Dokumentacja w handlu

Podstawowe pojęcia:

- w każdej organizacji gospodarczej wymagany jest pewien porządek wewnętrzny. Jest on określony potrzebami organizacji oraz przepisami prawnymi

- wewnętrzna instrukcja sporządzania i obiegu dokumentów - sformalizowany, uporządkowany sposób przepływu danych. Występuje w instytucjach typu sąd, urząd skarbowy, i inne duże organizacje. W urzędzie skarbowym jest w formie “książki”, bardzo szczegółowy.

- im mniejsza organizacja, tym mniej dokumentów (dotyczy to zwłaszcza firm)

Dokumenty obowiązkowe:

-dokumenty podatkowe (cel gospodarczy)

- lista płac (dokumentacja zatrudnienia i wynagrodzeń) - m.in. dla urzędów skarbowych oraz ZUS, gdzie trzeba zgłosić fakt zatrudnienia; gdy zatrudniamy do 4 osób, to wystarcza samo zgłoszenie, przy więcej niż 4 osobach sprawa się komplikuje.

- akt stwierdzający założenie organizacji (np. statut, akt założycielski, itd.)

- księgowość - oprócz firm, które rozliczają się z urzędem skarbowym w formie karty podatkowej

- RESZTA: dowolność wynikająca z potrzeb organizacji, ale za tym idą inne obowiązki posiadania dokumentów

Potrzeba dokumentacji w firmie wynika z 2 rzeczy:

1) przepisy

2) potrzeby organizacji

Ad. 1

a) Ustawa o rachunkowości z dnia 29.IX.1994, wielokrotnie nowelizowana, m.in. 8.XI.2000, 23.VIII.2001:

- “w jaki sposób i jakie dokumenty muszą być w firmie wystawiane”

- formułuje ogólne zasady wystawiania dowodów księgowych

- określa sposób i okresy przechowywania podstawowych dokumentów firmy

- definiuje poszczególne dokumenty i klasyfikuje dowody księgowe

b) Ustawa “Prawo działalności gospodarczej” '99 - ustawa weszła w życie w 2001 roku

c) Ustawy i rozporządzenia podatkowe: o podatku od towarów i usług i akcyzowym, weszła w życie 5.VII.1993

(istnieje pewna nieścisłość - podatek nazywa się PTU, czyli podatek od towarów i usług, a faktury są VAT)

Od tego roku, każdy podmiot gospodarczy musi mieć nowy nr REGON (zgodnie z ustaleniami UE)

d) ordynacja podatkowa

Większość dokumentów w firmie ma określoną formę graficzną - bezwzględnie obowiązującą. poza tym istnieją formularze, które mogą być sporządzane przez firmę, ale wg innych wzorów. Wtedy firmy tworzą własne dokumenty, ale muszą zachowywać pewne zasady ustawowe (jest to głównie związane z komputeryzacją)

Można kupić czyste formularze do sporządzania dokumentów, np. w hurtowniach, dobrych sklepach papierniczych.

Dowód księgowy - jest dokumentem potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej w odpowiednim miejscu i czasie. Prawidłowy dowód księgowy jest podstawą zapisu w odpowiedniej ewidencji.

Zdarzenie gospodarcze - takie, które wymaga zaewidencjonowania (wystawienia odpowiedniego dowodu księgowego)

Zdarzenie finansowe - odmiana zdarzenia gospodarczego, też wymaga zaewidencjonowania; ma bezpośredni wpływ na gospodarkę finansową przedsiębiorstwa..

Nie wymagają ewidencji (dowodami księgowymi):

- przyjęcie, zwolnienie itd. pracownika do pracy

- wszystkie fakty, które dotyczą nie zdarzenia księgowego

Zdarzenia gospodarcze, które mają znaczenie zasadnicze dla firmy - te, które mają wpływ na stan majątku firmy lub zmianę jego jakości (np. zakup środka trwałego)

Zdarzenie gospodarcze składa się z operacji gospodarczych.

Operacja gospodarcza - pojedyncza czynność/ zdarzenie. Wiele operacji gosp. składa się na dokumentację całego zdarzenia księgowego (gospodarczego).
Przykład: zdarzenie gospodarcze - zakup samochodu

operacje gospodarcze: zamówienie samochodu, przyjęcie na stan magazynu części zamiennych, przelew na konto sprzedawcy z konta firmy, itd.

Dokumentacja księgowa - zestaw wszelkich dokumentów, właściwie sporządzonych, odzwierciedlających w skróconej formie treść zdarzeń gospodarczych.

Każdy dokument staje się dokumentem wtedy, gdy jest on prawidłowo sporządzony (wystawiony) - rzeczywisty opis zdarzenia gospodarczego.

Cechy dowodu księgowego:

- powinien być sporządzony w języku polskim, lub, jeżeli dotyczy transakcji z kontrahentem zagranicznym, to powinien posiadać przynajmniej część treści przetłumaczoną na język polski

- powinien być wyrażony w walucie polskiej

- nazwa dokumentu i ewentualny symbol dokumentu (np. Pz, Wz)

jeśli firma stosuje dodatkowo swoje oznaczenia, to musi posiadać pisemną instrukcję

- oznaczenie zdarzenia gospodarczego zgodne z faktycznym jego przebiegiem

- dane takie, jak: nazwa podmiotu gospodarczego, który go wystawił lub komórki organizacyjnej; oznaczenie drugiej strony

- określenie wartości zdarzenia

- data zajścia zdarzenia

- data wystawienia dokumentu, jeśli jest inna niż data zdarzenia

- jeśli nie jest to dokument komputerowy, to musi on mieć podpis dostawcy (i ew. drugiej osoby, jeśli ona jest, np. odbiorcy)

Każdy dowód księgowy powinien być sprawdzony pod następującymi względami:

1) merytorycznym - dotyczy zasadności dokonania danej operacji

2) sprawdzenie formalne - dotyczy sprawdzenia zgodności z przepisami prawnymi

3) rachunkowym - zgodność z zasadami matematyki

W dowodach księgowych niedopuszczalne są wszelkie wymazania, przeróbki itd. Można poprawiać błędy poprzez (2 sposoby):

1. czytelne skreślenie bez wymazywania treści, wpisanie obok właściwie, wpisanie daty poprawki, podpis osoby, która dokonywała poprawki.

2. wystawienie dokumentów korygujących, takich jak np.:

a. faktura korygująca VAT - informacje jak wartość transakcji, wartość podatku VAT, itd.

b. nota korygująca - do poprawiania “błędów mniejszej wagi” (np. pomyłka w adresie)

dokumenty korygujące wystawia się zawsze wtedy, gdy dokument przesłaliśmy już kontrahentowi

Dodatkowe zapisy:

- storno czerwone

- storno czarne

W czekach itd. można dokonywać poprawek TYLKO przez anulowanie i ewentualne zniszczenie dokumentu, i wystawienie nowego.

Równoznaczne z dowodami księgowymi są tzw. dokumenty wewnętrzne księgowości (spełniają funkcję dowodu księgowego, ale nie są odzwierciedleniem zdarzenia gospodarczego). Zalicza się do nich:

1) Polecenie księgowania (Pk)

2) Nota księgowa -jest wystawiana w celu wstępnej korekty błędów związanych z obcą jednostką

3) Zestawienie dowodów księgowych - jest sporządzane w celu dokonania w księgach rachunkowych księgowania operacji gospodarczych zbiorczym zapisem (KW [Kasa Wypłaci], KP [Kasa Przyjmie], RK [Raport Kasowy]). Dotyczy zdarzeń o takim samym charakterze

26.02.2002 Cechy dowodu księgowego

1) dokumentalność - zapisanie zdarzeń zgodnie z faktycznym czasem i miejscem ich zajścia

2) trwałość zapisu treści - odpowiednia technika zapisu, np. w komputerze, zgodnie z ustawą o rachunkowości, np. nie wolno wypełniać ołówkiem (chyba że kopiowym)

3) rzetelność danych

4) kompletność danych - nic, co w organizacji gospodarczej wymaga dokumentowania nie może być pominięte; zgodność z ustawami i porządkiem wewnętrznym w firmie

5) jednorodność dokumentowanych operacji gospodarczych - na jednym dowodzie powinny się znaleźć tylko operacje jednego typu

6) chronologiczność

7) systematyczność - w określonym czasie należy wypełnić określone dokumenty

8) identyfikacyjność - wiąże się z 7; one muszą mieć kolejne numery, które pozwalają na ich odróżnienie od siebie (np. fakturę od dokumentu kasowego); alfanumeryczne, lub alfanumerycznie-liczbowo mają przypisane pewne skróty, symbole

np. Mm

Pz

P/1/2002

9) poprawność formalna - dokument jest wystawiany zgodnie z pewnymi wymogami prawnymi

