Podstawowe informacje o skoroszycie

Jak działa skoroszyt?

Microsoft Excel jest zazwyczaj wykorzystywany do tworzenia tzw. skoroszytów (z ang. worksheets). Skoroszyt jest ogólnie mówiąc zbiorem informacji uporządkowanej w kolejnych kolumnach i wierszach tabeli. Jak to zostało zilustrowane na rysunku 2.1, każda komórka skoroszytu może zawierać dwa typy informacji:

• Wartość — jest to informacja, która się nie zmienia. Wartość może być tekstem, liczbą, datą lub czasem. Zazwyczaj wartość przechowywana w danej komórce jest wyświetlana na ekranie.

• Formuła — jest to zbiór wartości, odwołań do komórek, operatorów i predefiniowanych funkcji, które po przetworzeniu przez Excela generują dany rezultat (wynik działania formuły). Zazwyczaj w komórce zawierającej formułę wyświetlany jest rezultat jej działania.

Mimo, że w skoroszytach można umieścić i przedstawić niemal dowolny rodzaj informacji, to jednak zazwyczaj arkusze kalkulacyjne takie jak Excel są wykorzystywane do wykonywania obliczeń numerycznych tudzież finansowych i przetwarzania wyników takich obliczeń. Dlaczego? Cóż, wynika to z prostego faktu, że dobrze skonfigurowany i oprogramowany arkusz kalkulacyjny zachowuje się jak rewelacyjny superkalkulator. Po prostu wpisujesz do niego odpowiednie dane wejściowe i formuły a on wszystko przelicza i przedstawia Ci gotowe wyniki. Jeżeli niektóre wartości wejściowe zmienią się, to nie stanowi to żadnego problemu — Excel ponownie przeliczy wszystkie wartości niemal w czasie rzeczywistym^*), bez żadnych dodatkowych wysiłków ze strony użytkownika (rysunek 2.2).

Jak działa taki „superkalkulator”? Formuła zamiast danych liczbowych zawiera odwołania do komórek, w których znajdują się wpisane dane — stąd Excel „wie”, że w obliczeniach powinien wykorzystywać zawartości właśnie tych komórek. Dzięki temu modyfikacja wartości jednej lub więcej komórek ma w ten sposób wpływ na wyniki wszystkich obliczeń, które odwołują się do zmodyfikowanej komórki. Jak łatwo sobie wyobrazić takie właściwości powodują, że arkusze kalkulacyjne są potężnymi narzędziami mającymi szerokie zastosowanie zarówno w biznesie jak i obliczeniach naukowych.

Rysunek 2.1. Ten prosty arkusz doskonale ilustruje sposób, w jaki programy kalkulacyjne takie jak Excel pracują z wartościami i formułami.

(Text values — wartości tekstowe; Numeric values — wartości numeryczne; Formula:=B1-B2 — formuła:=B1-B2)

Rysunek 2.2. Kiedy wartość pola Sprzedaż zmieni się np. z 1000,-zł na 1150,-zł, to Excel automatycznie przeliczy, że obecnie Zysk wynosi 750,-zł.

Uruchamianie programu Excel

Aby skorzystać z Excela, musisz oczywiście go najpierw uruchomić. Uruchomienie spowoduje załadowanie kodu programu Excel do pamięci operacyjnej komputera (RAM — z ang. Random Access Memory; pamięć o dostępie bezpośrednim).

Uruchamianie Excela z paska zadań

Wybierz z paska zadań polecenie Start Programy Microsoft Excel.

Na krótką chwilę na ekranie pojawi się ekran powitalny Excela (rysunek 2.3), a następnie w oknie aplikacji pojawi się nowy pusty arkusz o nazwie Zeszyt1 oraz okienko zadań (rysunek 2.4).

Uruchamianie Excela poprzez otwieranie istniejącego pliku

1. Zlokalizuj na dysku dokument, który chcesz uruchomić (rysunek 2.5).

2. Dwukrotnie kliknij na ikonie pliku.
   
   Na krótką chwilę na ekranie pojawi się ekran powitalny Excela, a następnie w oknie aplikacji pojawi się otwierany dokument (rysunek 2.6).

