2008-10-03

ZARZĄDZANIE

WYKŁAD 4

Struktura organizacyjna firmy

dr Przemysław Wołczek

wykład: Zarządzanie

WSB Wrocław

1

POSTRZEGANIE STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ

Ogólnie rozumiana struktura organizacyjna obejmuje

relacje występujące między częściami zorganizowanej

całości oraz między nimi a całością, które mają

znaczenie ze względu na powodzenie tej całości (w

przypadku instytucji powodzenie polega na osiąganiu

wyznaczonych celów).

Jest

to

postrzeganie

struktury

organizacyjnej

nawiązujące do atrybutowego znaczenia „organizacji”,

ponieważ uwypukla się w nim relacje (a więc elementy

niematerialne).

dr Przemysław Wołczek

wykład: Zarządzanie

WSB Wrocław

2

1

2008-10-03

FORMALNA STRUKTURA ORGANIZACYJNA

Formalna struktura organizacyjna oznacza taki „wzorcowy” sposób uporządkowania składników instytucji i zależności między nimi, który jest :

„celowy” - zasady wyrażone we wzorcach orientują działania pracowników na osiąganie wspólnych celów i zabezpieczają racjonalność procesów z tym związanych.

„akceptowalny przez kierownictwo instytucji” - poglądy na temat celowości rozwiązań organizacyjnych mogą być bardzo zróżnicowane i w takich przypadkach za rozwiązania formalne uznaje się te, które akceptuje naczelne kierownictwo instytucji bądź właściciele.

„względnie trwały” - formalne zasady organizacyjne obowiązują w szerszych przedziałach czasowych.

„względnie bezosobowy” - formalne wzorce organizacyjne opierają się przede wszystkim na treści merytorycznej zadań i funkcji realizowanych w instytucji, w mniejszym zakresie uwzględniają cechy osobowości i poglądy pracowników.

dr Przemysław Wołczek

wykład: Zarządzanie

WSB Wrocław

3

FUNKCJE STRUKTURY FORMALNEJ

Formalna struktura organizacyjna, jako narzędzie zarządzania, ma do wypełnienia trzy współzależne funkcje (role):

1.

PORZĄDKUJĄCĄ, która wyraża się m.in. w regulowaniu podziału kompetencji,

ustaleniu

stosunków

zwierzchnictwa,

rozmieszczeniu

decyzji, organizacji przestrzennej instytucji, wyodrębnieniu i grupowaniu komórek i jednostek organizacyjnych, narzucaniu wypracowanych procedur postępowania itd.

2.

INTEGRUJĄCĄ, która przejawia się w takim dzieleniu i porządkowanie działań cząstkowych, które służy powodzeniu instytucji jako całości i przeciwdziała tendencjom odśrodkowym.

3.

STABILIZUJĄCĄ,

która

ma

zapewnić

większą

określoność

i

przewidywalność zachowań pracowników. Funkcja ta przejawia się m.in.

w formalizacji organizacyjnej z wykorzystaniem trwałych nośników informacji

(regulaminy,

instrukcje,

procedury,

schematy,

karty

stanowiskowe, tablice kompetencyjne itp.).

dr Przemysław Wołczek

wykład: Zarządzanie

WSB Wrocław

4

2

2008-10-03

ELEMENTY OPISOWE FORMALNEJ

STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ

Do najważniejszych obszarów i elementów opisowych

struktury organizacyjnej należą:

1. Sposób utrwalenia obowiązujących wzorców (zasad)

organizacyjnych:

FORMALIZACJA – wzorcowe zasady i relacje organizacyjne zapisane na trwałych nośnikach w formie rysunków, przepisów, procedur, regulaminów z wykorzystaniem znaków literowych, rysunkowych, tabelarycznych, liczbowych itp.

STANDARYZACJA - obejmuje tzw. wzorce pamięciowe regulujące funkcjonowanie instytucji, a więc wzorce nie zapisane na trwałych nośnikach zewnętrznych, a zakodowane jedynie

w pamięci

zatrudnionych pracowników.

dr Przemysław Wołczek

wykład: Zarządzanie

WSB Wrocław

5

ELEMENTY OPISOWE FORMALNEJ

STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ

2. Podział pracy w firmie i dominujące modele specjalizacji:

ODWZOROWANIE I UPORZĄDKOWANIE ZADAŃ realizowanych

firmie i w wyodrębnionych komórkach oraz przydział poszczególnym kierownikom i pracownikom szczegółowych ról organizacyjnych. Ten obszar opisowy struktury łączy się z całym systemem regulacji kompetencji funkcjonalnych.

RODZAJ I ZAKRES SPECJALIZACJI CAŁEJ INSTYTUCJI ORAZ

POSZCZEGÓLNYCH JEJ CZEŚCI.

RODZAJ SPECJALIZACJI wynika z dominującego w danej instytucji kryterium podziału pracy.

