodyki zatwierdzane

są w odrębnym trybie, przez Naczelnika WK lub inną

upoważnioną osobę.

Kontrole realizowane przez WK przeprowadzane są według następującego
schematu:

> planowanie;

> przygotowanie;

> przeprowadzenie kontroli;

> sformułowanie wniosków i zakończenie

Paweł Giszko

Audytor Wewnętrzny

KWP we Wrocławiu

KONTROLA WEWNĘTRZNA

Wrocław, 27 kwietnia 2006

Plany kontroli WK

uzale

ż nione s

ą od nast

ę puj

ą cych kwestii:

➔

identyfikacji oraz oceny obszarów ryzyka w firmie;

➔

wymagań Komendanta Wojewódzkiego Policji oraz Kierownictwa KWP;

➔

harmonogramu kontroli funkcjonalnych, realizowanych przez inne komórki
organizacyjne KWP.

WK sporządza następujące rodzaje planów:

➔

plan strategiczny, opracowywany na okres trzyletni, przewidujący przeprowadzenie
kontroli wszystkich obszarów działalności firmy, ze szczególnym uwzględnieniem
obszarów obarczonych szczególnym ryzykiem,

➔

plan okresowy, implementujący tematykę kontroli z planu strategicznego na okresy
roczne, przedstawione w układzie przedmiotowym,

➔

plan operacyjny, sporządzany w przekrojach kwartalnych lub miesięcznych,
precyzujący przedsięwzięcia kontrolne do realizacji w danym okresie wg kryterium
przedmiotowego i podmiotowego, uwzględniający również zadania nieplanowane,
zlecone przez Komendanta Wojewódzkiego Policji.

Plany kontroli sporządzane są w formie pisemnej, zatwierdzane przez Komendanta

Wojewódzkiego Policji oraz Naczelnika WK.

Paweł Giszko

Audytor Wewnętrzny

KWP we Wrocławiu

KONTROLA WEWNĘTRZNA

Wrocław, 27 kwietnia 2006

Przeprowadzenie kontroli winno być udokumentowane w postaci

dokumentacji roboczej.

Wyniki kontroli powinny być omówione z kierownictwem kontrolowanej

jednostki.

Każda kontrola powinna zostać zakończona sformułowaniem wniosków

i sporządzeniem raportu z kontroli.

Paweł Giszko

Audytor Wewnętrzny
KWP we Wrocławiu

KONTROLA WEWNĘTRZNA

Wrocław, 27 kwietnia 2006

Zalecenia pokontrolne, monitoring i śledzenie ich wykonania.

Nieprawidłowości stwierdzone w trakcie kontroli powinny być

niezwłocznie usunięte, zgodnie z harmonogramem przedstawionym

przez kontrolowaną jednostkę, bez konieczności dodatkowego

monitowania w tym zakresie.

Naczelnik WK przedstawia Komendantowi Wojewódzkiemu Policji wyniki kontroli

wraz z propozycją zaleceń pokontrolnych.

Komendant Wojewódzki Policji przekazuje raport i zalecenia odpowiedniemu

członkowi Kierownictwa, w którego obszarze kompetencji znajdują się stwierdzone

problemy, lub - jeśli rozwiązanie problemu wymaga współdziałania Kierownictwa -

powoływanemu specjalnie w tym celu komitetowi ds. Nieprawidłowości,

zlecając jednocześnie podjęcie stosownych działań.

Paweł Giszko

Audytor Wewnętrzny

KWP we Wrocławiu

KONTROLA WEWNĘTRZNA

Wrocław, 27 kwietnia 2006

WK prowadzi systematyczny monitoring i śledzenie realizacji rekomendacji oraz
zaleceń pokontrolnych, będących konsekwencją instytucjonalnej kontroli
wewnętrznej:

w trakcie kolejnej kontroli w danej jednostce sprawdza się sposób ich realizacji;

➔

w planach WK uwzględnia się kontrole sprawdzające obszarów, gdzie ranga i natężenie
nieprawidłowości i błędów było znaczne, bądź informacje na temat wykonania rekomendacji
i zaleceń są niepełne lub budzą wątpliwości.

WK nadzoruje skuteczność monitoringu i śledzenia zaleceń pokontrolnych będących następstwem
kontroli funkcjonalnej, przy czym:

odpowiedzialność za same zalecenia oraz doprowadzenie do ich zrealizowania

spoczywają na jednostce dokonującej kontroli

funkcjonalnej;

WK dokonuje cyklicznych kontroli sprawdzających wywiązywanie się jednostek

dokonujących kontroli funkcjonalnej ze swych obowiązków w zakresie monitoringu.

Paweł Giszko

Audytor Wewnętrzny

KWP we Wrocławiu

KONTROLA WEWNĘTRZNA

Wrocław, 27 kwietnia 2006

WK prowadzi rejestr wydanych bądź nadzorowanych zaleceń i rekomendacji,

w tym stanu ich realizacji.

WK przygotowuje dla Komendanta Wojewódzkiego Policji sprawozdania

zawierające ocenę realizacji przez jednostki kontrolowane rekomendacji

i zaleceń pokontrolnych, w tym ocenę stopnia wywiązywania się
jednostek sprawujących kontrolę funkcjonalną ze swoich zadań

w zakresie doprowadzenia do wykonania wydanych przez nie zaleceń.

Paweł Giszko

Audytor Wewnętrzny
KWP we Wrocławiu

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ

ŻYCZĘ ZROZUMIENIA I AKCEPTACJI

DLA PRACY, KTÓRĄ PAŃSTWO

WYKONUJECIE

(czego sobie życzę również)