Rysunek 2.3. --> Ekran powitalny Excela[Author:SK] .

Rysunek 2.4. Po uruchomieniu Excela z paska zadań w oknie aplikacji pojawi się pusty dokument oraz okienko zadań.

Rysunek 2.5. Ikona dokumentu Excel.

Rysunek 2.6. Po uruchomieniu Excela poprzez otwarcie istniejącego dokumentu w oknie aplikacji pojawi się otwierany dokument.

Zamykanie programu Excel

Po zakończeniu pracy z Excelem powinieneś zamknąć aplikację korzystając z polecenia Zakończ z menu Plik. Dzięki temu system operacyjny komputera będzie mógł zwolnić zajmowaną przez niego pamięć operacyjną i przeznaczyć ją do innych zadań.

Rada

• Zamknięcie programu powoduje również zapisanie jego bieżących ustawień.

Zamykanie programu

Wybierz z menu głównego polecenie Plik Zakończ (rysunek 2.7). Spowoduje to:

• Otwarte dokumenty zostają zamknięte.

• Jeżeli otwarty dokument zawiera poprawki, które jeszcze nie zostały zachowane w pliku na dysku, to na ekranie pojawi się okno dialogowe, które pozwala na ich zapisanie (rysunek 2.8).Więcej informacji na temat zapisywania dokumentów na dysku znajdziesz w dalszej części tego rozdziału.

• Zakończenie pracy programu Excel.

Rada

• Jak zapewne się domyślasz, Excel jest również zamykany jeżeli wyłączasz lub restartujesz komputer.

Rysunek 2.7. Menu Plik programu Excel.

Rysunek 2.8. Okno dialogowe, które pojawia się podczas próby zamknięcia niezapisanego na dysku dokumentu.

Tworzenie nowych dokumentów

Dokumenty tworzone i zapisywane przy użyciu programu Excel nazywane są skoroszytami.

Excel udostępnia dwie metody tworzenia skoroszytów:

• Pusty plik skoroszytu — jest to pusty plik utworzony w oparciu o domyślne ustawienia Excela; użytkownik musi ręcznie wpisać wartości, formuły oraz sformatować poszczególne komórki arkusza

• Plik skoroszytu utworzony na podstawie szablonu dokumentu — jest to plik, który „na dzień dobry” może zawierać szereg wartości, formuł, sposobów formatowania, pasków narzędzi zdefiniowanych przez użytkownika oraz makropoleceń; zapisanych i pobieranych z danego szablonu.

Rady

• Tworzenie skoroszytu w oparciu o gotowy szablon może zaoszczędzić sporo czasu, szczególnie w przypadku, kiedy często tworzysz standardowe rodzaje dokumentów, np. comiesięczne raporty czy faktury. Więcej informacji na temat tworzenia szablonów znajdziesz w rozdziale 4.

• Więcej informacji na temat skoroszytów programu Excel znajdziesz w rozdziale 4.

Tworzenie pustego skoroszytu

1. Jeżeli okienko zadań nie jest widoczne, to wybierz z menu głównego polecenie Plik Nowy… (rysunek 2.7) bądź po prostu naciśnij kombinację klawiszy CTRL+N.

2. W sekcji Nowy okienka zadań odszukaj i naciśnij łącze Pusty skoroszyt (rysunek 2.9).
   
   lub
   
   Naciśnij przycisk Nowy
   znajdujący się na standardowym pasku narzędzi.
   W oknie aplikacji pojawi się nowy, pusty dokument (rysunek 2.4).

Rysunek 2.9. Sekcja Nowy skoroszyt okienka zadań oferuje dużo możliwości tworzenia nowych skoroszytów.

Tworzenie skoroszytu w oparciu o szablon

1. Jeżeli okienko zadań nie jest widoczne na ekranie, wybierz z menu głównego polecenie Plik Nowy… (rysunek 2.7).

2. W sekcji Nowy z szablonu okienka zadań (rysunek 2.9) wybierz łącze Szablony ogólne.

3. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Szablony. Jeżeli to konieczne, to przejdź na zakładkę Arkusze kalkulacyjne — znajdziesz tam dodatkowe szablony arkuszy.

