Pracujemy ze skoroszytami

Pliki programu Excel

Dokumenty programu Microsoft Excel nazywane są skoroszytami.

• Każdy skoroszyt może zawierać wiele arkuszy.

• Skoroszyty pojawiają się w oknie dokumentu programu Excel.

• Skoroszyty mogą być zapisywane na dysku, a następnie ponownie otwierane, edytowane i drukowane.

W niniejszym rozdziale omówimy podstawowe zagadnienia dotyczące pracy ze skoroszytami, arkuszami, oknami i plikami.

Arkusze skoroszytu

Skoroszyty programu Excel mogą zawierać do 255 indywidualnych arkuszy, które tworzą swego rodzaju kolejne „strony” skoroszytu. Domyślnie każdy skoroszyt składa się z trzech arkuszy o nazwach odpowiednio Arkusz1, Arkusz2 oraz Arkusz3.

Wyróżniamy dwa rodzaje arkuszy:

• Arkusz danych (rysunek 4.1) — używany jest do wprowadzania i przetwarzania danych (wykonywania obliczeń); na arkuszu danych możesz również osadzać wykresy.

• Arkusz wykresu (rysunek 4.2) — umożliwia tworzenie wykresów, które nie są osadzane bezpośrednio na arkuszu danych.

Rady

• Korzystanie z wielu osobnych arkuszy ułatwia organizację danych i przechowywanie rożnych informacji dotyczących tego samego tematu w jednym skoroszycie.

• W kolejnych rozdziałach niniejszej książki znajdziesz wiele dodatkowych informacji na temat korzystania ze skoroszytów, natomiast wykresy oraz arkusze wykresów zostaną szczegółowo omówione w rozdziale 8.

Rysunek 4.1. Przykładowy arkusz danych.

Rysunek 4.2. Przykładowy arkusz wykresu.

Aby przełączyć bieżący arkusz

Odszukaj zakładkę z nazwą żądanego arkusza (znajdują się na dole okna skoroszytu — patrz rysunek 4.3) a następnie kliknij na niej lewym przyciskiem myszki.

lub

Naciśnij kombinację klawiszy CTRL-Page Up bądź CTRL-Page Down, aby przełączać się pomiędzy kolejnymi arkuszami skoroszytu.

Rady

• Jeżeli żądana zakładka nie jest widoczna na ekranie powinieneś skorzystać z przycisków przewijania znajdujących się na boku paska zakładek (rysunek 4.4).

• Aby zmodyfikować ilość jednocześnie wyświetlanych zakładek powinieneś przeciągnąć w odpowiednią stronę pole podziału (rysunek 4.5). Zmieniając szerokość paska zakładek zmieniasz jednocześnie szerokość poziomego paska przewijania.

Aby zaznaczyć kilka arkuszy jednocześnie

1. Kliknij na zakładce pierwszego arkusza, który chcesz zaznaczyć.

2. Naciśnij i przytrzymaj klawisz CTRL a następnie klikaj kolejno na zakładkach pozostałych arkuszy, które chcesz zaznaczyć. Zakładki zaznaczonych arkuszy zmieniają kolor na biały (rysunek 4.6).

Rady

• Aby zaznaczyć kilka sąsiednich arkuszy możesz kliknąć na zakładce pierwszego z nich, wcisnąć i przytrzymać klawisz Shift, a następnie kliknąć na zakładce ostatniego arkusza, który chcesz zaznaczyć. Wszystkie arkusze znajdujące się pomiędzy tymi dwoma wybranymi również zostaną zaznaczone.

• Zaznaczanie kilku arkuszy jednocześnie ułatwia i przyspiesza drukowanie, usuwanie, edycję, formatowanie i wiele innych operacji, które trzeba wykonać na wielu poszczególnych arkuszach.

Rysunek 4.3. Aby przełączyć się na wybrany arkusz wystarczy kliknąć na reprezentującej go zakładce.

Rysunek 4.4. Jeżeli żądana zakładka nie jest widoczna na ekranie powinieneś skorzystać z przycisków przewijania.