10) poprawność merytoryczna - zgodność danych w dokumencie z faktycznym przebiegiem zdarzenia

11) poprawność rachunkowa - zgodność z prawidłami matematyki

12) podmiotowość - każdy dokument jest opatrzony informacją o stronach biorących udział w zdarzeniu gospodarczym, którego dowodem jest dokument wskazujący, który podmiot jest który, komu dać jaki dokument

Funkcje dokumentu w firmie

(dokument staje się dowodem księgowym przy spełnieniu warunków poprawności: formalnej, merytorycznej, rachunkowej)

1) dokument - m.in. zbiór dokumentów określony ustawą o rachunkowości

2) dowód - dowód księgowy jest potwierdzeniem dokonania operacji

3) funkcja księgowa - dowód jest podstawą księgowania (w księgach firmy)

4) funkcja kontrolna - za pomocą dokumentu można prowadzić kontrolę działalności firmy

5) informacyjna - na podstawie dowodów księgowych można zbierać informacje o firmie

Podstawowa klasyfikacja dokumentów jednostki gospodarczej wynika z art. 20 Ustawy o rachunkowości

1) źródłowe - stwierdzają zaistnienie określonej operacji gospodarczej. Występują ich 3 rodzaje:

1) zewnętrzne obce - wystawiane przez jednostki inne niż “nasza”; są nam dostarczane

2) zewnętrzne własne - wystawiane przez “naszą” jednostkę podmiotom zewnętrznym

3) dokumenty wewnętrzne - takie, które są wystawiane do dokumentowania operacji wewnętrznych, są przechowywane na terenie jednostki, nie są przekazywane na zewnątrz

2) inne - rodzaje:

1) zbiorcze - służą do dokonania zbiorczego zapisu różnych operacji gospodarczych. Zestawienie pojedynczych dowodów księgowych (np. RK - Raport Kasowy)

2) korygujące - dokumenty wystawiane do poprawienia błędów w dokumentach źródłowych

3) dowody zastępcze - wystawiane do czasu otrzymania źródłowych. NIE WOLNO stosować w przypadku: VAT, skupu metali nieżelaznych od ludności

4) dokumenty rozliczeniowe - obejmują już dokonane zapisy, wg nowych kryteriów klasyfikacyjnych. Przykład: lista płac

Inne kryteria:

1) wg jednostki, która wystawia dokument

1) własne

2) obce

2) wg przeznaczenia dokumentu

1) zewnętrzne

2) wewnętrzne

3) ze względu na etap sporządzania

1) źródłowe (pierwotne) - wystawiane w momencie dokonania operacji gospodarczej, bezpośrednio po jej zaistnieniu

2) wtórne (zbiorcze) - służą do zapisania zbiorczego, .... dowodów. Funkcjonują zwykle razem z (1)

4) ze względu na pełnioną funkcję

1) księgowe - dokumentują zaistnienie operacji

2) korygujące

3) zastępcze

4) rozliczeniowe

5) dyspozycyjne - niezbędne w toku prowadzenia działalności gospodarczej

6) wykonawcze - informują o przebiegu pewnych zdarzeń, np. wyciąg z konta bankowego (nie muszą potwierdzać operacji gospodarczej), pokwitowanie odbioru gotówki z kasy

5) kryterium chronologii - 3 rodzaje:

1) dokumenty wystawiane przed zaistnieniem zdarzenia gospodarczego (np. zamówienie, polecenie wypłaty, wszelkie dokumenty dotyczące pracy)

2) dokumenty wystawiane w trakcie operacji gospodarczej - np. Pz (Przyjęcie zewnętrzne), Wz (Wydanie Zewnętrzne); dokumenty materiałowe Mm - przesunięcie magazynowe, a też np. protokół reklamacyjny (bo jest sporządzany w trakcie zgłaszania reklamacji)

3) po operacji gospodarczej - faktura, rachunek

Instrukcja obiegu dokumentów

Podmioty: urząd skarbowy, ZUS, bank, krus, inne firmy, GUS, firmy ubezpieczeniowe, klienci, potencjalni pracownicy (rynek parcy)

X	Zjawisko finansowe	Zawieranie umów	zjawisko informacyjne
inne firmy	faktura vat	umowy ubezpieczeniowe, umowy o pośrednictwo, przedstawicielstwo,	wezwanie do uzgodnienia kont, wezwanie do zapłaty, oferta
rynek pracy	wynagrodzenia	umowa o pracę, zlecenia, agencyjna, o dzieło	oferta pracy
administracja państwowa, GUS	ZUS, podatki	założenie firmy (konieczność rejestracji)	informacja o działalności firmy
banki	przelewy, kredyty	umowa świadczenia usług	wyciągi bankowe
wnętrze firmy	dokumentacja kasowa, wynagrodzenia	--	instrukcja obiegu dokumentów

Instrukcja obiegu dokumentów - elementy:

1) wykaz dokumentów przyjętych do stosowania w danej jednostce

2) wykaz wszystkich komórek organizacyjnych jednostki gospodarczej (wraz ze wskazaniem osoby w tych komórkach odpowiedzialnej za wystawianie określonego dokumentu - czasem nawet z nazwiskiem)

3) terminy sporządzania, przekazania określonych dokumentów, ze wskazaniem osób, które są upoważnione do przeprowadzania bieżącej kontroli (pod względem: merytorycznym, formalnym, rachunkowym)

4) sposób znakowania poszczególnych dokumentów + oznaczenie dokumentów ścisłego zarachowania (każda firma decyduje o tym, JAKIE to są dokumenty)

5) sposób kontroli wykorzystania druków

6) określenie zasad systemu obiegu dokumentów:

1. terminowości - jest związana z określonym terminem, w którym muszą być przekazane dokumenty w firmie (np. “wszystkie dokumenty kasowe spływają do kasy po każdym dniu działania kasy”)

2. systematyczności - wprowadza się pewien cykl, zasadę cyklu

3. częstotliwości - związana z regulacją wielkości strumienia dokumentów (np. “im więcej transakcji, tym częściej dokumenty spływają”)

4. odpowiedzialności indywidualnej - przypisanie konkretnej osobie odpowiedzialności za realizację przepływu dokumentów

5. samokontroli obiegu ­ dotyczy takiego zaplanowania obiegu dokumentów, aby na bieżąco następowały kolejne etapy kontroli

Etapy tworzenia instrukcji obiegu dokumentów

1. stworzenie konkretnego opisu struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa (określić ogniwa organizacji)

2. określenie zakresu obowiązków w umowach o pracę dotyczących tych stanowisk

Kolejność ogniw w przepływie dokumentów

budowa sieci połączeń między ogniwami (związane z budową sieci informacyjnej w firmie)

Funkcje poszczególnych ogniw w instrukcji obiegu dokumentów

1. przyjmowanie zewnętrznych dokumentów lub tworzenie dokumentów wewnętrznych

2. gromadzenie i grupowanie dokumentów ze wstępnej kontroli

3. określenie sposobu księgowania określonych dokumentów (jeden z dwóch etapów tzw. dekretacji - każdy dokument dopiero po dekretacji staje się dowodem księgowym w pełni)

4.przekazanie dokumentu do realizacji (może dotyczyć wykorzystania dokumentu do ...... sprawozdań, podstawowych czynności firmy). [na dobrą sprawę, jest to `faza praktyczna' - komentarz mój]

5. przechowywanie (archiwizowanie) dokumentów księgowych

Dekretacja - jest ogółem czynności związanych z przygotowaniem dokumentów do księgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobu ich księgowania i pisemnym potwierdzeniem jej wykonania

3 etapy dekretacji:

1. segregacja dokumentów

2. sprawdzanie prawidłowości dokumentów

3. oznaczenie sposobu księgowania (dekretacja właściwa)

Archiwizacja.

dokument

dokumentacja - zbiór dokumentów

dokumentacja:

- aktowa - w przedsiębiorstwie występuje tylko ta. dzielimy na:

1. dokumentację podstawową, związaną z zaistnieniem przedsiębiorstwa

2. akta osobowe

3. akta finansowo-księgowe

4. akta prezydialne (zastrzeżone, dostępne tylko dla kierownictwa jednostki)

- techniczna

- mechaniczna

- geodezyjno-kartograficzna

- elektroniczne przetwarzanie danych

Dokumentacja aktowa:

- oryginalna

- wtórna

Terminy przechowywania niektórych akt w przedsiębiorstwie: (art. 74 Ust. o rachunkowości)

1. zatwierdzających roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu

- np. księgi rachunkowe - 5 lat

- dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po upływie terminu rękojmi

- dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat

Dokumentacja i formy rozliczeń w obrocie gospodarczym - kolokwium II

Środki:

• majątek trwały - dotyczy środków trwałych i dokumentacji z nimi związanej

• majątek obrotowy - rzeczowy, zapasy, materiały

Cechy majątku trwałego:

• należy do przedsiębiorstwa

• jest wykorzystywany przez przedsiębiorstwo

• przedsiębiorstwo może go amortyzować

• okres użytkowania dłuższy niż 1 rok

Z punktu widzenia umorzenia istotna jest wartość pochodzenia; ustala się ją dla dokumentacji w następujący sposób:

1. Rzeczy nowe:

• według faktury - wartość zakupu tam umieszczona

2. Rzeczy odkupione:

• jeżeli nie jest to cena nabycia, to wartość kosztów poniesionych na wytworzenie danej rzeczy lub jej rozbudowy

• rzeczywista cena zakupu - środki używane, powiększone o koszty transportu, remontu, zainstalowania

• cena rynkowa (bez kosztów transportu, remontu, zainstalowania)

Momenty powodujące konieczność tworzenia dokumentacji:

1. Zdarzenia powodujące wzrost środków trwałych

• zakup

• modernizacja, ulepszanie (dodatkowe elementy, lepsza jakość, wydajność, wydłużenie okresu użytkowania), przebudowa

• środek podlegający adaptacji

• przyjęcie środka trwałego w formie darowizny

• prowadzenie inwestycji; inwestycja zakończona powoduje przyjęcie do eksploatacji

• przyjęcie środka trwałego z montażem

• urzędowa aktualizacja wartości początkowej środków trwałych

• ujawnienie środka trwałego w procesie inwentaryzacji

• aport

• umowa leasingu

• remonty w ramach gwarancji (na okres remontu otrzymuje się środek zastępczy i jest on wciągany do środków trwałych)

2. Zdarzenia powodujące spadek środków trwałych

• oddanie w nieodpłatne użytkowanie

• sprzedaż

• oddanie do remontu

• braki przy inwentaryzacji

• zużycie, zepsucie (postawienie w stan likwidacji)

• sprzedaż

• leasing do innego przedsiębiorstwa

• aport do innego przedsiębiorstwa

Środki trwałe podlegają umorzeniu aby można je później odtworzyć - zużycie moralne.

Dokumentacja tworzona przy zmniejszeniu i zwiększeniu się stanu środków trwałych:

1. Ewidencja analityczna - stanowią ją:

1. księgi inwentarzowe majątku trwałego - stanowią szczegółową ewidencję obiektów inwentarzowych znajdujących się w przedsiębiorstwie. Prowadzi się je łącznie dla wszystkich obiektów inwentarzowych, ale możliwe jest prowadzenie kilku dla określonych rodzajów środków. Wszystko co jest tu zamieszczane musi być kompatybilne z metryką (nr inwentarzowy nadany raz obowiązuje trwale, jest trwale naniesiony, jest to zamieszczone w obu dokumentach)

W księdze powinny się znajdować:

• data przyjęcia do użytkowania

• wartość początkowa dla późniejszej amortyzacji

• dokładny opis obiektu inwentarzowego (nazwa, nr seryjny itp. przy rzeczach oznaczonych co do tożsamości; jeżeli inne to dokładny opis)

Przy przekwalifikowaniu środka trwałego na środek obrotowy musi być to ujęte w księdze. Każda inna sytuacja zmieniająca stan środków trwałych musi być ujęta w księdze

2. metryki - szczegółowe karty obiektów inwentarzowych - dla każdego środka trwałego jest prowadzona oddzielnie; zawiera dokładny opis wraz z nr inwentarzowym

Dokument tworzy pracownik odpowiedzialny za gospodarkę środkami trwałymi

3. tablice amortyzacyjne - służą do dokonywania odpisów amortyzacyjnych; dokumenty te powinny być prowadzone na bieżąco i uzgadnianie ze sobą.

Prowadzi się je w księgowości.

4. zakładowe (dodatkowe) książki środków trwałych - występują tylko w dużych przedsiębiorstwach. Książka przechowywana jest w zakładzie, w którym dane środki się znajdują.

Prowadzi je pracownik gospodarujący tymi środkami, ale z reguły kierownik.

Suma ksiąg zakładowych = książka inwentarzowa

2. Ewidencja syntetyczna - stanowią ją:

dokumenty ujednolicone (dane, nazwa, symbol są identyczne):

1. OT - przyjęcie środka trwałego

Moment wystawiania	Faktyczne przyjęcie środka trwałego do użytkowania
Kto wystawia	Pani Zosia
Podstawa sporządzania	zakup - faktura dostawcy lub rachunek; każdy środek trwały wchodzący musi być odebrany technicznie (protokół odbioru technicznego) zakup połączony z montażem: faktura dostawcy protokół rachunek z montażem zewnątrz - faktura zewnętrzna wewnątrz - rachunek, faktura wewnętrzna ujawnienie środka trwałego w wyniku inwentaryzacji zestawienie zbiorcze spisu z natury wyciąg z protokołu rozpatrzenia różnic inwentaryzacyjnych pobranie środka z magazynu - RW - rozchód wewnętrzny instalacja rachunek
Ilość egzemplarzy	Z reguły 3
Co gdzie trafia	Oryginał - księgowość 1 kopia - komórka organizacyjna użytkująca środek trwały 2 kopia - dokonanie zapisów inwentarzowych
Kontrola
Zatwierdzenie do realizacji	Dyrektor techniczny lub zastępca
Zmiany	Na podstawie OT dokonywane są zmiany w ewidencji analitycznej (nr inwentarzowy, tabela amortyzacyjna, zapis w księgach inwentarzowych)

Elementy OT:

• data przyjęcia do użytkowania

• opis (nazwa itp.)

• nazwa dostawcy

• miejsce użytkowania

• wartość

• nr inwentarzowy

• nr faktury na podstawie której jest wystawiane OT

• podpis pani Zosi

• podpis kierownika, który będzie użytkował

2. LT - likwidacja środka trwałego

Moment wystawiania	Udokumentowanie likwidacji środka trwałego lub jego sprzedaży Może być dowodem fizycznej likwidacji środka trwałego
Kto wystawia	Pani Zosia
Podstawa sporządzania	protokół rzeczoznawcy (komisja likwidacyjna) decyzja dyrektora, kierownika lub innej osoby upoważnionej
Ilość egzemplarzy	3
Co gdzie trafia	Oryginał - księgowość 1 kopia - komórka organizacyjna użytkująca środek trwały 2 kopia - pani Zosia; tam gdzie dotychczas był
Kontrola	Kontrola podstawowa - pracownik odpowiedzialny za gospodarkę środkami trwałymi lub księgowość Kontrola merytoryczna - pracownik, dyrektor techniczny
Zatwierdzenie do realizacji	Dyrektor techniczny lub zastępca
Zmiany	Na podstawie OT (1 kopii) dokonywane są zmiany w ewidencji analitycznej (nr inwentarzowy, tabela amortyzacyjna, zapis w księgach inwentarzowych)
LT NIE FUNKCJONUJE SAMODZIELNIE	Załączniki: orzeczenie techniczne rzeczoznawcy protokół likwidacyjny (gdy my sprzedajemy to w 2 załączniku jest faktura VAT czy rachunek, który przedsiębiorstwo sporządza przy sprzedaży)

Fizyczna likwidacja - dokumenty:

1. Orzeczenie komisji o likwidacji

2. Protokół fizycznej likwidacji - stwierdza się na jakiej zasadzie likwidacja ma nastąpić

3. Kwit złomowania lub dowód przyjęcia do magazynu (części)

Zawiera - co się ma stać ze środkiem trwałym

3. PT - protokół zdawczo - odbiorczy

Moment wystawiania	Udokumentowanie nieodpłatnego przekazania środka trwałego innemu podmiotowi
Kto wystawia	Pani Zosia wypełnia 1 stronę Księgowość wypełnia 2 stronę w celu ustalenia: wartości początkowej stanu umorzenia 2 stronę powinien potwierdzić główny księgowy
Podstawa sporządzania	Na podstawie decyzji rady nadzorczej lub innego upoważnionego organu, który ustanowił darowiznę
Ilość egzemplarzy	5
Co gdzie trafia	Oryginał i 1 kopia - przekazywane ze środkiem trwałym jednostce otrzymującej darowiznę po podpisaniu umowy 2 kopia - księgowość 3 kopia - pani Zosia wraz z upoważnieniem i pokwitowaniem odbioru środka trwałego 4 kopia - jednostka, w której dotychczas znajdował się środek trwały
Kontrola	Kontrola podstawowa - główny księgowy (?) Kontrola merytoryczna - kierownik techniczny jednostki gospodarczej (podpis na PT)
Zatwierdzenie do realizacji	Dyrektor
Zmiany	Na podstawie PT dokonywane są zmiany w ewidencji analitycznej (nr inwentarzowy, tabela amortyzacyjna, zapis w księgach inwentarzowych)
WAŻNE	Odbierając środek trwały jednostka musi podpisać się na PT (tylko upoważnione osoby)