4. Wybierz żądany szablon (rysunek 2.10). W obszarze podglądu może się pojawić miniaturowy widok wybranego szablonu.

5. Naciśnij przycisk OK.

Na ekranie pojawi się skoroszyt utworzony w oparciu o wybrany szablon (rysunek 2.11). Aby wprowadzić nowe wartości postępuj zgodnie z informacjami umieszczonymi na szablonie.

Rada

• Excel oferuje szereg różnych szablonów dokumentów, na których możesz eksperymentować (rysunek 2.10). Niestety, nie wszystkie z nich są instalowane domyślnie podczas instalacji pakietu. Jeżeli wybierzesz szablon, który nie jest jeszcze zainstalowany, to Excel poprosi o włożenie do napędu CD płytki instalacyjnej pakietu Office.

Rysunek 2.10. Zakładka Arkusze kalkulacyjne okna dialogowego Szablony.

Rysunek 2.11 Excel tworzy nowy skoroszyt w oparciu o wybrany szablon.

Uaktywnianie i zaznaczanie komórek

Informacje skoroszytu są wprowadzane do komórek. Komórka jest to obszar znajdujący się na przecięciu danego wiersza i kolumny.

Każda komórka posiada swój unikatowy adres (odwołanie do komórki). Adres komórki składa się z litery (liter) odpowiadających danej kolumnie oraz numeru wiersza. Przykładowo, komórka o adresie B6 znajduje się na przecięciu kolumny B oraz wiersza numer 6. Adres zaznaczonej komórki pojawia się w Polu nazwy znajdującym się po lewej stronie paska formuły (rysunek 2.12).

Aby wprowadzić dane do komórki musisz ją najpierw uaktywnić. Komórka aktywna jest wyróżniona czarnym lub kolorowym obramowaniem nazywanym wskaźnikiem aktywnej komórki. Kiedy komórka jest aktywna możesz wprowadzać do niej dane.

Aby na komórce lub jej zawartości wykonać daną operację musisz ją najpierw zaznaczyć — komórka aktywna jest jednocześnie komórką zaznaczoną. W razie potrzeby możesz zaznaczyć wiele komórek lub zakres komórek. Dzięki temu możesz wykonać daną operację na wielu komórkach jednocześnie. Zakres komórek (rysunek 2.13) jest prostokątnym obszarem zaznaczonych komórek zdefiniowanym przez dwie komórki: lewą górną i prawą dolną komórkę obszaru.

Rady

• Mimo, że komórka aktywna jest zawsze częścią zaznaczonego obszaru, to nigdy nie jest podświetlona tak jak pozostałe komórki — wskaźnik aktywnej komórki jest jednak widoczny (rysunek 2.13).

• Mimo, że możesz zaznaczyć wiele komórek jednocześnie, to tylko jedna z nich (ta, której adres widnieje w polu nazwy) jest aktywna (rysunek 2.13).

• Nagłówki kolumny i wiersza aktywnej komórki są wyróżnione (rysunki 2.12 i 2.13).

• Używanie paska przewijania nie zmienia położenia wskaźnika aktywnej komórki ani zaznaczonej komórki(ek) — zmienia się tylko widok zawartości arkusza.

Rysunek 2.12. Adres aktywnej komórki pojawia się w Polu nazwy paska formuł.

(Cell reference (…) — Adres aktywnej komórki; Active cell — komórka aktywna)

Rysunek 2.13. Na ilustracji zaznaczono zakres A3:B8.

Tabela 2.1. Klawisze służące do przemieszczania wskaźnika aktywnej komórki

Klawisz	Działanie
↑	w górę o jedną komórkę
↓	w dół o jedną komórkę
→	w prawo o jedną komórkę
←	w lewo o jedną komórkę
Tab	w prawo o jedną komórkę
Shift+Tab	w lewo o jedną komórkę
Home	do pierwszej komórki w bieżącym wierszu
Page Up	w górę o jeden ekran
Page Down	w dół o jeden ekran
Ctrl+Home	do komórki A1
Ctrl+End	do komórki znajdującej się na przecięciu ostatniej kolumny i ostatniego wiersza zawierającego dane

Uaktywnienie komórki

Kliknij kursorem myszki na komórce, która ma być aktywna

lub

korzystając z klawiszy opisanych w tabeli 2.1 przesuń wskaźnik aktywnej komórki w żądane miejsce.

