19 Wykorzystanie informacji w pracy biurowej

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

MINISTERSTWO EDUKACJI

NARODOWEJ

Hanna Całuń

Dorota Wójcik

Wykorzystanie informacji w pracy biurowej

343[01].Z3.03

Poradnik dla ucznia

Wydawca

Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy
Radom 2006

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Recenzenci:

mgr inż. Beata Ostrowska

mgr inż. Małgorzata Budzicz

Opracowanie redakcyjne:

mgr Hanna Całuń

Konsultacja:

dr Elżbieta Sałata

Poradnik stanowi obudowę dydaktyczną programu jednostki modułowej 343[01].Z3.03

„Wykorzystanie informacji w pracy biurowej”, zawartego w modułowym programie
nauczania dla zawodu technik administracji 343[01].

Wydawca

Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy, Radom 2006

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

SPIS TREŚCI

1. Wprowadzenie

2. Wymagania wstępne

3. Cele kształcenia

4. Materiał nauczania

4.1. Rola informacji w zarządzaniu

4.1.1. Materiał nauczania

4.1.2. Pytania sprawdzające

4.1.3. Ćwiczenia

4.1.4. Sprawdzian postępów

4.2. Źródła, nośniki, rodzaje informacji

4.2.1. Materiał nauczania

4.2.2. Pytania sprawdzające

4.2.3. Ćwiczenia

4.2.4. Sprawdzian postępów

4.3. Obieg informacji

4.3.1. Materiał nauczania

4.3.2. Pytania sprawdzające

4.3.3. Ćwiczenia

4.3.4. Sprawdzian postępów

4.4. Przetwarzanie informacji z wykorzystaniem programów

komputerowych

4.4.1. Materiał nauczania

4.4.2. Pytania sprawdzające

4.4.3. Ćwiczenia

4.4.4. Sprawdzian postępów

4.5. Przekazywanie informacji

4.5.1. Materiał nauczania

4.5.2. Pytania sprawdzające

4.5.3. Ćwiczenia

4.5.4. Sprawdzian postępów

4.6. Przechowywanie informacji

4.6.1. Materiał nauczania

4.6.2. Pytania sprawdzające

4.6.3. Ćwiczenia

4.6.4. Sprawdzian postępów

5. Sprawdzian osiągnięć

6. Literatura

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

1. WPROWADZENIE

Poradnik „Wykorzystanie informacji w pracy biurowej” będzie Ci pomocny

w przyswajaniu nowej wiedzy i kształtowaniu umiejętności. Zamieszczony materiał
nauczania zawiera najważniejsze informacje dotyczące wymienionych zagadnień i wskazuje
tematykę, z jaką powinieneś się zapoznać poprzez wyszukanie odpowiednich informacji we
wskazanej literaturze. Poradnik zawiera jedynie najważniejsze informacje. Poziom trudności
wykonywanych ćwiczeń jest dostosowany do możliwości i wcześniej ukształtowanych twoich
umiejętności oraz uwzględnia wyposażenie pracowni. Wykonanie zaproponowanych
przykładowych ćwiczeń pomoże Ci ukształtować niezbędne umiejętności, wymagane
programem kształcenia.

W poradniku zamieszczono:

−

wymagania wstępne czyli wykaz umiejętności, jakie powinieneś mieć już ukształtowane,
aby bez problemów osiągnąć cele założone w programie kształcenia,

−

cele kształcenia czyli wykaz umiejętności, jakie ukształtujesz podczas pracy z poradnikiem,

−

materiał nauczania, który zawiera niezbędne informacje teoretyczne konieczne do
podjęcia dalszych działań związanych z poszukiwaniem bardziej szczegółowych
informacji i rozwiązaniem ćwiczeń,

−

zestaw pytań przydatnych do sprawdzenia, czy wystarczająco przyswoiłeś niezbędną
wiedzę,

−

ćwiczenia wspomagające proces ukształtowania Twoich umiejętności praktycznych
i intelektualnych,

−

sprawdzian postępów,

−

sprawdzian osiągnięć – przykładowy zestaw zadań i pytań. Pozytywny wynik
sprawdzianu potwierdzi, że osiągnąłeś założone w jednostce modułowej cele,

−

literaturę uzupełniającą.
W przypadku wątpliwości w zakresie stosowania poradnika powinieneś zwrócić się

o pomoc do nauczyciela.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Schemat układu jednostek modułowych

343[01].Z3.04

Redagowanie pism urzędowych

343[01].Z3.05

Organizowanie spotkań służbowych

343[01].Z3.03

Wykorzystanie informacji w pracy biurowej

Moduł 343[01].Z3

Praca administracyjno-biurowa

343[01].Z3.01

Komputerowe wspomaganie prac biurowych

343[01].Z3.02

Organizowanie pracy w biurze

343[01].Z3.06

Obsługa interesantów

343[01].Z3.07

Kreowanie wizerunku jednostki organizacyjnej

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

2. WYMAGANIA WSTĘPNE

Przystępując do realizacji programu jednostki modułowej „Wykorzystanie informacji

w pracy biurowej”, powinieneś umieć:

−

określać istotę i cele zarządzania,

−

określać rodzaje struktur organizacyjnych,

−

stosować regulaminy obowiązujące w jednostkach organizacyjnych,

−

stosować zasady redagowania i formatowania pism,

−

wykonywać różne prace biurowe z wykorzystaniem nowoczesnego sprzętu łączności
technicznej,

−

sprawnie korzystać ze sprzętu komputerowego,

−

korzystać z programów komputerowych w pracy biurowej,

−

posługiwać się pocztą elektroniczną,

−

wykonywać prace biurowe zgodnie z przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

3. CELE KSZTAŁCENIA

W wyniku realizacji programu jednostki modułowej powinieneś umieć:

−

określić źródła, nośniki, rodzaje informacji,

−

przygotować informację z wykorzystaniem odpowiednich źródeł,

−

przetworzyć informację odpowiednio do założonych celów,

−

przekazać informację z zastosowaniem nowoczesnych środków przekazu,

−

przechować informację odpowiednio do ważności rangi.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

MATERIAŁ NAUCZANIA

4.1. Rola informacji w zarządzaniu

4.1.1. Materiał nauczania

Zarządzanie to takie postępowanie, w wyniku, którego następuje osiągnięcie przyjętych

celów w sposób jak najbardziej efektywny. Zarządzanie realizowane jest przez odpowiednio
przygotowanych specjalistów, którzy wykonują swoje zawodowe zadania indywidualnie lub
w grupie. Realizacja zadań związanych z zarządzaniem polega na wykonywaniu szeregu
różnorodnych czynności, a do najważniejszych z nich należy podejmowanie decyzji. Jest to
czynność niezwykle ważna dla prawidłowego zarządzania, a jednocześnie bardzo trudna.
Podejmowanie decyzji to dokonanie wyboru jednej z kilku możliwości, dlatego powinien to
być wybór optymalny. Podejmowanie właściwych i prawidłowych decyzji bez informacji nie
byłoby możliwe. Posiadanie rzetelnych, dokładnych i wyczerpujących informacji ułatwia
podejmowanie decyzji, a jednocześnie powoduje, że decyzje podejmowane na podstawie
uzyskanych informacji są lepsze od decyzji podejmowanych np. intuicyjnie.

Informacja jest, prócz decyzji, elementem procesu decyzyjnego, który zawsze zaczyna się

od zebrania informacji. W trakcie wykonywania czynności wynikających z podjętych decyzji
i po ich wykonaniu przeprowadzana jest kontrola, w wyniku, której pozyskiwane są znów
informacje, a te wykorzystywane są do weryfikacji podjętych wcześniej decyzji. W ten
sposób wraca się do punktu wyjścia, czyli do informacji. Można, więc powiedzieć, iż między
informacją a decyzją istnieje sprzężenie zwrotne.

Rys. 1. Proces decyzyjny

[E.J. Witek: Technika biurowa. Wydawnictwo eMPi

s.c., Poznań 2004].

Kolejne kroki procesu decyzyjnego są następujące (rys. 1):

1. Rozpoczyna się od zebrania informacji, które są podstawą podjęcia decyzji przez np.

kierownika.

2. Na podstawie zebranych informacji np. kierownik podejmuje decyzje dotyczące

wykonania określonych działań.

3. Decyzje przekazywane są wykonawcom w formie poleceń.
4. Na podstawie otrzymanych poleceń wykonawcy podejmują działania w celu wykonania

decyzji.

5. Działania są kontrolowane, a zebrane w wyniku kontroli informacje stanowią podstawę

podjęcia nowych decyzji lub modyfikacji poprzednich.

2. DECYZJA

3. POLECENIE

1. INFORMACJA

5. KONTROLA

4. DZIAŁANIE

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

W każdej jednostce organizacyjnej są organy upoważnione do podejmowania decyzji

i aparat pomocniczy, który przygotowuje informacje niezbędne do podjęcia decyzji oraz
aparat wykonawczy, który te decyzje realizuje. Między decyzją a informacją istnieje ścisłe
powiązanie. Informacje stanowią podstawę podjęcia decyzji przez np. kierownika, który na
podstawie otrzymanych informacji o podjętych działaniach kontroluje wykonanie poleceń
i podejmuje następne decyzje. Organizacja właściwego systemu informacji jest jednym
z podstawowych warunków sprawnego zarządzania każdą jednostką organizacyjną.

Informacja to każdy czynnik, dzięki któremu obiekt odbierający go (człowiek, organizm

żywy, organizacja, urządzenie automatyczne) może poprawić swoją znajomość otoczenia
i bardziej sprawnie przeprowadzić celowe działanie

Informacja to wiadomość o zdarzeniach, czynnościach, procesach czy zjawiskach

zachodzących w danej rzeczywistości.

Informacja jest głównym przedmiotem, produktem i celem pracy biurowej. Szybo

zmieniająca się rzeczywistość, zmieniające się warunki funkcjonowania jednostek
organizacyjnych powodują ogromne zapotrzebowanie na rzetelną i użyteczną informację.
Informacji takich może dostarczyć biuro. Do najważniejszych czynności biurowych
związanych z informacją należą:

−

przyjmowanie informacji wpływającej z zewnątrz,

−

obieg informacji wewnątrz jednostki organizacyjnej,

−

opracowanie, czyli rejestrowanie, przetwarzanie i dostarczanie informacji dla
kierownictwa,

−

gromadzenie informacji,

−

wysyłanie informacji na zewnątrz.

Na strukturę informacji składają się następujące elementy:

−

treść informacji – to co chcemy przekazać, np. „w czwartek odbędzie się zebranie”,

−

nośnik informacji – to materialny przedmiot, na którym informacja została utrwalona, np.
papier, dyskietka, taśma magnetofonowa, twardy dysk,

−

symbole za pomocą których informacja jest utrwalana – to znaki umowne, np. litery,
cyfry, rysunki,

−

sposób przenoszenia informacji – to techniczne rozwiązanie przekazywania informacji
odbiorcy, np. pisemne, ustne, telefoniczne, drogą radiową, telewizyjną, za pomocą
Internetu.
Każda informacja pojawiająca się i wytworzona w toku pracy biurowej powinna być

użyteczna. Jeżeli nie będzie spełniała tego warunku, wówczas okaże się niemożliwa do
wykorzystania. Informacja jest podstawą wiedzy o określonym problemie i służy do
podejmowania właściwych decyzji. Nie można oczekiwać właściwych decyzji, jeżeli są one
podejmowanie na podstawie złych, niedokładnych czy niekompletnych informacji.

