CHARAKTERYSTYKA KULTURY W ORGANIZACJI - FUNKCJE, PRZEJAWY
Funkcje wewnętrzne kultury
Funkcję integrującą.To preferencja modelu wspólnoty, współpracy, proces tworzenia zgody. Możemy więc wymienić kilka czynników integrujących ludzi w firmie i mających znaczny wpływ na tożsamość organizacji.
Kultura - synteza wspólności. Zbiera wszystko to co wspólne, tworzy się w procesie poprzez: wspólne wzory myślenia, wierzenia, uczucia, wartości, doświadczenia, uczenie się, wspólnotę uczestniczenia w procesie bycia razem;
Integrujące poczucie bezpieczeństwa i stabilności. Firma integrując ludzi poprzez kulturę daje gwarancję bezpiecznego przetrwania. Kultura organizacji oparta jest na historii i tradycji daje mocne poczucie bezpieczeństwa. Na plan dalszy schodzą wszelkie konflikty, niedociągnięcia. Ludzie starają się tego nie zauważać. Każda organizacja jest i powinna być niepowtarzalna. Powinna posiadać swoją filozofię, historię, wewnętrzne procedury. Niektóre firmy są bardzo postępowe i nowoczesne, inne słyną z luźnej atmosfery. Firmy o kulturach introwertycznych są skoncentrowane na swoim wnętrzu, na zasobach wewnętrznych. Taka firma także dba o zachowanie ciągłości, tradycji, ale jednocześnie może izolować się od otoczenia, wytwarzać skorupę nieprzystępności.
Funkcję poznawczo-informacyjną. Kultura dostarcza wiedzy, informacji o świecie. Poprzez wspólne przebywanie ze sobą ludzie zdobywają nową wiedzę, poszerzają horyzonty, uczą się kultury. Dostarczane są im gotowe komentarze, interpretacje zdarzeń. Jedni drugim objaśniają sens zjawisk i procesów. Mówią o tym co jest warte a co nie, co dobre, co złe. W ten sposób rozszerza się ogólna wiedza o świecie.
Funkcja adaptacyjna. Kultura dostarcza również wyuczonych sposobów radzenia sobie w życiu, wypracowuje gotowe schematy zachowań. Zmniejsza się w ten sposób niepewność. Można przewidywać, planować, projektować własne życie.
Funkcje zewnętrzne kultury:
Wpływ uzgodnień wewnętrznych na kontakty zewnętrzne. Sikorski przytacza następujące uzgodnienia wewnętrzne mające odzwierciedlenie na zewnątrz:
Misja instytucji, jej strategia i wynikające z niej funkcji;
Cele instytucji zapewniające realizację głównej misji a zarazem uwzględniające potrzebę kompromisu między oczekiwaniami różnych grup;
Środki realizacji zadań, takie jak podział pracy, rozmieszczenie uprawnień do podejmowania decyzji;
Kryteria oceny rezultatów funkcjonowania instytucji;
Sposoby korygowania organizacji dotyczącej pożądanej strategii działania zarówno w sytuacjach kryzysowych, jak i w sytuacji gdy zadania instytucji są wykonywane pomyślnie i pojawia się szansa zintensyfikowania osiągnięć.
Wpływ czynników wywodzących się z otoczenia. Organizacja wchodzi w interakcje z innymi instytucjami, konkuruje z nimi lub współpracuje. Na instytucje oddziałuje środowisko ekonomiczne, prawne, ekologiczne, warunki naturalne danego kraju, normy kulturowe danego społeczeństwa. Wpływ otoczenia zewnętrznego jest powszechnie znany. Dotyczy nie tylko postrzegania firmy na zewnątrz, jej roli i pozycji, miejsca w branży, miejsca na rankingu najbogatszych czy najskuteczniejszych firm. Z kolei wzorce kultury firmy powstałe w niej emanują poza jej granice zmieniając lub modyfikując na przykład otoczenie lokalne. Należy pamiętać że kultura inaczej oddziałuje w otoczeniu stabilnym a inaczej w zmiennym. W niestabilnym otoczeniu częściej mają miejsce: walka konkurencyjna, kryzys, przyspieszony rozwój.