4. MT - przesunięcie, zmiana miejsca środka trwałego

Moment wystawiania	Potwierdzenie zaewidencjonowania zmiany miejsca środka trwałego
Kto wystawia	Pani Zosia i jest odpowiedzialna za jego poprawność
Podstawa sporządzania	Na podstawie decyzji dyrektora, zarządu lub kierownika do spraw technicznych
Ilość egzemplarzy	4
Co gdzie trafia	Oryginał - księgowość (najpóźniej do dnia następnego) 1 kopia - jednostka otrzymująca środek trwały do użytkowania 2 kopia - jednostka oddająca środek trwały 3 kopia - pani Zosia
Kontrola	Kontrola formalna i rachunkowa - księgowość
Zatwierdzenie do realizacji	Dyrektor (?)
Zmiany	Na podstawie PT dokonywane są zmiany w ewidencji analitycznej (we wszystkich księgach) (nr inwentarzowy, tabela amortyzacyjna, zapis w księgach inwentarzowych)
WAŻNE	Stanowi on podstawę wydania środka trwałego (potwierdzenie na dokumencie) Nie można przekazywać środka trwałego bez dowodu, gdyż miejsce użytkowania jest miejscem powstawania kosztów (od miesiąca następnego po przekazaniu środka trwałego w inne miejsce koszty są naliczane) Muszą być podpisy kierownika zdającego i otrzymującego

Dokumenty różniące się:

1. protokół odbioru technicznego

Moment wystawiania	Dla wszystkich przedmiotów (remont, zakup itp.)
Kto wystawia	Pani Zosia
Podstawa sporządzania	Powołuje się komisję + pani Zosia dokonującą odbioru technicznego i na podstawię ich decyzji
Ilość egzemplarzy	2
Co gdzie trafia	Pani Zosia Dodatek do OT

2. protokół fizycznej likwidacji środka trwałego

Fizyczna likwidacja - dokumenty:

1. Orzeczenie komisji o likwidacji

2. Protokół fizycznej likwidacji - stwierdza się na jakiej zasadzie likwidacja ma nastąpić

3. Kwit złomowania lub dowód przyjęcia do magazynu (części)

Zawiera - co się ma stać ze środkiem trwałym

Gospodarka materiałowa

Wzrost stanu magazynu powoduje:

• zakup nowych materiałów i przyjęcie ich do magazynu

• przyjęcie w depozyt - przechowywanie czegoś, co nie jest własnością danego przedsiębiorstwa; gdy materiałów jest więcej niż zamówiono, to do czasu wyjaśnienia jest on w całości brany w depozyt

• zwrot z produkcji materiałów, które wcześniej zostały pobrane w np. zbyt dużej ilości

• wyroby, produkty przyjmowane z produkcji własnej

Odebranie towaru - gdy coś trafia do magazynu to magazynier jest zobowiązany do przyjęcia tylko materiałów, które zostały odebrane jakościowo i ilościowo

Odbiór ilościowy - czy jest odpowiednia ilość, waga, miara itp. Wyniki te trzeba porównać z zawartymi w dowodzie potwierdzającym tą ilość.

Sprawdzanie stanu i ilości opakowania

Czyni to magazynier

Odbiór jakościowy - czy towar spełnia wyznaczone normy

Czyni to magazynier lub specjalna komisja jeżeli magazynier nie posiada kwalifikacji

Magazynier może odebrać jakościowo jeżeli wielokrotnie następowały dostawy tego samego towaru

Sporny materiał przyjmuje się do magazynu w depozyt; magazynier sporządza protokół reklamacyjny

Wydawanie z magazynu:

• dotyczy materiałów przekazywanych do produkcji

• przesunięcie międzymagazynowe

• wydanie materiałów poza jednostkę gospodarczą

• wydanie depozytu

Magazynier jest materialnie odpowiedzialny za gospodarkę magazynową

W magazynie musi się znajdować wykaz osób upoważnionych i próbki ich podpisów; tylko im wydaje się towar

Dowody zrealizowane (przyjęcie i wydanie) powinny mieć podpis magazyniera

Magazynier kwituje odbiór z magazynu

Kartoteka magazynowa (dokumentacja stanów) - zapisuje się w niej wszystkie operacje związane ze zmianą stanu magazynu. Uzgodnienie asortymentu przechowywanego w magazynie - dokument - przynajmniej raz na kwartał

Trzy typy dokumentacji w magazynie:

1. Dokumentacja przychodów

1. ZP - zaopatrzenie

Moment wystawiania	Służy przekazaniu przez magazyniera do zaopatrzenia informacji o spadku zapasów materiałów w magazynie do stanu minimalnego Może być przekazywana przez inne komórki organizacyjne, dla nowego materiału, którego nie było jaszcze w magazynie Może być przekazywana przez komórki obsługowo - produkcyjne, gdy jest za mało materiałów do produkcji
Kto wystawia	Komórki zainteresowane
Ilość egzemplarzy	2
WAŻNE	Dokument ten jest podstawą do wysłania przez zaopatrzenie materiałów

2. Zamówienie

Moment wystawiania	Zamówienie na określoną ilość materiałów (co zostało zamówione, warunki odbioru, należność itp.)
Kto wystawia	Specjalista do spraw zaopatrzenia
Podstawa sporządzenia	Zawarte wcześniej umowy (terminy są zawarte w tych umowach)
Co się powinno znaleźć	Data wystawienia, nr wystawienia, informacje o towarze, ilość, jakość, sposób i termin dostawy, podpis zamawiającego
Gdzie trafia	Żeby uniknąć zamówień nadmiernych ilości powinien trafić do magazynu, magazynier wpisuje ilość tego rodzaju materiału znajdującego się aktualnie w magazynie Na końcu trafia do dostawcy
Zatwierdzenie do realizacji	Kierownik jednostki gospodarczej lub jego zastępca
Kontrola	?
Zmiany	Ewidencja w książce ewidencji złożonych zamówień

3. Książka ewidencji złożonych zamówień

Przechowywanie	Nie jest dokumentem obiegowym; jest przechowywana w komórce zaopatrzenia
Co zawiera	Informacje o wystawcy zamówienia, data, co, w jakiej ilości itp.

4. PZ - przyjęcie materiałów z zewnątrz

Moment wystawiania	Podstawa zapisów w kartotece ilościowo - wartościowej magazynu i księgowości Podstawa przyjęcia do magazynu Potwierdza wzrost zapasów w magazynie
Kto wystawia	Magazynier na bieżąco
Ilość egzemplarzy	3
Co gdzie trafia	Oryginał - księgowość (?) 1 kopia - komórka zaopatrzenia 2 kopia - magazyn
Sposób wystawiania	Wystawia się oddzielnie dla każdego zamówienia Materiały od kilku dostawców powinny być zamieszczane na oddzielnej PZ
Co zawiera	Nazwa materiału musi być napisana poprawnie, symbol, indeks materiałowy (symbol przypisany określonemu asortymentowi, aby szybciej do niego dotrzeć), dane ilościowe, ilość pochodząca z dokumentu dostawy, ilość otrzymana z dostawy
Gdy coś jest nie tak	protokół różnic przyjęcie w depozyt postępowanie wyjaśniające najpóźniej następnego dnia po PZ musi się znaleźć w księgach (dokument dostawy + PZ)
Kontrola	Merytoryczna - kierownik zaopatrzenia(zgodność danych z umową) Formalno - rachunkowa - księgowość

5. MM - przesunięcie międzymagazynowe

Moment wystawiania	Przesunięcie materiałów między magazynami tylko z ważnych powodów organizacyjnych
Kto wystawia	Komórka zaopatrzenia na polecenie zarządu, dyrekcji itp.
Ilość egzemplarzy	3
Co gdzie trafia	Oryginał - księgowość 1 kopia - magazyn wydający 2 kopia - magazyn przyjmujący
Co zawiera	specyfikacja magazynów co jest przedmiotem przesunięcia data
Magazynier	Dostaje MM - podpisuje, liczy, segreguje materiały i wydaje go wraz z wszystkimi egzemplarzami MM
Magazyn przyjmujący	Przelicza, odbiera, na dowód podpisuje wszystkie MM
Kontrola	Formalna i merytoryczna - kierownik komórki zaopatrzenia Rachunkowa - główny księgowy lub pracownik księgowości