ZAKRES SPECJALIZACJI wynika ze stopnia zróżnicowania zadań wykonywanych przez podmioty organizacyjne instytucji. Wiąże się z tym także częstotliwość powtarzanych czynności i zadań.

dr Przemysław Wołczek

wykład: Zarządzanie

WSB Wrocław

6

3

2008-10-03

ELEMENTY OPISOWE FORMALNEJ

STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ

3. Dominujące mechanizmy koordynacji i integracji działań:

TECHNOKRATYCZNE MECHANIZMY KOORDYNACJI – ich istota

polega na narzucaniu ściśle określonych sposobów zachowania się pracowników w formie wypracowanych programów bądź planów.

Przykładami takich mechanizmów technokratycznych koordynacji mogą być procedury postępowania zapisane w formie tablic

decyzyjnych bądź schematów blokowych.

MECHANIZMY

KOORDYNACJI

WYKORZYSTUJĄCE

BEZPOŚREDNIE KONTAKTY MIĘDZY PRACOWNIKAMI – ich istota

polega na rozwiązywaniu przewidywanych bądź pojawiających się problemów kompleksowych nie wg zaprogramowanych schematów, ale

z

bieżącym

wykorzystaniem

wymiany

informacji

oraz

niezbędnych konsultacji.

dr Przemysław Wołczek

wykład: Zarządzanie

WSB Wrocław

7

ELEMENTY OPISOWE FORMALNEJ

STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ

4. Sposoby rozmieszczenia decyzji w układzie pionowym i

poziomym:

STOPIEŃ CENTRALIZACJI DECYZJI – wiąże się z rozmieszczeniem decyzji w układzie pionowym, na poszczególnych szczeblach hierarchii organizacyjnej. Firma może być pod tym względem skrajnie scentralizowana (wszystkie decyzje podejmuje się na najwyższym szczeblu hierarchicznym) bądź stosować rozwiązania o różnym stopniu decentralizacji decyzji.

STOPIEŃ KONCENTRACJI DECYZJI – wiąże się z rozmieszczeniem decyzji w układzie poziomym i oznacza skupienie bądź rozproszenie decyzji na danym poziomie hierarchii organizacyjnej (np. decyzje związane z zaopatrzeniem mogą być silnie skoncentrowane bądź

zdekoncentrowane i podejmowane przez podmioty organizacyjne w różnych obszarach organizacyjnych).

dr Przemysław Wołczek

wykład: Zarządzanie

WSB Wrocław

8

4

2008-10-03

ELEMENTY OPISOWE FORMALNEJ

STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ

5. Podmiotowa struktura organizacyjna oraz konfiguracja

wyodrębnionych stanowisk i jednostek organizacyjnych :

ILOŚĆ

I

RODZAJE

WYODRĘBNIONYCH

PODMIOTÓW

ORGANIZACYJNYCH

pionów,

jednostek,

komórek

i

stanowisk

organizacyjnych.

RODZAJE, KIERUNEK I INTENSYWNOŚĆ WIĘZI ORGANIZACYJNYCH

występujących między wewnętrznymi podmiotami organizacyjnymi.

Do podstawowych rodzajów więzi organizacyjnych zalicza się: więzi

„służbowe” (relacje zwierzchnictwa i podległości), więzi „funkcjonalne”

(rozróżnia się więzi funkcjonalne „hierarchiczne” – polecenia kierownika funkcjonalnego należy traktować jako dyspozycje do wykonania i więzi funkcjonalne „wspomagające” - polecenia kierownika funkcjonalnego należy traktować jako fakultatywne wskazówki i porady), więzi „techniczne” (wynikają z zachowań warunkowanych podziałem pracy w instytucji)

i

więzi

„informacyjne” (zwykle pokrywające się z pozostałymi więziami, ale eksponujące aspekty związane z przekazywaniem, odbiorem, przetwarzanie i przechowywaniem różnego typu informacji)

dr Przemysław Wołczek

wykład: Zarządzanie

WSB Wrocław

9

ELEMENTY OPISOWE FORMALNEJ

STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ

ILOŚĆ SZCZEBLI ORGANIZACYJNYCH. Szczebel organizacyjny to wyróżniony w strukturze poziom hierarchii organizacyjnej. Obok szczebli organizacyjnych, można rozpatrywać w strukturze ilość szczebli kierowania (ilość szczebli kierowania zawsze jest o 1 mniejsza od liczby szczebli organizacyjnych, ta różnica wynika z pominięcia najniższego

szczebla

organizacyjnego,

jakim

jest

szczebel

wykonawczy).