(First tab — pierwsza zakładka; Scroll backward — przewijanie w tył; Scroll forward — przewijanie w przód; Last tab — Ostatnia zakładka)

Rysunek 4.5. Aby zmodyfikować ilość wyświetlanych zakładek wystarczy przeciągnąć pole podziału.

Rysunek 4.6. Aby zaznaczyć kilka arkuszy naciśnij i przytrzymaj klawisz CTRL a następnie klikaj kolejno na zakładkach pozostałych arkuszy.

Aby wstawić nowy arkusz danych

1. Kliknij na zakładce arkusza, przed którym chcesz wstawić nowy arkusz (rysunek 4.7).

2. Z menu głównego wybierz polecenie Wstaw Arkusz (rysunek 4.8).

Nowy arkusz danych jest wstawiany zawsze przed arkuszem zaznaczonym (rysunek 4.9).

Rada

• Domyślnie nowy arkusz posiada nazwę ArkuszX, gdzie X to kolejny, wolny numer arkusza. W jednym z kolejnych podrozdziałów dowiesz się jak zmienić nazwę zakładki arkusza.

Aby wstawić arkusz wykresu

1. Kliknij na zakładce arkusza, przed którym chcesz wstawić arkusz wykresu (rysunek 4.7).

2. Z menu głównego wybierz polecenie Wstaw Wykres (rysunek 4.8).

3. Na ekranie pojawi się okno Kreator wykresów - krok 1 z 4 (rysunek 4.10). Aby utworzyć wykres powinieneś postępować zgodnie z kolejnymi instrukcjami kreatora (więcej informacji w rozdziale 8).

4. Na zakończenie pracy z kreatorem (okno Kreator wykresów - krok 4 z 4) wybierz opcję Umieść wykres: Jako nowy arkusz, wpisz nazwę zakładki arkusza wykresu a następnie naciśnij przycisk Zakończ.

Nowy arkusz wykresu jest wstawiany zawsze przed arkuszem zaznaczonym (rysunek 4.12).

Rysunek 4.7. Kliknij na zakładce arkusza, przed którym chcesz wstawić kolejny arkusz.

Rysunek 4.8. Menu Wstaw.

Rysunek 4.9. --> Zakładka nowego arkusza[Author:SK] .

Rysunek 4.10. Okno kreatora wykresów — pierwszy krok.

Rysunek 4.11. Na zakończenie pracy z kreatorem możesz zdecydować, że nowy wykres zostanie utworzony jako osobny arkusz.

Rysunek 4.12. Zakładka nowego arkusza wykresu.

Aby usunąć arkusz

1. Kliknij na zakładce arkusza, który chcesz usunąć.

2. Z menu głównego wybierz polecenie Edycja Usuń arkusz (rysunek 4.13).

3. Na ekranie pojawi się okno z ostrzeżeniem (rysunek 4.14). Jeżeli jesteś pewny, że chcesz usunąć arkusz, naciśnij przycisk Usuń.

Rady

• Wygląd menu Edycja zmienia się w zależności od rodzaju arkusza (rysunek 4.13).

• Zgodnie z ostrzeżeniem (rysunek 4.14) usunięcie arkusza jest trwałe, co oznacza, że nie można tej operacji wycofać poleceniem Cofnij.

• Jeżeli na innych arkuszach znajdują się komórki odwołujące się do komórek usuniętego arkusza, to pojawi się w nich błąd #ADR! W takiej sytuacji będziesz musiał ręcznie zmodyfikować takie formuły.

Aby zmienić nazwę zakładki reprezentującej arkusz

1. Kliknij na zakładce, której nazwę chcesz zmienić.

2. Z menu głównego wybierz polecenie Format Arkusz Zmień nazwę lub po prostu dwukrotnie kliknij na wybranej zakładce (rysunek 4.15).

3. Nazwa zakładki zostanie podświetlona (rysunek 4.16). Wpisz nową nazwę zakładki (rysunek 4.17) i naciśnij klawisz Enter.

Nazwa zakładki zostanie zmodyfikowana (rysunek 4.18).

