Rozdział III – Korespondencja na szczeblu głowy państwa, szefa rządu i ministra spraw zagranicznych

Listy uwierzytelniające, listy odwołujące, listy komisyjne, exequatur, orędzia, listy odręczne, listy wprowadzające, powiadomienia o objęciu funkcji głowy państwa, zaproszenia do złożenia wizyty itp.

Pisma kancelaryjne: wymiana między monarchami różnego szczebla (król, cesarz) np. listy uwierzytelniające i odwołujące; adresatami są głowy państw, uroczysta powaga, pisma na ozdobnym papierze niekiedy z ozdobnymi znakami

Pisma gabinetowe: wymiana między monarchami tego samego szczebla bądź między głowami państwa o charakterze republikańskim; sytuacje oficjalne ale nie uroczyste; pisane na papierze mniejszego formatu niż kancelaryjne, formy grzecznościowe są uproszczone w porównaniu do kancelaryjnych; stosuje się do powiadomienia o ważnych wydarzeniach (politycznych czy społ.)

Głowa państwa posługuję się też listami odręcznymi – wbrew pozorom odręcznie tylko inwokacja i końcowa formuła grzecznościowa

LISTY UWIERZYTELNIAJĄCE (dawniej list kredencyjny):

- wystawiany przez głowę państwa wysyłany do nowo mianowanego ambasadora , adresowany do głowy państwa jego przyszłego urzędowania

- wręczenie listu daje początek misji przedstawicielstwa dypl.

- w Polsce listy przygotowuje do podpisu Prezydenta RP, Protokół Dyplomatyczny MSZ

- listy uwierzytelniające ad hoc – dla osobistości wysyłanych w misjach specjalnych o charakterze ceremonialnym (ambasadorowi w danym państwie została przydzielona jakaś misja)

- są wręczane w zapieczętowanej kopercie osobiście przez akredytującego się szefa misji dyplomatycznej – głowie państwa

LISTY ODWOŁUJĄCE

- pismo głowy państwa wysyłającego do głowy państwa przyjmującego powiadamiające o zakończeniu misji dyplomaty w państwie przyjmującym

- pod względem formy i stylu są analogiczne do listów uwierzytelniających

- współcześnie wręczane są zazwyczaj przez następcę odwołanego ambasadora podczas wręczania przez niego listów uwierzytelniających głowie państwa przyjmującego

- nie wystawia się listów odwołujących w wypadku zgonu ambasadora

LISTY REKREDENCYJNE (listy zwalniające)

- głowa państwa przyjmującego przyjmuje do wiadomości fakt odwołania szefa misji dypl., podkreślając zalety osobiste odwoływanego dyplomaty w tym należyte wykonywane dotychczas przez niego obowiązków i żal z powodu zakończenia przez niego misji dypl.

- obecnie zwyczaj listów rekredencyjnych wyszedł z użytku i praktyki na rzecz listów odwołujących

POWIADOMIENIA, ZAPROSZENIA, PODZIĘKOWANIA

-pisma w uroczystej formie powiadamiające o ważnych zdarzeniach lub zapraszające do udziału w ważnych zdarzeniach np. inauguracji prezydenta

- są pismami odręcznymi (patrz co do pisma odręczne na 1 stronie); mają bardziej oficjalny ton i formę

ORĘDZIE (posłanie)

- pismo głowy państwa służące do wymiany poglądów między szefami państwa i powiadamiania o ważnych wydarzeniach państwowych

- często są kierowane do społeczeństwa w celu zapoznania stanowiska państwa w danej sprawie , w tym celu wygłaszane są niekiedy w parlamencie (orędzia mają formę ‘urbi et orbi’); np. orędzie noworoczne

- orędzia kierowane do określonego adresata rozpoczynają się od odezwy (np. Ekscelencjo) i kończy się pozdrowieniami bądź życzeniami

- orędzia w formie depesz – opuszcza się formuły grzecznościowe

LISTY ODRĘCZNE (listy osobiste)

- mniej oficjalne niż orędzia ale do nich zbliżone; utrzymane są w tonie bardziej osobistym i bezpośrednim, mniej formalne i uroczyste

- używane są do poruszania spraw poufnych, przekazywania gratulacji, spraw ważkich (?)

