Utrzymanie operatu ewidencyjnego w stanie aktualnym jest możliwe tylko i wyłącznie poprzez aktualizację dokumentacji ewidencyjnej. Ogólnie rzecz biorąc aktualizacja ta polega na realizacji zespołu czynności techniczno prawnych mających na celu przywrócenie lub utrzymanie zgodności treści istniejących dokumentów ewidencyjnych ze stanem faktycznym występującym w terenie.

Problem aktualizacji egib jest szczególnie podkreślony w ustawie prawo geodezyjno kartograficzne gdzie stwierdzono między innymi iż podmioty ewidencyjne są zobligowane do zgłaszania wszelkich zmian staroście w ciągu 30 dni od daty ich powstania.

Aktualizacji operatu ewidencyjnego dokonuje starosta w ramach realizacji prac:

- w ramach bieżącego prowadzenia ewidencji gruntów i budynków na podstawie dostępnych źródeł danych ewidencyjnych

- w ramach modernizacji Egib

- w ramach okresowej weryfikacji danych ewidencyjnych

Ogólnie rzecz biorąc aktualizacja operatu ewidencyjnego następuje poprzez wprowadzenie udokumentowanych zmian do operatu ewidencyjnego w drodze czynności materialno-technicznych lub w drodze decyzji administracyjnej. Aktualizacji operatu ewidencyjnego dokonuje się jeżeli:

- z dokumentów jakie znalazły się w posiadaniu starosty wynikają zmiany dotyczące obiektów bazy danych ewidencyjnych, relacji między tymi obiektami lub wartości ich atrybutów

- jeżeli na podstawie aktów normatywnych nastąpiła zmiana zakresu informacji zawartych w operacie ewidencyjnym

W trybie aktualizacji operatu ewidencyjnego prostuje się również błędne wpisy do bazy danych ewidencyjnych. Błędy przy pracach geodezyjnych:

- natury pomiarowej

- charakter pisarski (błąd wpisu w jakiejś rubryce)

- błędy o charakterze obliczeniowym

Źródła danych ewidencyjnych niezbędnych do aktualizacji. Zarówno w rozporządzeniu jak i w instrukcji G5 niezbyt precyzyjnie jest powiedziane że źródła danych do aktualizacji to te same źródła które są wykorzystywane do zakładania operatu ewidencyjnego. Źródła:

- materiały i informacje zgromadzone w państwowym zasobie geodezyjno kartograficznym

- wyniki pomiarów fotogrametrycznych

- wyniki terenowych pomiarów geodezyjnych

- dane zawarte w innych ewidencjach i rejestrach prowadzonych przez sądy, organy administracji publicznej oraz jednostki samorządowej administracji publicznej np. księgi wieczyste, operaty

- dane z dokumentów uzyskanych od zainteresowanych osób (musimy być pewni że te dane są danymi wiarygodnymi)

- dane zawarte w dokumentacji architektoniczno budowlanej gromadzonej przez organy administracji publicznej (są to dane związane z budynkami i lokalami)

- wyniki oględzin

Dane zawarte w ewidencji podlegają aktualizacji z urzędu lub na wniosek zainteresowanych osób lub na wniosek osób które są uwzględnione w paragrafach …………………………..

Zmiany z urzędu są pogrupowane w 4 grupach:

1. Akty notarialne, orzeczenia sądowe, akty normatywne, decyzje administracyjne (decyzja zatwierdzająca projekt podziału, decyzja zmieniająca projekt podziału

2. Opracowania geodezyjne i kartograficzne przyjęte do zasobu geodezyjno kartograficznego które zawierają w swojej treści wykazy zmian gruntowych (musimy wiedzieć jakie informacje zawarte są w wykazie zmian gruntowych, wyrysie z mapy ewidencyjnej i wypisie z rejestru gruntów)

3. Dokumentacja architektoniczno budowlana

4. Dane pochodzące z ewidencji i rejestrów prowadzonych publicznie na podstawie odrębnych przepisów prawa

Zmiany wprowadzane na wniosek strony są na podstawie źródeł np.:

- Akt ślubu

- dokument zmiany miejsca zameldowania (znaleźć jakie dokumenty w rozporządzeniu i z instrukcji G5)

Podstawowa czynnością wykonywana w celu zaktualizowania danych ewidencyjnych jest pomiar aktualizacyjny. Aktualizacja ewidencji może by przeprowadzana jako aktualizacja bieżąca i okresowa.

Bieżąca jest to zespół czynności polowych i kameralnych pozwalających na określenie kształtu i powierzchni nowo powstałych działek, a także konturów klasyfikacyjnych, budynków lokali a także innych szczegółów stanowiących ……………… (30 dni od daty zmiany). Żaden budynek nie może zostać oddany póki nie zostanie wykonany pomiar powykonawczy.

Akt. Okresowa jest to zespół czynności polowych i kameralnych wykonywanych w pewnych odstępach czasu pozwalających na doprowadzenie do zgodności treści operatu ewidencyjnego z sytuacją występującą w terenie i ma na celu ujawnienie zmian nie zgłoszonych w trybie aktualizacji bieżącej. Koszty aktualizacji bieżącej ponoszą podmioty , koszty aktualizacji okresowej ponosi skarb państwa, organ prowadzący ewidencję.

Podstawę aktualizacji stanowią dokumenty które muszą być przyjęte do zasobu geodezyjno kartograficznego które musza być sporządzone na podstawie pomiarów.

Problem wykonywania pomiarów uzupełniających jest uregulowanych odpowiednimi standardami technicznymi. (wytyczne K-1, i instrukcje G-4, G-1)

Zagęszczanie osnowy, grupy szczegółów sytuacyjnych (znamy to xD )

Z praktycznego punktu widzenia najczęściej zmiany w egib dokonywane są w następujących zadaniach:

- wykonywania podziału nieruchomości

- przeprowadzenia pomiaru uzupełniającego w związku z aktualizacją użytków gruntowych.

---