Zaznaczanie zakresu komórek przy pomocy myszki

1. Ustaw wskaźnik myszki w pierwszej komórce, którą chcesz zaznaczyć (rysunek 2.14).

2. Wciśnij i przytrzymaj lewy przycisk myszki a następnie przeciągnij myszkę tak, aby zaznaczyć żądany obszar komórek (rysunek 2.15).

lub

1. Ustaw wskaźnik myszki w pierwszej komórce, którą chcesz zaznaczyć.

2. Naciśnij i przytrzymaj klawisz Shift, a następnie kliknij w ostatniej komórce wybranego zakresu — wszystkie komórki pomiędzy nimi zostaną zaznaczone (czasami taka technika zaznaczania jest nazywana z ang. Shift-Click).

Przechodzenie do wybranej komórki bądź zakresu komórek

1. Z menu głównego wybierz polecenie Edycja Przejdź do (rysunek 2.16) bądź naciśnij kombinację klawiszy CTRL+G — na ekranie pojawi się okno dialogowe Przejdź do (rysunek 2.17).

2. W polu Odwołanie wpisz adres komórki, do której chcesz przenieść wskaźnik aktywnej komórki lub zakres komórek, który chcesz zaznaczyć (jego nazwa pojawi się w Polu nazwy paska formuły).

3. Naciśnij przycisk OK. Jeżeli podałeś adres pojedynczej komórki, to zostanie ona uaktywniona; jeżeli wpisałeś zakres komórek, to zostanie on zaznaczony.

Rada

• Aby określić zakres komórek, wpisz adres pierwszej i ostatniej komórki zakresu oddzielając je od siebie dwukropkiem (:). Przykładowo, rysunek 2.13 przedstawia zaznaczony zakres A3:B8 a rysunek 2.15 przedstawia zakres A3:E8.

Rysunek 2.14. Aby zaznaczyć zakres komórek kliknij w pierwszej komórce zakresu…

Rysunek 2.15. …a następnie wciśnij lewy przycisk myszki i przeciągnij ją do przeciwległego narożnika zakresu.

Rysunek 2.16. Z menu głównego wybierz polecenie Edycja Przejdź do.

Rysunek 2.17. Okno dialogowe Przejdź do pozwala na szybką zmianę położenia wskaźnika aktywnej komórki.

Zaznaczanie całej kolumny

1. Ustaw wskaźnik myszki na nagłówku kolumny, którą chcesz zaznaczyć. Wskaźnik myszki zmieni kształt na czarną, skierowaną w dół strzałkę (rysunek 2.18).

2. Kliknij lewym przyciskiem myszki — zostanie zaznaczona cała kolumna.

Zaznaczanie całego wiersza

1. Ustaw wskaźnik myszki na nagłówku wiersza, który chcesz zaznaczyć. Wskaźnik myszki zmieni kształt na czarną, skierowaną w prawo strzałkę (rysunek 2.19).

2. Kliknij lewym przyciskiem myszki — zostanie zaznaczony cały wiersz.

Zaznaczanie kilku kolumn lub wierszy

1. Ustaw wskaźnik myszki na nagłówku pierwszej kolumny lub wiersza.

2. Wciśnij lewy przycisk i przeciągnij myszkę wzdłuż kolejnych nagłówków dopóty, dopóki nie zostaną zaznaczone wszystkie żądane wiersze/kolumny.

Rada

• Kiedy zaznaczasz kilka wierszy lub kolumn powinieneś zwracać uwagę na miejsce ustawienia wskaźnika myszki — ustaw go nad nagłówkiem kolumny/wiersza a nie pomiędzy nimi. Jeżeli ustawisz wskaźnik myszki pomiędzy nagłówkami, to zamiast zaznaczyć kolumny zmienisz po prostu ich rozmiar.

Zaznaczanie całego arkusza

1. Ustaw wskaźnik myszki na przycisku Zaznacz wszystko, znajdującym się w prawym górnym rogu okna skoroszytu. Wskaźnik myszki zmieni kształt na pogrubiony znak plus
   (rysunek 2.20).

