Zarządzanie zasobami ludzkimi

Spotkanie 1

Ewolucja koncepcji

Czym jest zarządzanie zasobami ludzkimi (ZZL)?

Cechy charakteryzujące ZZL

0. Zasoby ludzkie jako źródło przewagi konkurencyjnej

1. Integracja strategii w dziedzinie zasobów ludzkich z ogólną strategią firmy

2. Aktywne włączanie kierowników liniowych w procesy personalne

3. Wysokie znaczenie kultury organizacyjnej

4. Indywidualizacja stosunków pracy

5. Rozwijanie bezpośrednich form partycypacji pracowników w życiu organizacji

6. Orientacja na klienta w relacjach między poszczególnymi pracownikami

7. Przywództwo

Model ZZL w administracji – wariant biurokracja

Modelowe ujęcie ZZL w organizacji

Wymiary ZZL – procesy personalne

0. Funkcjonalny - obejmuje ciąg czynności, funkcji niezbędnych do realizacji celów w tej dziedzinie, ma formę zaplanowanej konfiguracji, która tworzą określone procesy personalne:

1. Analiza pracy i planowanie zasobów ludzkich

2. Kształtowanie stanu i struktury zatrudnienia

3. Zarządzanie efektywnością pracy

4. Kształtowanie wynagrodzeń

5. Rozwój zasobów ludzkich

6. Kształtowanie warunków i stosunków pracy

7. Administrowanie sprawami personalnymi

8. Doskonalenie organizacji i zarządzanie funkcją personalną

Wymiary ZZL c.d. – podmioty ZZL

0. Instytucjonalny – odnosi się do podmiotów, uprawnionych do podejmowania decyzji personalnych oraz wzajemnych powiązań między nimi, głównymi podmiotami ZZL są:

1. Zarząd

2. Kierownik liniowy

3. Kierownik ds. zasobów ludzkich

4. Pracownicy i inni zatrudnieni

5. Doradca personalny – podmiot zewnętrzny

Wymiary ZZL c.d. – narzędzia ZZL

0. Instrumentalny – dotyczy narzędzi i technik wykorzystywanych w realizacji procesów personalnych, do najważniejszych zalicza się:

1. Analiza pracy,

2. Techniki planowania zatrudnienia

3. Techniki rekrutacyjne

4. Systemy oceniania pracowników

5. Środki motywowania

6. Style kierowania

7. Techniki szkolenia

8. Wartościowanie pracy

9. Planowanie karier zawodowych

10. Formy organizacji czasu pracy

11. Informatyczne systemy ZZL

Analiza i podział pracy w organizacji

Opis stanowiska pracy c.d.

Opis stanowiska pracy c.d.

Elementy opisu stanowiska pracy

Elementy opisu stanowiska pracy c.d.

0. Pole pracy - organizacyjne obejmuje nazwę stanowiska, umiejscowienie w strukturze organizacyjnej, podporządkowanie, obszar wpływu, techniczne charakteryzuje się poprzez warunki środowiskowe i wyposażenie techniczne

( na przykład trudne warunki techniczne, opary chemiczne, hałas, zapylenie, praca w terenie, częste delegacje, praca zmianowa, prac nocna itp..)

Elementy opisu stanowiska pracy c.d.

0. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności

1. Zadania – to wyszczególnione w opisie stanowisk informacje o tym, w jakim obszarze funkcjonowania organizacji zobowiązany jest działać zespół lub pojedynczy pracownik, ten element opisu można formułować na różnych poziomach ogólności, począwszy od czynności, poprzez zadania, a skończywszy na obowiązkach, każdorazowo należy brać pod uwagę:

2. stopień powtarzalności i odtwórczości zadań

3. rzeczywiste kwalifikacje kadry

4. poziom motywacji i integracji pracowników z organizacją

5. szczebel hierarchiczny

Elementy opisu stanowiska pracy c.d.

0. Uprawnienia – to uzyskane przyzwolenie do podejmowania decyzji, działań koniecznych do osiągnięcia celów lub realizacji przypisanych zadań, np.:

1. do podejmowania określonych działań wykonawczych, niezbędnych do wykonania obowiązków

2. do żądania dostarczenia środków działania przez inne, zobowiązane do tego jednostki organizacyjne

3. dysponowania środkami finansowymi i rzeczowymi w celu samodzielnego stworzenia dla siebie warunków realizacji zadań

4. decydowania lub współdecydowania o celach działania swojego bądź innych

Elementy opisu stanowiska pracy

0. Odpowiedzialność – świadomość ponoszenia konsekwencji za działania własne i podległych osób oraz za powierzone mienie, można ją rozpatrywać w kilku aspektach:

1. Odpowiedzialność karna

2. Odpowiedzialność cywilna (pokrycie strat)

3. Odpowiedzialność organizacyjna

4. Odpowiedzialność moralna (dyskomfort psychiczny)

Są to przejawy odpowiedzialności, które wynikają z zewnętrznego nadzoru kierowniczego. Odpowiedzialność współczesnego pracownika powinna wynikać wprost z utożsamienia się z losami firmy, pozycją na rynku i wynikami ekonomicznymi. Egzekutorem takiej odpowiedzialności jest nie sąd, urząd skarbowy, zwierzchnik, ale klient.

