ANNA SIKORSKA
5 lic C gr.K8
„Podstawowe zagadnienia związane z wyborem miejsca spotkania”
-negocjowanie na terenie własnym, przeciwnika lub neutralnym.
Poprzez pojęcie negocjacje należy rozumieć proces komunikacyjno- decyzyjny, w którym strony dobrowolnie starają się rozwiązać konflikt, tak aby uzyskany rezultat był możliwy dla nich do przyjęcia. Zatem skoro trzeba negocjować, warto robić to skutecznie. Wymaga to zrozumienia istoty układania się stron oraz opanowania wielu związanych z tym umiejętności.
Oprócz ogromu różnych informacji potrzebnych nam do przeprowadzenia negocjacji, najpierw musimy zastanowić się nad tym gdzie i jak najlepiej byłoby spotkać się z partnerem lub partnerami. Dbałość o dobre samopoczucie drugiej strony wiąże się nie tylko z przestrzeganiem podstawowych zasad właściwego wychowania, ale musi być uzupełniona troską o sprawną i skuteczną organizację procesu negocjacyjnego.
Dobra organizacja rokowań handlowych stanowi wyraz szacunku wobec przedstawicieli drugiej strony.
W tym przypadku oczywiście dobór miejsca spotkania ma wiele wspólnego z zasadami manipulacji „ przeciwnikiem”.
Poprzez wybór miejsca spotkania chcemy wpłynąć na partnerów aby rozmowy odbyły i zakończyły się z korzyścią dla nas.
Przy każdych nowych negocjacjach kwestię miejsca należy rozważać od nowa, biorąc pod uwagę przyszłych „przeciwników”.
W tej kwestii zastanowić się trzeba czy wskazane jest przyjęcie u siebie partnerów ,przyjęcie ich zaproszenia , czy też wybranie terenu neutralnego.
Jeżeli negocjacje mają dotyczyć spraw dla nas skomplikowanych, prowadzenie rozmów u siebie jest na ogół wygodniejsze, ponieważ ma się wówczas nieskrępowany dostęp do wszystkich dokumentów, a także można zawsze liczyć na pomoc współpracowników. Umożliwia to także w sytuacjach nieprzewidzianych np. zdobycie zgody zwierzchników (gdy jest ona konieczna).
Ponadto partnerzy na obcym terenie mogą czuć się mniej pewnie i ich skłonność do przedwczesnego zamknięcia rozmów zostanie ograniczona.
Podejmując u siebie dysponuje się psychologiczną przewagą, wynikającą ze znajomości środowiska negocjacyjnego, ponieważ to partner musi przeżyć trudy adaptacji w odmiennym środowisku.
Istotna w tej sytuacji jest możliwość kontrolowania środowiska, gdyż to my decydujemy o wyborze i przygotowaniu pomieszczenia do rokowań, ustalamy liczbę oraz tempo spotkań i organizujemy wolny czas.
Chcąc szybko zakończyć rozmowy możemy stworzyć warunki stresujące, polegające na przeprowadzeniu negocjacji w małym, dusznym, gorącym pokoju, wyposażonym w twarde krzesła, z brakiem miejsca do notowania. Ma to na celu szybkie zmęczenie negocjatorów rozmowami, utrudnienie im skupienia myśli i wywołanie chęci jak najszybszego zakończenia spotkania.
Sprowadzenie partnerów na teren firmy może być okazją do zaprezentowania gościom walorów naszego przedsiębiorstwa, a tym samym podniesienia jego wartości w ich oczach.
Jeżeli chcemy „zmiękczyć” partnerów możemy zorganizować im warunki relaksowe z możliwością rozrywki. Złagodzi to postawę przeciwnika i pomoże w osiągnięciu porozumienia na warunkach przez nas proponowanych.
Jednym z plusów organizowania spotkań negocjacyjnych na terenie własnej firmy jest oszczędność czasu, energii i pieniędzy jakie wydalibyśmy na daleką ,męczącą i kosztowną podróż.