2. Kliknij lewym przyciskiem myszki.

lub

naciśnij kombinację klawiszy CTRL+A. Cały arkusz zostanie zaznaczony.

Rysunek 2.18. Aby zaznaczyć kolumnę wystarczy kliknąć na jej nagłówku.

Rysunek 2.19. Aby zaznaczyć wiersz wystarczy kliknąć na jego nagłówku.

Rysunek 2.20. Aby zaznaczyć cały arkusz naciśnij przycisk Zaznacz wszystko.

Jednoczesne zaznaczanie wielu zakresów

1. Zaznacz wybraną komórkę (zakres komórek) przy pomocy dowolnie wybranej metody (rysunek 2.21).

2. Wciśnij i przytrzymaj klawisz CTRL a następnie zaznacz kolejny zakres komórek (rysunek 2.22).

3. Powtarzaj krok 2 dopóty, dopóki nie zaznaczysz wszystkich żądanych zakresów.

Rady

• Zaznaczanie wielu zakresów może sprawiać pewne trudności i wymaga pewnej praktyki. Nie przejmuj się, jeżeli na początku będziesz miał z tym problemy.

• Aby dodać zakres komórek, który nie jest aktualnie widoczny w oknie aplikacji, powinieneś użyć pasków przewijania. Zastosowanie do tego celu klawiatury spowoduje usunięcie dokonanego wcześniej zaznaczenia bądź dodanie do zaznaczenia niepożądanych zakresów komórek.

• Nie klikaj w innych komórkach skoroszytu ani nie zmieniaj położenia wskaźnika aktywnej komórki za pomocą klawiatury podczas zaznaczania zakresów komórek — spowoduje to usunięcie zaznaczenia.

Usuwanie zaznaczenia

Kliknij w dowolnym miejscu skoroszytu

lub

naciśnij dowolny klawisz z tabeli 2.1.

Rada

• Pamiętaj — w każdej chwili pracy z arkuszem zaznaczona jest co najmniej jedna komórka — jest to komórka aktywna.

Rysunek 2.21. Aby zaznaczyć dwa zakresy komórek zaznacz najpierw pierwszy zakres…

Rysunek 2.22. …a następnie wciśnij klawisz CTRL i zaznacz drugi zakres.

Wprowadzanie wartości i formuł

Aby wprowadzić wartość lub formułę do wybranej komórki musisz ją najpierw uaktywnić. Wpisywana informacja będzie się pojawiała zarówno w aktywnej komórce jak i na pasku formuły. Po zakończeniu naciśnij klawisz Enter bądź naciśnij przycisk Wpis
znajdujący się na pasku formuły.

Podczas wprowadzania informacji do komórki pasek formuły jest aktywny. Zwróć uwagę, że Pole nazw paska formuł zamienia się wtedy w Listę funkcji oraz na pasku formuł pojawiają się dwa dodatkowe przyciski (rysunek 2.23).

Kiedy pasek formuł jest aktywny, powinieneś pamiętać o dwóch sprawach:

• Cokolwiek wpiszesz lub klikniesz może zostać wpisane do aktywnej komórki.

• Niektóre polecenia menu i opcje Excela nie są dostępne.

Pasek formuł zostaje dezaktywowany poprzez zaakceptowanie bądź anulowanie bieżącego wpisu.

Rady

• Naciśnięcie klawisza Enter w celu zatwierdzenia formuły powoduje jednoczesne przesunięcie wskaźnika aktywnej komórki o jedną komórkę w dół. Naciśnięcie przycisku Wpis
  powoduje jedynie zatwierdzenie formuły.

• Aby anulować wpis naciśnij klawisz ESC bądź naciśnij przycisk Anuluj
  znajdujący się na pasku formuły. W takiej sytuacji zostanie przywrócona poprzednia zawartość komórki.

• Podczas wprowadzania znaków formatujących wartości numeryczne (np. znaki dolara, przecinki czy znaki %) Excel może nadać komórce odpowiedni styl formatowania. Więcej informacji na temat formatowania zawartości komórek znajdziesz w rozdziale 6.