Każda użyteczna informacja powinna być:

−

jasna, zwięzła i wyczerpująco przedstawiona,

−

szybko i terminowo dostarczona,

−

dokładna i rzetelna,

−

kompletna,

−

odpowiednio sklasyfikowana, zaewidencjonowana i przechowywana.

Leksykon naukowo-techniczny PWN. Warszawa 2001.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.1.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Co to jest informacja?
2. Jaka jest rola informacji w zarządzaniu?
3. Jaka jest rola informacji w pracy biurowej?
4. Jaka jest struktura informacji?
5. Jakie cechy powinna posiadać informacja użyteczna?

4.1.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Uzupełnij zdania:

1. Informacja jest głównym .................................. i ............................... pracy biurowej.
2. Informacja to ............................ o procesach, czynnościach i zjawiskach zachodzących

w danej rzeczywistości.

3. Posiadanie ...................................................................................................... informacji

ułatwia podejmowanie decyzji.

4. Do najważniejszych czynności biurowych związanych z informacją należą:

................................................................................................................................................
....................................

5. Na

strukturę

informacji

składają

się

następujące

elementy:

6. Informacja użyteczna powinna być:

................................................................................................................................................
.............................................................................................................................…………

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) przeczytać uważnie zdania,
2) uzupełnić wykropkowane pola.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura zgodnie z punktem 6 Poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 2

Opracuj schemat organizacyjny swojej szkoły. Scharakteryzuj komórki organizacyjne

i oceń przepływ informacji w szkole.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) zapoznać się z treścią zadania,
2) ustalić komórki organizacyjne i stanowiska pracy w szkole,
3) powiązać komórki organizacyjne i stanowiska w strukturę,
4) ustalić kierunki przepływu informacji zgodnie ze strukturą organizacyjną,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5) wskazać na zalety i wady struktury organizacyjnej szkoły pod względem przepływu

informacji,

6) zaprezentować ćwiczenie,
7) dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

stanowisko komputerowe z dostępem do Internetu,

–

arkusze papieru,

–

pisaki,

–

literatura zgodna z punktem 6 Poradnika dla ucznia.

4.1.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) zdefiniować pojęcie informacji?

2) przedstawić znaczenie informacji w pracy biurowej?

3) określić strukturę informacji?

4) scharakteryzować informację użyteczną?

5) określić rolę informacji w procesie podejmowania decyzji?

6) określić czynności biurowe związane z informacją?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.2. Źródła, nośniki, rodzaje informacji

4.2.1. Materiał nauczania

Źródła informacji

Rodzaje źródeł informacji to: źródła pisane, materiały audiowizualne, źródła na

nośnikach elektronicznych oraz źródła inne.
Źródła pisane do których zaliczyć można:

−

dokumenty (wewnętrzne i zewnętrzne oraz materiały przeznaczone do publikacji, np. ze
spotkań, konferencji),

−

publikacje (popularne, naukowe),

−

pisma krajowe (ogólnodostępne, ogólne, specjalistyczne),

−

pisma zagraniczne (ogólnodostępne, ogólne, specjalistyczne).

Materiały audiowizualne, do których zaliczamy:

−

nośniki informacji w postaci kasety wideo, płyty CD, DVD,

−

media (programy telewizyjne, radiowe).

Źródła na nośnikach elektronicznych to:

−

bazy danych,

−

Internet.
Inne źródła informacji to: źródła kartograficzne (tablice, mapy), eksponaty i modele.
W coraz większym stopniu źródła na nośnikach elektronicznych uzupełniają, a nawet

zastępują publikacje tzw. „papierowe”. Wiele oficjalnych informacji pojawia się zarówno
w wersji papierowej, jak i elektronicznej (na stronie www w Internecie lub jako baza danych
na CD-ROM). Dostępność do tych źródeł informacji umożliwia:

−

swobodne przeglądanie i kopiowanie informacji,

−

szybki dostęp do bardzo szerokiej informacji,

−

szybką aktualizację danych i korektę błędów.
Obecnie podstawowym źródłem informacji jest Internet, który umożliwia dostęp do

ogromnych zbiorów informacji, a także ułatwia komunikację między ludźmi. Internet to
przede wszystkim możliwość używania poczty elektronicznej (tzw. e-maila), a także dostęp
do wielu serwisów informacyjnych WWW.

Niewątpliwie największym atutem WWW są nieprzebrane ilości informacji, jakie można

na niej znaleźć, a także dostęp do stron WWW organizacji, instytucji, firm i osób prywatnych.
Właściwie wszystko jest w zasięgu przeglądarki, istnieje tylko jeden problem – należy znać
adres odpowiedniej witryny. Właśnie w tym pomagają serwisy wyszukiwawcze, katalogi
i portale.

Wyszukiwarki to wyspecjalizowane serwisy zajmujące się gromadzeniem informacji

o stronach WWW. Pozwalają użytkownikowi na wyszukiwanie stron o określonej zawartości.
Katalogi to serwisy, które podobnie jak wyszukiwarki, przeszukują WWW i gromadzą
informację o odnalezionych stronach. Jednak w katalogach strony WWW grupowane są
tematycznie. Obecnie właściwie wszystkie największe serwisy udostępniają informacji
o zasobach WWW dysponują zarówno wyszukiwarką jak i katalogiem stron. Na takich
serwisach znajdują się odsyłacze do podstron poświęconych danemu tematowi. Daje to
możliwość początkującym „poszukiwaczom” dotarcie do interesującej ich informacji. Portale
są jak gdyby „bramami” do zasobów zgromadzonych na WWW. Zazwyczaj są one
wyposażone w wyszukiwarkę, katalog oraz wiele innych usług, takich jak np.: informacje
z ostatniej chwili, serwis giełdowy, program telewizyjny, informacje o pogodzie, ogłoszenia.
Najpopularniejsze

wyszukiwarki

np.:

www.google.pl

www.altavista.com,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

www.yahoo.com, www.netsprint.pl oraz wyszukiwarki udostępniane przez popularne
serwisy, np. www.onet.pl, www.wp.pl.

Poczta elektroniczna, czyli tak zwany e–mail, jest najpopularniejszą, niezwykle

przydatną formą aktywności w sieci. Internet umożliwia przesyłanie listów. Dokładnie tak
samo jak wygląda to w przypadku tradycyjnych przesyłek – z tą różnicą, że list nie jest
kawałkiem papieru, a zwykłym plikiem zawierającym tekst albo grafikę. Funkcja załącznika
poszerza możliwości listu elektronicznego. Możemy dołączyć do listu np. zdjęcia
o zadowalającej jakości, program komputerowy, projekt budowlany czy dokument
przygotowany za pomocą edytora tekstowego. Drugą różnicą, zasadniczą jest szybkość, z jaką
ta przesyłka jest dostarczona. Odbywa się to prawie natychmiast.

Tak samo jak w normalnej poczcie również w Internecie funkcjonuje pojęcie adresu

i skrzynki pocztowej. Każdy użytkownik sieci ma swój indywidualny adres, umożliwiający
jego jednoznaczną identyfikację. Adres wskazuje tożsamość użytkownika i serwer, na którym
ma on otwarte swoje konto internetowe. Na serwerze przyjmowana jest poczta
i przechowywana na odpowiednim koncie do czasu późniejszego odebrania przez właściciela.
Użytkownik konta, aby odebrać korespondencję, musi podać dane jednoznacznie go
identyfikujące (nazwa, hasło). Identyfikator jest nazwą wybieraną przez użytkownika konta
e-mail. Najczęściej wybierana jest kombinacja imienia i nazwiska (nie wszystkie znaki
klawiatury mogą tutaj występować). Podobne ograniczenia dotyczą hasła dostępu do konta.
Zapewnia ono użytkownikowi bezpieczeństwo poufności korespondencji.

Po wybraniu identyfikatora konta i hasła, użytkownik wypełnia formularz, w postaci

elektronicznej. Jeżeli wybrany identyfikator już został komuś przydzielony, to należy wybrać
inny.

Obecnie istnieje wiele portali oferujących darmowe konta pocztowe i bezpłatne

umieszczenie strony WWW na serwerze. Większość serwerów udostępniających darmowe
konta pocztowe daje możliwość odczytu poczty z poziomu strony WWW. Jest to jednak
czynność dość czasochłonna. Ma to duże znaczenie w przypadku korzystania z modemu, jako
urządzenia łączącego z Internetem. Koszt takiego odbierania i czytania poczty może być zbyt
duży. Najlepszym rozwiązaniem jest chwilowe wejście do sieci, odebranie poczty na swój
komputer i rozłączenie się. Do tego celu służą specjalne programy do obsługi poczty, np. The
Bat polecany przez portal Wirtualna Polska czy dostarczane z systemem Windows – Outlook
Express lub z MSOffice – Outlook.

Zadecydowanym atutem Internetu jest łatwość dotarcia do różnego rodzaju informacji.

Jednak łatwość rozpowszechniania informacji sprawia też, że ich znaczna część stanowi
„szum informacyjny”, który może przeszkadzać, a nie pomagać w dotarciu do interesujących
tematów. Każdy potencjalny użytkownik Internetu powinien zdobyć wiedzę i umiejętności
takiego wyszukiwania i selekcjonowania informacji w sieci, aby wybrać informację
najbardziej wiarygodną i rzetelną. Należy zwrócić uwagę na to, iż wiele informacji i obiektów
zamieszczonych w Internecie (np. ikony, bannery, zdjęcia, rysunki, gotowe wypracowania,
artykuły programy) podlega ustawie „O prawach autorskich i prawach pokrewnych”
z 4 lutego 1994 r. z późn. zm., a więc wykorzystywanie ich jest chronione prawami
autorskimi.

Nośniki informacji

Nośnik informacji to element fizyczny zawierający informację, to materiał, w którym

lub, na którym zostaje zapisana informacja w sposób umożliwiający jej odczytanie.

Do najpopularniejszych nośników informacji zaliczamy: papier, fotografię, taśmę

magnetofonową, fale radiowe, światło, impulsy elektryczne, płyty CD, dyskietki, pendrive.
Nośniki informacji można podzielić na trwałe (papier, fotografia, taśma magnetofonowa)
i nietrwałe (fale radiowe, światło). Inny podział to na jednokrotne i wielokrotne.
Na nośnikach jednokrotnych informacja jest zapisywana w sposób nieusuwalny, a na

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

nośnikach wielokrotnych informacje można rejestrować wiele razy. Nośniki informacji
można podzielić również według przeznaczenia na: do przekazu wizualnego (np. papier,
fotografia, taśma magnetowidowa) i do przekazu dźwiękowego (np. płyta gramofonowa,
taśma magnetofonowa, płyta kompaktowa).