Przyjęcie zaproszenia na terytorium oponenta też ma swoje dobre strony. Stwarza okazję do szybkiego zawarcia kontraktu, jeśli np. druga strona ma utrudnione możliwości podróżowania lub posiada szerokie kompetencje wyłącznie we własnym kraju. Jest to możliwość bezpośredniego zapoznania się z firmą oraz z warunkami , w których działają partnerzy.
Ważne jest to , że opuszczając swój teren można całkowicie skoncentrować się na negocjacjach, ponieważ żadne inne sprawy nie odrywają nas od tematu rozmów. Oderwanie od własnego otoczenia stwarza możliwość unikania przedstawienia pewnych informacji, tłumacząc się, że w chwili obecnej są one nie do zdobycia. Gdy partner nie będzie nam odpowiadał a będziemy u niego, możemy zdecydować się pominąć jego osobę i udać się do kogoś postawionego wyżej w hierarchii firmowej. Ważnym elementem tej sytuacji jest brak obowiązków gospodarza, co potrafi rozpraszać.
Przyjęcie zaproszenia strony przeciwnej może stworzyć sytuację nierówności stron. Z taką sytuacją można się często spotkać w negocjacjach politycznych, gdy ma dojść do spotkania np. pomiędzy osobami rządzącymi a strajkującymi. Wówczas negocjacje są przeprowadzane albo w urzędzie rady ministrów , gdzie zaproszona reprezentacja strajkujących może czuć się nieswojo, albo u strajkujących, gdzie z kolei minister jest sam , a strajkujący będący w większości czują się swobodniej. W takim przypadku zawsze mniej pewnie będzie się czuła strona występująca na obcym terenie.
W trakcie przyjmowania delegacji strony przeciwnej u siebie lub przyjmowania zaproszenia na teren oponenta może dojść do podejrzeń o niewłaściwe reprezentowanie interesów mocodawców, działań na zasadzie wdzięczności. Dlatego bezpieczniej jest proponować organizację negocjacji w miejscach neutralnych. Taki wybór jest korzystny , gdy nie ma to znaczenia dla zawieranej transakcji.
Spotkania na gruncie neutralnym są często zwane pałacowymi. Negocjacje te organizowane na wielką skalę z dużym wyprzedzeniem, eliminują jakiekolwiek posądzenia o czerpanie korzyści wynikających z doboru miejsca spotkania.
Jednakże wybór terenu neutralnego na rozmowy nie da nam pewności, że nie jesteśmy poddawani wyrafinowanym manipulacjom.
Pozornie neutralne miejsce może okazać się terenem odległym, tworzącym warunki izolacji.
Jeśli miejsce to jest położone poza miastem, wśród lasów okazać może się, że w razie potrzeby np. kontakt telefoniczny z centralą firmy jest niemożliwy.
Taka sytuacja może spowodować konieczność podjęcia samodzielnej, nie uzgodnionej ze zwierzchnikami decyzji, co stawia negocjatorów w niewygodnej sytuacji i może się wiązać z przekroczeniem kompetencji.
W perspektywie ma to prowadzić do zawarcia szybkiego porozumienia.
Przy braku zgody pomiędzy partnerami , co do wyboru miejsca , rozwiązaniem sporu może być zaproponowanie kolejnych spotkań naprzemiennie, raz u siebie a raz u „przeciwnika”.
Jest to sensowne zwłaszcza wtedy, gdy negocjacje trwają dłuższy czas.
Jak widać wybór miejsca prowadzenia rozmów jest niezmiernie ważnym elementem przygotowania negocjacji i służyć ma celom jakie w danej sytuacji sobie stawiamy.
Bibliografia
Henryk Januszek, Grażyna Krzymieniewska- „Poradnik negocjatora- jak sprawnie negocjować” Bydgoszcz: OPO,1995
Jan Fowler- „ Jak skutecznie negocjować” Warszawa „Petit”,2001
Halina Brdulak, Jacek Brdulak - „ Negocjacje handlowe” Warszawa, Polskie wydawnictwo Ekonomiczne,2000