Elementy opisu stanowiska pracy c.d.

0. Wymagania stanowiska pracy:

1. wiedza ogólna, zawodowa, specjalistyczna

2. umiejętności życiowe, zawodowe, fachowe

3. cechy psychofizyczne człowieka, jego uzdolnienia, predyspozycje, zachowania, charakter

0. Cel stanowiska pracy – przyszły, pożądany stan, do którego zmierza pracownik, wykonując pracę na danym stanowisku, wyniki, jakie na tym stanowisku mają być uzyskane w relacji do celów strategicznych firmy, uzasadnia sens istnienia danego stanowiska

Elementy opisu stanowiska pracy c.d.

0. Kryteria stopnia realizacji celów:

1. wyniki (skuteczność) – ilość, czas, jakość

2. zmieszczenie się w limicie nakładów

3. ekonomiczność – relacja wyników do nakładów

4. miary pośrednie np. dla wizerunku firmy mogą to być udział stałych klientów, rozpoznawalność marki, ilość uznanych reklamacji,

5. opis przyszłego stanu, uznany za zadowalający

Praktyczne uwagi dotyczące konstruowania opisu pracy

0. Nazwa adekwatna do powierzonych zadań, powinna wspomagać funkcję motywacyjną

1. W prawym górnym rogu uproszczony schemat organizacyjny, pokazujący miejsce stanowiska w hierarchii organizacji

2. Przy określaniu podległości przy stanowiskach kierowniczych proponuje się wpisywać wszystkie nazwy podległych stanowisk i ich liczbę

3. Dokładne określenie zastępstw, muszą być realne i mają zmniejszać liczbę konfliktów w firmie

Praktyczne uwagi dotyczące konstruowania opisu pracy c.d.

0. Zadania według określonej kolejności (od najtrudniejszych do najłatwiejszych lub według procedury wykonywania

1. Cel stanowiska ma pokazywać rolę danego stanowiska w strukturze firmy, ten zapis będzie wykorzystywany w procesie oceny, kontroli czy wartościowania pracy

2. Warunki pracy dokładnie sprecyzowane, zapis posłuży jako informacja dla ewentualnych dodatkowych świadczeń

Podstawowe zasady opisu stanowiska pracy

1. Bez względu na mianowaną osobę, opis stanowiska pozostaje niezmienny. Wskazuje on bowiem główne zasady i obowiązki na tym stanowisku.

2. Opis stanowiska nie jest definicją stanowiska. Opisuje on bowiem to, czym jest dane stanowisko, a nie definiuje to, czym być powinno. Jest „żywą fotografią” funkcji.

3. Opis stanowiska nie jest spisem zadań. Stara się zazwyczaj określić „wartość dodatkową” danego stanowiska pośród rezultatów całej firmy.

Podstawowe zasady opisu stanowiska pracy c.d.

4. Opis stanowiska jest dokumentem znormalizowanym, dla ułatwienia przeprowadzenia badań porównawczych między poszczególnymi stanowiskami.

5. Opis stanowiska jest równoznaczny z obustronną umową między mianowaną osobą i jej bezpośrednim przełożonym.

Obszary wykorzystania opisów pracy

Modele profili kompetencyjnych – Plan Rodgera

Modele profili kompetencyjnych – układ tradycyjny

Pozyskiwanie pracowników

0. Decyzje o zatrudnieniu należą do jednych z najważniejszych grup decyzji w każdej organizacji.

1. Proces pozyskiwania pracowników obejmuje zbiór celowo wyodrębnionych i odpowiednio skonfigurowanych działań w obszarze funkcji personalnej, które są ukierunkowane na zapewnienie firmie odpowiedniej liczby kompetentnych osób świadczących usługę pracy.