Rysunek 2.23. Składniki paska formuł.

(Function list — lista funkcji; Cancel button — przycisk Anuluj; Insert Function button — przycisk Wstaw funkcję; Enter button — przycisk Wpis; Formula bar — pasek formuł)

Wartości

Jak już wspominaliśmy na początku tego rozdziału, wartością może być dowolny tekst, liczba, data lub czas — czyli niemal wszystko, co jest wprowadzane do komórki. Wartości są stałe — nie zmieniają się tak długo, jak długo nie użytkownik ich nie zmodyfikuje.

Wprowadzanie wartości do komórki

1. Uaktywnij komórkę, do której chcesz wprowadzić nową wartość.

2. Wpisz żądaną wartość — w trakcie wpisywania informacja będzie się pojawiała zarówno w aktywnej komórce jak i w aktywnym pasku formuł (rysunek 2.24).

3. Aby zakończyć wprowadzanie wartości naciśnij klawisz Enter bądź naciśnij przycisk Wpis
   znajdujący się na pasku formuł.

Rady

• W praktyce do zatwierdzenia wartości w komórce i przejściu do następnej często używa się klawiszy strzałek kursora, bądź innych przedstawionych w tabeli 2.1 — jest to jednak zły nawyk, ponieważ nie zawsze będzie dawał żądane rezultaty.

• Domyślnie Excel wyrównuje wpisany tekst do lewej strony komórki a wartości numeryczne do prawej strony komórki. Więcej informacji na temat wyrównywania zawartości komórek znajdziesz w rozdziale 6.

• Nie przejmuj się, jeżeli wpisywane dane zdają się nie mieścić w komórce. W każdej chwili możesz samodzielnie zmienić szerokość komórki albo skorzystać z opcji Autodopasowanie. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w rozdziale 6.

Rysunek 2.24. Wpisywane dane pojawiają się zarówno w aktywnej komórce jak i na pasku formuł.

Rysunek 2.25. Po zakończeniu wprowadzania wartości znika punkt wstawiania.

Podstawy tworzenia formuł

Excel dokonuje obliczeń w oparciu o formuły wprowadzane do komórek. Po zakończeniu wprowadzania formuły Excel wyświetla rezultaty jej działania, a nie samą formułę.

Tworząc formuły należy pamiętać o kilku istotnych sprawach:

• Jeżeli formuła wykorzystuje odwołania do innych komórek i ich zawartość się zmieni, to zmieni się również wynik obliczenia danej formuły.

• Wszystkie formuły rozpoczynają się od znaku równości (=) — dzięki temu Excel rozpoznaje, że w danej komórce jest wpisana formuła a nie wartość.

• Formuły mogą zawierać dowolną kombinację wartości, odwołań, operatorów (patrz tabela 2.2) oraz funkcji. Więcej informacji na temat zastosowania operatorów w formułach i wykorzystaniu funkcji znajdziesz w rozdziale 5.

• W formułach małe i duże litery nie są rozróżniane. Oznacza to, że zapis formuły =A1+B10 jest tożsamy z zapisem =a1+b10. Excel automatycznie dokonuje niejawnej konwersji znaków w odwołaniach do komórek i funkcji na duże litery.

Podczas dokonywania obliczeń Excel wykorzystuje następującą kolejność wykonywania operacji:

1. Negacja

2. Wyrażenia w nawiasach

3. Procentowanie

4. Potęgowanie

5. Mnożenie lub dzielenie

6. Dodawanie lub odejmowanie

W celu zilustrowania powyższej prawidłowości w tabeli 3 przedstawiono przykłady formuł i wyników ich działania. Jak widać, zastosowanie nawiasów ma poważny wpływ na wynik obliczeń.