Na szczególną uwagę zasługują tzw. maszynowe nośniki informacji, za pomocą, których

człowiek komunikuje się z urządzeniami automatycznymi, przede wszystkim komputerami,
zwane nośnikami danych.

PODZIAŁ ZE WZGLĘDU NA MATERIAŁ NOŚNIKA

Papierowe

Magnetyczne

Optyczne

Dokumenty odczytywane
automatyczne

Taśmy magnetyczne

Dyski optyczne CD–ROM

Dyskietki (floppy disc)

Dyski CDRW

Kody paskowe

Dyski magnetyczne

Dyski DVD

Karty magnetyczne

Dyski magneto-optyczne

PODZIAŁ ZE WZGLĘDU NA WIELOKROTONOŚĆ ZAPISU

Jednokrotne

Wielokrotne

Tylko do odczytu

Dokumenty odczytywane
automatyczne

Taśmy magnetyczne

Dyski optyczne CD–ROM

Dyskietki (floppy disc)

Dyski DVD

Kody paskowe

Dyski magnetyczne

Dyski CD-R

Karty magnetyczne

Dyski DVD-RAM

Dyski magneto-optyczne

Dyski CDRW

PODZIAŁ ZE WZGLĘDU NA GĘSTOŚĆ ZAPISU

Mała gęstość zapisu

Średnia gęstość zapisu

Duża gęstość zapisu

Dokumenty odczytywane
automatyczne

Taśmy magnetyczne

Dyski magnetyczne

Dyskietki (floppy disc)

Dyski magneto-optyczne

Kody paskowe

Karty magnetyczne

Dyski optyczne CD

Dyski DVD

Rys. 2. Podział nośników danych (maszynowych nośników informacji)

[M. Wiśniewska: Technika biurowa. Wydawnictwo eMPi

s.c., Poznań 1999].

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Nośniki papierowe to przede wszystkim automatyczne odczytywanie dokumentów (np.

koperty pocztowe z zaznaczonym wyraźnie miejscem na wpisanie kodu pocztowego,
formularze) oraz kody paskowe.

Nośniki magnetyczne to nośniki zapisu w postaci taśmy, dyskietki, dysku lub karty

pokrytej warstwą magnetyczną, które stanowią równomiernie rozprowadzone cząsteczki
ferromagnetyczne. W tych nośnikach stosowana jest identyczna metoda zapisu i odczytu, inny
jest jednak sposób zapisu danych. Na taśmie są one zapisywane sekwencyjne, tzn. jedne po
drugich (w miarę przesuwania się taśmy) i tak też są odczytywane. Dysk lub dyskietka to
okrągłe tarcze z metalu lub folii, a dane zapisywane na cylindrycznych ścieżkach (torach)
mają natychmiastowy dostęp do dowolnego obszaru dysku. Karta magnetyczna to rodzaj
„klucza elektronicznego”. Jest wielkości wizytówki (kawałek taśmy magnetycznej naklejony
jest na kawałek sztywnej plastikowej folii), a służy głównie do identyfikacji uprawnień do
korzystania z urządzeń lub wejścia na jakiś teren, np. karty kredytowe, telefoniczne,
przepustki.

Nośniki optyczne to dyski optyczne CD ROM (ang. Compact Disc Read Only), CDRW

(ang. Compact Disc Rewriteable) i dyski DVD (ang. Digital Video Disk). Dane na CD ROM
mogą być odczytywane, lecz ponowny zapis informacji na standardowej, raz wytłoczonej
płycie jest niemożliwy. W komputerowej ewolucji dyski CD-ROM jako nośniki informacji
wypierają dyskietki, oferując kilkudziesięciokrotnie niższą cenę składowania jednego bajtu
informacji, większą trwałość oraz większą pojemność. Nadają się do przechowywania dużej
ilości danych, nowoczesnych aplikacji multimedialnych i gier. CDRW to zapisywalny dysk
kompaktowy z możliwością kasowania informacji i wielokrotnego zapisu. DVD to cyfrowy
dysk tylko do odczytu, opracowany w celu przechowywania filmów wideo w postaci
cyfrowej.

Obecnie podstawowym nośnikiem informacji jest Internet, który umożliwia dostęp do

ogromnych zbiorów informacji, a także ułatwia komunikację między ludźmi.

Rodzaje informacji

Wyróżnia się cztery podstawowe rodzaje informacji:

−

pierwotne, niepodlegające rejestracji, np. odczytanie temperatury,

−

pierwotne rejestrowane, np. rejestracja wpływu informacji w dzienniku kancelaryjnym,

−

przetwarzane z informacji pierwotnych, np. informacje zbiorcze, określające sytuację,

−

sprawozdawcze, np. sprawozdania, biuletyny.

Informacje można podzielić również według innych kryteriów, np.:

−

sposobu przekazu (informacje ustne, pisemne, telefoniczne),

−

formy przekazu (bezpośrednie, pośrednie).

Ze względu na kierunki obiegu informacji można je podzielić na informacje biegnące:

−

ku dołowi (do wykonawców),

−

na tym samym poziomie (do współpartnerów – współwykonawców),

−

ku górze (do zwierzchników).
Ze względu kryterium sformalizowania informacje można podzielić na:

−

formalne – uzyskane droga służbową w sposób uregulowany specjalnymi przepisami, np.
w regulaminach, instrukcjach, zarządzeniach,

−

półformalne – uzyskane drogą służbową, ale przez osobiste kontakty pomiędzy
informatorami,

−

nieformalne – uzyskane okazjonalnie, np. plotki.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.2.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Jakie są źródła informacji?
2. Co to jest nośnik informacji?
3. Jakie są nośniki informacji?
4. Jakie są rodzaje nośników danych?
5. Jakie są sposoby pozyskiwania informacji przez Internet?
6. Jakie są rodzaje informacji?

4.2.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Uzupełnij zdania:

1. Źródła informacji to

2. Dokumenty to ......................................... źródła informacji.
3. Kasety wideo to ...................................... źródła informacji.
4. Podstawowym obecnie źródłem informacji jest

.............................................................................…………………………………………

5. Internet umożliwia dostęp do

.................................................................................................………… dzięki możliwości
korzystania z .....................................................................................................……………

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) przeczytać uważnie zdania,
2) uzupełnić wykropkowane pola.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

literatura zgodnie z punktem 6 Poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 2

Zaznacz na schemacie kierunki przepływu informacji (kierunek ku dołowi – linią ciągłą,

kierunek na tym samym poziomie – linią przerywaną):

Pracownik

Zast

ępca dyrektora ds. pracowniczych

Dzia

ł Kadr

Dzia

ł Socjalny

Dzia

ł Płac

Pracownik

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) przeczytać uważnie polecenie,
2) zaznaczyć kierunki właściwą linią.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

schemat do zaznaczenia,

−

literatura zgodnie z punktem 6 Poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 3

Wyszukaj w Internecie następujące dokumenty:

1. Ustawę o Szkolnictwie Wyższym.
2. Ustawę o Ochronie danych osobowych.
3. Ustawę o Prawach autorskich i pokrewnych.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) włączyć wybraną wyszukiwarkę Internetową,
2) odszukać tekst jednolity tych dokumentów,
3) zapisać ustawy na dysku komputera,
4) wydrukować dwie strony na papierze formatu A4.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

komputer z dostępem do Internetu,

–

drukarka.

Ćwiczenie 4

Wyszukaj w Internecie informacje na temat aktualnie ogłoszonych konkursów na

projekty edukacyjne możliwe do realizacji w Twojej szkole.

Sposób wykonania ćwiczenia:

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) włączyć wybraną wyszukiwarkę Internetową,
2) wpisać „projekty edukacyjne”,
3) dodatkowo sprawdzić strony projektów tj. Leonardo da Vinci, Sokrates, itp.,
4) wyszukane informacje zapisać na twardym dysku oraz wydrukować,
5) wyniki zaprezentować na forum klasy,
6) informacje godne uwagi przesłać e-mailem dyrekcji szkoły.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

komputer z dostępem do Internetu,

–

drukarka.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.2.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak Nie

1) wyliczyć źródła informacji?

2) określić sposoby pozyskiwania informacji przez Internet?

3) zdefiniować pojęcie nośnika informacji?

4) określić rodzaje nośników informacji?

5) omówić rodzaje nośników danych?

6) nazwać rodzaje informacji?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.3. Obieg informacji

4.3.1. Materiał nauczania

Zarządzanie w każdej jednostce organizacyjnej odbywa się na podstawie informacji.

Informacje te mogą mieć formę słowną, np. przekazywanie dyspozycji, poleceń, wytycznych
ustnie lub za pomocą środków technicznych lub formę pisemną, np. dokumenty otrzymywane
z zewnątrz, dokumenty wysyłane na zewnątrz oraz dokumenty wewnętrzne dotyczące
komórek i stanowisk pracy w danej jednostce organizacyjnej. Bardzo duże znaczenie dla
funkcjonowania każdej jednostki ma właściwe zorganizowanie obiegu informacji. Na obieg
informacji składają się następujące etapy:
1) zbieranie – tj. odczytanie, utrwalenie, porządkowanie i rejestrowanie informacji,
2) selekcja – tj. wybór właściwej i potrzebnej informacji,
3) segregacja – inaczej klasyfikacja informacji, polega na podziale przedmiotów oraz pojęć

na podstawie ich podobieństw i różnic,

4) przetwarzanie – tj. informacje pozyskane („surowce”) są przetwarzane na informację

finalną („produkt”),

5) przekazywanie – przetworzone informacje są przekazywane odbiorcom,
6) przechowanie – polega na przechowywaniu nośników treści informacji odpowiednio

oznaczonych w miejscach do tego przeznaczonych.
Obieg informacji – w pracy biurowej obieg pisma – jest to droga od momentu jego

wpływu do danej jednostki organizacyjnej do momentu załatwienia sprawy i wysłania
odpowiedzi. Czynności biurowe związane z obiegiem pism podzielone są na trzy fazy:
1 – przyjmowanie pism,
2 – załatwianie spraw,
3 – wysyłanie odpowiedzi.

