10 RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO
www.gazetapodatkowa.pl
Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych w drodze
kompensaty niedoborów z nadwyżkami
Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem
Kompensata niedoborów z nadwyżkami
wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego
roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Wynika to z art. 27 ust. 2 Stwierdzone różnice inwentaryzacyjne (nad-
ustawy o rachunkowości. Różnice inwentaryzacyjne dotyczące inwentaryzacji rocznej za wyżki i niedobory) mogą także być kompenso-
2009 r. powinny być rozliczone i ujęte w księgach rachunkowych tego roku. wane, jeżeli spełnione są jednocześnie następujące
W wyniku porównania wartości składników majątku ustalonej podczas inwentaryzacji warunki:
przeprowadzonej w drodze spisu z natury z ich wartością figurującą w księgach rachunko- 1) niedobory i nadwyżki zostały ujawnione
wych mogą powstać niedobory lub nadwyżki (różnice inwentaryzacyjne). podczas tego samego spisu z natury,
Niedobór składników majątku powstaje, gdy ich stan rzeczywisty, ustalony na podstawie 2) różnice wystąpiły w tym samym miejscu
spisu z natury, jest niższy od stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. składowania składników majątkowych (to samo pole spisowe, te same osoby materialnie
Nadwyżka składników majątku powstaje, gdy ich stan rzeczywisty, ustalony na podsta- odpowiedzialne),
wie spisu z natury, jest wyższy od stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. 3) różnice inwentaryzacyjne dotyczą składników majątkowych, których cechy ze-
Różnice inwentaryzacyjne ujmuje się w księgach rachunkowych zapisami: wnętrzne, takie jak: przeznaczenie, kształt, wymiary lub postać opakowania uprawdopo-
1. Niedobory składników majątkowych: dobniają możliwość ich zamiany.
 Wn konto 24-1  Pozostałe rozrachunki (w analityce: Rozliczenie niedoborów), Kompensaty dokonuje się w ten sposób, że do rozliczenia przyjmuje się niższą
 Ma konto 31  Materiały , konto 33  Towary , konto 60  Produkty gotowe . ilość niedoboru lub nadwyżki i niższą cenę kompensowanych ze sobą składników
2. Nadwyżki składników majątkowych: majątkowych. Po kompensacie mogą powstać następujące różnice, które wymagają
 Wn konto 31  Materiały , konto 33  Towary , konto 60  Produkty gotowe , dalszego rozliczenia:
 Ma konto 24-2  Pozostałe rozrachunki (w analityce: Rozliczenie nadwyżek). 1) ilościowe, gdy ceny kompensowanych składników są równe, ale ilości są różne,
W celu rozliczenia powstałych różnic inwentaryzacyjnych przeprowadza się postę- 2) wartościowe, gdy ilości kompensowanych składników są równe, ale ceny są różne,
powanie wyjaśniające przyczynę ich powstania. Osoby materialnie odpowiedzialne 3) zarówno ilościowe, jak i wartościowe, gdy różne są ilości i ceny kompensowanych
składają pisemne wyjaśnienia przyczyn powstania niedoborów (nadwyżek), a komisja składników.
inwentaryzacyjna po ich weryfikacji, przedstawia kierownikowi propozycję rozliczenia
różnic inwentaryzacyjnych. UWAGA!
Kompensaty niedoborów z nadwyżkami dokonuje się przed naliczeniem ubyt-
Niedobory
ków naturalnych.
Niedobory składników majątkowych mogą być uznane za zawinione lub niezawinione
przez osoby materialnie odpowiedzialne. Przykład
Niedobory i szkody niezawinione powstać mogą na skutek błędów w pomiarach przycho- Założenia
dów i rozchodów, pomyłek w ewidencji itp. Inną przyczyną powstania tych niedoborów mogą 1. Jednostka prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową materiałów według cen za-
być też ubytki naturalne polegające na zmniejszeniu się zapasów na skutek utraty właściwości kupu.
fizykochemicznych, w granicach ustalonych norm. Niedobory przekraczające normy ubytków 2. Podczas przeprowadzonego spisu z natury stwierdzono niedobór materiału  X
naturalnych powstałe z przyczyn niezależnych od osób odpowiedzialnych materialnie mogą w ilości 20 szt. w cenie 50 zł/szt. oraz nadwyżkę materiału  Y w ilości 30 szt. w cenie
być na podstawie decyzji kierownika jednostki również uznane za niezawinione. 48 zł/szt. Wynika to z poniższej tabeli.