Tabela 2.2. Podstawowe operatory matematyczne używane przez Excela

Operator	Opis	Przykład zastosowania
+	Dodawanie	=A1+B10
-	Odejmowanie	=A1-B10
-	Negacja	=-A1
*	Mnożenie	=A1*B10
/	Dzielenie	=A1/B10
^	Potęgowanie	=A1^3
%	Procentowanie	=20%

Tabela 2.3. Sposoby realizacji obliczeń

Założenie: A1=5 B10=7 C3=4
Formuła	Przekształcenie	Wynik
=A1+B10*C3	=5+7*4	33
=C3*B10+A1	=4*7+5	33
=(A1+B10)*C3	=(5+7)*4	48
=A1+10%	=5+10%	5.1
=(A1+10)%	=(5+10)%	0.15
=A1^2-B10/C3	=5^2-7/4	23.25
=(A1^2-B10)/C3	=(5^2-7)/4	4.5
=A1^(2-B10)/C3	=5^(2-7)/4	0.00008

Rady

• Nie używaj klawiszy strzałek ani innych klawiszy z tabeli 2.1 do zatwierdzania formuły poprzez przeniesienie wskaźnika aktywnej komórki w inne miejsce. Takie działanie może powodować dodanie odwołania do innej komórki do formuły!

• Jeżeli to tylko możliwe staraj się w formułach zamiast wartości używać odwołań do komórek. Dzięki temu unikniesz konieczności modyfikowania formuły w przypadku zmiany danej wartości (patrz rysunki 2.26 i 2.27).

• Odwołanie może mieć postać odwołania do komórki, odwołania do zakresu komórek lub też nazwy komórki lub zakresu. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w rozdziale 13.

• Aby dodać zakres komórek do formuły wpisz adres pierwszej komórki, następnie dwukropek (:) oraz adres ostatniej komórki zakresu. Przykładowo, zapis B1:B10 odwołuje się do komórek od B1 do B10.

• Jeżeli popełnisz błąd podczas wpisywania formuły, to Excel natychmiast Cię o tym poinformuje (patrz rysunki 2.28 i 2.29). W wielu przypadkach Excel może zaproponować automatyczną korektę błędu, tak jak zostało to zilustrowane na rysunku 2.29 — jeżeli nie, to będziesz musiał dokonać korekty samodzielnie.

• Więcej informacji na temat edycji formuł znajdziesz w rozdziale 3, a na temat umieszczania funkcji w formułach w rozdziale 5.

Rysunek 2.26. Jeżeli dowolna wartość ulegnie zmianie, to formuły również będą musiały być zmodyfikowane!

Rysunek 2.27. Jeżeli formuły zamiast wartości zawierają odwołania do komórek, to po zmianie wartości komórek formuły nie będą wymagały modyfikacji.

Rysunek 2.28. W przypadku popełnienia błędu Excel natychmiast Cię o tym poinformuje i dostarczy informacji ułatwiających lokalizację błędu.

Rysunek 2.29. W wielu przypadkach Excel może zaproponować automatyczną korektę błędu.

Wpisywanie formuł z klawiatury

1. Uaktywnij komórkę, do której chcesz wpisać formułę.

2. Wpisz żądaną formułę — w trakcie wpisywania formuła będzie się pojawiała zarówno w aktywnej komórce jak i na pasku formuł (rysunek 2.30).

3. Aby zatwierdzić formułę naciśnij klawisz Enter lub naciśnij przycisk Wpis
   znajdujący się na pasku formuł.

Wprowadzanie formuł za pomocą myszki

1. Uaktywnij komórkę, do której chcesz wprowadzić formułę.

2. Wpisz znak równości (=) rozpoczynający wprowadzanie formuły (rysunek 2.32).

3. Aby wprowadzić odwołanie do danej komórki kliknij na niej lewym przyciskiem myszki (rysunki 2.33 i 2.35)
   
   lub
   
   aby wprowadzić wartość lub operator po prostu wpisz je z klawiatury (rysunek 2.34).

4. Powtarzaj krok 3 dopóty, dopóki nie zostanie wpisana cała formuła.

5. Aby zatwierdzić formułę (rysunek 2.36) naciśnij klawisz Enter lub naciśnij przycisk Wpis
   znajdujący się na pasku formuł.

Rady

• Jeżeli klikniesz daną komórkę bez wprowadzania operatora, to Excel przyjmie, że chcesz do formuły wprowadzić odwołanie do tej komórki.