W każdej fazie pisma zatrzymuje się w komórkach organizacyjnych, w których

wykonywane są niezbędne czynności biurowe związane z obiegiem pism. Są to tzw. punkty
zatrzymania:
–

kancelaria ogólna – przyjmowanie pism z zewnątrz, rozdział na poszczególne komórki
organizacyjne, wysyłanie pism na zewnątrz,

–

sekretariaty komórek organizacyjnych – przyjmowanie pism z kancelarii głównej lub
sekretariatu, przekazywanie pism kierownikowi w celu przydzielenia tych pism
odpowiednim pracownikom,

–

kierownik komórki organizacyjnej – przegląda pisma, wydaje dyspozycje dotyczące
sposobu załatwienia i przydziela pisma właściwym pracownikom,

–

pracownik biurowy – rejestruje i załatwia sprawę pod względem merytorycznym
i formalnym,

–

aprobant – wyraża zgodę na treść i sposób załatwienia sprawy,

–

sala komputerów lub maszyn – sporządzanie czystopisu odpowiedzi na pismo (obecnie
właściwie niespotykana, pracownik załatwiający sprawę, mając do dyspozycji komputer
sam sporządza czystopis),

–

np. kierownik – sprawdza i podpisuje czystopis.
W wymienionych punktach zatrzymania wykonuje się wiele czynności biurowych

i manipulacyjnych. Pismo przebywa w każdym punkcie krócej lub dłużej w zależności od
wielu czynników, mających wpływ na organizację pracy biurowej. Dobra organizacja obiegu
pism zapewnia właściwe i szybkie załatwienie sprawy, a tym samym wpływa na sprawną
działalność całej firmy. Dlatego w pracy biurowej należy kierować się zasadami racjonalnego
obiegu pism, tj.:

−

ograniczoną do niezbędnych liczbą punktów zatrzymania pisma,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

−

jak najkrótszą drogą obiegu pisma,

−

jednorazowym przejściem pisma przez dany punkt zatrzymania,

−

wykorzystywaniem nowoczesnych środków techniki biurowej w celu skrócenia
wykonywania czynności manipulacyjnych,

−

ograniczeniem czynności biurowych w punktach zatrzymania do niezbędnego minimum,

−

dobrze zorganizowaną procedurą przekazywania pism z punktów zatrzymania.
Organizacja obiegu pisma powinna zapewniać kontrolę załatwiania sprawy w każdej

fazie obiegu. Racjonalny obieg pism jest uzależniony od właściwego podziału zadań
i obowiązków, doboru pracowników o wysokich kwalifikacjach, właściwej współpracy
pomiędzy załatwiającymi pismo, stosowania odpowiednich środków technicznych.

Wszystkie czynności biurowe związane z obiegiem dokumentów reguluje instrukcja

kancelaryjna. Instrukcja kancelaryjna to zbiór przepisów wewnętrznych, regulujących sposób
wykonywania przez wszystkie ogniwa organizacyjne jednostki czynności związanych
z obiegiem pism oraz tryb formalnego postępowania z pismami i aktami. Opracowywana jest
dla każdego podmiotu, jest, więc jakby „przewodnikiem” dla każdego pracownika biurowego
pokazującym specyfikę pracy biurowej w danej firmie.

Instrukcja kancelaryjna reguluje następujące zagadnienia:

−

zasady obiegu pism,

−

zasady przyjętego systemu kancelaryjnego,

−

czynności komórki przyjmującej i wysyłającej pism,

−

tryb przesyłania i doręczania pism wewnątrz jednostki organizacyjne,

−

tryb przeglądania i przydzielania pism do załatwienia,

−

tryb rejestracji i znakowania pism,

−

dopuszczalne formy załatwiania spraw,

−

zakres aprobaty wstępnej i uprawnienia do podpisu,

−

zasady terminowości i kontroli załatwiania spraw,

−

zasady przechowywania akt bieżących i załatwionych.
Instrukcja kancelaryjna dzieli się na trzy części:

1) postanowienia wstępne (cel instrukcji, wyjaśnienie stosowanych pojęć, zasady obiegu

pism i podziału akt),

2) przepisy szczegółowe dotyczące trybu postępowania z pismami i aktami (przyjmowanie

pism, otwieranie, sprawdzanie, rozdzielanie i doręczanie, przeglądanie i znakowanie
pism, aprobata, podpisy pism, wysyłanie),

3) przepisy specjalne (postępowanie w przypadkach szczególnych, terminowanie spraw,

kontrola załatwienia).
Do instrukcji załącza się również schemat obiegu pism, wykaz akt oraz wzory

stosowanych w obiegu pieczątek, druków i formularzy.

Sposób wykonywania czynności związanych z rejestrowaniem, gromadzeniem,

porządkowaniem, oznaczaniem i przechowywaniem informacji ustalony instrukcją
kancelaryjną nazywamy systemem kancelaryjnym. Można wyróżnić dwa rodzaje systemów
kancelaryjnych: dziennikowy, bezdziennikowy.
System kancelaryjny dziennikowy

System kancelaryjny dziennikowy polega na ciągłej rejestracji i kwitowaniu pism

przychodzących i wychodzących w dziennikach podawczych, zwanych też dziennikami
kancelaryjnymi. System ten występuje w dwóch odmianach:
1. system dwudziennikowy – każda komórka organizacyjna ma dwa dzienniki: w jednym

rejestruje pisma przychodzące, a w drugim pisma wychodzące,

2. system jednodziennikowy – komórki organizacyjne posiadają tylko jeden dziennik i w nim

rejestrowane są wszystkie pisma, zarówno przychodzące jak i wychodzące (rys. 3).

„

Projekt wspó

łfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

kolejny

cji

Data

Od kogo

T r e ś ć

otrzymanej korespondencji

łą

iki

ła

cji

Do kogo

Treść

wysłanej korespondencji

cji

pop

rze

iej

dpow

akt

agi

Rys. 3. Dziennik korespondencyjny (wg wersji jednodziennikowej. Strona lewa – pisma przychodzące, strona prawa – pisma wychodzące

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Obieg pisma w jednostce organizacyjnej stosującej system jednodziennikowy jest

następujący:

−

kancelaria rejestruje pismo w dzienniku korespondencji, zapisując: datę otrzymania
pisma, znak i datę pisma wpływającego, nadawcę, określenie sprawy, załączniki oraz
znak referenta,

−

po zarejestrowaniu pismo przekazywane jest za pokwitowaniem do komórki
organizacyjnej, gdzie jest powtórnie rejestrowane w dzienniku tej komórki,

−

pismo przekazywane jest dalej za pokwitowaniem pracownikowi, który załatwia sprawę
i rejestruje w dzienniku komórki organizacyjnej,

−

następnie, za pokwitowaniem pismo przekazywane jest do kancelarii w celu wysłania go
do adresata,

−

kancelaria rejestruje pismo w dzienniku korespondencji jako pismo wychodzące,
zapisując: datę wysłania, adresata, określenia sprawy, znak i wysyła je.

Rejestracja pism przychodzących odbywa się po lewej stronie dziennika korespondencji,

zaś pism wychodzących po prawej stronie.

Obieg

pisma

jednostce

organizacyjnej,

stosującej

system

kancelaryjny

dwudziennikowy, jest podobny, lecz pisma przychodzące i wychodzące rejestrowane są
w oddzielnych dziennikach.

System kancelaryjny dziennikowy jest prosty, lecz bardzo pracochłonny i hamuje

sprawny obieg dokumentów. Jego zaletą jest możliwość kontroli sposobu i terminu
załatwiania sprawy w każdej fazie. Rejestrując pisma w systemie jednodzienikowym, należy
zwracać uwagę na to, aby po zarejestrowaniu pisma przychodzącego po lewej stronie, po
prawej stronie na tej samej wysokości rejestrować jedynie pismo wychodzące, które jest
odpowiedzią w tej samej sprawie. Dzięki temu widać czy dana sprawa jest już załatwiona, czy
też nie. Jeśli odpowiedzi nie było, to po prawej stronie nie będzie żadnego zapisu. Pisma
wychodzące, które są pierwszymi w danej sprawie, rejestrowane są po prawej stronie, a lewa
pozostaje wolna.

System kancelaryjny bezdziennikowy

W systemie kancelaryjnym bezdziennikowym nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz

załatwione sprawy w spisie spraw, zwanym też wykazem spraw. Spis spraw jest formularzem,
który zawiera informacje o danej sprawie, np. treść sprawy, sposób i termin załatwienia,
nazwisko pracownika odpowiedzialnego za załatwienie sprawy. Należy wypełnić w nim
następujące rubryki: rok, imię i nazwisko załatwiającego, symbol komórki organizacyjnej,
symbol teczki, tytuł teczki według rzeczowego wykazu kat, określenie sprawy, od kogo pismo
wpłynęło, znak pisma, datę wszczęcia sprawy i ostatecznego załatwienia (rys. 2).

2006

.........

(rok)

Jan Kowalski
.....................

(referent)

......................

(symbol kom.org.)

...................

(oznacz

teczki)

Szkolenia krajowe wewn

ątrzzakładowe

...............................................................................................................................

(tytu

ł teczki wg wykazu akt)

OD KOGO WP

ŁYNĘŁA

DATA

Lp.

S P R A W A

(krótka tre

ść)

znak pisma

z dnia

ęcie

ła

tw.

U W A G I

Dzia

ł Informatyki

Rekrutacja na kurs komputerowy – marzec
2006

DI/1/121/06

15.02

27.02

Stow. Ksi

ęgowych w Polsce

Kurs – zmiany w systemie podatkowym

ZK/225/06

02.03

03.03

12.03

Rys. 4. Przykład formularza spisu spraw.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Kolejność czynności rejestracyjnych jest następująca:

−

kancelaria przyjmuje pisma przychodzące, nie rejestrując ich, w polu wpływu stawia
pieczątkę wpływu, wypełnia ją i przekazuje pismo do komórki organizacyjnej,

−

kierownik komórki organizacyjnej przydziela pismo pracownikowi w celu załatwienia
sprawy,

−

po zarejestrowaniu sprawy pracownik przekazuje pismo z odpowiedzią kierownikowi
komórki organizacyjnej,

−

kierownik komórki organizacyjne bez rejestrowania i kwitowania przekazuje pismo do
kancelarii, która je wysyła.
System bezdziennikowy jest mniej pracochłonny. Obieg pisma jest szybszy niż

w systemie dziennikowym, choć też występują zatrzymania pisma, np. na przystawienie
i wypełnienie pieczątki wpływu czy też na zarejestrowanie sprawy w spisie spraw. Nie
zapewnia jednak pełnej kontroli nad pismem i sposobem oraz terminem załatwienia sprawy,
co jest główną wadą tego systemu.

Warunkiem właściwego funkcjonowania systemu bezdziennikowego jest:

−

szczegółowo opracowany rzeczowy wykaz akt, który określa do jakiej grupy sprawę
należy zakwalifikować,

−

dokładny podział zadań dla wszystkich komórek organizacyjnych i poszczególnych
stanowisk pracy,

−

wysokie kwalifikacje zawodowe pracowników danej jednostki organizacyjnej.

Rzeczowy wykaz akt

Rzeczowy wykaz akt to system klasyfikacji akt wszystkich spraw powstających w danej

firmie lub do niej wpływających. Stanowi część instrukcji kancelaryjnej i zbudowany jest
w formie tabeli, która zawiera:
a) symbol klasyfikacyjny,
b) hasło klasyfikacyjne,
c) kategorię archiwalną,
d) uwagi.

Symbole klasyfikacyjne w rzeczowym wykazie akt zbudowane są według dziesiętnego

systemu klasyfikacji, który zawiera dziesięć cyfr od 0 do 9. Hasła klasyfikacyjne odpowiadają
tematyce zagadnień i spraw występujących w firmie. Sprawy sklasyfikowane są
wielostopniowo, poczynając od zagadnień najbardziej ogólnych do coraz bardziej
szczegółowych.