Formowanie się kultury
Faza pierwsza. Formowanie założeń kultury. Najważniejszą rolę grają tu właściciel, założyciel lub reprezentowani przez nich menadżerowie. Na nich orientują się pracownicy. Zdarza się że początkujący menadżerowie nie dostrzegają, iż od pierwszego dnia pracy współkształtuje kulturę firmy. W tej fazie może trwać walka o wpływy, znaczenie a grupy poszukują własnej tożsamości, nierzadko nieformalnych liderów.
Faza druga. Rozwój kultury. Poszukiwanie tego co łączy a nie dzieli. W tym okresie ważne jest budowanie zespołów, subkultur, internalizacja wspólnoty.
Faza trzecia. Proces trwania kultury, jak gdyby jej docierania. Kultura krzepnie, stabilizuje się, zachowania ludzkie są oceniane.
Faza czwarta. Dojrzałość. Pełna stabilizacja, silna kontrola wewnętrzna, koncentracja na utrzymaniu grupy ale też niechęć do nowych idei, zmian. Jeżeli do firmy wchodzą nowi ludzie z nowymi pomysłami albo narasta opór przeciwko nowinkom, albo organizacja wymaga nowej kultury.
Faza piąta. Formowanie nowej kultury, odmiennej albo zmodyfikowanej. Tak jak tradycyjne firmy zmieniają osobowość ludzi, tak ludzie przyhamowują tradycje, tworząc nowe wzory a więc nową osobowość firmy.
Etapy uczenia się kultury
Etap pierwszy. Spontaniczność, bezrefleksyjność działań. Na ogół bywa tak, że ludzie wchodzą do organizacji i traktują to co tam zastają, bez zbytniego analizowania, chyba że rzuca się w oczy coś co jest opozycją wobec wyznawanych wartości, norm, poglądów. Stąd ważność pierwszego wrażenia, pierwszego kontaktu z firmą. Po za szokiem kulturowym, na pierwszym etapie uczenia się mamy do czynienia z pewnym automatyzmem pozwalającym ludziom odnosić się do wielu spraw w sposób machinalny. Znaczenie mają stereotypy zwalniające od krytycznej analizy i racjonalnych uzasadnień. Oczywistość i moralność tego, co zastaliśmy w nowym środowisku ma swoje zalety i słabości. Zalety to szybkie dostosowanie się do zastanych wartości, źródło integracji, poczucie pewności. Słabość to niepodatność na zmiany, zbyt szybka adaptacja, mała kreatywność.
Etap drugi. Tworzenie się subkultur. Wartości kulturowe na różnych szczeblach hierarchii w firmie mogą być odmienne. Może występować rywalizacja systemów wartości między rozmaitymi grupami pracowniczymi. Również pomiędzy przełożonymi a podwładnymi może istnieć pewien dystans kulturowy. Obie strony mogą mieć odrębne subkultury, które utrudniają lub całkowicie uniemożliwiają komunikację. Mogą istnieć różnice kulturowe związane z wiekiem, pochodzeniem społecznym, wykształceniem. Ważnym procesem zachodzącym na pierwszym i drugim etapie tworzenia kultury jest socjalizacja. Socjalizacja to proces dopasowywania osobowości ludzi do osobowości firmy. Kiedy zmieniamy miejsce pracy lub kiedy zostajemy zatrudnieni przez pracodawcę po raz pierwszy często jesteśmy pełni obaw. Z jednej strony cieszymy się możliwościami, które niesie za sobą nowa praca, myślimy o satysfakcji zawodowej jaką może nam dać. Z drugiej strony jesteśmy pełni obaw co do nowych wymagań.
Etap trzeci. Intensywny proces budowania wspólnoty pracowniczej. Dochodzi do integracji załogi. Program intencjonalizacji działań zaczyna się od polityki rekrutacyjnej. Przedsiębiorstwa odnoszące duże sukcesy poświęcają więcej czasu na wprowadzenie nowych pracowników w tajniki kultury. Programy „nabywania kultury” są wspierana wieloma innymi działaniami.
Siła i wpływ kultury organizacji na życie firmy i personelu kryją się poniekąd w metodzie jej budowania. Przede wszystkim trzeba stworzyć, a następnie rozwijać mechanizmy, które nadadzą kulturze specyficzny charakter. Kultura organizacji jest tez częstym tematem poruszanym na zebraniach menadżerskich, dyskutowanym na spotkaniach z pracownikami oraz podejmowanym w rozmowach indywidualnych.