Rady

• Wygląd menu Format zmienia się w zależności od rodzaju arkusza (rysunek 4.15).

• Nazwa zakładki arkusza może zawierać maksymalnie 31 znaków i składać się z dowolnych znaków z wyjątkiem dwukropka (:) oraz operatorów matematycznych.

Rysunek 4.13. Menu Edycja.

Rysunek 4.14. Przy próbie usunięcia arkusza Excel wyświetla okno z ostrzeżeniem.

Rysunek 4.15. Menu polecenia Arkusz.

Rysunek 4.16. Aby zmienić nazwę dwukrotnie kliknij na wybranej zakładce.

Rysunek 4.17. Wpisz nową nazwę zakładki arkusza.

Rysunek 4.18. Po zakończeniu naciśnij klawisz Enter.

Aby ukryć arkusz

1. Zaznacz arkusz(e), które chcesz ukryć (rysunek 4.18).

2. Z menu głównego wybierz polecenie Format Arkusz Ukryj (rysunek 4.15).

Arkusz oraz reprezentująca go zakładka znikną z ekranu (rysunek 4.19), tak jakby arkusz został usunięty. Nie ma się jednak czym przyjmować — arkusz nadal istnieje w skoroszycie.

Rady

• Jeżeli w skoroszycie istnieje tylko jeden arkusz, to nie może on zostać ukryty.

• Nie pomyl polecenia Format Arkusz Ukryj z poleceniem Ukryj znajdującym się w menu Okno — są to dwa, zupełnie odrębne polecenia. Więcej informacji na temat polecenia Okno Ukryj znajdziesz w następnych podrozdziałach.

Aby odkryć arkusz

1. Z menu głównego wybierz polecenie Format Arkusz Odkryj (rysunek 4.20).

2. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Odkryj (rysunek 4.21) — zaznacz nazwę arkusza, który chcesz odkryć.

3. Naciśnij przycisk OK.

Wybrany arkusz i jego zakładka pojawią się na ekranie.

Rady

• Arkusze możesz odkrywać tylko pojedynczo.

• Jeżeli polecenie Odkryj jest wyróżnione szarym kolorem (rysunek 4.15) , to oznacza to, że w danej chwili wszystkie arkusze są widoczne.

• Nie pomyl polecenia Format Arkusz Odkryj z poleceniem Odkryj znajdującym się w menu Okno — są to dwa, zupełnie odrębne polecenia. Więcej informacji na temat polecenia Okno Odkryj znajdziesz w następnych podrozdziałach.

Rysunek 4.19. Po ukryciu arkusza znika również reprezentująca go zakładka.

Rysunek 4.20. Polecenie Odkryj jest aktywne tylko wtedy, kiedy jakieś arkusze zostały wcześniej ukryte.

Rysunek 4.21. W oknie dialogowym Odkryj znajdziesz nazwy wszystkich aktualnie ukrytych arkuszy.

Aby przenieść lub skopiować arkusz

1. Zaznacz zakładkę arkusza, który chcesz przenieść bądź skopiować.

2. Z menu głównego wybierz polecenie Edycja Przenieś lub kopiuj arkusz (rysunek 4.13) — na ekranie pojawi się okno dialogowe Przenieś lub kopiuj arkusz (rysunek 4.22).

3. Z listy Do skoroszytu (rysunek 4.23) wybierz arkusz docelowy .

4. Z listy Przed arkuszem wybierz arkusze, przed którymi zostanie umieszczony przenoszony (kopiowany) arkusz.

5. Jeżeli zamiast przenoszenia chcesz utworzyć duplikat arkusza, powinieneś zaznaczyć opcję Utwórz kopię.

6. Naciśnij przycisk OK.

Rady

• Aby przenieść bądź skopiować arkusz do innego skoroszytu to zanim wybierzesz polecenie Przenieś lub kopiuj arkusz musisz się upewnić, że skoroszyt docelowy jest otwarty (ale --> nie aktywny[Author:SK] ) — w przeciwnym wypadku nie znajdziesz takiego skoroszytu na liście Do skoroszytu (rysunek 4.23).