Konstrukcja rzeczowego wykazu akt:

Podział I stopnia – klasy zasadnicze
0 – Organizacja i zarządzanie
1 – Kadry
2 – Środki rzeczowe
3 – Finanse i księgowość itd. do numeru 9, w zależności od specyfiki firmy.
Podział II stopnia – ponowny podział każdej klasy zasadniczej na kolejne 10 klas, np. klasa
zasadnicza 1 Kadry:
10 – akta osobowe
11 – urlopy
12 – szkolenia pracowników,
13 – delegacje służbowe itd. aż do numeru 19.
Podział III stopnia – każdą klasę II stopnia można podzielić na 10 klas III stopnia, np. klasa II
stopnia – 12. Szkolenia pracowników:
120 – szkolenia zagraniczne
121 – szkolenia wewnątrzzakładowe
122 – szkolenia krajowe organizowane poza firmą itd. aż do numeru 129.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

W wielu jednostkach organizacyjnych stosowany jest system kancelaryjny mieszany,

który łączy w sobie elementy systemu dziennikowego i bezdziennikowego, tzn. część
komórek organizacyjnych danej jednostki organizacyjnej stosuje system bezdziennikowy,
a część dziennikowy.

Nowoczesną metodą rejestracji pism jest system rejestracji komputerowej. Dane

wprowadza się do komputera dzięki czemu szybko można uzyskać informacje, ile pism
i jakiego rodzaju wpłynęło np. w danym dniu, kto załatwia dana sprawę, które sprawy nie
zostały załatwione w wyznaczonych terminach. Stosowanie tego rodzaju rejestracji upraszcza
czynności ewidencyjne i eliminuje zbędne, a jednocześnie pozwala na stały monitoring stanu
załatwiania sprawy.

4.3.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Co to jest obieg informacji?
2. Jakie są zasady racjonalnego obiegu pism?
3. Co to jest instrukcja kancelaryjna?
4. Co reguluje instrukcja kancelaryjna?
5. Co to jest system kancelaryjny?
6. Jakie są rodzaje systemów kancelaryjnych?
7. Jakie są różnice pomiędzy systemem dziennikowym a systemem bezdziennikowym?
8. Jaka jest konstrukcja rzeczowego wykazu akt?

4.3.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Połącz liniami w pary definicje i słowa definiowane:

a) instrukcja kancelaryjna

1) sposób rejestrowania, gromadzenia,

porządkowania oznaczania
i przechowywania informacji

b) system kancelaryjny

2) droga pisma od momentu jego wpływu

do danej jednostki organizacyjnej do
momentu załatwienia sprawy i wysłania
odpowiedzi

c) wykaz akt

3) system klasyfikacji akt wszystkich spraw

powstających w danej firmie lub do niej
wpływających

d) punkty zatrzymania

4) dokument regulujący czynności biurowe

związane z obiegiem dokumentów

e) obieg informacji w pracy biurowej

5) miejsca, gdzie wykonywane są czynności

biurowe związane z obiegiem pisma

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) przeczytać uważnie polecenie,
2) połączyć w pary właściwe słowa i ich definicje.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

karta zadaniowa,

–

literatura zgodnie z punktem 6 poradnika dla ucznia.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Ćwiczenie 2

Zarejestruj w kartach dziennika korespondencyjnego niżej podane pisma według zasad

systemu kancelaryjnego dziennikowego:
Pisma otrzymane:
1. Dnia – 10.03.2006 r., nadawca – Okręgowa Komisja Egzaminacyjna 02-450 Warszawa,

ul. Warszawska 2, dotyczy: zasad przeprowadzania egzaminów maturalnych; pismo
z dnia 06.03.2006 r.; znak pisma: OKE W/306/5/EM/06.

2. Dnia – 20.04.2006 r., nadawca – Mazowiecki Urząd Wojewódzki Biuro Zarządzania

Funduszami Europejskimi 00-950 Warszawa Plac Bankowy 3/5, dotyczy: terminów
składania wniosków o dofinansowanie projektów Unii Europejskiej w II półroczu
2006 r.; pismo z dnia 15.04.2006 r.; znak pisma MUZ/FUE/142/10/06.

Pisma wysyłane:
1. Dnia 22.02.2006 r., adresat – Prezydent Miasta Radomia, 26-600 Radom, ul. Kilińskiego

30, dotyczy: prośba o nieodpłatne przekazanie szkole kserokopiarki.

2. Dnia 15.03.2006 r., adresat – Mazowiecka Spółka Gazownicza 31-200 Płock, ul. Gazowa

3; dotyczy: prośba o wystawienie noty korygującej.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) przeczytać uważnie polecenie,
2) zarejestrować pisma na formularzach kart dziennika korespondencyjnego.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

formularz karty dziennika korespondencyjnego dla pism otrzymanych,

–

formularz karty dziennika korespondencyjnego dla pism wysyłanych,

–

literatura zgodnie z punktem 6 Poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 3

Wypełnij formularz „Spisu spraw” na podstawie przedstawionych poniżej informacji:

a) formularz przeznaczony jest dla spraw prowadzonych w 2006 r.,
b) komórka, w której wykorzystywany jest formularz „Spisu spraw” to Dział Organizacji

i Zarządzania (DZO),

c) teczka, w której przechowywane będą sprawy rejestrowane za pomocą formularza „Spis

spraw” ma nazwę „Zarządzanie” i symbol „002”,

d) 11.01.2006 r. wpłynęło pismo z Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, znak

MPiPS/DP-04/06, dotyczące konieczności wprowadzenia zmian w regulaminie pracy,
sprawę prowadzi: Jan Kowalski,

e) 15.02.2006 r. wpłynęło pismo z Inspekcji Pracy, znak IP-02-14/06, dotyczące uwag

pokontrolnych; sprawę prowadzi Adam Nowak; sprawę załatwiono 02.03.2006r.,
wydając zarządzenie wewnętrzne.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) przeczytać uważnie polecenie,
2) wypełnić formularz „Spisu spraw” zgodnie z informacjami zawartymi w ćwiczeniu.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

formularz „Spisu spraw”,

–

literatura zgodnie z punktem 6 Poradnika dla ucznia.

4.3.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) zdefiniować obieg informacji?

2) nazwać zasady racjonalnego obiegu pism?

3) zdefiniować instrukcje kancelaryjną?

4) zdefiniować system kancelaryjny?

5) określić rodzaje systemów kancelaryjnych?

6) wskazać różnice pomiędzy systemem dziennikowym a bezdziennikowym?

7) dokonać rejestracji pism w systemie jednodziennikowym?

8) dokonać rejestracji pism w systemie bezdziennikowym?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.4. Przetwarzanie informacji z wykorzystaniem programów

komputerowych

4.4.1. Materiał nauczania

Informacja to wiadomość o procesach, czynnościach i zjawiskach zachodzących

w otaczającej rzeczywistości. Służy ona do poszerzania wiedzy o danym problemie i jest
podstawą do podejmowania prawidłowej decyzji. Informacja ma szczególne znaczenie, jest
niezbędna do wykonywania każdej pracy.

Informacja jest głównym produktem i celem pracy biurowej. Wszystkie czynności

biurowe

wiążą

się

przyjmowaniem,

gromadzeniem,

opracowywaniem

lub

przechowywaniem informacji.

Zapotrzebowanie na informacje jest olbrzymie. Zdobywa się je bezpośrednio w danym

biurze. Informacje przechowywane są w bazie danych firmy, najczęściej w formie zapisów na
dyskietkach lub płytach CD, ale także w notebookach, notatnikach. Niektóre informacje są po
prostu rejestrowane w pamięci pracowników, to jest jednak najbardziej zawodne. Okazuje się,
że żadne biuro nie jest w stanie istnieć bez informacji.

Jednym z programów komputerowych służącym do przetwarzania informacji jest

program Microsoft Word nazywany potocznie edytorem tekstu. Program ten służy do
sporządzania dokumentów tekstowych i ich modyfikacji. Dokumenty mogą zawierać nie
tylko tekst, lecz również elementy graficzne. Istnieje możliwość dowolnej aranżacji wyglądu
takiego dokumentu. Tekst może być wprowadzany w sposób ciągły lub w układzie
tabelarycznym. Istnieje możliwość umieszczania tekstu w tzw. polach tekstowych. Elementy
graficzne to tworzone w edytorze rysunki, wstawiane zdjęcia, wzory matematyczne,
artystyczne napisy, wykresy. Istnieje możliwość wstawiania do edytowanego dokumentu
innych dokumentów nie tylko tego samego rodzaju (tekstu), lecz również dokumentów
stworzonych przez inne programy. Sporządzone w edytorze dokumenty mogą być zapisywane
w postaci elektronicznej w odpowiednio utworzonym katalogu na dysku, pogrupowane
w zależności od: rodzaju spraw, terminu, numeru. Bardziej zaawansowane funkcje edytora
umożliwiają generowanie listów i raportów oraz tworzenie formularzy, streszczeń
i internetowych stron WWW.

Kolejnym programem wykorzystywanym do przetwarzania informacji jest Microsoft

Excel, czyli arkusz kalkulacyjny. Arkusz kalkulacyjny jest elektroniczną wersją tabeli. Składa
się z wielu rozmieszczonych obok siebie komórek. Komórka jest elementem znajdującym się
na przecięciu określonego wiersza i kolumny tabeli. Każdy wiersz posiada swój numer od
1 do 65536, zaś kolumna od A do kombinacji liter IV (256 kolumn). Podstawowym zadaniem
arkusza kalkulacyjnego jest wykonywanie obliczeń na pojedynczych komórkach i ich
grupach. Użytkownik może dowolnie zmienić jej wygląd (krój i rozmiar czcionki, sposób
wyrównywania, kolory, obramowanie, sposób wyświetlania liczb) tworzonej tabeli.

Jak wykazuje praktyka, wykorzystanie arkuszy kalkulacyjnych w tradycyjnie

wykonywanych do tej pory operacjach polegających na tworzeniu zestawień, wykonywaniu
obliczeń i przetwarzaniu danych potrafi zwiększyć efektywność pracy od dziesięciu do nawet
stu razy. Z pomocą arkusza kalkulacyjnego, możemy wyszukać błąd w ciągu kilku minut.
Wielokrotne wykorzystanie danych – to również niewymierne wręcz korzyści w oszczędności
czasu pracy. Raz przygotowana kalkulacja, zestawienie można wielokrotnie wykorzystać.

Przetwarzanie danych w postaci filtrowania lub sortowania to tylko skromniutka

namiastka możliwości współczesnych arkuszy kalkulacyjnych. Nie trzeba wiele zabiegów by
przekonać kogoś do stosowania w pracy arkusza kalkulacyjnego. Czasami jednak problem
polega na tym „czy?” ale „jak?”.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Skaner, to urządzenie do tworzenia elektronicznego zapisu dokumentów w postaci

drukowanej zarówno obrazów, jak i tekstów. Skaner działa jak kopiarka, z tą różnicą, że
kopia zapisywana jest w pamięci komputera. Dokumenty tekstowe muszą zostać
przekonwertowane (przez program OCR) do postaci pliku tekstowego, który może być
modyfikowany w edytorze tekstu. Wyróżniamy trzy rodzaje skanerów: skanery płaskie,
skanery ręczne i skanery bębnowe. Programy do skanowania pozwalają na szybką zamianę
dokumentacji papierowej na elektroniczną, eliminują przy tym do minimum możliwość
popełnienia błędów przy przepisywaniu oraz korekcie. Aby przygotowane dokumenty służyły
długo lub stanowiły elektroniczne archiwum, należy pamiętać o ich archiwizowaniu. W dobie
szybkiego rozwoju środków technicznych i niesamowitej ilości wirusów, jakie krążą w sieci,
należy pamiętać, iż czasami lata pracy mogą zniknąć w ciągu paru sekund. W tym celu zaleca
się stosownie programów antywirusowych oraz archiwizację danych. Archiwizację danych
można wykonać poprzez zgranie zbiorów na płytę CD, DVD, dysk wymienny.