6. ZW - zwrot materiałów z produkcji (wewnętrzny)

Moment wystawiania	Polecenie zwrotu materiałów z produkcji i przyjęcia ich do magazynu (najpierw było pobranie)
Zwrot z powodu	pobrania zbyt dużej ilości awarii maszyny zbędny omyłkowo pobrany niewłaściwa jakość
Kto wystawia	Komórka produkcji
Ilość egzemplarzy	3
Co gdzie trafia	Oryginał - księgowość 1 kopia - przekazujący materiał do magazynu 2 kopia - magazyn
Co zawiera	Nazwa, nr katalogowy, indeks, nr zlecenia produkcyjnego, zakład zdający materiały do magazynu, podpis wystawcy, przełożonego
Zatwierdzenie	Kierownik
Kontrola	Formalna i merytoryczna - wystawiający (pracownik zakładu zwracający materiały), księgowość potwierdzająca wraz ze zleceniem odebrania Rachunkowa - księgowość
WAŻNE	Na podstawie jednego ZW można zwracać kilka materiałów, ale tylko gdy został on pobrany na podstawie jednego dowodu Zanim materiał trafi do magazynu musi być odpowiednio posegregowany, aby magazynier mógł odebrać ilościowo i jakościowo

7. PO - przyjęcie odpadu

Moment wystawiania	Na podstawie PO przyjmowane do magazynu są: odpady materiały odzyskane z fizycznej likwidacji (środki trwałe, narzędzia itp.)
Kto wystawia	Zakład produkcyjny
Ilość egzemplarzy	3
Co gdzie trafia	Oryginał - księgowość 1 kopia - przekazujący materiał do magazynu 2 kopia - magazyn

8. PW - przyjęcie wyrobu

Moment wystawiania	Moment przyjęcia wyrobu do magazynu
Kto wystawia	Magazynier (?)
Warunki przyjęcia towaru	Opisanie wyrobu, aby możliwa była jego identyfikacja (nazwa, nr, ilość) Wyrobu do magazynu nie można przyjąć bez kontroli jakościowej (pracownik lub jednostka organizacyjna); wykonanie kontroli potwierdza się na wszystkich egzemplarzach; ilość wpisuje magazynier dodatkowo w chwili przyjęcia do magazynu
Ilość egzemplarzy	3
Co gdzie trafia	Oryginał - księgowość 1 kopia - zakład produkcyjny 2 kopia - magazyn
Kontrola	Merytoryczna - kierownik przekazujący wyrób do magazynu Formalna i rachunkowa - księgowy i magazynier

9. P - magazyn przyjmie

Moment wystawiania	Konieczność przyjęcia zapasów do magazynu w ilościach znikomych lub o małej wartości
Ilość egzemplarzy	3 lub 2 w zależności od potrzeb
Co gdzie trafia	Oryginał - księgowość 1 kopia - magazyn 2 kopia - zlecający przyjęcie do magazynu danego asortymentu
Co zawiera	ilość kto dostarcza podpis (wystawiający i magazynier)
Zatwierdzenie	Kierownik jednostki przekazującej

10. Przyjęcie materiałów na przechowanie

Moment wystawiania	Dla dostaw nie przyjmowanych bezpośrednio do magazynu, nie będących własnością przedsiębiorstwa, czyli dla: materiałów reklamowanych (protokół reklamacyjny) niewłaściwych materiałów materiałów niewłaściwej jakości zbyt dużej ilości materiałów
Kto wystawia	Magazynier
Odpowiedzialność magazyniera	Za zdeponowane materiały bez względu na miejsce ich pochodzenia ponosi odpowiedzialność magazynier
Ewidencja	Kartoteka + ewidencja depozytów (ilościowa, przychodowa i rozchodowa) asortymentu trafiającego do magazynu na podstawie wystawionych wcześniej dokumentów - danych źródłowych
Ilość egzemplarzy	3
Co gdzie trafia	Oryginał - składający materiały w depozyt 1 kopia - księgowość 2 kopia - magazyn

11. Protokół reklamacyjny

Moment wystawiania	Dokument związany z przychodami, stwierdza różnice ilościowe lub jakościowe materiałów przynoszonych do magazynu
Podstawa przyjęcia do magazynu	Odbiór ilościowy i jakościowy
WAŻNE	Wystawia się go na bieżąco
Kto sporządza	Kierownik działu zaopatrzenia
Ilość egzemplarzy	3
Co gdzie trafia	Oryginał - dostawca 1 kopia - księgowość 2 kopia - zaopatrzenie
Obowiązek magazyniera	Potwierdzenie przyjęcia materiałów do magazynu na przechowanie
WAŻNE	Podstawa do wystawiania - przyjęcie materiałów na przechowanie

2. Dokumentacja rozchodów

1. WZ - wydanie materiałów na zewnątrz

Moment wystawiania	Dokument zewnętrzny polecenie wydania na zewnątrz materiałów dla magazyniera dowód wydania potwierdzenie otrzymania materiałów przez odbiorcę sporządzany przy sprzedaży materiałów na zewnątrz przy zwrocie pożyczonych opakowań odpady sprzedaż materiałów i części zamiennych
Kto wystawia	Komórka zaopatrzenia
Podstawa wystawiania	Polecenie sprzedaży
Ilość egzemplarzy	4
Co gdzie trafia	Oryginał - księgowość 1 kopia - odbiorca 2 kopia - magazynier 3 kopia - komórka zaopatrzenia (wystawca)(dowód źródłowy zapisu)
Kolejność czynności przy wydaniu materiałów	co, ile, kiedy wydane akceptacja dokumentu (podpis kierownika) zarejestrowanie WZ do magazynu do realizacji po oznaczeniu wydanie z magazynu, podpis + ilość (magazynier) zmniejszenie stanu w kartotece magazynier dołącza do akt egzemplarz odbiorca na podstawie oryginału księgowość wystawia fakturę i wysyła do odbiorcy

2. RW - pobranie materiałów, rozchód wewnętrzny

Moment wystawiania	polecenie wydania materiałów z magazynu potwierdzenie pobrania z magazynu na określony cel podstawa ustalenia wysokości kosztów
Kto wystawia	Kto potrzebuje, ale tylko osoby upoważnione
Podstawa wystawiania	jednorazowe polecenie wydania karta zakładowa protokół weryfikacyjny
Ilość egzemplarzy	3
Co gdzie trafia	Oryginał - księgowość 1 kopia - wystawca 2 kopia - magazynier
Co zawiera	nr zlecenia kto pobiera asortyment (koszty) nazwa ilość jakość itp.
Zatwierdzenie	Kierownik jednostki zamawiającej, przekazywany później pobierającemu towar z magazynu
Czynności	wydanie odnotowanie przez magazyniera na dowodzie pokwitowanie odbioru przekazanie dokumentów zaksięgowanie
Duże przedsiębiorstwa	Zbiorówka - sporządza magazynier na podstawie RW i daje księgowości do zaksięgowania

3. W - magazyn wyda

Moment wystawiania	Materiały pobierane na wewnętrzne potrzeby, nie wynikające z działalności przedsiębiorstwa, gdy nie ma kalkulacji kosztów jednostkowych
Kto wystawia	Kierownik zakładu lub osoba upoważniona
Ilość egzemplarzy	3
Co gdzie trafia	Oryginał - księgowość 1 kopia - wystawca 2 kopia - magazynier
Czynności	pobranie pokwitowanie zarejestrowanie w magazynie (magazynier)

4. Karta limitowa

Moment wystawiania	Udokumentowanie kilkukrotnego pobierania materiałów z magazynu
WAŻNE	Zastępuje RW
Podstawa wystawiania	Norma zużycia miesięcznego materiału
Kto wystawia	Kto potrzebuje, ale tylko osoby upoważnione
Ilość egzemplarzy	3
Co gdzie trafia	Oryginał - księgowość 1 kopia - wystawca 2 kopia - magazynier
Zatwierdzenie	Kierownik jednostki zamawiającej, przekazywany później pobierającemu towar z magazynu

5. Specyfikacja wysyłkowa

Moment wystawiania	dyspozycja do wydawanych materiałów z magazynu
Podstawa sporządzania	złożone zamówienie WZ
Kto wystawia	Kierownik jednostki zaopatrzenia lub osoba upoważniona
Ilość egzemplarzy	4
Co gdzie trafia	Oryginał - odbiorca 1 kopia - księgowość 2 kopia - odbierający + faktura 3 kopia - magazyn

