Rola kosztów wdrażania systemu jakości
W celu pomiaru kosztów jakości w przedsiębiorstwie prowadzony jest ich rachunek. Rachunek kosztów jakości polega na ujmowaniu w odpowiednich przekrojach wszystkich kosztów związanych z jakością, ich analizie i planowaniu działań służących poprawie jakości i obniżeniu kosztów produkcji. W świetle norm ISO jest on najistotniejszym elementem systemu zapewnienia jakości. Przedsiębiorstwo, które chce realizować ideę TQM musi dążyć do optymalizacji tych kosztów, co wymaga ich dokładnej znajomości nie tylko wielkości i rodzajów, ale także miejsc i przyczyn ich powstawania we wszystkich fazach życia produktu. Konieczna jest także analiza kosztów w czasie, która umożliwia kontrolę skuteczności działań, projakościowych.
Wprowadzenie systemu rachunku kosztów jakości wymaga poparcia i zaangażowania kierownictwa przedsiębiorstwa, służb zapewnienia jakości i działu księgowości. Powinien być prowadzony w oparciu o ustawę o rachunkowości i istniejący w przedsiębiorstwie rachunek kosztów, dla uniknięcia dodatkowych obliczeń i rozbieżności. Analiza kosztów jakości ma na celu ustalenie tych pozycji kosztów, które można obniżyć lub zlikwidować nie obniżając jednocześnie jakości wyrobów. Umożliwia także określenie, w jakim stopniu zwiększenie nakładów na działania prewencyjne przyczynia się do spadku kosztów spowodowanych zaniżoną jakością produktów. Po wprowadzeniu działań mający na celu poprawę jakości znacznie wzrastają wydatki ponoszone na szkolenia, planowanie i doskonalenie produkcji. W rezultacie działania te przynoszą efekt w postaci redukcji kosztów oceny, kosztów braków wewnętrznych i zewnętrznych oraz utraconych możliwości. Wynika stąd, że koszty poprawy jakości są niższe od wydatków poniesionych na ten cel, czyli jakość nic nie kosztuje.
rys. Koszty złej jakości (góra lodowa)
Analiza kosztów jakości powinna być także pomocna w określeniu wpływu kosztów jakości na wynik finansowy przedsiębiorstwa (poprzez możliwość oszacowania wpływu jakości na przychody ze sprzedaży i na zysk, a także na wielkość kosztów produkcji). Z pomocą rachunku kosztów jakości kierownictwo przedsiębiorstwa może ocenić funkcjonowanie systemu zapewnienia jakości i jego ekonomiczną efektywność. Powinien on dostarczać informacji, które mogą przyczynić się do osiągnięcia oczekiwanych zysków i wzrosty zaufania klientów. Szczególnie pomocne może być wskazanie na te wyroby albo komórki przedsiębiorstwa, które przynoszą straty z uwagi na złą jakość, a także określenie działań korygujących, najbardziej efektywnych ekonomicznie i prowadzących do poprawy produktywności i struktury kosztów. Dlatego koszty jakości powinny być uwzględniane przy podejmowaniu wszystkich decyzji w zakresie poprawy jakości i przy formułowaniu strategii firmy.
Według H. J. Harringtona system wykrywania kosztów złej jakości w przedsiębiorstwie sam w sobie nie przynosi żadnych korzyści, a przeciwnie dostarcza jego kierownictwu dodatkowych kłopotów. Musi mu towarzyszyć efektywny proces poprawy, wykorzystujący zebrane dane do planowania i realizacji działań projakościowych. Przykładem zastosowania rachunku kosztów jakości mogą być przedsiębiorstwa niemieckie, w których łączną sumę kosztów niskiej jakości pracy szacuje się na około 12-15% obrotów. Doświadczenia tych firm wykazują, że początki działań mających zminimalizować koszty złej jakości są bardzo trudne.
Koszty początkowo wzrastają (w rezultacie wzrostu kosztów dobrej jakości), a następnie obniżają się. Koszty rosną także po każdorazowym wprowadzeniu nowego produktu, metody produkcyjnej, pracowników czy sprzętu. Badania wykazały, że wydatki ponoszone przez przedsiębiorstwa na rozwój systemów zapewnienia jakości i uzyskanie certyfikatu standardu ISO 9000, zwracają się po okresie 2-3 lat i przyczyniają się do:
wzrostu konkurencyjności - możliwość weryfikowania jakości na całym świecie,
polepszenia się skuteczności ekonomicznej (zysku),
polepszenia komunikacji i zaufania w przedsiębiorstwie
wzrostu bezpieczeństwa spowodowanego możliwością uwolnienia się od oskarżenia z tytułu odpowiedzialności za produkt.
