Systemowe podejście do zarządzania

(istota i znaczenie)

Charakterystyka

Podejście systemowe kładzie nacisk na związki między częściami organizacji. Organizacja jest tu traktowana jako jednorodny, celowy, otwarty system, który składa się z wzajemnie powiązanych części w taki sposób, że tworzą one pewną całość wyróżniającą się w otoczeniu. Podejście systemowe umożliwia kierownikowi spojrzenie na organizację jako na kompletny system, jak i również na część jego środowiska zewnętrznego. Teoria systemów wskazuje, że działanie każdej pojedynczego elementu organizacji wpływa na działanie wszystkich pozostałych.

Istota zarządzania

Podejście systemowe - systemowa rewolucja - jest jedną z najbardziej charakterystycznych cech rozwoju nauki w drugiej połowie dwudziestego wieku w ogóle, a nauk o organizacji i zarządzaniu w szczególności.

Podejście systemowe zostało zapoczątkowane przez Ludwiga von Bertalanffy'ego - twórcę ogólnej teorii systemów i N. Wienera - twórcę cybernetyki.

Podejście systemowe przejawia się w poglądach na naturę rzeczywistości, w metodologii jej badania oraz w metodach oddziaływania na tę rzeczywistość. Jego istotą jest traktowanie obiektów jako systemów otwartych, czyli zbiorów elementów powiązanych w taki sposób, że tworzą one pewną nową całość wyróżniającą się w otoczeniu. Jedna z najbardziej popularnych definicji określa system jako zastaw składników, między którymi zachodzą wzajemne stosunki (interakcje), i gdzie każdy składnik podłączony jest z każdym innym bezpośrednio lub pośrednio. Miejsce jednostronnie analitycznego i mechanicystycznego widzenia rzeczywistości zajęło podejście kładące nacisk na analizę całościowych, integrujących właściwości badanych obiektów - systemów, na ujawnienie ich różnorodnych sprzężeń wewnętrznych i zewnętrznych oraz struktury.

Podstawowymi cechami nurtu systemowego są:

1) Dążenie do integracji nauki poprzez przezwyciężenie barier międzydyscyplinarnych

2) Dążenie do wypracowania uniwersalnego, sformalizowanego języka umożliwiającego opis różnych klas systemów (fizycznych, biologicznych, społecznych)

3) Wykorzystywanie analogii i podobieństw systemów do budowy modeli i wyjaśniania systemowego,

4) Rozwijanie nauk stosowanych, jak: inżynieria systemów, badania operacyjne czy psychologia inżynieryjna, służących konstruowaniu systemów technicznych, ekonomicznych i społecznych oraz sterowaniu nimi

Znaczenie

Podsumowując, podejście systemowe do diagnozy organizacji posługuje się podstawowym schematem systemu otwartego: wejścia- transformacja- wyjścia. Zwraca się tu także szczególną uwagę na granice systemu, które oddzielają go od otoczenia i różnicują w stosunku do innych organizacji. Rozpatruje się efektywność w dłuższym okresie czasu, najważniejsze jest przetrwanie i rozwój organizacji. Warto także wspomnieć tu o synergii, która także jest jedną z koncepcji podejścia systemowego. W znaczeniu organizacyjnym synergia oznacza, że poszczególne działy organizacji współpracują ze sobą i oddziałując na siebi9e stają się wydajniejsze, niż gdyby każdy z nich działał w odosobnieniu. Kierownicy posługując się systemowym punktem widzenia, mogą łatwiej utrzymać równowagę między potrzebami rozmaitych części organizacji a potrzebami i celami firmy jako całości.

Systemowa teorowi organizacji

Systemowa teoria organizacji obejmuje wg A.K. Koźmińskiego analizę organizacji jako systemu złożonego z różnych elementów tj. role społeczne, cele, wartości, układy informacyjno - decyzyjne, a także techniki i metody zarządzania nawiązujące do całościowego, systemowego modelu organizacji.
Cechy organizacji wg ujęcia systemowego:

1. Wszystkie organizacje sa jednocześnie systemami sztucznymi i naturalnymi - są tworami sztucznymi, gdyż konsruuje je świadczenie dla realizacji mniej lub bardziej konkretnie określonych celów i misji. Organizacje są jednak systemami naturalnymi - składają się z pojedyńczych uczestników i grup społecznych dążących do zaspokojenia własnych potrzeb oraz realizacji własnych celów i interesów.

2. Organizacje są systemami otwartymi - oznacza to, że prowadzą one ciągłą wymianę energii, materii i informacji ze swoim otoczeniem. Wymiana z otoczeniem polega przede wszystkim na tym, że wytwarzane przez organizacje dobra materialne, usługi i wartości przekazywane są na zewnątrz i jakąś istotną potrzebę otoczenia zaspokajają. W zamian za to otoczenie zaopatruje organizację w czynniki materialne i niematerialne, co umożliwia jej kontynuowanie lub rozszerzanie działalności.