Przetwarzanie informacji z wykorzystaniem programów komputerowych spowodowało,

iż w dzisiejszych czasach dostęp do danych jest szeroki i bardzo sprawny, choć niekiedy
kłopotliwy.

Dzięki rozwojowi ogólnoświatowej sieci Internet, w pewnym sensie zmniejszyły się

odległości dzielące ludzi. Obecnie informacje przesyłane za pośrednictwem sieci docierają
w ciągu kilku sekund do adresata. Istnieje również możliwość komunikowania się w czasie
rzeczywistym, bez względu na odległość, w trybie tekstowym, głosem, czy nawet, poprzez
tzw. wideokonferencje. Liczba usług dostępnych za pośrednictwem sieci Internet znacząco
wzrosła w ostatnich latach.

Poczta elektroniczna – popularnie zwana „e-mail” jest najczęściej wykorzystywaną

usługą dostępną w Internecie.

Współdzielenie zasobów – to system przesyłania plików między użytkownikami sieci.

Użytkownik, który chciałby z tej usługi skorzystać, czyli udostępniać swoje zasoby dyskowe
innym osobom, musi zainstalować odpowiednie oprogramowanie, które mu to umożliwi.

Tak, więc dzięki programom komputerowym raz wprowadzona informacja, pismo czy

wykres graficzny mogą być dziesiątki razy modyfikowane, wysyłane i przerabiane.

Szerzej o powstawaniu i przetwarzaniu informacji z wykorzystaniem programów

komputerowych przedstawiono w jednostce modułowej „Komputerowe wspomaganie prac
biurowych” 343[01].Z3.01.

4.4.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczenia.

1. Co to jest i do czego służy informacja?
2. Jakie znaczenie pełni informacja w pracy biurowej?
3. Jakie znasz programy komputerowe służące do opracowywania informacji?
4. Jakie znasz program komputerowy do opracowania danych liczbowych?
5. Do czego służy poczta e-mailowa?
6. Jakie, Twoim zdaniem są wady i zalety poczty elektronicznej?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.4.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Używając odpowiedniego wyrównania tekstu, napisz podanie o przyjęcie na wybraną

wyższą uczelnię oraz przygotuj swoje CV.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) uruchomić program Microsoft Word,
2) wprowadzić tekst zgodnie z ustalonymi zasadami,
3) stosując odpowiednie formatowanie przygotować dokument,
4) wstawić swoje zdjęcie do CV,
5) przygotować dokument wydrukować na drukarce kolorowej.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

stanowisko komputerowe z edytorem tekstu Microsoft Word,

−

skaner,

−

drukarka.

Ćwiczenie 2

Opracowane w ćwiczeniu 1 dokumenty (podanie oraz CV) nagraj na płytę CD–ROM

wielosesyjną z zamknięciem sesji oraz skopiuj płytę.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) uruchomić komputer z systemem rodziny Windows,
2) uruchomić oprogramowania pozwalającego na nagrywanie płyt wielosesyjnych,
3) nagrać sesję złożoną z dowolnych danych,
4) nagrać płyty z opcją zamknięcia sesji,
5) skopiować płyty CD.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

komputer z systemem operacyjnym i oprogramowaniem pozwalającym na nagrywanie
płyt wielosesyjnych, jednosesyjnych, kopiowania,

–

płyty CD–R lub płyty CD–RW,

–

płyta z danymi do skopiowania.

Ćwiczenie 3

Wykonaj skanowanie wybranego dokumentu z różnymi parametrami.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) uruchomić komputer z podłączonym skanerem,
2) wywołać panel kontrolny skanera,
3) wykonać skanowanie dokumentu/obrazu z ustawieniami domyślnymi,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4) wykonać skanowanie dokumentu/obrazu z ustawieniami różnymi od domyślnych –

większa rozdzielczość, mniejsza rozdzielczość, różne skale barw,

5) przeanalizować różnice w czasie skanowania, jakości skanu i wielkość pliku

wynikowego.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

komputer z systemem operacyjnym i zainstalowanym skanerem,

–

materiały do skanowania,

–

skaner.

4.4.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) nazwać programy komputerowe służące do opracowywania informacji?

2) scharakteryzować program komputerowy do opracowania

danych liczbowych?

3) określić, do czego służy skaner?

4) scharakteryzować wady i zalety stosowania poczty e-mailowej?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.5. Przekazywanie informacji

4.5.1. Materiał nauczania

Przekazywanie informacji jest bardzo ważnym elementem pracy biurowej w każdej

jednostce organizacyjnej. Właściwie przetworzone informacje należy przekazać odbiorcom.
Funkcjonowanie dobrze zorganizowanego systemu przekazywania informacji jest problemem
wielu firm. Problem ten ma dwa aspekty:
a) aspekt organizacyjny, np. określenie drogi i kierunku przepływu informacji w firmie,

eliminacja nadmiaru przekazywanych informacji, luka informacyjna, zakłócenia
w przekazie informacji,

b) aspekt techniczny, np. stosowanie nowoczesnych środków łączności.

Są trzy sposoby przekazywania informacji, w zależności od tego, jaką ma ona postać:

1) pisemnie,
2) za pomocą łączności technicznej: telefon, faks, poczta e-mail,
3) w kontakcie bezpośrednim, który przyjmuje postać indywidualnych spotkań, zebrań

seminariów, konferencji.
Obecnie trudno wyobrazić sobie pracę bez komputerów, faksów, kopiarek. Stanowią one

podstawowe wyposażenie biur. Pozwalają na usprawnienie procesu przekazu informacji,
zwiększenie ich dostępności i dokładności oraz zwiększenie wydajności pracy poprzez
wyeliminowanie żmudnych czynności.

Forma pisemna przekazywania informacji to pisma otrzymywane (korespondencja

przychodząca, zewnętrzna), pisma wysyłane (korespondencja wychodząca, zewnętrzna),
pisma wewnętrzne (korespondencja wewnętrzna danej jednostki organizacyjnej). Formę
pisemną stosuje się w przypadku, gdy zastosowanie innych, prostszych środków
przekazywania informacji (np. porozumienie osobiste lub telefoniczne) jest niemożliwe lub
niewskazane. Jeśli np. pewne dane lub informacje można przekazać lub uzyskać telefoniczne
stosuje się tę drogę porozumienia, jest prostsza i łatwiejsza. Jeśli zachodzi potrzeba
przekazania większej ilości informacji, stosujemy zawsze drogę pisemną, aby przekazane
wiadomości nie zostały zapomniane lub zdeformowane. Z tych też względów korespondencja
jest najczęściej stosowanym środkiem przekazywania informacji.

Urządzeniem wykorzystywanym do przekazywania informacji, które obecnie jest

wyposażeniem każdego biura, jest faks. Jest to urządzenie, które za pomocą sieci
telefonicznej pozwala na kopiowanie czarno-białych obrazów, którymi mogą być pisma,
tabele, rysunki. Zasięg przekazywania obrazów jest w zasadzie nieograniczony, wszędzie tam
gdzie dociera łączność telefoniczna można przekazać obraz.

Podstawowe zasady działania faksu są bardzo proste. Dokument, który ma być

przekazany umieszcza się w podajniku, a następnie wybiera się numer faksu odbiorcy.
Po uzyskaniu połączenia należy nacisnąć przycisk uruchamiający transmisję i na tym kończy
się rola obsługującego faks, reszta tj. przesyłanie dokumentu odbywa się automatycznie.

Urządzenie może mieć jeszcze dodatkowe funkcje, m.in.: zapisywanie w pamięci

dokumentu,

powtórne

wybieranie

ostatniego

numeru,

automatyczne

przesyłanie

wielostronicowych dokumentów, możliwość powielania dokumentów (faks może pełnić rolę
kserokopiarki), tworzenie bazy numerów odbiorców dokumentów; programowanie nadawania
dokumentów w godzinach późniejszych, przesyłanie obrazu do pamięci urządzenia
w sytuacji, gdy kończy się zapas papieru; regulowanie kontrastu i inne funkcje związane
z regulowaniem jakości dokumentu.

Po zakończeniu transmisji dokumentu faks nadawcy może drukować informację

o transmisji, która zawiera: numer faksu adresata, liczbę wysłanych stron dokumentu, datę
i godzinę transmisji oraz informację, czy transmisja była pomyślnie przeprowadzona.
W przypadku niepowodzenia w transmisji, drukowany jest raport o błędach.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Podstawowe zalety faksów jako przekaźników informacji, to:

−

szybkość przekazywania informacji,

−

wierność przekazywanych obrazów,

−

wykorzystywanie linii telefonicznej do przekazywania obrazów.
Natomiast podstawowe wady tych urządzeń to ograniczona możliwość przekazywania

informacji poufnych oraz skomplikowana obsługa wielofunkcyjnych modeli faksów.

Kolejnym urządzeniem wykorzystywanym do tworzenia i przekazywania informacji jest

komputer. Dzięki zainstalowanemu oprogramowaniu staje się doskonałą maszyną do pisania,
pozwala swobodnie tworzyć dowolne dokumenty – listy, pisma, wykazy, zestawienia.
Oprogramowaniem tym jest Microsoft Word nazywany potocznie edytorem tekstu.

Stworzony komputerowo dokument można wydrukować i przesłać pocztą lub faksem, ale

można również przekazać pocztą elektroniczną, popularnie zwaną „e-mail”. Przesyłanie
poczty elektronicznej umożliwia program pocztowy. W systemie Windows jest to program
Outlook Express, który umożliwia przesyłanie wiadomości między serwerami pocztowymi.
Serwer poczty sprawuje zarząd nad skrzynkami pocztowymi i wymienia przesyłki
elektroniczne z innymi serwerami; jeden serwer poczty może współpracować z wieloma
programami pocztowymi klientów, umożliwiającymi nadawanie i odbieranie przesyłek
sieciowych, ich segregowanie, wyświetlanie itd.

Przekazywanie informacji może odbywać się jeszcze za pośrednictwem „Poczty

Polskiej” w postaci listu, paczki, lub przesyłki z dopiskiem list: „ zwykły”, „polecony”,
„priorytet”. Forma ta obecnie masowo stosowana, znacznie wydłuża czas przekazania
informacji.

Istnieją jeszcze tzw. firmy kurierskie, które zajmują się szybkim dostarczaniem

przesyłek. Ta forma ma wiele zalet, gdyż informacja przekazywana jest z „ręki do ręki”, ale
jest jeszcze dość drogą usługą.

