informacja w pracy biurowej 2

background image

INFORMACJA

– główny efekt pracy biurowej

background image

Praca biurowa

Zespół czynności technicznych
występujących w procesie obiegu
informacji, które są niezbędne do
sprawnego funkcjonowania i zarządzania
firmą.

Informacja – głównym produktem pracy
Biurowej.

background image

Informacja

System przekazywania powiadomień
w celu wywołania reakcji

kształtujących

procesy działania (stanowiących
podstawę podejmowania decyzji
kierowniczych w firmach i

instytucjach)

background image

Elementy struktury
informacji

Elementy

struktury

informacji

Przykład

TREŚĆ

Oferta, zamówienie,

informacja

NOŚNIK

Papier, dyskietka, CD,

taśma magnetofonowa

SYMBOL

Litery, cyfry, rysunki,

znaki umowne

SPOSÓB

PRZENOSZENIA

Poczta, faks, e-mail,

sms, ustne,

background image

Rodzaje informacji

Informacje przekazywane
mimowolnie

np. burczenie w brzuchu,

ziewanie.

Informacje przekazywane
celowo

.

background image

ETAPY OBIEGU INFORMACJI

1.

Zbieranie

2.

Selekcja

3.

Segregacja

4.

Przetwarzanie

5.

Przekazywanie

6.

Przechowywanie

background image

Etap I

Zbieranie informacji polega na:

odczytaniu,

utrwaleniu,

porządkowaniu,

rejestrowaniu.

background image

Etap II

Selekcja polega ba wyborze informacji i
ma charakter wielostopniowy:

I stopień

– wybór informacji celowych

spośród masy zebranych inf.

II stopień

– wybór informacji, które

mają być utrwalone na nośniku

III stopień

– wybór informacji w

zależności od potrzeb odbiorcy

background image

Etap III

Segregacja (klasyfikacja) polega na

podziale przedmiotów oraz pojęć na

podstawie ich podobieństw i różnic na

klasy i działy różnych stopni.

System alfabetyczny

System chronologiczny

System geograficzny

System rzeczowy

background image

Etap IV

Przetwarzanie informacji –

najtrudniejszy organizacyjnie etap
obiegu informacji.

background image

Etap V

Przekazywanie informacji odbiorcom.

1.

Aspekt organizacyjny

2.

Aspekt techniczny

background image

Etap VI

Przechowywanie informacji polega

na

przechowywaniu nośników treści
informacji odpowiednio

oznaczonych.

background image

DOKUMENTACJA

BIUROWA

i jej rodzaje.

background image

Wstęp

W każdym przedsiębiorstwie przepływ
informacji powinien być odpowiednio
uregulowany, tzn. oparty na pewnych, z góry
przyjętych, jednolitych zasadach postępowania.

Bardzo ważne jest ustalenie zasad przepływu
informacji, a zwłaszcza dokumentów biurowych.

background image

Rodzaje dokumentów

Podział:

ze względu na nadawcę i adresata

ze względu na pilność sprawy

ze względu na zapewnienie
tajemnicy

background image

ze względu na nadawcę

i adresata

pisma otrzymywane
(korespondencja przychodząca
zewnętrzna),

pisma wysyłane (korespondencja
wychodząca, zewnętrzna),

pisma wewnętrzne
(korespondencja wewnętrzna)

background image

ze względu na pilność
sprawy

pisma zwykłe, które załatwiane są
w terminie zwyczajowo przyjętym
lub określonych odrębnymi
przepisami,

pisma pilne przesyłane i
załatwiane w pierwszej kolejności

background image

ze względu na

zapewnienie tajemnicy

pisma jawne, niezawierające
żadnej tajemnicy,

pisma poufne, zawierające
tajemnicę służbową,

pisma tajne, zawierające tajemnice
państwową.

background image

OBIEG DOKUMENTÓW

– w firmie

background image

Organizacja obiegu

dokumentów

I FAZA

– przyjmowanie dokumentów

II FAZA

– załatwianie spraw

III FAZA

– wysyłanie odpowiedzi

background image

Punkty zatrzymania

W każdej fazie pisma zatrzymuje się
w komórkach biurowych, w których
wykonywane są niezbędne czynności
biurowe z obiegiem pism.

background image

Punkty zatrzymania

Kancelaria ogólna lub sekretariat

Sekretariaty komórek organizacyjnych

Kierownik komórki organizacyjnej

Pracownik biurowy

Aprobant

Sala komputerów lub maszyn

Kierownik

background image

Zadanie 1

Sporządź wykres drogi obiegu pisma

według podanego opisu.