3. Organizacje są uporządkowanymi systemami społeczno-technicznymi. Składają się z podsystemów, które różnią się głownie możliwoscią przewidywania zachowań i reakcji na rozmaite oddziaływania. Elementy techniczne splatają się w organizacji ze społecznymi. Tworzą system antyintuicyjny, przewidywalny w bardzo ograniczonym zakresie.

4. Organizacje maja budowę hierarchiczną. Składają się z posystemów, które z kolei dzielą się na podpodsystemy, te zaś na elementy jeszcze mniejszego rzędu. Hierarchiczność organizacji umożliwia wykorzystywanie w jej badaniu cybernetycznej metody czarnej skrzynki, która ułatwia poznanie i oddziaływanie na złożone systemy bez konieczności analizowania wszystkiego.

5. Systemy organizacyjne mają zdolność doskonalenia się poprzez sprzężenie zwrotne. Mogą zwiekszać swoją sprawność i stopień zorganizowania, mogą wprowadzać rozmaite innowacje techniczne, organizacyjne, ekonomiczne, społeczne. Zdolność do dostosowania się  nie oznacza jednak, że wszystkie organizacje automatycznie zwiększają sprawność swojego funkcjonowania - mogą ale nie muszą.

6. W organizacjach ścieraja się ze sobą 2 tendencje : adaptacyjna, która zmierza ku zmianom oraz konserwatywna, która dąży do utrzymania istniejącego stanu rzeczy. Ponieważ systemy muszą przystosować się do zmian w otoczeniu, trzeba umieć wykorzystać te tendencje i właściwie oddziaływać na tych, którzy są za i przeciw. Obie postawy są organizacji potrzebne,: pierwsza umozliwia zmiany, druga zaś zapewnia firmie stabilność.

7. Systemy organizacyjne charakteryzuja się ekwifinalnością. Mają zdolność do osiągania podobnych wyników w różny sposób, za pomocą różnych procesów i struktur.

Rola kierownika w organizacji

Rola kierownika w organizacji, rozumiana jest jako zachowanie zrelatywizowane do funkcji wykonawczych przez członka organizacji w jej obrębie. Rola wskazuje na rodzaj zależności między osobami o określonych pozycjach lub wskazuje jak osoba na danej pozycji ma się zachować. Rola może być więc zdefiniowana jako zbiór oczekiwanych i obligatoryjnych sposobów ( reguł ) zachowania się ze strony osób o określonej pozycji. Stąd też mówiąc o rolach menadżera należy je spostrzegać w kontekście funkcji wykonywanych przez kierowników .
Kierownik według R.W. Griffina to ktoś, kto odpowiada przede wszystkim za realizację procesu zarządzania. W szczególności menadżerem jest ktoś, kto planuje i podejmuje decyzję, organizuje, kieruje i kontroluje zasoby ludzkie, finansowe, rzeczowe i informacyjne. Menadżer posługuje się naukowymi technikami i instrumentami realizacji wyżej wymienionych funkcji. Dla wykonania swoich funkcji nie musi być akceptowany przez podwładnych tak jak w wypadku przywódcy. Menadżer może stać się przywódcą w wyniku specyficznego splotu okoliczności i jego cech osobowych..
Zadaniem kierowników jest rozwiązywanie problemów organizacyjnych i podejmowanie jak najtrafniejszych decyzji umożliwiających rozwój organizacji w warunkach konkurencji i wyzwań otoczenia. Tak też podstawową rolą menadżera jest nowoczesny kierownik przedsiębiorstwa, przygotowany zawodowo, posiadający wrodzoną inteligencję i doświadczenie, by sprostać wymogom konkurencji i zapewnić rozwój przedsiębiorstwa.
Role kierownika można sprowadzić do trzech zasadniczych ról;

Rola międzypersonalna

obejmuje
- rolę czołowego reprezentanta organizacji,
- rolę szefa personalnego,
- rolę łącznika ze środowiskiem zewnętrznym.

Roli informacyjnej

obejmuje
- zbierania w środowisku zewnętrznym i wewnętrznym informacji potrzebnych do działań kierowniczych,
- rozpowszechnianiu w organizacji informacji potrzebnych w realizacji strategii,
- przekazaniu informacji o organizacji instytucjom, środkom masowego przekazu, członkom organizacji,

Rola decyzyjna

obejmuje
- rolę przedsiębiorcy, który dba o rozwój i korzystną pozycję organizacji w konkurencyjnym środowisku,
- rolę arbitra w rozstrzyganiu sporów wewnątrz organizacji,
- rolę "finansisty, rozdziela środki będące w jego dyspozycji,
- rolę negocjatora, uczestnictwo w negocjacjach wewnętrznych i zewnętrznych.