• Jeżeli z listy Do skoroszytu wybierzesz opcję (nowy skoroszyt) (rysunek 4.23), to Excel utworzy nowy, pusty skoroszyt i umieści w nim przenoszone (kopiowane) arkusze.

• Polecenia Przenieś lub kopiuj arkusz możesz również używać do zmiany kolejności zakładek reprezentujących arkusze. W tym celu powinieneś z listy Do skoroszytu wybrać bieżący arkusz (rysunek 4.23) a następnie wybrać odpowiednie arkusze z listy Przed arkuszem, bądź też wybrać opcję (przenieś na koniec).

• Arkusze możesz również przenosić bądź kopiować przy użyciu metody „przeciągnij i upuść”. Aby przenieść arkusz wystarczy „złapać” jego zakładkę i przeciągnąć w wybrane miejsce (rysunek 4.24), natomiast aby skopiować arkusz wystarczy podczas przeciągania trzymać wciśnięty klawisz CTRL (rysunek 4.25).

Rysunek 4.22. Okno Przenieś lub kopiuj arkusz pozwala na określenie docelowej lokalizacji przenoszonego bądź kopiowanego arkusza.

Rysunek 4.23. W liście Do skoroszytu znajdziesz nazwy wszystkich aktualnie otwartych skoroszytów.

Rysunek 4.24. Aby przenieść arkusz wystarczy „złapać” jego zakładkę i przeciągnąć w wybrane miejsce.

Rysunek 4.25. Aby skopiować arkusz wystarczy wcisnąć klawisz CTRL a następnie „złapać” zakładkę i przeciągnąć w wybrane miejsce.

Okna skoroszytów

Podobnie jak zdecydowana większość programów pracujących w środowisku Windows, Excel umożliwia pracę z wieloma dokumentami jednocześnie. Skoroszytami Excela możesz operować na kilka różnych sposobów:

• Możesz uaktywnić dane okno tak, aby pracować z jego zawartością.

• Możesz otworzyć nowe okno dla tego samego skoroszytu tak, że możesz jednocześnie widzieć dwa lub więcej arkuszy tego skoroszytu.

• Poszczególne okna mogą zostać umieszczone na ekranie tak, że możesz widzieć kilka różnych skoroszytów jednocześnie.

• Możesz zamykać i ukrywać poszczególne okna, aby pozbyć się ich z ekranu.

• Możesz zmieniać współczynnik powiększenia widoku poszczególnych okien — dzięki temu w zależności od potrzeb możesz albo widzieć więcej albo wyraźniej.

• Możesz podzielić dane okno na dwie lub więcej części, dzięki czemu będziesz mógł oglądać kilka części tego samego arkusza jednocześnie.

Rada

• Więcej informacji na temat tworzenia nowych arkuszy znajdziesz w rozdziale 2, a na temat otwierania istniejących skoroszytów — w dalszej części niniejszego rozdziału.

Aby utworzyć nowe okno

1. Uaktywnij arkusz, dla którego chcesz utworzyć nowe okno.

2. Z menu głównego wybierz polecenie Okno Nowe okno (rysunek 4.26).

Na ekranie pojawi się nowe okno dla bieżącego skoroszytu (rysunek 4.27) a na dole menu Okno pojawi się nazwa tego okna (rysunek 4.28).

Rada

• Jeżeli dla danego skoroszytu otworzysz kilka okien, a następnie po jakimś czasie zamkniesz jedno z nich, to skoroszyt nie zostanie zamknięty — zamknięte zostaje tylko to jedno konkretne okno. Więcej informacji na temat zamykania okien znajdziesz w dalszej części tego rozdziału.

Rysunek 4.26. Jak łatwo się zorientować, w menu Okno znajdziesz polecenia, które ułatwiają pracę z … oknami skoroszytu.

Rysunek 4.27. Po otwarciu kilku okien dla tego samego arkusza, na pasku tytułu pojawia się numer kolejnego okna…

Rysunek 4.28. … a nazwy wszystkich otwartych okien pojawiają się w menu Okno.