Plik zadanie1_zaoczne.doc

background image

INSTRUKCJA

KANCELARYJNA

background image

Instrukcją kancelaryjną

Nazywamy zbiór przepisów

ustalających

tryb, zasady i normy postępowania,
regulujące sprawne wykonywanie
czynności biurowych.

background image

Zadania

określa podstawowe pojęcia
związane z pracą biurową,

normuje sposób i zasady
wykonywania czynności biurowych
związanych z obiegiem pism,

reguluje tryb postępowania z
aktami jawnymi i poufnymi.

background image

Zadanie 2

Wyszukaj za pomocą wyszukiwarki
internetowej dowolną instrukcję
kancelaryjną.

Opisz jej podstawowe cechy i

elementy

z jakich się składa.

background image

SYSTEMY

KANCELARYJNE

background image

Rodzaje systemów

kancelaryjnych

System kancelaryjny dziennikowy.

System kancelaryjny
bezdziennikowy.

background image

System kancelaryjny
dziennikowy

To ustalony i przedstawiony w

instrukcji

kancelaryjnej sposób przyjmowania,
porządkowania, oznaczania, obiegu
(załatwiania, wysyłania)
i przechowywania dokumentacji

biurowej.

background image

Rodzaje systemów
kancelaryjnych
dziennikowych

System kancelaryjny dziennikowy

System kancelaryjny
bezdziennikowy

System mieszany

background image

System kancelaryjny
dziennikowy

Zalety systemu

pismo przedmiotem szczególnej
troski,

system prosty – nr w dzienniku
wskazuje miejsce przechowywania,

kontrola pisma w każdej fazie
załatwiania sprawy.

background image

System kancelaryjny
dziennikowy

Wady systemu

bardzo pracochłonny,

brak odpowiedzialnej,

system kosztowny,

hamuje sprawny obieg dokumentów,

wydłużenie czasu załatwiania spraw.

background image

Podział systemu
kancelaryjnego
dziennikowego

System jednodziennikowy,

System dwudziennikowy.

background image

Czynności wykonywane w
ramach tego systemu:

rejestracja

przesłanie za pokwitowaniem do właściwej komórki

org

rejestracja

gromadzenie i spisywanie w dzienniku pism do

wysyłki

Przechowanie oryginałów przez pracownika

załatwiającego sprawę

background image

Dziennik korespondencyjny –
pisma wpływające do
sekretariatu

Nr

kolejn
y

Numer

OD KOGO

Treść otrzymanej
korespondencji

Znak
referen

ta

Data

otrzyma
nia

korespondencj

i

Data otrzymanej
korespondencji

1.

WSiP/DM/25/0

3

Wydawnictwo

Szkolne

Katalog podręczników

E.F.

i Pedagogiczne

3.01.2003

29.12.2002

2.

PRP/3/03

Pracownia

Reklamowa

Informacja o przygotowanej

E.S.P.

Pitrucha w Łodzi

reklamie

4.01.2003

02.01.2003

3.

BUDU/DK/2/03

Firma BUDU

Prośba o wynajęcie sali

E.S.P.

z Łodzi

4.01.2003

03.01.2003

background image

Dziennik korespondencyjny –
pisma wychodzące

Data

wysłanej

Korespond

encji

DO KOGO

TREŚĆ wysłanej

korespondencji

Nr aktu

Uwagi

3.01.2003

Wydawnictwo Szkolne

i Pedagogiczne
Warszawa

Podziękowania za katalog

TE/SG/1/03

poczta

background image

System kancelaryjny
bezdziennikowy

Nie wymaga tak szczegółowej

rejestracji

pism.

Konieczne jest rejestrowanie tylko
poszczególnych spraw (dokumentów
dotyczących jednej sprawy).

background image

Czynności wykonywane w
ramach tego systemu

przesłanie za pokwitowaniem do właściwej

komórki org

odnotowanie daty wpływu, wpisanie

symbolu komórki org.

pracownik rejestruje pismo w spisie spraw

pismo załatwiające sprawę pracownik

przekazuje do sekretariatu

doręczenie pisma pracownikowi

oryginały pism otrzymanych i kopie wysłanych

przechowuje się w aktach sprawy

background image

Symbol pisma – sprawy

np.