2. Proces ten obejmuje: rekrutację, selekcję i adaptację społeczno-zawodową.

Proces rekrutacji i selekcji

Rekrutacja wewnętrzna

Rekrutacja zewnętrzna

Źródła/metody poszukiwania kandydatów do pracy

0. Agencje zatrudnienie (pośrednictwa pracy, doradztwa personalnego, pracy czasowej)

1. Ogłoszenia prasowe(prasa codzienna, specjalistyczna) internetowe,

2. Referencje własnych pracowników, rekomendacje

3. Urzędy pracy

4. Targi pracy, giełdy pracy, dni otwarte

5. Szkoły i uniwersytety

6. Organizacje branżowe i stowarzyszenia zawodowe

7. Internet (grupy dyskusyjne, portale dla poszukujących pracy) i Intranet

8. Praktyki i staże

Jak my szukamy i jak nas szukają?

Skuteczne ogłoszenie o pracę

0. Ogłoszenie o pracę spełnia trzy zasadnicze funkcje:

1. informacyjną – polegającą na dostarczeniu potencjalnym kandydatom informacji o wymaganiach, warunkach pracy, wynagrodzeniu i możliwościach rozwoju zawodowego

2. motywacyjną – mającą na celu wywołanie u kandydatów zainteresowania podjęciem pracy

3. wstępnej selekcji – zmierzającą do odwiedzenia kandydatów niespełniających kryteriów progowych od ubiegania się o pracę

Kompozycja ogłoszenia o pracę

Błędy związane z poszukiwaniem pracowników

0. Stałość źródeł poszukiwania (rynek pracy nieustannie się zmienia)

0. Standardowe ogłoszenia (ogłoszenie o pracę to swoista reklama)

Dobór, selekcja kandydatów

0. Wybór metody selekcyjnej zależy od następujących czynników:

1. rodzaj obsadzanego stanowiska

2. rodzaj rynku pracy, z którego pozyskuje się pracownika

3. rodzaj kryteriów selekcyjnych uznanych za istotne przy obsadzie danego stanowiska

4. nakłady finansowe przeznaczone na przeprowadzenie selekcji

5. czas w jakim ma być dokonany wybór kandydata

Metody selekcji

0. Analiza dokumentów (życiorys, list motywacyjny, ankieta personalna, świadectwa i dyplomy, wyniki w nauce, referencje)

1. Wywiady (rozmowy kwalifikacyjne)

2. Testy selekcyjne (psychologiczne, wiedzy, umiejętności - próbki pracy i symulacje, psychomotoryczne i medyczne)

3. Centrum oceny (assessment center, AC)

4. Niekonwencjonalne techniki selekcji (astrologia, grafologia, detektor kłamstw)

Rodzaje wywiadu bezpośredniego

0. Wywiad swobodny – rozmowa, w której większa inicjatywę w doborze udzielanych informacji ma kandydat, stosujemy gdy chcemy otworzyć kandydata i gdy dotyczy on informacji biograficznych

np. Jakie są Pana/Pani plany i cele zawodowe?

0. Wywiad stresujący – rozmowa prowadzona w aranżowanej stresującej atmosferze

1. Wywiad ustrukturalizowany – rozmowa, podczas której pojawiają się wystandaryzowane pytania i problemy

np. Człowiek to ……………..

0. Wywiad kompetencyjny – wywiad sytuacyjny, oparty na konkretnych zachowaniach kandydata w opisywanych sytuacjach

Np. Proszę opisać sytuację, w której nie dotrzymał Pan terminu?

Co Pan zrobił w tej sytuacji? Jaki był efekt?

Struktura rozmowy

Komunikacja podczas rozmowy rekrutacyjnej

0. Pozytywna atmosfera rozmowy

Co można zrobić aby poprawić atmosferę rozmowy kwalifikacyjnej?

0. Rozładujmy napięcie na początku rozmowy

1. Postępujmy według reguły 80/20

2. Zachęćmy kandydata do mówienia

3. Zadawajmy pytania rozszerzające

4. Notatki podczas rozmowy

5. Komunikacja niewerbalna

6. Organizacja przestrzeni

Błędy komunikacji wywiadu

0. Brak atmosfery zaufania

1. Brak kontroli przebiegu rozmowy

2. Brak notatek

3. Ocena kandydata na podstawie pierwszego wrażenia

4. Złe pozycje przy stole

5. Zła interpretacja sygnałów niewerbalnych

6. Brak aktywnego słuchania

Testy psychologiczne

0. Testy psychologiczne służą do badania takich cech jak:

1. cechy intelektu (umiejętność dostrzegania i rozwiązywania problemów, kompetencja językowa,precyzja i krytycyzm myślenia

2. cechy temperamentu (tempo i dokładność działania, odporność na stres, wytrzymałość, aktywność)

3. cechy osobowości (postawy wobec siebie, zadań, ludzi, skłonność do ryzyka)

4. motywacja (konfiguracja systemu wartości, poziom ambicji)

Skuteczność wybranych metod selekcji

Literatura