ORGANIZACJA I TECHNIKI PRACY BIUROWEJ
Pojęcie organizacji i techniki pracy biurowej.
Dokumenty określające organizację pracy (organizacja pracy: potwierdza, ułatwia).
Tworzenie i obieg dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych w zależności od rodzaju administracji.
Determinanty dobrej organizacji pracy biurowej (determinant - wskaźnik).
Techniki pracy biurowej jako narzędzia i metodyka jej stosowania w procesie organizacji i realizacji pracy.
Techniki komunikacji międzyludzkiej i ich znaczenie w procesie organizacji pracy.
Archiwizacja dokumentowanie pracy.
Motywacja i dokumentowanie własnej pracy.
POJĘCIA
URZĄD ADMINISTRACYJNY - (w świetle organizacji pracy) w znaczeniu ścisłym, oznacza zorganizowany zespół osób i środków materialnych przydatnych organowi do pomocy w wykonywaniu jego zadań i kompetencji (tzn. przydatne osoby i środki materialne ' przydać ' dać w używanie środków materialnych ' do realizacji i do wykonywania zadań).
Urzędem administracyjnym jest: Urząd gminy, powiatu, także jednostki organizacyjne występujące pod innymi nazwami np. biuro kancelaria (Sejm, Prezydent, ministrowie, pełnomocnicy rządowi itp.).
Od organu administracyjnego urząd ODRÓZNIA SIĘ tym, że nie posiada własnych kompetencji, lecz wykonuje kompetencje „cudze” nie należące do organu administracyjnego.
Szczegółowe przygotowanie dokumentacji określające informacje, strukturę i zasady funkcjonowania, regulaminy, instrukcje, plany krótko i długoterminowe pracy. Sprawozdawczość, zasady finansowania, zatrudniania i wynagradzania pracowników - zależy od rodzaju administracji i zakresu jej działania.
ORGANIZACJA PRACY - jest to ciągły proces mający na celu utrzymanie sprawności, realizującą funkcję określonej jednostki administracyjnej lub zakładu pracy (napiszemy regulamin, obsadzimy stanowiska itp.).
TECHNIKI PRACY W ORGANIZACJI - narzędzia i metodyka ich stosowania w procesie organizacji i realizacji pracy (dobry proces organizacji dobry proces realizacji).
DOKUMENTY OKREŚLAJĄCE ORGANIZACJE PRACY
Ustawy - jako dokumenty wyższego rzędu.
Zarządzenia - wydawane przez ministrów. Archiwizowane są wszystkie. Jest poleceniem i ma skutki prawne. Wykonuje się je wprost.
Statuty - wydaje je organ założycielski. Nadaje konkretne prawa i obowiązki. W administracji nie trzeba wydawać statutu - są określone w ustawach.
Plany pracy krótko i długoterminowe - …
Regulaminy pracy - oparte na kodeksie pracy.
Polecenia - pisemne, ustne - (polecenie ustne potwierdzone dwustronnie jest ważne).
CZYNNIKI WARUNKUJĄCE ORGANIZCJĘ PRACY I PRZYGOTOWANIE DOKUMENTÓW
Rodzaje administracji:
PUBLICZNE - to organy administracji publicznej posiadające prawo wykonywania czynności w celu zaspakajania potrzeb zbiorowych i realizacji i realizacji celów o charakterze publicznym (zaspakajanie potrzeb zbiorowych - np. układ zbiorowy zaspakaja potrzeby zbiorowe).
PRYWATNA - (jest to administracja europejska) jest prowadzona przez jednostkę w związku z jej własnymi sprawami oraz sprawami osób trzecich.
Kryterium różnicowania administracji publicznej i niepublicznej jest więc kryterium - kto i w czyim celu działa!
ŚWIADCZONA - ma na celu poprawę życia obywateli poprzez bezpośrednie wsparcie finansowe i rzeczowe (pomoc socjalna) lub poprzez urządzenia publiczne (sztaby, szpitale itp.), pomoc społeczna i udzielanie informacji, świadczenia subwencji i dotacji, infrastruktura komunalna (drogi, place, parki itp.), przydział lokali mieszkalnych itp.
AKTY ADMINISTRACYJNE - jest to dowód działania organu lub osoby w jego imieniu:
Decyzje - obejmuje całą merytoryczną część dotyczącą danego problemu. Wydawana jest na podstawie przepisów. Musi być dodatkowe uzasadnienie tej decyzji. O zamiarze podjęcia decyzji osoba zainteresowana musi być powiadomiona.
Zezwolenia - różnica między decyzja a zezwoleniem; zezwolenie - wydawane jest też na podstawie przepisów, ALE jest to jednorazowa czynność.
Koncesje - jest upoważnieniem dla zainteresowanego; np. koncesja na sprzedaż alkoholu.
Ugody - musi zawierać podstawy prawne. Może być: krótko i długofalowa, pisemna, ustna.
Związki komunalne - (związki gmin) - powoływane są do realizacji pewnego celu np. wodociągi, drogi, szkoły, przedszkola. Mają własną (oddzielną) dokumentację.
W administracji nie może być zakazu podejmowania decyzji. Np. zakaz palenia papierosów w urzędzie ' musi być oznaczone i udokumentowane.