Niedobory mieszczące się w granicach ustalonych norm ubytków naturalnych zalicza
Stan Stan Różnice inwentaryzacyjne
się w koszty działalności operacyjnej i ujmuje w księgach rachunkowych zapisem:
Cena
Nazwa Jedn. rzeczywisty księgowy
 Wn konto 40  Koszty według rodzajów (w analityce: Zużycie materiałów), konto Niedobór Nadwyżka
L.p. jednostkowa
materiału miary
73-1  Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia) , konto 70-1  Koszt Ilość Wartość Ilość Wartość Ilość Wartość Ilość Wartość
zł
szt. zł szt. zł szt. zł szt. zł
sprzedanych produktów ,
 Ma konto 24-1  Pozostałe rozrachunki (w analityce: Rozliczenie niedoborów). 1. Materiał  X szt. 50 120 6.000 140 7.000 20 1.000
Niedobory i szkody przekraczające normy ubytków naturalnych uznane za niezawinione 2. Materiał  Y szt. 48 50 2.400 20 960 30 1.440
zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych: Razem 8.400 7.960 1.000 1.440
 Wn konto 76-1  Pozostałe koszty operacyjne ,
 Ma konto 24-1  Pozostałe rozrachunki (w analityce: Rozliczenie niedoborów). 3. Magazynier złożył pisemne wyjaśnienie, że różnice musiały powstać na skutek pomyłki
Niedobory zawinione przez osobę materialnie odpowiedzialną stają się roszczeniami. w wydawaniu i poprosił o wyrażenie zgody na przeprowadzenie kompensaty niedoboru
Pokrycia niedoboru można żądać od pracownika wówczas, gdy zawarte zostało z pracowni- materiału  X z nadwyżką materiału  Y .
kiem porozumienie o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie lub gdy wina jest 4. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego komisja inwentaryzacyjna zapro-
umyślna. W przeciwnym wypadku  pracownik odpowiada za szkodę zgodnie z przepisami ponowała przeprowadzenie kompensaty niedoboru z nadwyżkami według zasady  mniejsza
Kodeksu pracy do wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia z dnia wyrządzenia szkody ilość i niższa cena .
lub niedoboru. Jeżeli osoba materialnie odpowiedzialna wyraziła zgodę na jego pokrycie, 5. Ustalenie różnic pozostałych po przeprowadzeniu kompensaty:
zapis w księgach rachunkowych niedoboru bezspornego będzie następujący:
Różnice inwentaryzacyjne Ilość Cena Wartość
 Wn konto 23-4  Pozostałe rozrachunki z pracownikami ,
Niedobór  materiał  X 20 szt. 50 zł 1.000 zł
 Ma konto 24-1  Pozostałe rozrachunki (w analityce: Rozliczenie niedoborów).
Nadwyżka  materiał  Y 30 szt. 48 zł 1.440 zł
W sytuacji gdy osoba odpowiedzialna za niedobór nie wyraża zgody na pokrycie niedo-
Kompensata (według zasady  mniejsza ilość, niższa cena ) 20 szt. 48 zł 960 zł
boru, kierownik jednostki może podjąć decyzję w sprawie skierowania sprawy na drogę po-
Po dokonaniu kompensaty pozostaje do rozliczenia:
stępowania sądowego. Zapis w księgach rachunkowych tego zdarzenia będzie następujący:
a) niedobór materiału  X
 Wn konto 24-3  Pozostałe rozrachunki (w analityce: Roszczenia sporne),
(1.000 zł  960 zł) = 40 zł
 Ma konto 24-1  Pozostałe rozrachunki (w analityce: Rozliczenie niedoborów).
b) nadwyżka materiału  Y
(1.440 zł  960 zł) = 480 zł
Nadwyżki
Nadwyżki składników majątkowych ujmuje się w księgach rachunkowych zapisem:
 Wn konto 31  Materiały , konto 33  Towary , konto 60  Produkty gotowe , 6. Komisja inwentaryzacyjna uznała niedobór pozostały po kompensacie w kwocie
 Ma konto 24  Pozostałe rozrachunki (w analityce: Rozliczenie nadwyżek). 40 zł za niezawiniony. Ustalenia komisji inwentaryzacyjnej zatwierdził kierownik jed-
Rzeczywiste nadwyżki składników majątku zalicza się do pozostałych przychodów nostki.
operacyjnych i ujmuje w księgach rachunkowych zapisem:
 Wn konto 24-2  Pozostałe rozrachunki (w analityce: Rozliczenie nadwyżek), Dekretacja
 Ma konto 76-0  Pozostałe przychody operacyjne .
Konto
Opis operacji Kwota
Wn Ma
1. Zarachowanie różnic inwentaryzacyjnych:
a) niedobory 1.000 zł 24-1 31
b) nadwyżki 1.440 zł 31 24-2
2. Kompensata niedoborów z nadwyżkami: 960 zł 24-2 24-1
3. Rozliczenie niedoborów i nadwyżek ustalonych po dokonaniu kompensaty:
a) uznanie niedoboru materiału  X za niezawiniony 40 zł 76-1 24-1
b) nadwyżka wartościowa materiału  Y 480 zł 24-2 76-0
Księgowania
Konto 24-1  Pozostałe rozrachunki Konto 24-2  Pozostałe rozrachunki
(w analityce: Rozliczenie niedoborów) (w analityce: Rozliczenie nadwyżek) Konto 31  Materiały
1a) 1.000 960 (2 2) 960 1.440 (1b S.p.) X 1.000 (1a
40 (3a 3b) 480 1b) 1.440
1.000 1.000 1.440 1.440
Konto 76-0 Konto 76-1
 Pozostałe przychody operacyjne  Pozostałe koszty operacyjne
480 (3b 3a) 40
Podstawa prawna: ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).
Ewa Kowalska
Gazeta Podatkowa nr 89 " 5.11.2009 r.