6. Zawiadomienie o wysyłce

Moment wystawiania	Po wcześniejszym zarejestrowaniu w komórce zamówień
Ilość egzemplarzy	1 - dla odbiorcy

3. Dokumentacja stanów

1. Kartoteka magazynowa

Do czego służy	Do prowadzenia ewidencji ilościowej materiałów przechowywanych w magazynie
Kto prowadzi	Magazynier (odpowiedzialność)
Na czym polega	Bieżące rejestrowanie przychodów i rozchodów w magazynie + stan bieżący
Zasady	dla każdego artykułu musi być prowadzona inna karta magazynowa, na wspólnej może być prowadzona ewidencja różnorodnych produktów, ale muszą mieć taki sam indeks dla wszystkich asortymentów muszą być karty w kartotece (własnych i obcych) każda karta musi byś od stanu początkowego (na podstawie inwentaryzacji)operacje ilościowe muszą być rejestrowane na bieżąco w oddzielnej pozycji
Miejsce przechowywania	Dokument nieobiegowy, przechowywany u magazyniera

2. Protokół w sprawie zagospodarowania materiałów zbędnych i nadmiernych

Kto sporządza	Komisja inwentaryzacyjna
Ilość egzemplarzy	3
Co gdzie trafia	Oryginał - księgowość 1 kopia - komórka zaopatrzenia 2 kopia - akta komisji inwentaryzacyjnej lub kierownik jednostki gospodarczej
WAŻNE	Trafia do magazynu gdy wiemy co się z nim stanie

Zadania przykładowe

Zadanie 1

W ramach darowizny otrzymano środek transportu

PT sporządza ten kto przekazuje (X)

Podstawa PT - decyzja np. rady nadzorczej

Odbierający musi mieć upoważnienie i podpisać

Odbierający (Y) na podstawie PT wystawiamy OT, ale musi być protokół odbioru technicznego

Kontrola

Zatwierdzenie do realizacji

Nadanie numeru inwentarzowego

Wpis do księgi inwentarzowej (i do zakładowej jeżeli jest)

Założenie tabeli amortyzacyjnej (księgowość)

Założenie metryki

Zadanie 2

W firmie produkcyjnej "Bambosz" podjęto decyzję o potrzebie wprowadzenia na rynek nowego asortymentu kapci. W związku z tym należało zakupić nową maszynę do produkcji.

Maszyna ta została zamówiona bezpośrednio u producenta - co pozwoliło na uzgodnienie szczególnych parametrów technicznych.

Zamówiona maszyna została dostarczona do firmy 15 marca 2000r. Dwa dni później podjęto decyzję o likwidacji maszyny, która ze względu na swoje parametry przestała odpowiadać producentowi. Okazało się jednak, że warto zatrzymać niektóre podzespoły jako części zamienne, a resztę należało oddać na złom.

Wprowadzenie na rynek kapci. Zamówiono maszynę do produkcji. Została dostarczona i zlikwidowano starą (części do magazynu i reszta na złom)

Zakup

Faktura dostawcy

Odbiór techniczny - protokół

Rachunek / faktura z montażem

Wystawiamy OT (pani Zosia)

Kontrola (księgowy, dyrektor techniczny)

Zatwierdzenie do realizacji

Nadanie numeru inwentarzowego

Wpis do księgi inwentarzowej (i do zakładowej jeżeli jest)

Założenie tabeli amortyzacyjnej (księgowość)

Założenie metryki

stary

Komisja likwidacyjna - decyzja

Protokół fizycznej likwidacji

Powstaje LT (pani Zosia)

Kwit złomowania

Kontrola

Zatwierdzenie

Likwidacja numeru inwentarzowego

Wykreślenie z księgi (data i sposób likwidacji)

Likwidacja metryki

Przyjęcie części do magazynu

Potwierdzenie przyjęcia

Prowadzenie ewidencji magazynowej

Zadanie 3

Dnia 12 lutego 2000r. w spółce z o. o. - hurtowni leków "Pigułka" miało miejsce następujące zdarzenie: dostawca przysłał 15 kartonów leków. Niestety w drodze oględzin stwierdzono jednoznacznie, że 14 z dostarczonych kartonów zawiera zamówione wcześniej leki, a w piętnastym znajdują się ... butelki z płynem do mycia naczyń, którego nikt nie zamawiał, a na kartonie figurowała inna nazwa miejsca przeznaczenia. Należało więc złożyć reklamację, co oczywiście uczyniono. Po dwóch dniach sporny karton został zabrany, a właściwy trafił do firmy "Pigułka".

Nie mniej jednak wszystkie dostarczone kartony musiały zostać przyjęte do magazynu - przy czym warto zauważyć, że hurtownia składa się z trzech magazynów, które zamówiły po 5 kartonów różnych leków.

W trakcie przyjmowania zamówienia do magazynów okazało się, że nastąpiła pomyłka w rodzaju leków - do magazynu II trafił 1 karton mający znaleźć się w magazynie III, natomiast w III był karton z II.

Zamówienie: 15 kartonów leków

Przyszło: 14 leków, 1 płynu

2 dni później płyn został zabrany

towar poszedł do magazynu (3 magazyny) - do magazynu 2 karton z 3 i odwrotnie

Odbiór ilościowy i jakościowy

3 dowody przyjęcia do magazynu PZ

Zastaw

Protokół reklamacyjny

Przyjęcie materiałów na przechowanie

Kartoteka

Do ewidencji depozytów

Wydać z depozytów

Zmienić w kartotece

Przyjęcie do magazynu odbiór PZ razy 3

Wpis do kartoteki magazynowej

MM dział zaopatrzenia

Magazynier podpisuje wszystkie 3 egzemplarze

MM razy 2 do magazynu

Podpisanie

Kartoteka

1. Blaski i cienie pracy magazynowej

W drukarni "XYZ" pewnego dnia (1kwietnia 2000r.) do komórki zaopatrzenia przyszedł Pan

Ryszard - pracownik działu produkcji odpowiedzialne za utrzymanie ciągłości produkcji

drukarni. Stwierdził on, że do zrealizowania aktualnego zlecenia zamówione zostało zbyt mało papieru odpowiedniej jakości. Po długiej i burzliwej dyskusji w Zaopatrzeniu stwierdzono, że należy zamówić 2000 arkuszy wspomnianego papieru.

Po dwóch dniach do drukarni przyjechała ciężarówka z zamówionym materiałem. Magazynier przeliczywszy arkusze stwierdził większą niż zamówiona ilość. Po rozmowie z dostawcą zdecydowano się przyjąć nadwyżkę na przechowanie do czasu wpłynięcia faktury stwierdzającej zakup owej nadwyżki (co po 7 dniach nastąpiło).

Magazynier materiał przyjął na stan. Już po godzinie od przyjęcia Pan Rysio zgłosił się do magazynu po 300 arkuszy papieru do produkcji. Na drugi dzień do magazynu przywieziono ścinki wykorzystanego papieru (odpady) oraz 100 świeżo wydrukowanych książek, po które po trzech dniach zgłosił się dostawca.

ZP

Zamówienie

Protokół reklamacyjny

PZ

Przyjęcie na przechowanie

Kartoteka magazynowa

RW

MM/PZ

Kartoteka magazynowa

PO

PW

Kartoteka magazynowa

PZ

Kartoteka magazynowa

Dokumentacja - kolokwium III

Górna granica transakcji gotówkowych - 6 000

Każde przedsiębiorstwo musi prowadzić rachunek bankowy

Obrót pieniężny:

1. Gotówkowy

Dotyczy przechowywania gotówki lub bonów pieniężnych.

W kasie nie może być przechowywana dowolna ilość gotówki, władze przedsiębiorstwa uzgadniają pogotowie kasowe (niezbędny zasób gotówki przechowywanej w kasie).

Środki pieniężne powinny być przechowywane w kasie do 7 dni (np. na wynagrodzenie), powinny być dobrze zabezpieczone.

Istnieje osoba odpowiedzialna za środki pieniężne przechowywane w kasie - kasjer.

Kasjer musi pod koniec dnia wpłacić do banku nadwyżkę ponad pogotowie kasowe. Jest odpowiedzialny za gospodarkę środkami pieniężnymi, ich rozliczaniem i dokumentowaniem.

• przychody: KP

• wypłaty: dokumenty źródłowe kasowe (faktura, listy płac, dowody wypłaty, wnioski o wypłatę zaliczki, rozliczenie zaliczki) lub zastępcze dowody kasowe (nie dotyczą dokumentacji VAT)

Część dowodów tworzy księgowość lub są tworzone w miejscach potrzeby (określone komórki).

1. KP (kasa przyjmie) - dowód wpłaty

Jest to druk ścisłego zarachowania.