DK-1401-3-/2006

DK – symbol komórki organizacyjnej

1401 – symbol hasła z wykazu akt

firmy

3 – Kolejny nr sprawy ze spisu spraw

2006 – rok 2006

background image

Przykład z rejestracji
dziennikowej

L.Dz. 169/2006

Liczba dziennika rok

nr kolejny

background image

Spis spraw

2006

DK

DK-1401

Plany i programy szkolenia

rok

refere
nt

(symbol
kom.
org)

(oznaczeni
e teczki)

(tytuł teczki według wykazu akt)

Lp.

SPRAWA

Od kogo

wpłynęła

Data

Uwagi

(sposób

załatwieni

a)

Znak

pisma

Z dnia

Wszczęcia

sprawy

Ostateczneg

o załatwienia

1.

Szkolenie
komputerowe

Firma szkoleniowa
KOM

06.09.2006

BB/06/06

05.09.
2006

2.

Szkolenie z ADHD

Wrocławskie Centrum
Doskonalenia

WCDN/SG/02
/06

06.09.
2006

08.09.2006

08.10.2006

Przeprowadzo
no szkolenie

background image

PRZECHOWYWANIE AKT

background image

Dokument biurowy

Każde pismo, notatka,

sprawozdanie,

protokół, zestawienie, sporządzone
w toku pracy biurowej lub otrzymane
z zewnątrz.

background image

Akta spraw

Zbiór wszystkich dokumentów

biurowych

dotyczących określonej sprawy,
np. akta osobowe pracownika.

background image

Akta spraw

Akta spraw

Akta spraw

bieżących

załatwionych

Obejmują sprawy oczekujące
na załatwienie, w toku
załatwiania i już załatwione,
ale do poprawy

Obejmują sprawy ostatecznie
załatwione, zamknięte – akta
archiwalne

background image

Przechowywanie akt
bieżących

Wyróżnia się dwa sposoby:

Pracownik biurowy w komórce
organizacyjnej.

Registratura centralna.

background image

Przechowywanie akt
archiwalnych

Akta kategorii A

– wszystkie akta

o znaczeniu historycznym, trwałe.

Przechowywane: wieczyście, do

końca

istnienia firmy, a po jej likwidacji –
archiwum państwowe

background image

Przechowywanie akt
archiwalnych

Akta kategorii B

– akta o czasowej

wartości.

Przechowywanie – zgodnie z
przepisami, określoną liczbę lat, a po
upływie przekazywane na makulaturę.

Akta kategorii B

5

background image

Przechowywanie akt
archiwalnych

Akta kategorii C (B

c

)

– akta

manipulacyjne.

Przechowywanie: do końca roku
kalendarzowego w którym zostały
sporządzone.

background image

DZIĘKUJĘ !


Document Outline


Wyszukiwarka

Podobne podstrony:
informacja w pracy biurowej 3
03 Stosowanie technik informatycznych w pracy biurowej
informacja w pracy biurowej
informacja w pracy biurowej
notatki, Informacja w pracy biurowej, Informacja jako główny efekt pracy biurowej i element procesu
Jakie znaczenie pełni informacja w pracy biurowej, prace i nie tylko
informacja w pracy biurowej 3
19 Wykorzystanie informacji w pracy biurowej
informacja w pracy biurowej
03 Stosowanie technik informatycznych w pracy biurowej
Informacja główny produkt pracy biurowej KOPIA
Sposoby udostępniania informacji publicznej, Prywatne, Technik administracji, II semestr 2013-zima,
Technika pracy biurowej, Szkoła, Technologia informatyczna
FORMAT PRAC KONTROLNYCH I PRACY EGZAMINACYJNEJ, Technikum Informatyczne, 3.Oprogramowanie Biurowe
EXCEL SEM II - Zadania do pracy kontrolnej nr 1, Technikum Informatyczne, 3.Oprogramowanie Biurowe
INSTRUKCJA BHP dla pracownika biurowego, Prywatne, Technik administracji, I semestr 2013-wiosna, Tec
6.4.2, Technika pracy biurowej, Pliki

więcej podobnych podstron