- nie są całe pisane własnoręcznie, zawierają jedynie własnoręczny dopisek inwokacji i końcowa formuła grzecznościowa; przypomina list prywatny

- nad tekstem inwokacja (np. Szanowny Panie Prezydencie) a kończy się pozdrowieniem bądź formułą grzecznościową (np. Pozostaje z wyrazami szacunku); prawy górny róg miejscowość i data

- listy znajdują zastosowanie przy przekazywaniu stanowiska w doniosłych kwestiach międzynarodowych; są tak jakby prywatną korespondencją między szefami państw bądź rządów czy ministrami ale nie zastępują bezpośrednich negocjacji

LISTY KOMISYJNE

- dokument wystawiany przez głowę państwa bądź ministra spraw zagranicznych ustanawiający szefa urzędu konsularnego w danym państwie przyjmującym; wystawiane też są dla innych urzędników konsularnych bądź honorowych gdy są wystawiane przez głowę państwa – musi być kontrasygnata min. spr. zagr.

- forma uroczysta jak listy uwierzytelniające i odgrywają analogiczną funkcję do nich; komisyjne – określają też kompetencje terytorialne konsula.

- by mogły się stać podstawą do rozpoczęcia oficjalnego pełnienia funkcji przez szefa urzędu konsularnego, wymagają jeszcze wystawienia exequatur.

EXEQUATUR

- akt wystawiany przez głowę państwa lub min. spr. zagr. Państwa przyjmującego nowo mianowanego szefa urzędu konsularnego który upoważnia go na podstawie listów komisyjnych do objęcia funkcji konsularnych w tym państwie

- po otrzymaniu exequatur konsul możne przystąpić do urzędowania

- jest w formie patentu, bez indywidualnej formy; wymienia się w nim nazwisko i imiona szefa urzędu konsularnego, jego rangę, okręgi siedzibę.

PEŁNOMOCNICTWA

- dokument wystawiony przez właściwą władzę państwową, upoważniający przedstawiciela państwa do określonego działania w jego imieniu

- do zawierania umów w imieniu państwa bez posiadania pełnomocnictw są: głowa państwa, premier i minister spraw zagranicznych; szef misji natomiast może przyjąć tekst umowy ale do jej podpisania musi mieć specjalne pełnomocnictwo

- pełnomocnictwa wystawiane przez premiera kontrasygnuje min. Spr. zagr.

- oprócz imienia, nazwiska i funkcji pełnomocnika określa się jego kompetencje do działania w określonym zakresie w imieniu państwa np. do prowadzenia rokowań

- w Polsce pełnomocnictwa przygotowuje wydział Departamentu Prawno – Traktatowego MSZ; pełnomocnictwa mogą dotyczyć możliwości podpisania jednaj sprawy bądź wszelkich dokumentów przyjmowanych przez daną konferencję.

- pełnomocnictwa mogą być przekazywane telegraficznie pod warunkiem że są przekazane przez głowę państwa, szefa rządu bądź min spr zagr a ich autentyczność jest potwierdzona pismem stałego przedstawiciela danego państwa przy ONZ

DOKUMENT RATYFIKACYJNE I PROTOKÓŁ WYMIANY DOKUMENTÓW RATYFIKACYJNYCH

- bardzo uroczysty charakter pism; podpisywane są przez głowę państwa i kontrasygnowane przez ministra spraw zagranicznych

- Pisane na papierze o bardzo dobrej jakości, często dekorowanych i umieszczanym w ozdobnych okładkach

- redagowane są w formie patentów; potwierdza siew nich fakt ratyfikacji umowy i przyrzeka się jej sumienne wykonanie

- Od daty wymiany dokumentów umowa wchodzi w życie; z okazji wymiany dokumentów sporządza sie też protokół podpisany przez ministrów spraw zagranicznych oraz przedstawicieli dyplom.