4.5.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Jakie znasz sposoby przekazywania informacji?
2. Jakie znasz urządzenia i programy do przekazywania informacji?
3. Gdzie można zamieszczać informację?
4. Jakie są wady i zalety zamieszczania informacji w Internecie?

4.5.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Scharakteryzuj czynności obiegu informacji, które należy wykonać w celu

zorganizowania wycieczki klasowej o jak największej liczbie chętnych.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) zapoznać się z treścią zadnia,
2) ustalić w grupie kierunek wycieczki,
3) zebrać oferty wycieczek,
4) wskazać informacje, które zadecydują o wyborze konkretnej oferty,
5) poinformować o wyborze oferty opiekuna grupy,
6) poinformować w odpowiedni sposób o wyborze oferty grupy uczniowskie,
7) wspólnie przygotować plan wycieczki,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

8) zapisać informacje na dostępnym, wybranym nośniku,
9) zaprezentować wykonane ćwiczenie,
10) dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy

−

stanowisko komputerowe z dostępem do Internetu,

−

kartki papieru,

−

arkusze papieru,

−

pisaki,

−

zdjęcia, katalogi.

Ćwiczenie 2

Skonfiguruj program MS Outlook dla swojego konta pocztowego. Wyślij plan wycieczki

do kilku twoich znajomych. Informację do załącznika o wycieczce przygotuj tak, aby inni nie
mieli wątpliwości, co do uczestnictwa w tak atrakcyjnej wyprawie.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) uruchomić program MS Outlook,
2) skonfigurować program dla swojego konta,
3) wysłać wiadomość i odebrać pocztę.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

stanowisko komputerowe z dostępem do Internetu.

Ćwiczenie 3

Zaprojektuj prezentację, która będzie informacją, a jednocześnie zachętą do wzięcia

udziału w wycieczce np. do Krakowa. Wyślij ją e-mailem do 5 osób.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) dokonać edycji wzorca slajdu,
2) dobrać kolorystykę slajdu,
3) zaprojektować elementy graficzne w slajdzie,
4) dobrać obrazek lub fotografię,
5) zaprojektować wielkość, rodzaj i kolor czcionki,
6) wysłać prezentację do 5 osób.

Wyposażenie stanowiska pracy:

−

stanowiska komputerowe wyposażone w oprogramowanie do tworzenia prezentacji
(PowerPoint),

−

literatura zgodna z punktem 6 poradnika dla ucznia.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.5.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) wyliczyć sposoby przekazywania informacji?

2) przekazać informację, korzystając z faksu?

3) przygotować informację, korzystając z edytora tekstu?

4) utworzyć własne konto pocztowe?

5) przekazać informacje, korzystając z poczty elektronicznej?

6) przygotować krótką prezentację, korzystając z programu PowerPoint?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.6. Przechowywanie informacji

4.6.1. Materiał nauczania

Przechowywanie informacji to przechowywanie nośników treści informacji odpowiednio

oznaczonych. Przez przechowywanie akt należy rozumieć przechowywanie nośników treści
dokumentacji biurowej. Każdy rodzaj dokumentacji biurowej ma określony czas
przechowywania, zgodnie z przepisami regulującymi te kwestie. Po upływie czasu
przechowywania firma powinna pozbywać się niepotrzebnej dokumentacji – niszcząc ją lub
przekazując do archiwów państwowych.

Przechowywanie akt bieżących

Dokumentacja bieżąca może być przechowywana w sposób tradycyjny lub

z wykorzystaniem komputerów. Do tradycyjnego przechowywania informacji służą
segregatory, skoroszyty, obwoluty. Wszystkie one powinny być czytelnie opisane i mieć stałe
miejsca przechowywania.

Rys. 5. Przykładowe materiały biurowe ułatwiające gromadzenie i przechowywanie dokumentów.

Przechowywanie akt spraw załatwionych

Akta spraw załatwionych przechowuje się w archiwum. Sposób i czas przechowywania

akt spraw załatwionych zależą do kategorii archiwalnej. Kategorie archiwalne akt podane są
w jednolitym rzeczowym wykazie akt (patrz pkt. 4.3. Obieg informacji).

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Akta można podzielić na trzy kategorie:

1) akta kategorii A to wszystkie akta mające znaczenie historyczne; trwałe, nie mogą być

one celowo zniszczone lub rozproszone, przechowywane są w archiwum wieczyście, np.
akta związane z założeniem firmy, jej zmianami organizacyjnymi, organami firmy,
niekiedy zalicza się też do niej akta osobowe;

2) akta kategorii B to akta o czasowej wartości użytkowej dla danej jednostki

organizacyjnej. Okres ich przechowywania jest bardzo różny, w związku z tym oznacza
się go liczbą po literze B, która oznacza długość przechowywania tych akt w archiwum
liczoną w latach, np. B

– 5 lat. Po upływie tego okresu są niszczone lub przekazywane

na makulaturę;

3) akta kategorii BC to akta, które utraciły swoją wartość po wykorzystaniu,

przechowywane są zwykle do końca roku, w którym powstały i nie są przekazywane do
archiwum, a wraz z końcem roku są niszczone lub przekazywane na makulaturę.

Istnieją jeszcze pewne rodzaje spraw, których kategorii nie można z góry określić. Akta

te oznacza się symbolem archiwalnym BE z cyfrą oznaczającą liczbę lat, po których należy
zdecydować, do której kategorii dane akta zaliczyć, np. BE

. Akta z takim symbolem

przechowywane są rok, a następnie poddawane są ekspertyzie archiwalnej, w wyniku której
nadana im zostaje kategoria archiwalna, tzn.: A, B, albo przeznacza się na makulaturę lub
niszczy.

Wszystkie akta archiwalne przechowywane są w archiwum zakładowym lub zakładowej

składnicy akt. Przy przekazywaniu akt do archiwum wypełnia się formularz o nazwie spis
zdawczo-odbiorczy, który zawiera informacje o: symbolu akt, naziwe akt, datach skrajnych
(data pierwszego i ostatniego dokumentu w danej teczce), kategorii archiwalnej, liczbie
teczek, miejscu przechowywania akt i dacie przekazania akt do archiwum.

................................................................

Spis zdawczo-odbiorczy akt nr ........

(Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej)

Lp.

Znak

teczki

Tytuł

teczki

Daty skrajne

(od – do)

Kat.

archiw.

Liczba

teczek

Miejsce

przechowy-

wania akt

Data zdania akt

do archiwum

Rys. 6. Przykład formularza spisu zdawczo-odbiorczego

[M. Wisniewska: Technika biurowa. Wydawnictwo eMPi

s.c., Poznań 1990].

Niekiedy akta spraw załatwionych są jeszcze potrzebne, wówczas wypożycza się je

z archiwum. W celu wypożyczenia sporządza się kartę zastępczą. Zawiera ona następujące
dane: dzień wypożyczenia, nazwę teczki, daty skrajne, kategorie archiwalną, imię i nazwisko
osoby wypożyczającej. Karta zastępcza spełnia potrójną rolę: jest zamówieniem na akta, które
chce się wypożyczyć z archiwum, zapewnia informacje o tym, kto je wypożyczył i na jak
długo, po wypożyczeniu akt wkładana jest w ich miejsce i tym samym zapewnia ich powrót w
to samo miejsce.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Przechowywanie danych elektronicznych

Stały wzrost gromadzonych informacji i konieczność ich udostępniania sprawia, że

tradycyjne metody przechowywania dokumentów są mało efektywne i zawodne. Dlatego
coraz częściej wykorzystuje się specjalnie przeznaczone do tych celów systemy elektroniczne,
które umożliwiają składowanie w jednorodny sposób różnego typu dokumentów i ich dalszą
obróbkę.

Przechowywanie informacji z wykorzystaniem komputerów napotyka w praktyce jeszcze

nadal wiele problemów. O ile przechowywanie w pamięci komputera pism, które zostały
przygotowane przez nas lub innego pracownika biura nie przysparza problemów, o tyle
przechowywanie

tzw.

korespondencji

przychodzącej

oznacza

konieczność

ich

pracochłonnego skanowania. Najczęściej prowadzone są jednocześnie dwa systemy
przechowywania dokumentów. Pierwszy – tradycyjny, jest konieczny w przypadku
niektórych dokumentów ze względu na określoną przepisami prawa konieczność
podpisywania tych dokumentów przez dwa różne podmioty. Drugi – przechowywanie
dokumentów

własnych

pamięci

komputera.

Wykorzystanie

komputerów

przechowywania redagowanych dokumentów jest szczególnie ważne w sytuacji, kiedy ilość
korespondencji jest duża, a częste jej odszukiwanie sprawia kłopot. Aby jednak zapewnić
szybkie odszukanie dokumentu, należy jednoznacznie określić strukturę zbioru tych
dokumentów. W tym celu wykorzystać można zarówno edytor tekstów, jak, bazę danych,
arkusz kalkulacyjny, czy też program opracowany specjalnie dla potrzeb danej instytucji.

Od początku rozwoju techniki komputerowej pojawił się problem przenoszenia

informacji z komputera na papier – drukowania, a także odczytywania informacji z papieru
i przekładania jej na język zrozumiały dla przeciętnego PC. Rozwiązywaniem drugiego
z wymienionych zadań, czyli rozpoznawaniem tekstu, zajmują się systemy typu OCR (Optical
Character Recognition – optyczne rozpoznawanie znaków). W tej chwili systematycznie
zastępują je systemy ICR (ang. Intelligent Character Recognition – inteligentne
rozpoznawanie znaków), których „inteligencja" polega na wykorzystywaniu algorytmów
rozpoznawania wzorowanych na ludzkim sposobie percepcji.

Coraz częściej do elektronicznego archiwizowania danych wykorzystywane są skanery.

Zeskanowane i opracowane dokumenty mogą być przechowywane w elektronicznym
archiwum, które nie tylko skraca czas docierania do dokumentu, ale także zmniejsza
zapotrzebowanie na powierzchnie biurowe przeznaczone na przechowywanie dokumentów.

Bardzo istotną rolę w większości instytucji odgrywają bazy danych, w których

przechowywane są informacje. Do stworzenia komputerowej bazy danych służy program
Microsoft Access. Umożliwia on przechowywanie wszystkich danych powiązanych
tematycznie w jednym miejscu, gdzie łatwo można odszukać potrzebne dane. Program Access
oferuje użytkownikom sześć zasadniczych rodzajów obiektów przeznaczonych do budowy
systemu bazy danych. Są to tabele, zapytania, formularze, raporty, makropolecenia i moduły.

Archiwizacja bazy danych jest jedną z najważniejszych operacji dotyczących

bezpieczeństwa bazy danych. Utrata lub uszkodzenie danych na komputerze może nastąpić
z wielu powodów, np. uszkodzenie dysku twardego lub nawet kradzież komputera.