• Podczas wprowadzania formuł za pomocą myszki zwracaj uwagę na to, gdzie klikasz. Każde kliknięcie powoduje dodanie odwołania do danej komórki do formuły. Jeżeli przypadkowo dodasz niepożądane odwołanie do formuły to usuń je za pomocą klawisza Backspace lub po prostu naciśnij przycisk Anuluj
  co spowoduje anulowanie wprowadzonej formuły i przywrócenie poprzedniej zawartości komórki. Więcej informacji na temat edytowania zawartości komórek znajdziesz w rozdziale 3.

• Aby dodać do formuły zakres komórek wystarczy go po prostu zaznaczyć — Excel automatycznie wstawi odpowiednie odwołanie do formuły.

Rysunek 2.30. Aby wprowadzić formułę należy ją po prostu wpisać do wybranej komórki.

Rysunek 2.31. Zakończone wprowadzanie formuły.

Rysunek 2.32. Aby wprowadzić formułę =B1-B2 wpisz znak równości rozpoczynający wprowadzanie formuły…

Rysunek 2.33. …następnie kliknij na komórce B1 aby dodać odwołanie do niej do formuły,…

Rysunek 2.34. …wpisz znak (-) oznaczający odejmowanie,…

Rysunek 2.35. …następnie kliknij na komórce B2 aby dodać odwołanie do niej do formuły,…

Rysunek 2.36. …i wreszcie naciśnij przycisk Wpis albo naciśnij klawisz Enter aby zatwierdzić gotową formułę.

Sprawdzanie błędów za pomocą tagów

Sprawdzanie błędów za pomocą tagów inteligentnych jest nową funkcją Excela XP/2002, która ułatwia wyszukiwanie potencjalnych błędów w komórkach. Przykładowo, załóżmy, że utworzyłeś formułę, która sumuje wszystkie liczby w danej kolumnie, ale pomija ostatnią komórkę w tej kolumnie. Excel zakłada, że jest to wynik popełnienia błędu i oznaczy tą komórkę za pomocą małego, zielonego trójkącika umieszczonego w lewym, górnym narożniku komórki (rysunek 2.37). Po uaktywnieniu komórki obok niej pojawi się ikona tagu inteligentnego (z ang. Smart Tag icon) — rysunek 2.38. Kliknięcie na tej ikonie spowoduje wyświetlenie menu podręcznego zawierającego opcje umożliwiające skorygowanie błędu, uzyskanie dodatkowych informacji o błędzie lub też zignorowanie go (rysunek 2.39).

Rada

• Zielony znacznik tagu (rysunek 2.37) jest widoczny tylko na ekranie — na wydruku jest pomijany.

Poprawianie błędów z wykorzystaniem tagów

1. Kliknij na ikonie tagu (rysunek 2.38) — na ekranie pojawi się menu podręczne (rysunek 2.39).

2. Wybierz z menu opcję znajdującą się bezpośrednio pod opisem błędu.

Ignorowanie błędów i usuwanie znacznika tagów

1. Kliknij na ikonie tagu (rysunek 2.38) — na ekranie pojawi się menu podręczne (rysunek 2.39).

2. Wybierz z menu opcję Ignoruj błąd — spowoduje to zignorowanie błędu i usunięcie znacznika Tagu.

Rysunek 2.37. Excel oznacza „podejrzane” komórki za pomocą znacznika tagu — małego, zielonego trójkącika umieszczonego w lewym, górnym narożniku komórki.

Rysunek 2.38. Po uaktywnieniu „podejrzanej” komórki obok pojawi się ikona tagu inteligentnego.

Rysunek 2.39. Wybierz z menu tagu odpowiednią opcję.

(Expanation of…. — Opis potencjalnego błędu).

^*) oczywiście wszystko zależy od rozmiarów arkusza; w przypadku bardzo dużych i rozbudowanych arkuszy ponowne przeliczenie może zająć od kilku sekund do nawet kilku minut — (przyp. tłum.).

2 Część I ♦ Podstawy obsługi systemu WhizBang (Nagłówek strony)

2 C:\Documents and Settings\skipper\Moje dokumenty\Helion\Po prostu Excel XP\rozdzial2.doc

UWAGA: Do zrobienia przez grafika - Excel musi być zarejestrowany na Wydawnictwo Helion.

---