Aby wybrać inne okno skoroszytu

Odszukaj w menu Okno nazwę wybranego okna skoroszytu i kliknij na niej lewym przyciskiem myszki (rysunek 4.26).

Aby rozmieścić okna na ekranie

1. Z menu głównego wybierz polecenie Okno Rozmieść (rysunek 4.26).

2. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Rozmieść okna (rysunek 4.29). Zaznacz wybraną opcję rozmieszczenia okien — rysunki 4.30 do 4.33 ilustrują rezultaty działania poszczególnych opcji.

3. Aby rozmieścić tylko okna bieżącego skoroszytu zaznacz opcję Okna aktywnego skoroszytu.

4. Naciśnij przycisk OK.

Rady

• Aby uaktywnić wybrane okno w celu rozpoczęcia pracy wystarczy kliknąć gdziekolwiek w jego obrębie.

• Okno aktywnego skoroszytu jest wyróżnione innym kolorem paska tytułu.

• Aby przywrócić okno skoroszytu ponownie na cały ekran powinieneś najpierw je uaktywnić, a następnie kliknąć na przycisku Maksymalizuj — pozostałe okna (choć nie będą widoczne) to jednak pozostaną rozmieszczone dokładnie w taki sam sposób, jak przed wykonaniem tej operacji. Aby przywrócić okno skoroszytu do poprzednich rozmiarów wystarczy ponownie kliknąć na tym przycisku.

Rysunek 4.29. Okno dialogowe Rozmieść okna.

Rysunek 4.30. Okna rozmieszczone sąsiadująco.

Rysunek 4.31. Okna rozmieszczone poziomo.

Rysunek 4.32. Okna rozmieszczone pionowo.

Rysunek 4.33.Okna rozmieszczone kaskadowo.

Aby zamknąć okno

Po prostu naciśnij przycisk Zamknij.

lub

Wybierz z menu głównego polecenie Plik Zamknij (rysunek 4.34).

Rady

• Podczas próby zamknięcia niezapisanego skoroszytu Excel wyświetli na ekranie okno dialogowe z z odpowiednim ostrzeżeniem (rysunek 4.35). Jeżeli chcesz zapisać dane na dysku, powinieneś nacisnąć przycisk Tak. Więcej informacji na temat zapisywania skoroszytów znajdziesz w dalszej części niniejszego rozdziału.

• Aby jednocześnie zamknąć wszystkie aktualnie otwarte skoroszytu powinieneś wcisnąć i przytrzymać klawisz Shift a następnie z menu głównego wybrać polecenie Plik Zamknij wszystkie (rysunek 4.36).

Aby ukryć okno skoroszytu

1. Uaktywnij arkusz, który chcesz ukryć.

2. Z menu głównego wybierz polecenie Okno Ukryj (rysunek 4.26).

Rady

• Ukrywanie okna nie jest równoznaczne z jego zamykaniem. Okno ukryte pozostaje cały czas otwarte, mimo, że jego nazwa przestaje być widoczna w menu Okno.

• Ukrywanie okna nie jest również równoznaczne z ukrywaniem arkusza skoroszytu. Więcej informacji na temat ukrywania arkuszy znajdziesz w jednym z poprzednich podrozdziałów.

Aby odkryć okno

1. Z menu głównego wybierz polecenie Okno Odkryj (rysunek 4.37).

2. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Odkryj (rysunek 4.38) — z listy wybierz okno, które ma zostać odkryte.

3. Naciśnij przycisk OK.

Rada

• Jeżeli polecenie Odkryj jest wyróżnione szarym kolorem (rysunek 4.26 i 4.28), to żadne okno skoroszytu nie jest ukryte.

Rysunek 4.34. Menu Plik.

Rysunek 4.35. Podczas próby zamknięcia niezapisanego skoroszytu Excel wyświetla ostrzeżenie.

Rysunek 4.36. Po naciśnięciu klawisza Shift w menu Plik pojawia się polecenie Zamknij wszystkie.