Moment wystawiania	Dokumentuje wpłatę gotówki do kasy lub jest dowodem potwierdzenia zwrotu pobranej wcześniej zaliczki. Wystawiany na bieżąco.
Kto wystawia	Upoważniony pracownik księgowości
Ilość egzemplarzy	3
Co gdzie trafia	Oryginał - księgowość (załącznik - kasjer przekazuje do RK) 1 kopia - wpłacający 2 kopia - w bloczku do rozliczenia
Co zawiera	Data tytuł wpłaty wpłacający przyjmujący wpłatę kwota (liczba, słownie) potwierdzenie kasjera, że przyjął pieniądze
Zatwierdzenie do realizacji	Główny księgowy
Zmiany	Ewidencja analityczna
WAŻNE	Dokument źródłowy - na jego podstawie powstaje RK

2. KW (kasa wypłaci)

Moment wystawiania	Dowód zastępczy lub źródłowy. Dokumentuje wypłatę z kasy.
Kto wystawia	Księgowość lub ewentualnie kasjer
Ilość egzemplarzy	3 lub 2
Co gdzie trafia	3 egzemplarze: Oryginał - do RK 1 kopia - księgowość z RK 2 kopia - pobierający 2 egzemplarze: Oryginał - do RK 1 kopia - bloczek
Co zawiera	pobierający wypłacający pokwitowanie od pobierającego
Kontrola	Formalna i rachunkowa - księgowy Dokonuje dekretacji (powstanie kosztów)
Zatwierdzenie	Główny księgowy
Akceptacja	Kierownik
WAŻNE	Dowód źródłowy do sporządzenia RK

3. RK (raport kasowy)

Moment wystawiania	Dokument wtórny. Zawiera ewidencję wszystkich dowodów kasowych (wpłata i wypłata). Sporządzany w cyklach dniowych. Przy małych obrotach np. tygodniowo. Każda strona RK jest podliczana oddzielnie; łączna suma w rubryce „obroty dnia”. Potwierdza się w RK stan gotówki w kasie. Stan obecny kasy przenosi się na kolejny RK.
Kto wystawia	Kasjer. Podpisuje go.
Ilość egzemplarzy	2
Co gdzie trafia	Oryginał - do księgowości
Co zawiera	numer bieżący danego rachunku pieczęć firmowa gdy występuje kilka kas - nr lub nazwa kasy, której RK dotyczy potwierdzenie dokonanych operacji w kasie, każdy dowód osobno, chronologicznie nazwa / symbol dokumentu w dokumentacji załączonej do RK podział na wpłaty i wypłaty nr dokumentu źródłowego załączonego do RK analogiczne dokumenty też liczba dokumentów załączonych do RK
Kontrola (wszystkie załączniki do RK)	Księgowość
Kontrola merytoryczna	Główny księgowy
Realizacja	Dyrektor

4. Wniosek o zaliczkę

Kto wystawia	Wnioskodawca (1 strona)
Ilość egzemplarzy	1
Co zawiera	kto ile na co termin rozliczenia (nie dłuższy niż 7 dni)
Kto podpisuje	Kierownik
Kontrola	Merytoryczna - jednostka, w której pracownik pracuje Formalno - rachunkowa - główny księgowy
WAŻNE	Teraz staje się podstawą do wypłaty

5. Rozliczenie zaliczki

Kto sporządza	Zaliczkobiorca (2 strona)
Ilość egzemplarzy	1
Co zawiera	Zestawienie wydatków: dokumenty i kwota
Kontrola	Merytoryczna - jednostka, w której pracownik pracuje Formalno - rachunkowa - główny księgowy
WAŻNE	Kasjer na podstawie rozliczenia zaliczki ma prawo wypłacić lub pobrać pieniądze. Zaliczki stałe - rozliczenie na koniec miesiąca.

6. Rachunek z wyjazdu służbowego

Moment wystawiania	Dokumentuje polecenie wyjazdu pracownika i rozlicza koszy delegacji
Kto sporządza	Kierownik lub na jego polecenie pracownik kadr (tylko osoba upoważniona)
Ilość egzemplarzy	1
Co zawiera	imię i nazwisko, stanowisko, cel podróży służbowej, miejscowość, data, kwota
Cel podróży	Dokument ze szkolenia do dokumentacji ??????
Rozliczenie	Po powrocie 7 dni stwierdzając dokonanie polecenia służbowego
Potwierdzenie	Przełożony
Kontrola formalno - rachunkowa	Główny księgowy
Zatwierdzenie do realizacji	Główny księgowy z kierownikiem jednostki gospodarczej.

7. Czek gotówkowy

Jest dokumentem źródłowym.

Może go wystawić tylko osoba upoważniona (wzory podpisów). Jest ważny 10 dni od daty wystawienia.

Książeczka czekowa jest drukiem ścisłego zarachowania. Powinny być w niej wszystkie kartki. Grzbiety książeczek przechowuje się w kasie do momentu ich archiwizacji.

8. Bankowy dowód wpłaty

Kto sporządza	Kasjer (wpłacający środki do banku)
Ilość egzemplarzy	3
Co gdzie trafia	Wszystkie egzemplarze są składane w banku wraz z gotówką. Dopiero później: Oryginał - bank 1 kopia - osoba wpłacająca w momencie wpłaty na rachunek 2 kopia - bank przesyła do jednostki gospodarczej wraz z wyciągiem bankowym

2. Bezgotówkowy

1. Polecenie przelewu

Występuje na formularzu lub bez (internet).

Polecenie udzielone bankowi od posiadacza rachunku, aby obciążyć rachunek jego dłużnika i uznać rachunek wierzyciela określoną kwotą. Muszą być środki na rachunku bankowym - skuteczność wykonania.

Wykonanie następuje dnia następnego, gdy jest dzień świąteczny to pierwszego roboczego.

Moment wystawiania	Na podstawie faktury od dostawców Więcej niż 3 dziennie - wystawia się zbiorówki
Kto wystawia	Pracownik księgowości (osoba upoważniona)
Zatwierdzenie	Główny księgowy i kierownik jednostki gospodarczej
Ilość egzemplarzy	4 3 - jeżeli bank dłużnika i wierzyciela jest ten sam
Co gdzie trafia	A - bank dłużnika B - bank wierzyciela C - wierzyciel D - dłużnik
WAŻNE	Po otrzymaniu od dłużnika bank sprawdza pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, po czym obciąża rachunek dłużnika wysyłając do niego egzemplarz D. Po otrzymaniu D przez wierzyciela sprawdza się dokument w jednostce gospodarczej i dokonuje zapisu w dokumentach księgowych

2. Czek rozrachunkowy

Otrzymuje się je z banku.

Dłużnik wręcza czek wierzycielowi i na tej podstawie bank wierzyciela uznaje czek i jego rachunek. Banki między sobą regulują zobowiązanie.

Termin płatności 10 dni. Mogą wystawiać osoby fizyczne i prawne.

WYSTAWCA - najczęściej główny księgowy, uzupełnia numerem konta.

ODBIORCA - ma obowiązek potwierdzić odbiór na grzbiecie czeku. Są to druki ścisłego zarachowania.

3. Akredytywa

Bank wydziela środki na określoną transakcję i uznaje konto wierzyciela w momencie otrzymania faktury.

4. Weksel

Bezwarunkowe zobowiązanie zapłaty w określonym miejscu i czasie.

3. Papiery wartościowe

1. Akcje

2. Obligacje

4. Wewnętrzna dokumentacja księgowości

1. Polecenie księgowania

Księgowanie sum zbiorczych z zastawów, rejestrów, zapisów mylnych.

Sporządza się na bieżąco.

Podlega kontroli merytorycznej i formalnej przez głównego księgowego

2. Nota księgowa

Moment wystawiania	Sprostowanie wstępne błędów wcześniej przyjętych, aby w przyszłości otrzymać fakturę korygującą VAT
Kto wystawia	Księgowość
Ilość egzemplarzy	2
Co gdzie trafia	Oryginał - do podmiotu wystawiającego błędną dokumentację 1 Kopia - dokumentacja zapisu w aktach księgowych
Kontrola	Cała - główny księgowy
Zatwierdzenie do realizacji	Kierownik
WAŻNE	W nocie podaje się dokument, którego dotyczy, pozycję w której błąd wystąpił, kwota. Przechowuje się do otrzymania faktury korygującej

3. Wezwanie do uregulowania odsetek za zwłokę

Moment wystawiania	Polecenie kierownika działu lub głównego księgowego
Kto wystawia	Księgowość
Ilość egzemplarzy	2
Co gdzie trafia	Oryginał - wysyłane listem poleconym do wzywanego 1 Kopia - księgowość, dokumentowanie zapisów
Co zawiera	kwota należności Odsetki za zwłokę
Potwierdzenie poprawności	Podpisuje główny księgowy potwierdzając jego poprawność oraz kierownik jednostki gospodarczej

4. Wezwanie do uzgodnienia kont

Wysyła się w 2 egzemplarzach (A i B).