Kierownik pełni również następujące funkcje:

funkcję kierownika organizatora obejmują dobór podwładnych, ustalenie zakresu działania, budowę struktur organizacyjnych, ustalenie powiązań informacyjnych, systemu motywacyjnego, systemu kontroli, bieżące nadzorowanie, planowanie, dzielenie zasobów, organizacja procesu pracy itd.,
• funkcję przedsiębiorcy, dotyczy ona realizacji celów organizacji

Rodzaje kierowników

1. Autokrata - pcha innych do działania, wydaje rozkazy, dyktuje, zezwala na wąski wpływ podwładnych w proces przebiegu działań, posiada małe kontakty;

2. Nastawiony w stronę ludzi - kieruje poprzez wprowadzanie spokoju albo współdziałanie z podwładnymi;

3. Wspomagający - uznaje, iż podwładni w rzeczywistości są ekspertami w swym obszarze działań, że wykonują zadania według własnych umiejętności i metod;

4.Transferowy - kierownik, którego tak naprawdę nie ma, podejmuje próbę kierowania przez absencję albo nakierowanie;

5. Indywidualnie motywujący - ten styl kierowania stosuje specyficzne motywowanie, które jest zależne od potrzeb pracownika.

Umiejętności menadżerskie

Umiejętności kierowników różnią się na różnych szczeblach. Wyróżniamy trzy podstawowe rodzaje umiejętności:
- Umiejętności techniczne - to zdolność posługiwania się narzędziami, metodami I technologią w określonej specjalności. Kierownikowi potrzebne są umiejętności w takim stopniu, by potrafił sobie poradzić z zadaniem, za które odpowiada.

- Umiejętności społeczne - to zdolność współpracowania z innymi ludźmi, rozumienia ich i motywowania, zarówno poszczególnych osób jak i grup. Kierownikowi potrzebne są umiejętności społeczne umożliwiające mu współpracę z innymi członkami organizacji i prowadzenia własnego zespołu roboczego.

- Umiejętności koncepcyjne - to umysłowa zdolność koordynacji oraz integrowania wszystkich interesów i działalności organizacji. Jest to zdolność postrzegania organizacji jako całości i współzależności jej części, a także rozumienia, w jaki sposób zmiana w dowolnej części organizacji wpłynie na całość. Kierownikowi potrzebne są umiejętności koncepcyjne w stopniu umożliwiającym mu podejmowanie decyzji w taki sposób żeby one najlepiej służyły interesom całej organizacji.
Na niższych szczeblach zarządzania najważniejsze są umiejętności techniczne. Tracą one na znaczeniu, gdy przesuwamy się w górę po szczeblach zarządzania. Umiejętności społeczne są bardzo ważne na wszystkich szczeblach organizacji jednak dla naczelnego kierownictwa umiejętności koncepcyjne są przypuszczalnie najważniejsze.

Funkcje i role kierownicze wg. Henry'ego Mintzberg'a

1. Autorytet formalny-

Wynikający z nominacji, zgodne z normami prawa upoważnienie do dysponowania zasobami firmy, udzielone przez właściciela

2. Role interpersonalne:

a) Reprezentant (funkcje ceremonialne, tworzenie właściwego klimatu wewnątrz i na zewnątrz organizacji)

b) Przywódca (wytyczenie celów, motywowanie pracowników, stworzenie zespołowi organizacyjnych i materialnych warunków działania)

c) Łącznik (ułatwianie i organizowanie kontaktów ważnych dla prawidłowego funkcjonowania firmy)

3) Role informacyjne:

a) Monitor (przeszukiwanie otoczenia i wnętrza organizacji w celu uzyskania ważnych informacji)

b) Rozdzielający informacje (przekazywanie podwładnym ważnych informacji)

c) Rzecznik (zaspokajanie potrzeb informacyjnych przełożonych oraz komunikowanie się z otoczeniem)

4) Role decyzyjne:

a) Przedsiębiorca (wprowadzenie innowacji i podejmowanie skalkulowanego ryzyka)

b) Przeciwdziałający zakłóceniom (reakcje na sytuacje które są poza kontrolą)

c) Rozdzielający zasoby (decyzje ile, komu i jakie zasoby)

d) Negocjator (prowadzenie rozmów i negocjowanie kontraktów)

e) Przedsiębiorca - ktoś, kto bierze na siebie odpowiedzialność i ryzyko prowadzenia przedsiębiorstwa spodziewając się uzyskania z tego dochodu (pomysł, ryzyko, zysk)

f) Autorytet osobisty- zdolność do nakazywania posłuszeństwa płynąca z inteligencji, wiedzy, doświadczenia, wartości moralnej.

---