Zarządzanie projektem

1

6. BIURO

PROJEKTÓW W

PRZEDSIĘBIORS

TWIE

Zarządzanie projektem

2

Przesłanki przemawiające za
utworzeniem Biura Projektów (BP) w
przedsiębiorstwie:

1.

Firma zorientowana

na zarządzanie przez projekty.

2.

Projekty realizowane w firmie

stanowią istotną część jej
wydatków.

3.

Brak dokładnej wiedzy ile

pieniędzy
oraz innych zasobów jest
konsumowanych przez
projekty.

4.

Znaczny odsetek projektów w

firmie
kończy się niepowodzeniem.

Zarządzanie projektem

3

Konieczność przemyślenia sposobu
prowadzenia projektów przez firmy:

1.

Przekroczenia budżetów

projektów.

2.

Przekroczenia harmonogramów

projektów.

3.

Niski stopień realizacji celów.

4.

Słaba jakość projektów.

5.

Niejednolity proces zarządzania

projektami.

6.

Brak przechowywania wiedzy

i doświadczeń w zakresie
zarządzania projektami.

7.

Brak skutecznej kontroli nad

zasobami konsumowanymi
przez projekty.

Zarządzanie projektem

4

Przesłanki przemawiające za

utworzeniem

Biura Projektów w firmie.

Nowy sposób zarządzania projektami w

firmie.

Szansa na rozwiązanie problemów

związanych

z zarządzaniem projektami w firmie.

Decyzja o utworzeniu Biura Projektów w

firmie.

Zarządzanie projektem

5

Problemy:

1. Funkcje BP w firmie.
2. Kto potrzebuje BP w firmie, a kto się go
obawia?
3. BP w strukturze organizacyjnej firmy.
4. Wdrożenie BP w firmie.

Zarządzanie projektem

6

Funkcje Biura Projektów w
organizacji:

1.

Doradcza.

2.

Wykonawcza.

3.

Kontrolna.

Zarządzanie projektem

7

Funkcja doradcza BP

w firmie:

1.

Zarządzanie wiedzą o projektach

realizowanych w firmie –
ukończonych
i zarzuconych.

2.

Zarządzanie wiedzą z zakresu

zarządzania projektami –
upowszechnianie wzorców
zarządzania.

3.

Kształcenie kadry kierowniczej w

firmie
w zakresie zarządzania
projektami.

4.

Dostarczanie kierownikom

projektów narzędzi
wspomagających zarządzanie
projektami.

Zarządzanie projektem

8

Specyfika zarządzania
projektami powinna być znana
całej kadrze kierowniczej firmy

-> ważny aspekt interakcji

pomiędzy “pionowymi”
(hierarchicznymi)
a “poziomymi”
(projektowymi) strukturami
zarządzania.

Zarządzanie projektem

9

Funkcja wykonawcza BP

w firmie:

1.

Dostarczanie szczególnie wysoko-

kwalifikowanych kierowników
projektów
oraz doradców i analityków.

2.

Prowadzenie centralnego

depozytu wiedzy o projektach
zrealizowanych
oraz w toku realizacji.

3.

Samodzielne zarządzanie

projektami najważniejszymi
w skali firmy.

Zarządzanie projektem

10

Funkcja wykonawcza BP

w firmie:

4.

Koordynowanie projektów ze

strategią firmy.

5.

Zarządzanie programami,

czyli pakietami projektów
podporządkowanych
wspólnym celom
biznesowym.

6.

Rozstrzyganie wszelkich

konfliktów
międzyprojektowych w
firmie.

Zarządzanie projektem

11

Funkcja kontrolna BP

w firmie:

1.

Określanie obowiązujących w

firmie jednolitych zasad
zarządzania projektami ->
standardy wewnętrzne.

2.

Nadzorowanie poprawności

realizacji procesu
zarządzania projektami w
firmie -> punkty kontrolne.

3.

Projektowanie i

wdrażanie metody
budżetowania projektów
-> budżet projektu.

Zarządzanie projektem

12

Funkcja kontrolna BP powinna mieć
charakter bardziej służebny niż
nadrzędny wobec projektów
realizowanych w firmie ->
akceptacja i uznanie ze strony
zespołów projektowych.

Zbyt wielki stopień
szczegółowości standardów
wewnętrznych, zbyt wiele
instrukcji i definicji procesów
prowadzi do zastąpienia
elastyczności biurokracją
tworzoną przez BP -> zdrowy
rozsądek.