Rysunek 4.37. Polecenie Odkryj pozwala na ponowne wyświetlenie ukrytego okna.

Rysunek 4.38. Wybierz z listy okno, które ma być odkryte.

Aby zmienić współczynnik powiększenia widoku okna

1. Z menu głównego wybierz polecenie Widok Powiększenie (rysunek 4.39).

2. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Powiększenie (rysunek 4.40) — wybierz odpowiednią opcję powiększenia.

3. Naciśnij przycisk OK.

lub

1. Kliknij na strzałce znajdującej się obok pola Powiększenie (standardowy pasek narzędzi) — na ekranie pojawi się podręczne menu opcji powiększania (rysunek 4.41).

2. Wybierz odpowiednią opcję powiększenia.

Rady

• Aby maksymalnie powiększyć zaznaczony obszar komórek wybierz w oknie Powiększenie opcję Dopasuj do zaznaczenia (rysunek 4.40) lub z podręcznego menu opcji powiększenia wybierz opcję Zaznaczenie (rysunek 4.41).

• Aby ustawić własny, niestandardowy współczynnik powiększenia widoku skoroszytu (rysunek 4.40) powinieneś w oknie dialogowym Powiększenie zaznaczyć opcję Niestandardowe a następnie w polu tekstowym wpisać wybrany współczynnik powiększenia.

• Aby ustawić własny współczynnik powiększenia możesz również kliknąć na polu tekstowym Powiększenie, znajdującym się na standardowym pasku narzędzi, wpisać żądany współczynnik powiększenia rysunek 4.42 a następnie nacisnąć klawisz Enter.

• Nietypowy współczynnik powiększenia musi się mieścić w granicach od 10% do 400%.

• Stosowanie omówionych już wcześnie technik powiększania widoku nie ma żadnego wpływu na jakość ani wygląd drukowanego dokumentu.

• Arkusz powiększony działa pod względem funkcjonalnym dokładnie tak jak każdy inny arkusz.

• Podczas zapisywania dokumentu zapamiętywane są również ustawienia wskaźnika powiększenia widoku dokumentu. Po ponownym otwarciu dokumentu współczynnik powiększenia będzie dokładnie taki sam, jak po jego zapisaniu.

Rysunek 4.39. Menu Widok.

Rysunek 4.40. Okno dialogowe Powiększenie pozwala na określenie współczynnika powiększenia widoku skoroszytu.

Rysunek 4.41. Zmiana współczynnika powiększenia jest możliwa również przy użyciu podręcznego menu opcji powiększania.

Rysunek 4.42. Możesz zmienić współczynnik powiększenia wpisując w polu tekstowym odpowiednią wartość.

Aby podzielić okno skoroszytu

1. Ustaw wskaźnik aktywnej komórki bezpośrednio pod i po prawej stronie komórki, w której ma nastąpić podział(y) (rysunek 4.43).

2. Z menu głównego wybierz polecenie Okno Podziel (rysunek 4.26). Okno zostanie podzielone w wybranym miejscu.

lub

1. Ustaw wskaźnik myszki na pasku podziału znajdującym się na górze pionowego paska przewijania lub po prawej stronie poziomego paska przewijania. Wskaźnik myszki zmieni kształt na podwójną linię z dwoma czarnymi strzałkami (rysunek 4.45).

2. Wciśnij i przytrzymaj lewy przycisk myszki a następnie przeciągnij ją tak, aby uzyskać odpowiedni podział arkusza — w trakcie przeciągania zauważysz ciemną linię wskazującą bieżące miejsce podziału (rysunek 4.46).

3. Zwolnij przycisk myszki — okno zostanie podzielone (rysunek 4.47).

Aby zmienić proporcje podziału okna

1. Ustaw wskaźnik myszki na linii podziału.

2. Wciśnij i przytrzymaj lewy przycisk myszki a następnie przeciągnij ją tak, aby uzyskać nowy podział arkusza.

3. Zwolnij przycisk myszki — okno zostanie podzielone w nowym miejscu.

Aby usunąć podział okna

Z menu głównego wybierz polecenie Okno Usuń podział (rysunek 4.48).

lub

Dwukrotnie kliknij na linii podziału.