Po sprawdzeniu odcinka B odsyła się do jednostki wystawiającej

INWENTARYZACJA

Metody:

SPIS Z NATURY (przynajmniej 1 w roku)

Na arkuszu spisu z natury (druki ścisłego zarachowania). Spisanie rzeczywistego stanu zapasu i środków trwałych.

Sporządza komisja inwentaryzacyjna:

• z zakładu

• spoza zakładu - firmy zewnętrzne

W skład wchodzi główny księgowy (ale nie może być przewodniczący, ani żadna osoba odpowiedzialna materialnie)

Przed inwentaryzacją magazynier segreguje swoją kartotekę, wystawia dokument potwierdzający jej zgodność.

Wystawiany w 2 egzemplarzach.

Oryginał - księgowość, udokumentowanie wyceny

1 kopia - osoba materialnie odpowiedzialna

Zawiera się w nim nazwisko osoby odpowiedzialnej za dany materiał.

Składa się z 2 części:

• rzeczywisty spis (ilość)

• wycena składników majątku - w księgowości, nazwisko sporządzającego na arkuszu (numery inwentarzowe)

Materiały niepełnowartościowe sporządza się na osobnych arkuszach.

Korekty zgodnie z zasadami rachunkowości.

Muszą się znaleźć podpisy - członka komisji i jej przewodniczącego oraz osoby materialnie odpowiedzialnej

INWENTARYZACJA KASY (gotówka + papiery wartościowe) (przynajmniej 1 w roku)

Przed inwentaryzacją kasjer potwierdza stan kasy z dokumentacją stanów.

Sporządza komisja inwentaryzacyjna w 2 egzemplarzach.

Protokół z kontroli kasy - dokonywany komisyjnie. Zawiera:

• oznaczenie kasy

• nazwisko osoby odpowiedzialnej za kasę

• skład osobowy komisji

• data i ustalenia komisji (ile czego jest)

• spis książeczek czekowych np. nr czeków (osobno zrealizowane i te do realizacji)

• numery dokumentów przychodowych i rozchodowych ostatnio przyjętych, które nie trafiły jeszcze do księgowości.

• Podpisy osób odpowiedzialnych za kasę

Na koniec komisja robi zestawienie różnic inwentaryzacyjnych.

ZESTAWIENIE RÓŻNIC INWENTARYZACYJNYCH

Sporządza komisja aby pokazać różnice ilościowo-wartościowe ze stanu rzeczywistego i potencjalnego.

Sporządza się 1 egzemplarz nie później niż 15 dni od zakończenia inwentaryzacji.

Przekazuje się komisji protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych. Trzeba wyjaśnić różnice i co z tym zrobić dalej (20 dni). Wystawia przewodniczący wraz z komisją.

Do protokołu dołącza się oświadczenie osoby odpowiedzialnej za dany sektor wyjaśniający stan rzeczy.

Protokół z wnioskami przekazuje się do kierownika jednostki gospodarczej.

INWENTARYZACJA PRODUKCJI W TOKU

Gdy na czas inwentaryzacji nie można zatrzymać produkcji to:

• planuje się inwentaryzację danego składnika w określonym czasie

• karty przewodnie - idą razem z produkcją i zaznacza się stan produktów

INWENTARYZACJA HANDLU

• zamyka się sklep

• lub inwentaryzuje się etapami i zamykamy odrębne stanowiska handlowe (wraz z ich odrębnymi magazynami)

Najpierw inwentaryzuje się halę, potem na osobnych arkuszach magazyn.

INWENTARYZACJA OPAKOWAŃ

INWENTARYZACJA ŚRODKÓW NIE BĘDĄCYCH WŁASNOŚCIĄ PODMIOTU, A WYDZIERŻAWIONYCH

INWENTARYZACJA ZOBOWIĄZAŃ PUBLICZNO - PRAWNYCH

Dokumentowanie zatrudnienia.

Stosunki wynikające z kodeksu pracy

Do 4 pracowników (dokumentacja uproszczona)

• Akta osobowe dla każdego pracownika oddzielnie

• Dokumenty o chorobach zawodowych i wypadkach przy pracy

• Karty ewidencji czasu pracy (karty pracy oddzielnie)

• Imienne karty wypłacanego wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą

• Karty ewidencyjne przydziału odzieży roboczej itp.

• Regulamin ZFŚS

• Regulamin BHP i Ppoż

• Dokumentacja ubezpieczenia społecznego

• Dokumentacja podatkowa osób zatrudnionych

• Inne potrzebne pracodawcy

Od 5 w górę dokumentacja rozszerzona przechowywane to dokumentacja uproszczona plus:

• Regulamin pracy

• Regulamin wynagrodzenia

• Regulamin organizacyjny (struktura organizacyjna, zależność hierarchiczna, zakres obowiązków i kompetencji)

• Instrukcje kancelaryjne (sekretariatu)

• Instrukcje obiegu i kontroli dokumentów

• Instrukcje tworzenia i prowadzenia, przechowywania i archiwizowania akt

• Listy obecności

• Plany urlopów wypoczynkowych

• Dokumentacje związane z urlopami zwolnieniami itp.

• Dokumentacje specjalistyczne związane ze szkoleniem BHP itp.

Zasady prowadzenie akt:

1. Zakładanie i prowadzenie akt osobowych oddzielnie dla każdego pracownika

2. Akta osobowe powinny zawierać dokumenty zawarte w 3 teczkach (w aktach nie przechowuje się orginałów ale potwierdzone kopie):

1. dokumenty związane z ubieganiem się o pracę - dołącza się:

• Kwestionariusz osobowy z fotografią

• Świadectwo pracy przynajmniej z poprzedniego miejsca pracy

• Dok potwierdzające kwalifikacje i umiejętności

• Orzeczenie lekarskie oświadczające brak przeciwwskazań do wykonywanej pracy(pracownik wykonuje na zlecenie pracodawcy i na jego koszty, dołączony później)

• Potwierdzenie przebytego szkolenia BHP i Ppoż

2. zawiązanie stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia- dołącza się:

• umowa o pracę

• Zakres obowiązków i uprawnień pracownika

• Pisemne potwierdzenie zapoznania się z wewnętrznymi instrukcjami, regulaminami

• Jeżeli pracownik jest rodzicem (oświadczenie o korzystaniu z uprawnień do np. zasiłku macierzyńskiego)

• Gdy pracownik odpowiedzialny jest za mienie to zaświadczenie, że w razie ustania stosunku pracy się rozliczy

• Podnoszenie kwalifikacji i dokumenty z tym związane

• Wypowiedzenie warunków pracy i płacy (oświadczenie)

• Przyznawanie wyróżnień., pochwał, nagród, nagan, upomnień (przez 3 miesiące)

• Informacje dotyczące udzielenia urlopu

• Informacje związane ze stanem zdrowia pracownika

• Informacje o zakazie konkurencji

• Informacja o przepustkach

• Dokumentacja obrony

3. Związane z ustaniem zatrudnienia- dołącza się:

• Oświadczenie o wypowiedzeniu pracy

• Kopie świadectwa pracy

• Potwierdzenie zajęcia wynagrodzenia

• Orzeczenie lekarskie

• Informacja o zakazie konkurencji

3. Wszystkie dokumenty związane z zatrudnieniem powinny być uporządkowane chronologicznie (ponumerowane + pełen wykaz dok)

Ewidencja czasu pracy:

- Roczna karta imienna

- Miesięczna karta imienna

Ewidencja wynagrodzeń:

1. imienna karta wynagrodzenia pracownika (z podziałem na miesiące)

• 1 egzemplarz

• okładka twarda lub zeszyt

• dane nanosi się nie później niż w 5 dni po wypłaceniu wynagrodzeń

• wypłaty zasiłku pogrzebowego, macierzyńskiego, zapomogi itp.

2. lista płac

• wynagrodzenie netto

angaż + ewidencja czasu pracy - pracownik fizyczny

angaż + wniosek premiowy - pracownik umysłowy

Kontrola form. - rach. - sporzązdający

Meryt. - kierownik

Następuje wypłata

Oryginał jest podstawą do wypłaty _ księgowość

Wart. brutto (wart. podstawy + składki)

• wypłata na fundusz emerytalny 9,74 wart brutto

• wypłata na fundusz rentowy 6,5 wart brutto

• ubez chorobowe 2,45 wart brutto

---