Zarządzanie projektem

13

Wartość dodana BP

wynika z centralizacji

wiedzy w zakresie zarządzania
projektami w firmie:

1.

Centralizacja wiedzy historycznej

-> umożliwia efektywne
wykorzystanie
doświadczeń.

2.

Centralizacja wiedzy operacyjnej

-> pozwala efektywnie
koordynować
projekty w firmie.

3.

Wprowadzanie jednolitych

zasad zarządzania projektami
-> pozwala poprawiać
efektywność
procesu zarządzania
projektami
jako jednego z procesów
biznesowych firmy.

Zarządzanie projektem

14

Kto potrzebuje BP w firmie, a kto się go
obawia?
1. Zarząd:

+

potrzebuje BP jako jednostki

organizacyjnej,
która dbać będzie o to, żeby
projekty
realizowały strategię firmy,

+

zwiększenie efektywności

realizacji
projektów,

–

Zarząd musi się zrzec części

władzy na rzecz BP – musi ono
posiadać rzeczywistą zdolność
decyzyjną wobec projektów.

Zarządzanie projektem

15

Kto potrzebuje BP w firmie, a kto się go
obawia?
2. Dyrektor finansowy:

+

umożliwienie realistycznego

budżetowania,

+

efektywna kontrola realizacji

budżetu
w trakcie realizacji projektu,

–

nieufność dyrektora finansowego

wobec
specyficznego dla projektów
systemu
budżetowania,

–

obawa przed utratą kontroli nad

budżetami projektów,

–

obawa przed wzrostem

kosztów
firmy wskutek utworzenia
nowej
jednostki organizacyjnej.

Zarządzanie projektem

16

Kto potrzebuje BP w firmie, a kto się go
obawia?
3. Jednostki odpowiadające za audyty
i kontrole wewnętrzne:

+

możliwość korzystania z informacji

o realizowanych projektach
podawanych
w jednolitej formie i z jednego
źródła,

–

potencjalny konflikt

kompetencyjny,
gdy projekty podlegają kontroli
tylko
ze strony BP.

Zarządzanie projektem

17

Kto potrzebuje BP w firmie, a kto się go
obawia?
4. Kierownicy projektów:

+

BP dostarcza im jednolitych zasad

postępowania i reguł biznesowych
w zarządzaniu projektami,

+

BP udostępnia im narzędzia

wspomagające
zarządzanie projektami,

–

nadzór dodatkowego organu

kontroli,

–

narzucanie im sposobów pracy,

a nawet rozwiązywania
problemów,

–

kierownicy projektów nie

akceptując
BP w firmie mogą zredukować
jego
działalność do niepotrzebnej
nikomu
biurokracji.

Zarządzanie projektem

18

Kto potrzebuje BP w firmie, a kto się go
obawia?
5. Kierownicy jednostek organizacyjnych
firmy:

+

BP normują relacje między

projektami
a jednostkami organizacyjnymi
firmy,

–

obawa przed dodatkową

biurokracją
oraz utrata kontroli nad
pracownikami
na rzecz kierowników projektów.

Zarządzanie projektem

19

BP w strukturze organizacyjnej firmy ->
umocowanie BP zależne jest od roli jaką ma
pełnić w firmie.

1.

Rola doradcza – umocowanie BP “w

pobliżu” jednostek organizacyjnych
realizujących projekty.

2.

Rola wykonawcza – BP

podległe bezpośrednio
Zarządowi.

3.

Rola kontrolna – umocowanie

BP ponad kontrolowanymi
jednostkami, np. bezpośrednio
pod dyrektorem finansowym.

Zarządzanie projektem

20

Wdrożenie BP w firmie – kroki:

1.

Rozpoznanie obecnych i

przyszłych potrzeb firmy w
zakresie realizacji projektów i
określenie specyfiki oraz
zakresu projektów.

2.

Stworzenie koncepcji modelu

zarządzania projektami i
modelu struktury
organizacyjnej BP.

3.

Szkolenia i trening osób

biorących udział w
zarządzaniu projektami.

Zarządzanie projektem

21

Wdrożenie BP w firmie – kroki:

4.

Konsultacje i uzgodnienia

wewnątrz firmy odnośnie roli i
usytuowania BP w firmie.

5.

Formalne utworzenie nowej

jednostki organizacyjnej.

6.

Sprawdzenie poprawności

koncepcji na jednym lub kilku
projektach pilotażowych
i wniesienie korekt.