Rysunek 4.43. Ustaw wskaźnik aktywnej komórki bezpośrednio pod i po prawej stronie komórki, w której ma nastąpić podział(y).

Rysunek 4.44. Wykonanie polecenia Podziel powoduje podzielenie widoku arkusza.

Rysunek 4.45. Ustaw wskaźnik myszki na pasku podziału.

Rysunek 4.46. Przeciągnij linię podziału do uzyskania żądanych podziałów okna skoroszytu.

Rysunek 4.47. Zwolnij przycisk myszki — okno zostanie podzielone w nowym miejscu.

Rysunek 4.48. Do usunięcia podziału okna skoroszytu możesz skorzystać z polecenia Usuń podział.

Zapisywanie plików na dysku

Excel przechowuje rezultaty twórczości użytkownika tylko w jednym miejscu: pamięci RAM komputera. Niestety z zawartością pamięci RAM jest podobnie jak z żarówką — jeżeli zabraknie zasilania bądź wyłączysz komputer to cała zawartość pamięci zanika. Znacznie trwalszym nośnikiem informacji jest dyskietka bądź dysk twardy komputera — do kopiowania zbiorów z pamięci komputera na dysk powinieneś użyć polecenia Zapisz.

Rada

• Częste zapisywanie przetwarzanych dokumentów jest bardzo dobrym nawykiem — pozwala na uniknięcie skutków ewentualnej awarii komputera, systemu operacyjnego etc.

Aby zapisać nowy skoroszyt na dysku

1. Z menu głównego wybierz polecenie Plik Zapisz bądź Plik Zapisz jako (rysunek 4.34); możesz również zamiast tego nacisnąć kombinację klawiszy CTRL-S.

lub

Naciśnij przycisk Zapisz znajdujący się na standardowym pasku narzędzi.

2. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Zapisz jako (rysunek 4.49) ­- przy jego pomocy odszukaj żadany dysk i folder, w którym chcesz umieścić plik:

• Aby zmienić lokalizację pliku możesz skorzystać z listy rozwijanej znajdującej się na górze okna dialogowego (rysunek 4.50).

• Aby otworzyć dany folder wystarczy dwukrotnie klinąć na reprezentującej go ikonce.

• Aby utworzyć nowy folder wystarczy kliknąć na ikonce Nowy folder znajdującej się na pasku narzędzi okna dialogowego. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Nowy folder (rysunek 4.51) ­- wpisz żądaną nazwę foldera i naciśnij przycisk OK.

3. W polu Nazwa pliku wpisz wybraną nazwę nowego skoroszytu.

4. Naciśnij przycisk Zapisz.

Plik zostanie zapisany na dysku, a jego nazwa pojawi się na pasku tytułowym tego okna (rysunek 4.52).

Rysunek 4.49. Okno dialogowe Zapisz jako.

Rysunek 4.50. Aby zmienić lokalizację pliku możesz skorzystać z listy rozwijanej znajdującej się na górze okna dialogowego.

Rysunek 4.51. Okno Nowy Folder.

Rysunek 4.52. Na pasku tytułowym okna pojawia się nazwa skoroszytu oraz mała ikona symbolizująca dokument programu Excel.

Rady

• Aby zmienić domyślny format zapisywanego pliku możesz skorzystać z listy rozwijanej Zapisz jako typ (rysunek 4.53) znajdującej się na dole okna dialogowego Zapisz jako. Dzięki tej opcji możesz zapisać dokument jako szablon lub w innym formacie, który może być czytany przez inne poprzednie wersje Excela bądź inne programy.

• Jeżeli będziesz usiłował zapisać na dysku plik pod nazwą identyczną jak nazwa pliku istniejącego, to na ekranie pojawi się okno z pytaniem czy chcesz zastąpić istniejącą wersję pliku (rysunek 4.54).

• Jeżeli chcesz zastąpić plik naciśnij przycisk Tak.

