Pracownia Pracy

Biurowej

Opracowała: Agnieszka Skarupa

Struktura organizacyjna

firmy – a przepływ

informacji w firmie

Struktura organizacyjna firmy to jej

wewnętrzną budowa oraz

współzależność i powiązania komórek

organizacyjnych.

W zależności od wielkości

przedsiębiorstwa struktura organizacyjna

obejmuje odpowiednio komórki

organizacyjne,

piony i wydziały.

Rodzaje struktur

organizacyjnych w firmie

- struktura linowa,

- struktura funkcjonalna,

- struktura sztabowo – liniowa,

- struktura dywizjonalna,

- struktura projektowa,

- struktura macierzowa,

- struktura holdingowa,

Struktura organizacyjna

firmy

Struktura powinna być przedstawiona w

postaci schematu, opisu i regulaminu

organizacyjnego.

Regulamin organizacyjny powinien

określać:

􀂃 strukturę organizacyjną i zakres

działania komórek organizacyjnych,

􀂃 wymagane kwalifikacje na poszczególne

stanowiska,

􀂃 warunki pracy,

􀂃 rzeczowy wykaz akt.

Struktura organizacyjna

firmy

Struktura wskazuje wzajemne powiązania między

komórkami organizacyjnymi

a kierownictwem.

Dobrze skonstruowana struktura organizacyjna firmy

przyczynia się do sprawnego przepływu informacji

Sekretariat - biuro

w strukturze organizacyjnej

firmy

Jeśli sekretariat ma

właściwie spełniać rolę

centrum informacyjnego, to

osoby w nim zatrudnione

powinny być dobrze

zorientowane w źródłach

informacji, jej ważności,

terminowości.

Informacja – główny efekt

pracy biurowej

Informacja - termin interdyscyplinarny, definiowany

różnie w różnych dziedzinach nauki.

Informacja to wiadomość o procesach, czynnościach i

zjawiskach zachodzących w otaczającej rzeczywistości.

Służy ona do poszerzania wiedzy o danym problemie i jest

podstawą do podejmowania prawidłowej decyzji.

Informacja ma szczególne znaczenie, jest niezbędna

do wykonywania pracy, także pracy w

sekretariacie, często określanym jako centrum

informacji.

Informacja w pracy

biurowej

Szybkość przepływu informacji zależy w dużym stopniu od

znajomości struktury

organizacyjnej firmy, gdyż wszystkie jej komórki mogą być

nadawcami i odbiorcami informacji.

Sekretarka – osoba pracująca w biurze, aby dobrze, szybko i sprawnie operować

każdą informacją powinna:

− znać schemat organizacyjny firmy, nazwy komórek, ich symbole, a także

nazwiska i imiona

osób zajmujących stanowiska w hierarchii,

− znajomość struktury organizacyjnej pozwoli na sprawny obieg dokumentów

umożliwi sprawne działanie biura, a zarazem całej firmy,

− znajomość struktury organizacyjnej firmy ułatwi kierowanie wychodzących pism

do

podpisu przez właściwe osoby,

− znajomość struktury pozwoli na rozpoznanie dokumentów, mimo pozornego ich

podobieństwa, np. protokołu zarządu, protokołu walnego zgromadzenia czy

protokołu Rady

Nadzorczej,

Zadania w biurze

Osoba zatrudniona na stanowisku biurowym wykonuje zazwyczaj

następujące czynności:

�odbiera telefony oraz odpowiada na zapytania, w tym także

odbiera i wysyła faksy;

� odbiera pocztę, segreguje, przekazuje informacje do odpowiednich

komórek i odpowiada na bieżące zapytania pocztowe, odpowiada za

wysyłanie poczty;

� pisze na komputerze, tworząc zestawienia, pisma itp. co wymaga

np.obliczeń opartych na

gromadzonych przez nią dokumentach,

� wyszukuje informacje w Internecie, informatorach, książkach

teleadresowych;

� kseruje i przygotowuje materiały;

� gromadzi zamówienia i rozlicza dostawy materiałów;

� prowadzi sprawozdawczość finansową z zakresu delegacji służbowych,

opisuje

i przekazuje do działu księgowego faktury;

� dba o czystość stanowiska;

� obsługuje interesantów, odpowiada na zapytania.

Informacja w pracy

biurowej

Informacja jest głównym

produktem i celem pracy

biurowej. Wszystkie czynności

biurowe wiążą się z:

-przyjmowaniem,

-gromadzeniem,

-opracowywaniem

-lub przechowywaniem

informacji.

Etapy obiegu informacji

ZBIERANIE

SELEKCJA

SEGREGACJA

PRZETWARZANIE

PRZEKAZYWANIE

PRZECHOWYWANIE

Informacja w pracy

biurowej

Do najważniejszych czynności biurowych

należą:

� przyjmowanie informacji wpływającej z

zewnątrz,

� obieg informacji wewnątrz podmiotu

gospodarczego,

� opracowanie, czyli rejestrowanie,

przetwarzanie

i dostarczanie informacji dla

kierownictwa,

� gromadzenie informacji,

� wysyłanie informacji na zewnątrz.

Użyteczność informacji

Aby informacje powstające w biurze

mogły być użyteczne, powinny one

być:

􀂃 rzetelne i dokładne,

􀂃 wyczerpujące, jasno i zrozumiale

przedstawione,

􀂃 szybko i terminowo dostarczone

właściwemu odbiorcy,

􀂃 dostępne.

Przepływ informacji

Kierunki przepływu informacji mogą

być następujące:

� ku górze – od pracowników do

kierownika,

� ku dołowi – od kierownika do

pracowników,

� poziome – między równorzędnymi

pracownikami.

Elementy struktury

informacji

Elementy struktury

informacji

Przykład

TREŚĆ

OFERTA

ZAMÓWIENIE

INFORMACJA

NOŚNIK

PAPIER

DYSKIETKA

CD

PENDRIVE

SYMBOL

LITERY

CYFRY

RYSUNKI

ZNAKI UMOWNE

SPOSÓB

PRZENOSZENIA

POCZTA,

FAX,

E-MAIL,

SMS,

USTNE

Rodzaje informacji

Informacje przekazywane

mimowolnie np. ziewanie,

burczenie w brzuchu.

Informacje przekazywane celowo

Dokumentacja biurowa

W każdym przedsiębiorstwie przepływ

informacji powinien być odpowiednio

uregulowany, tzn. oparty na pewnych, z

góry

przyjętych, jednolitych zasadach

postępowania.

Bardzo ważne jest ustalenie zasad

przepływu

informacji, a zwłaszcza dokumentów

biurowych.

Rodzaje dokumentów w

biurze

Podział:

ze względu na nadawcę i

adresata

ze względu na pilność sprawy

ze względu na zapewnienie

tajemnicy

Ze względu na nadawcę i

adresata

pisma otrzymywane

(korespondencja przychodząca

zewnętrzna),

pisma wysyłane (korespondencja

wychodząca, zewnętrzna),

pisma wewnętrzne (korespondencja

wewnętrzna)

Ze względu na pilność

spraw

Pisma zwykłe, które załatwiane są w

terminie zwyczajowo przyjętym lub

określonych odrębnymi przepisami.

Pisma pilne przesyłane i załatwiane

w pierwszej kolejności.

Ze względu na zapewnienie

tajemnicy

Pisma jawne, niezawierające żadnej

tajemnicy.

Pisma poufne, zawierające tajemnicę

służbową.

Pisma tajne, zawierające tajemnice

państwową.

Dziękuję za uwagę