ROZPIĘTOŚĆ KIEROWANIA - liczba bezpośrednich podwładnych

kierownika. Rozróżnia się tzw. „rozpiętość potencjalną” - optymalna liczba osób, którymi może sprawnie kierować jeden kierownik,

„rozpiętość

rzeczywistą”

-

liczba

bezpośrednich

podwładnych

rzeczywiście podlegająca w danym czasie kierownikowi i „rozpiętość formalną”

-

liczba

bezpośrednich

podwładnych

wynikająca

z

obowiązujących przepisów organizacyjnych). Z organizacyjnego punktu widzenia zaleca się, by wymienione rodzaje rozpiętości pokrywały się.

dr Przemysław Wołczek

wykład: Zarządzanie

WSB Wrocław

10

5

2008-10-03

ELEMENTY OPISOWE FORMALNEJ

STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ

ZASIĘG

KIEROWANIA

-

liczba

bezpośrednich

i

pośrednich

podwładnych kierownika. Największy zasięg kierowania posiada osoba zajmująca

najwyższe

stanowisko

kierownicze.

Na

najniższych

szczeblach kierowania rozpiętość pokrywa się z zasięgiem kierowania

DOMINUJĄCY W FIRMIE TYP STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ – jest

pochodną

przyjętego

kryterium

rozpatrywania

struktury

organizacyjnej. Z tego względu wyróżnia się trzy podstawowe typologie struktur:

ze względu na ilość szczebli i rozpiętość kierowania - struktury płaskie (względnie mało szczebli i względnie duża rozpiętość kierowania) i struktury smukłe (względnie dużo szczebli i względnie mała rozpiętość kierowania)

ze względu na dominujący typ więzi organizacyjnych - struktury służbowe, struktury funkcjonalne (typu służbowego bądź wspomagania), struktury sztabowe i struktury techniczne

ze względu na ilość i rodzaj kryteriów specjalizacji podstawowych podsystemów

organizacyjnych

firmy

-

struktury

jednowymiarowe

(funkcjonalne, obiektowe i terytorialne) i

struktury wielowymiarowe

(macierzowe i tensorowe)

dr Przemysław Wołczek

wykład: Zarządzanie

WSB Wrocław

11

ELEMENTY OPISOWE FORMALNEJ

STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ

6. Sposób rozmieszczenia procesów organizacyjnych w

czasie i przestrzeni - obejmuje dynamiczne aspekty

funkcjonowania

firmy:

organizacja

przestrzenna,

organizacja przepływu informacji, przebiegu procesów itp.

Ten aspekt organizacyjny naszych instytucji często jest

niedoceniany, co skutkuje licznymi niedostatkami.

dr Przemysław Wołczek

wykład: Zarządzanie

WSB Wrocław

12

6

2008-10-03

PODSUMOWANIE

Elementy opisowe struktury organizacyjnej stanowią zbiór pewnych kategorii, pojęć, przy pomocy których można charakteryzować struktury organizacyjne konkretnych firm czy instytucji. Tak rozumiane elementy opisowe obejmują wymiary (kategorie) daleko wykraczające

poza

te,

które

znajdują

się

na

schemacie

organizacyjnym, z którym często utożsamiana jest struktura organizacyjna. Schemat organizacyjny to jedynie najprostszy graficzny model formalnej struktury organizacyjnej przedstawiający rodzaje komórek i wybranych stanowisk organizacyjnych, zależności służbowe między nimi oraz (raczej rzadko) liczbę pracowników zatrudnionych w poszczególnych jednostkach organizacyjnych.

Formalna struktura organizacyjna jest kategorią dużo szerszą od treści przedstawianych na schematach organizacyjnych.

dr Przemysław Wołczek

wykład: Zarządzanie

WSB Wrocław

13

CZYNNIKI KSZTAŁTUJĄCE STRUKTURĘ ORGANIZACYJNĄ

Kształtowanie struktury organizacyjnej uzależnione jest od układu wielu różnych czynników (wewnętrznych i zewnętrznych), który każdorazowo jest specyficzny dla danej

firmy.

Do

podstawowych,

najczęściej

wymienianych

czynników

kształtujących strukturę organizacyjną należą:

rodzaj realizowanych celów firmy (stopień trudności, stopień ważności, stopień powtarzalności, skala realizowanych celów, rodzaj realizowanych celów

wizja organizacyjna firmy (docelowa struktura organizacyjna)

kwalifikacje i cechy osobowości kadry kierowniczej

kwalifikacje i cechy osobowości pozostałych pracowników

stopień zmienności otoczenia firmy

stopień dostępności zasobów (finansowych, rzeczowych, kadrowych itp.)

stopień zagrożenia ze strony konkurencji

wzorce stosowane w najlepszych firmach krajowych i zagranicznych

obowiązujące przepisy organizacyjno-prawne

tradycja i zwyczaje panujące w firmie (np. w zakresie nazewnictwa komórek)

poziom kultury organizacyjnej

klimat organizacyjny panujący w firmie

układy panujące w firmie,

uzależnienie firmy od zewnętrznych ośrodków władzy (lokalnych i centralnych) dr Przemysław Wołczek

wykład: Zarządzanie

WSB Wrocław

14

7

2008-10-03

LITERATURA

1.

W. Wudarzewski (red.), Materiały pomocnicze do przedmiotu „Podstawy zarządzania”, WSB we Wrocławiu, Wrocław 2006.

dr Przemysław Wołczek

wykład: Zarządzanie

WSB Wrocław

15

8