Jeżeli kultura organizacyjna jest jeszcze stosunkowo młoda lub dopiero co przekształcona, wszyscy zatrudnieni powinni odbyć szkolenia przybliżające zmiany, a nowi pracownicy zapoznać się z tym programem zaraz po podjęciu pracy.
Przejawy kultury
Często wyczuwamy specyficzną atmosferę, jaka tam panuje. Dostrzegamy stosunek ludzi do siebie nawzajem, do kierownictwa, do firmy jako całości. W oczy się rzuca specyficzny sposób komunikowania. Przejawy kultury są zewnętrzne, chodź dowodzą wewnętrznego życia firmy. Składniki kultury są głęboko ukryte w podświadomości danej grupy. Układają się one jednak w pewne sekwencje dające się zidentyfikować dzięki chociażby analizom socjologicznym, wytwory kultury w postaci np. specyficznego stylu zarządzania, stylu komunikowania się, spędzania czasu, wytyczania ścieżek kariery.
Symbolika - wyraz i środek ustalania znaczeń
Przez symbole uczymy się odczytywania znaczeń. Są łatwo przez nas spostrzegane. Ludzie przyjmują treści symboli i zaczynają działać zgodnie z nimi. Za najważniejsze uznaje się:
Symbolikę architektoniczną - np. zewnętrzna architektura biura, rozplanowanie biura;
Symbole fizyczne - sposób ubierania się, standard wyglądu np. fryzura, makijaż, odznaki, identyfikatory;
Symbole statusu - hierarchia, pozycja społeczna, przywileje służbowe;
Do symboli architektonicznych i statusu zarazem należą materialne atrybuty firmy tj meble i wystrój wnętrz. Charakterystyczna może być nawet sama lokalizacja firmy, umiejscowienie biur aranżacja stanowisk pracy, urządzenia techniczne, ekwipunek, narzędzia, gadżety firmowe. Wszystkie te elementy informują pracowników kto jest ważny, kto ważniejszy w organizacji, podkreślają reguły zachowań i postaw. Przestrzeń biurowa, jej wyposażenie i wystrój są najprawdopodobniej najważniejszymi do zidentyfikowania symbolami statusu i mogą wiele powiedzieć o miejscu zajmowanym w kulturze organizacji.
Sposoby komunikowania się
Do najważniejszych sposobów porozumiewania się należą:
Język: wspólne wyrażenia, skróty myślowe, wyrazy trudne do zrozumienia dla kogoś z zewnątrz;
Formuły lingwistyczne, hasła, zawołania, przydomki, krótkie zwroty;
Sposób przyjmowania interesantów, klientów;
Sposób odnoszenia się ludzi do siebie wzajemnie;
Wiele organizacji i związków, grup formalnych czy nieformalnych używa specyficznego języka jako sposobów identyfikacji członków pewnej kultury czy subkultury. Wraz z upływem czasu rozwija się unikatowy język. Ludzie którzy posługują się neologizmami używają sobie tylko znanych nazw, opisując wyposażenie, narzędzia pracy itp. Język organizacji składa się z odpowiednio dobranych słów łatwo zapadających w pamięć, nieskomplikowanych, powszechnie znanych.
Rytuały jako sposoby przekazywania treści
Cechy charakterystyczne rytuałów to np. sposób:
Witania się ludzi;
Przyjmowania nowych do pracy;
Rozpoczynania dnia pracy;
Obchodzenie szczególnych uroczystości;
Spędzania przerw w pracy;
Spędzania wolnych dni;
Rytuał zawiera przekaz a także powtarzalność gestów i sytuacji. Są one nierozerwalnie związane z kulturą, oczekuje się ich akceptacji, utrzymywania, popierania. Wzbogacają życie firmy, uczą jednocześnie pracowników jak postępować w zgodzie z kulturą organizacji.
Wartości
Wartości to przedmioty, stan rzeczy, sytuacje, które ludzie cenią i starają się je osiągnąć. Są bardzo stabilne i określają, co słuszne, co pożądane. Mają utrwalić działania. Najważniejsze aby były one zgodne z indywidualnymi wartościami ludzi, w przeciwnym razie grozi konflikt. Normy określają do czego należy dążyć a czego uniknąć. Mają charakter obligatoryjny.