W Polsce przykładami firm, które wdrożył rachunek kosztów jakości są:
· ZELMER,
· Zakłady Zmechanizowanego Sprzętu Domowego POLAR we Wrocławiu,
· Huta Katowice,
· Fabryka Kabli Ożarów,
· Krakowska Fabryka Kabli.
Koszty jakości są istotnym elementem służącym kierownictwu przedsiębiorstwa w ocenie systemu zapewnienia jakości, jego efektywności ekonomicznej. W związku z tym powinny stanowić podstawę dla wszelkich decyzji w tym zakresie, a także być uwzględniane w strategii firmy.
Nazbyt rozbudowane działania na rzecz zapewnienia jakości mogą prowadzić do zwiększenia sumarycznych kosztów jakości, nie powodują w efekcie oczekiwanego spadku kosztów spowodowanych wadliwością.
Wysokość zarejestrowanych kosztów w przemyśle zachodnioeuropejskim rzadko kształtuje się poniżej 4% od obrotu, a najczęściej około 3-6%. W wyjątkowych przepadkach ich wysokość sięga 15% obrotów, a nawet wyżej. Koszty, których nie da się bezpośrednio zarejestrować, kształtują się znacznie wyżej. Ponieważ wartości ich nie są znane, więc bardzo często zapomina się lekkomyślnie o istniejącym w przedsiębiorstwie potencjale, mogącym doprowadzić do ich obniżki"
"Rachunek kosztów stanowi system wspomagający i umożliwiający zarządzanie jakością w przedsiębiorstwie". Rachunek ten powinien dostarczyć kierownictwu informacji, które mogą przyczynić się do osiągnięcia oczekiwanych zysków oraz wzrostu zaufania dotychczasowych i przyszłych klientów.
"Ewidencja kosztów nawet najbardziej rozbudowana, nie jest potrzebna w przedsiębiorstwie, jeśli nie dostarcza informacji branych pod uwagę w procesie decyzyjnym na wszystkich szczeblach przedsiębiorstwa".
Znajomość kosztów związanych z jakością stanowi istotną pomoc w procesie zarządzania jakością, a szczególnie w procesie podejmowania decyzji przez kierownictwo przedsiębiorstwa. Wskazują one na nakłady, jakie powstają w sferze zapobiegania wadom, sterowania jakością i ustalania wad, co pozwala na optymalizację produkcji. Pokazują także, jakie wyroby lub ich grupy albo komórki przedsiębiorstwa powodują straty z uwagi na złą jakość. Wyjaśniają, które działania korygujące są najbardziej efektywne ekonomicznie i prowadzą do poprawy produktywności oraz struktury kosztów wyrobu.
Konsekwentne wykorzystanie danych na temat jakości w procesie zarządzania przedsiębiorstwa pozwala na rozpoznanie niepożądanych odstępstw i trendów, optymalizacją kosztów zapobiegania wadom oraz kosztów oceny i wad, minimalizację kosztów produkcji, podejmowanie i realizowanie uzasadnionych ekonomicznie działań zmierzających do poprawy stanu wyrobów i produktywności oraz tworzenie wskaźników. Do tych wskaźników należą mierniki umożliwiające śledzenie rzeczywistych tendencji kosztów jakości w porównaniu z wartościami planowanymi, wykorzystywane przy planowaniu działań średnio- i długoterminowych, a także służące jako pomoc w ocenie ryzyka finansowego.
Koszty jakości stanowią dobry miernik oceny jakości w przedsiębiorstwie, a ich wskaźniki obrazują skutki ciągłego jej doskonalenia.
Jednymi z wielu są wskaźniki:
dynamiki kosztów jakości (całościowe, dobrej i złej jakości),
wewnętrznej struktury kosztów jakości,
udziału kosztów jakości w całości kosztów wytwarzania,
udziału kosztów jakości w przychodach ze sprzedaży,
relacji kosztów jakości do zysku i produkcji dodanej.
Według H. J. Harringtona system wykrywania kosztów złej jakości w przedsiębiorstwie sam w sobie nie przynosi żadnych korzyści, a przeciwnie dostarcza jego kierownictwu dodatkowych kłopotów[30]. Musi mu towarzyszyć efektywny proces poprawy, wykorzystujący zebrane dane celem skierowania wysiłków na ich eliminację i mierzenie postępu w tym zakresie. Rachunek kosztów jakości prowadzony w przedsiębiorstwie służy nie tylko do określenia kosztów jakości danego przedsięwzięcia, czy określenia optymalnej jakości. Prowadzenie tego rachunku umożliwia także controlling kosztów jakości, czyli sterowanie tymi kosztami oznaczające "planowanie, regulowanie i kontrolowanie poziomu kosztów jakości dla racjonalizowania działań zapewniających jakość w procesie tworzenia produktów".