• Jeżeli nie, to naciśnij przycisk Nie, co spowoduje powrót do okna dialogowego Zapisz jako, gdzie będziesz mógł zmienić nazwę pliku na inną lub wybrać nową lokalizację pliku.

Aby zapisać zmiany w skoroszycie

Z menu głównego wybierz polecenie Plik Zapisz (rysunek 4.34); możesz zamiast tego nacisnąć kombinację klawiszy CTRL-S.

lub

Naciśnij przycisk Zapisz znajdujący się na standardowym pasku narzędzi.

W obydwu przypadkach plik zostanie zapisany pod tą samą nazwą i w takiej samej lokalizacji jak do tej pory.

Aby zapisać plik pod inną nazwą bądź w innym miejscu

1. Z menu głównego wybierz polecenie Plik Zapisz jako (rysunek 4.34).

2. Wykonaj kroki 2 i 3 z poprzedniego podrozdziału i wybierz nową nazwę pliku ewentualnie nową lokalizację pliku.

3. Naciśnij przycisk Zapisz.

Rysunek 4.53. Aby zapisać plik w innym formacie skorzystaj istniejących listy rozwijanej Zapisz jako typ.

Rysunek 4.54. Jeżeli będziesz usiłował zapisać na dysku plik pod nazwą identyczną jak nazwa pliku istniejącego, to na ekranie pojawi się okno z pytaniem czy chcesz zastąpić istniejącą wersję pliku.

Otwieranie istniejących skoroszytów

Po zapisaniu pliku na dysku może on zostać ponownie otwarty w celu przeglądania, modyfikacji czy drukowania.

Aby otworzyć istniejący plik

1. Z menu głównego wybierz polecenie Plik Otwórz (rysunek 4.34); możesz zamiast tego nacisnąć kombinację klawiszy CTRL-O.

lub

naciśnij przycisk Otwórz znajdujący się na standardowym pasku narzędzi.

2. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Otwórz (rysunek 4.55) ­przy jego pomocy odszukaj żądany dysk i folder, w którym znajduje się dany plik:

• Aby zmienić lokalizację pliku możesz skorzystać z listy rozwijanej znajdującej się na górze okna dialogowego (rysunek 4.50).

• Aby otworzyć dany folder wystarczy dwukrotnie klinąć na reprezentującej go ikonce.

3. Zaznacz plik, który chcesz otworzyć i naciśnij przycisk Otwórz.

lub

Dwukrotnie kliknij na ikonie reprezentującej wybrany plik.

Rady

• Aby przeglądać tylko określone typy plików możesz wybrać z listy Pliki typu żądany format (rysunek 4.57).

• Jeżeli z listy Pliki typu wybierzesz opcję Wszystkie pliki (rysunek 4.57) to będziesz mógł teoretycznie otworzyć plik dowolnego typu. Pamiętaj jednak, że w przypadku niektórych typów plików wyniki takiej operacji mogą być co najmniej nie takie jak tego oczekujesz.

• Jeżeli chcesz otworzyć jeden z ostatnio otwieranych plików to możesz z korzystać z listy tych plików znajdującej się na dole menu Plik (rysunek 4.34).

Rysunek 4.55. Okno dialogowe Otwórz.

Rysunek 4.56. Aby zmienić lokalizację pliku możesz skorzystać z listy rozwijanej znajdującej się na górze okna dialogowego.

Rysunek 4.57. Aby przeglądać tylko określone typy plików możesz wybrać z listy Pliki typu żądany format.

2 Część I ♦ Podstawy obsługi systemu WhizBang (Nagłówek strony)

2 C:\Documents and Settings\skipper\Moje dokumenty\Helion\Po prostu Excel XP\rozdzial4.doc

Chciałem napisać "Wstawiony arkusz", aczkolwiek może to się źle kojarzyć: "Narąbany (nawalony?) arkusz?" :-) - chociaż chyba trudno posądzać tak wirtualną istotę o pijackie zapędy (a czy w ogóle arkusz jest istotą???)... :-)

osobno!

---