Należy zdawać sobie sprawę, że dane w komputerze są tak samo albo nawet bardziej

cenne niż sam komputer. Utrata danych może doprowadzić do konieczności wprowadzania
wszystkich danych ponownie, co może być długotrwałe i kosztowne. Niektóre dane mogą być
niemożliwe do odtworzenia. Aby zabezpieczyć się przed taką ewentualnością, należy
możliwie często dokonywać archiwizacji bazy danych.

Na rynku oprogramowania istnieje bardzo wiele różnorodnych programów służących do

tworzenia kopii bezpieczeństwa danych. Są to programy specjalizowane, których zadaniem

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

jest tylko dokonywanie archiwizacji danych. Popularnym i sprawdzonym sposobem
archiwizacji danych jest korzystanie z ogólnie dostępnych programów kompresujących takich
jak np. pkzip.exe, arj.exe, rar.exe.

O czym należy pamiętać, archiwizując dane elektroniczne:

−

Archiwizacja powinna być dokonywana na przenośnym nośniku danych (dyskietki,
CD- ROM lub przenośne dyski twarde), tak, aby można było przechowywać je w innym
pomieszczeniu.

−

Nie należy dopuszczać do sytuacji, gdy jedyna kopia danych znajduje się na tym samym
nośniku, co dane oryginalne (na tym samym dysku).

−

Jeżeli dokonuje się kopii danych na dyskietkach to należy pamiętać, aby sporządzać
kopie na kilku kompletach dyskietek.

−

Nie należy używać jednej dyskietki do sporządzania kolejnych kopii danych.

−

Kopię danych należy sporządzać możliwie najczęściej.

−

Oprócz kopii bieżących, dobrze jest sporządzać w pewnych okresach (np., co rok) osobne
kopie danych.

−

Co pewien czas należy sprawdzić, czy kopia danych wykonana jest poprawnie. Najlepiej
przez próbne odtworzenie bazy danych na innym komputerze.

−

Nigdy nie należy kasować starych danych archiwizacyjnych przed sporządzeniem nowej
kopii danych.

4.6.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Co to jest przechowywanie informacji?
2. W jaki sposób przechowuje się dokumentację bieżącą?
3. W jaki sposób przechowuje się akta spraw załatwionych?
4. Jakie znasz kategorie akt archiwalnych?
5. W jaki sposób można przechowywać dane elektroniczne?
6. O czym należy pamiętać archiwizując dane elektroniczne?

4.6.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Uzupełnij zdania:

1. Tradycyjne sposoby przechowywania informacji to

2. Akta spraw załatwionych przechowywane są

..............................................................................................................................................

3. Czas przechowywania akt spraw załatwionych zależy od

..............................................................................................................................................

4. Do elektronicznego archiwizowania danych wykorzystywane są

..............................................................................................................................................

5. Przenośne nośniki danych służące do archiwizacji

to:...........................................................................................................................................

................................................................................................................................................

6. Program Microsoft Access wykorzystywany jest do

..............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) przeczytać uważnie zdania,
2) uzupełnić wykropkowane pola.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura zgodnie z punktem 6 Poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 2

Ustal kierunki przepływu informacji w Twojej grupie klasowej oraz nośniki tych

informacji.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) ustalić sytuacje, w których przekazywane są informacje w grupie klasowej,
2) dobrać kierunki przepływu informacji do określonych wcześniej sytuacji,
3) ustalić nośniki informacji wykorzystywane w grupie klasowej przez uczniów

i nauczycieli,

4) zaprezentować wykonane ćwiczenie,
5) dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia.

Wyposażenie stanowiska pracy

–

arkusze papieru,

–

pisaki,

–

literatura zgodna z punktem 6 Poradnika dla ucznia.

4.6.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak Nie

1) scharakteryzować rodzaje przechowywania informacji?

2) określić, w jaki sposób przechowuje się dokumentację bieżącą?

3) określić rodzaje przechowywania akt spraw załatwionych?

4) określić kategorie akt archiwalnych?

5) scharakteryzować sposoby przechowywania danych elektronicznych?

6) scharakteryzować, o czym należy pamiętać, archiwizując dane elektroniczne?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5. SPRAWDZIAN OSIĄGNIĘĆ

INSTRUKCJA DLA UCZNIA

1. Przeczytaj uważnie instrukcję.
2. Podpisz imieniem i nazwiskiem kartę odpowiedzi.
3. Zapoznaj się z zestawem zadań testowych.
4. Test zawiera 20 zadań o różnym stopniu trudności. Są to pytania: otwarte, z luką

i wielokrotnego wyboru.

5. Udzielaj odpowiedzi tylko na załączonej karcie odpowiedzi, stawiając w odpowiedniej

rubryce znak X lub wpisując prawidłową odpowiedź. W przypadku pomyłki należy
błędną odpowiedź zaznaczyć kółkiem, a następnie ponownie zakreślić odpowiedź
prawidłową.

6. Pracuj samodzielnie, bo tylko wtedy będziesz miał satysfakcję z wykonanego zadania.
7. Kiedy udzielenie odpowiedzi będzie Ci sprawiało trudność, wtedy odłóż jego

rozwiązanie na później i wróć do niego, gdy zostanie Ci czas wolny.

8. Na rozwiązanie testu masz 30 min.

Powodzenia!

ZESTAW ZADAŃ TESTOWYCH

1. Zarządzanie

postępowanie

wyniku

którego

następuje

osiągnięcie

2. Informacja jest elementem procesu decyzyjnego, który zawsze zaczyna się od zebrania

informacji.
a) tak,
b) nie.

3. Przekazanie informacji przez kierownika pracownikowi jest przepływem informacji:

a) pionowo w górę,
b) pionowo w dół,
c) poziomo,
d) równoległym.

4. Przechowywanie informacji jest elementem:

a) struktury informacji,
b) procesu decyzyjnego,
c) obiegu informacji,
d) struktury organizacyjnej.

5. Zasady obiegu pism określa:

a) regulamin organizacyjny,
b) regulamin pracowniczy,
c) instrukcja pracy sekretariatu,
d) instrukcja kancelaryjna.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

6. Najmniej skomplikowany przepływ informacji występuje w strukturze organizacyjnej:

a) liniowej,
b) sztabowo-liniowej,
c) funkcjonalnej,
d) zdecentralizowanej.

7. Rejestrowanie zbioru dokumentów dotyczącego tej samej sprawy jest charakterystyczne

dla:
a) systemu kancelaryjnego dziennikowego,
b) systemu kancelaryjnego bezdziennikowego,
c) systemu rejestracji jednodziennikowej
d) systemu rejestracji dwudziennikowej.

8. Szczegółowość opracowania instrukcji kancelaryjnej jest zależna między innymi od:

a) ilości przyjmowanych i wysyłanych pism,
b) struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa.

9. Rejestracja pism wchodzących i wychodzących w jednym dzienniku jest

charakterystyczna dla:
a) systemu kancelaryjnego dziennikowego,
b) systemu kancelaryjnego bezdziennikowego.

10. W dzienniku korespondencyjnym nie znajdują się następujące informacje:

a) znak pisma,
b) nazwisko osoby rejestrującej,
c) data stempla pocztowego.

11. O przydatności informacji decydują cechy:

a) sposób jej przekazania,
b) odpowiednie zarejestrowanie,
c) wiarygodność.

12. Wykaz akt sporządza się między innymi według:

a) sposobu otrzymania pisma,
b) nośnika przechowywania,
c) klasyfikacji rzeczowej.

13. Okres przechowywania akt zależy od:

a) kategorii archiwalnej oraz przepisów regulujących zasady archiwizowania,
b) zarządzenia kierownika jednostki oraz nośnika przechowywania.

14. Do akt niearchiwalnych, którym nadano kategorię B zaliczymy:

a) sprawozdanie finansowe,
b) akta osobowe,
c) akt założycielski przedsiębiorstwa.

15. Cechy charakterystyczne dla systemu kancelaryjnego bezdziennikowego to:

a) pracochłonność,
b) możliwość kontroli pisma w każdej fazie załatwiania sprawy,
c) rejestracji podlega sprawa a nie pismo.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

16. Akta spraw, które przechowywane są określony czas a następnie podlegają zniszczeniu

to:
a) akta kategorii A oraz akta kategorii BE,
b) akta kategorii B5 oraz akta kategorii Bc.

17. Akta archiwalne przechowywane są w:

a) magazynie,
b) archiwum zakładowym,
c) sekretariacie.

18. Popularne programy komputerowe do przygotowywania informacji:

a) kalkulator, telefon, długopis, skaner, drukarka,
b) komputer z odpowiednim oprogramowaniem Word, Excel, Internet.

19. Największym zasobem informacji w dzisiejszych czasach jest:

a) Internet,
b) komputer.

20. Informacja aby mogła stanowić podstawę decyzji powinna być przekazana:

a) ustnie,
b) pisemnie.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

KARTA ODPOWIEDZI

Imię i nazwisko ……………………………………………………..

Wykorzystanie informacji w pracy biurowej

Zakreśl poprawną odpowiedź lub wpisz poprawną odpowiedź

zadania

Odpowiedź

Punkty

Razem:

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

6. LITERATURA

1. Bogusławska T.: Praca biurowa, część 2. Wydawnictwo REA, Warszawa 2003
2. Instrukcja kancelaryjna

3. Jarzębowski W.: Nowoczesne biuro - organizacja i technika. Państwowe Wydawnictwo

Ekonomiczne, Warszawa 1980

4. Kinel K.: Technika pracy biurowej, część 1. WSiP, Warszawa 2003
5. Komosa A.: Technika biurowa. Wydawnictwo EKONOMIK, Warszawa 1993
6. Stefaniak-Piasek E.: Technika pracy biurowej, część 2. WSiP, Warszawa 2003
7. Wiśniewska M.: Technika biurowa. Wydawnictwo „eMPi

”, Poznań 1997

8. Witek E.J.: Technika biurowa. Podręcznik z tematyką ćwiczeń. Wydawnictwo „eMPi

”,

Poznań 2004

Wyszukiwarka

Podobne podstrony:
informacja w pracy biurowej 3
04 Wykorzystanie informacyjnych technik biurowych
03 Stosowanie technik informatycznych w pracy biurowej
informacja w pracy biurowej
informacja w pracy biurowej
notatki, Informacja w pracy biurowej, Informacja jako główny efekt pracy biurowej i element procesu
Jakie znaczenie pełni informacja w pracy biurowej, prace i nie tylko
informacja w pracy biurowej 2
informacja w pracy biurowej 3
04 Wykorzystanie informacyjnych technik biurowych
informacja w pracy biurowej
03 Stosowanie technik informatycznych w pracy biurowej
Wykorzystanie programów multimedialnych w pracy biurowej
Informacja główny produkt pracy biurowej KOPIA
Sposoby udostępniania informacji publicznej, Prywatne, Technik administracji, II semestr 2013-zima,
Technika pracy biurowej, Szkoła, Technologia informatyczna
FORMAT PRAC KONTROLNYCH I PRACY EGZAMINACYJNEJ, Technikum Informatyczne, 3.Oprogramowanie Biurowe
Znaczenie Internetu dla współczesnego społeczeństwa i omów jego wykorzystanie w pracy biurowej

więcej podobnych podstron