Mity
Mity to anegdoty, opowieści, które utrwaliły się mocno, mają cel socjalizacyjny, podkreślają to, co w danej kulturze jest akceptowalne, uprawnione, a także to, czego nie można tolerować. Mity, legendy, dowcipy, umożliwiają ludziom uczestnictwo w wydarzeniach, które już minęły. W mitach tkwi zbiorowa mądrość, cenne wskazówki, porady. Mity łączą teraźniejszość z przeszłością, będąc jednocześnie w pewnym sensie wyjaśnieniem obcych praktyk. Opowieści mają silny wpływ na wierzenia i wartości, którymi kierują się ludzie. Legendy i opowieści są lepiej przyswajane i łatwiej zapamiętywane niż suche fakty czy statystyki.
Tabu
Sprawy o których nie wypada mówić, działania, których wykonanie jest niemożliwe. Tabu w firmie może dotyczyć nieujawniania wysokości wynagrodzenia, kryteriów polityki awansów, szczegółów z życia prywatnego ludzi. Kulturę buduje się dzięki zbiorowości ludzkiej tworzącej symbolikę, język, mity, wartości. Za ich pomocą ludzie wyrażają kulturę, potwierdzają jej specyfikę.
KREOWANIE WARTOŚCI W MISJI I WIZJI FIRMY
Wśród naczelnych wartości rozwijających się firm możemy wyróżnić:
Osiągnięcie najlepszej pozycji;
Najwyższa jakość produktu;
Znaczenie innowacyjności;
Zinternalizowane wartości i wiara w nie, stanowiące istotę kultury, stają się znaczącymi składnikami zarządzania.
Kulturotwórcza rola misji
Praktycznym zabiegiem w zespole działań nazywanych budowaniem kultury jest formułowanie misji. Misja to szczególny powód istnienia firmy, wyróżniający ją od innych podmiotów. Jest to szczególna obietnica dana klientom wewnętrznym i otoczeniu zewnętrznym.
Misja to przesłanie formy umożliwiające identyfikację zewnętrzną czyli sposób, w jaki firma chce być postrzegana w otoczeniu. Misja to zespół wspólnych wartości, które będą uznawane przez pracowników firmy, czyli filozofia, na której opiera się istnienie firmy. Misja narzuca model integracyjny. Sformułowanie misji przynosi następujące korzyści:
Umiejętność dostosowania się do zmian;
Poczucie pewności i bezpieczeństwa;
Prestiż firmy;
Ludzki wymiar w życiu firmy;
Misja jest podstawą formułowania celów. Cele firmy są ściśle powiązane z misją, wypływają z niej. Odbywało się to następująco:
Podczas tworzenia i wdrażania programu misji należy przestrzegać kilku fundamentalnych zasad, są to:
Absolutna autentyczność;
Wybór wartości i celów spójnych ze stylem zarządzania;
Zachowanie rozwagi by nie wpaść w pułapkę działania na skróty;
Zaprojektowanie działań pomagających włączyć program misji do codziennych praktyk firmy;
Przewidywanie problemów i próby rozwiązania ich;
Firmy prześcigają się w tworzeniu oryginalnego systemu identyfikacji, zwłaszcza jest to widoczne w firmach zachodnich.
Strategiczne znaczenie misji:
Wyznacza kierunek działania;
Wyznacza marzenia i wyzwania;
Proces jej realizacji jest wiarygodny;
Przy formułowaniu celów należy brać pod uwagę interesy różnych grup pracowniczych, klientów, akcjonariuszy. Interesy żadnej z grup nie powinny być zdominowane.
WIZJA, CZYLI PLANY I ZAMIERZENIA FIRMY
Wizja wskazuje perspektywy, sytuacje, w jakich ma się znaleźć firma w przyszłości. Deklaracja wizji nie określa celów. Te wywodzą się z misji, często są wyrażone w kategoriach finansowych. Wizja wskazuje stymulatory działalności, stanowi siłę napędową. Chodzi tu o zintegrowaną energię załogi firmy, aby wspólna motywacja została przełożona na realizację. Kreowanie wizji jest pewną formą twórczości. Jest to kreowanie czegoś, co jest zasadniczo nowe i czego wartość jest potwierdzona praktyką zbiorowych działań. Wizja to to, co pracownicy noszą w swojej świadomości jako marzenia, plany, ambicje, aspiracje rozwojowe. Krótko mówiąc wizja to określenie całego szeregu konkretnych inicjatyw, które uświadamiają pracownikom przez jakie etapy firma jeszcze musi przejść.