Dokument Inicjujący Projekt

Projekt: Organizacja kursów wspinaczkowych z elementami wspinaczki linowej”

Autorzy:

• Serwik Justyna

• Katarzyna Jańska

• Magdalena Dudzińska

• Agnieszka Ochocka

• Sebastian Chęciński

1. Cel dokumentu

Dokument ten jest zdefiniowany jako projekt. Głownym celem tego dokumentu jest określenie sposobów zarządzania nim, oceniania postępu i mierzenia powodzenia. Jest on podstawą decyzji o przyznaniu zasobów do realizacji, a w trakcie realizacji jest podstawą do: ocen postępu, decyzji zmieniających dotychczasowe założenia w razie problemów i odchyleń.

W dokumencie tym opisano:

• Co projekt ma osiągnąć

• Uzasadnienie opłacalności przedsięwzięcia

• Zarządzanie projektem

2. Tło projektu

Grupa 2 doszła do wniosku ze dobrym sposobem na zarobienie pieniędzy będzie utworzenie ośrodka sportowo-rekreacyjnego, w którym będą organizowane kursy wspinaczkowe z elementami wspinaczki linowej. Możliwe będzie uzyskanie certyfikatów państwowych umożliwiających prace na wysokości, oraz dyplomów wewnętrznych które będą świadczyły o stopniu zaawansowania uczestników kursu. Zasadniczy zysk przewidywany jest z organizacji kursów, aczkolwiek przewidywane jest udostępnienie obiektu osobom indywidualnym, które pod okiem wykwalifikowanych instruktorów chcą doskonalić swoje umiejętności.

Projekt przewiduje zakup hali o minimalnej powierzchni 10 000 m², na terenie której zostaną wybudowane ściany wspinaczkowe. Na terenie hali przewiduje się również zlokalizowanie obiektów socjalno-bytowych m.in.: szatnie, toalety, łazienki, bufet, pomieszczenia administracyjne, sklep.

Inwestorzy to 5 osób posiadających własne oszczędności o łącznej wysokości 1,5 mln zł ulokowane na kontach bankowych. Dodatkowo mają oni możliwość uzyskania kredytu hipotecznego w wysokości 300 000 zł. Zabezpieczeniem kredytu będzie zakupiona hala. Kredyt traktujemy jako ostateczną ewentualność w razie przekroczenia założonego budżetu.

3. Cele projektu

Celem głównym jest odniesienie korzyści finansowych pochodzących z organizacji kursów wspinaczkowych. Miernikiem jest ilość zarobionych pieniędzy.

Cele pośrednie to:

• kupno hali,

• budowa ścian wspinaczkowych i ich wyposażenie,

• budowa i wyposażenie pomieszczeń socjalnych,

• zatrudnienie wykwalifikowanego personelu

• uzyskanie licencji na organizację kursów,

• zdobycie uprawnień do przeprowadzania egzaminów i wydawania certyfikatów uprawniających do pracy na wysokościach,

• uruchomienie kursów

Produktami projektu będą :

• uzyskanie licencji na organizację kursów - miernik : licencja na prowadzenie kursów

• wybudowane ściany wspinaczkowe - miernik: 10 ścianek wspinaczkowych o wysokości 10 m, szerokości 2 m (łączna powierzchnia jednej ścianki wynosi 30 m² z uwagi na nachylenie). Ścianki będą wyposażone w standardowy sprzęt wspinaczkowy

• pomieszczenia socjalne - miernik: pomieszczenia socjalne to: szatnie, toalety, bufet, sklep, pomieszczenia administracyjne. Łączna powierzchnia tych pomieszczeń to ok. 500m²

• zakupiona hala - miernik: hala o powierzchni min. 10 000 m², w której będą wybudowane ścianki wspinaczkowe i organizowane kursy wspinaczkowe

• zatrudniony wykwalifikowany personel - miernik: ilość zatrudnionego personelu (3 instruktorów wspinaczki, księgowa, doradca prawny - łącznie 5 osób)

• zdobycie uprawnień do przeprowadzania egzaminów i wydawania certyfikatów uprawniających do pracy na wysokościach - zdobyte uprawnienia organizatorów

• uruchomienie kursów - miernik: sześciomiesięczne kursy.

Rezultatem projektu będzie :

• powstanie nowego miejsca do spędzania wolnego czasu w sposób aktywny fizycznie - miernik : obiekt rekreacyjno-sportowy

Oddziaływaniem będzie:

• zdobycie i poszerzenie umiejętności wspinania się oraz kwalifikacji do pracy na wysokości - miernik: ilość wydanych certyfikatów i dyplomów.

• polepszenie kondycji fizycznej uczestników kursu - miernik: wyniki ankiety przeprowadzonej wśród uczestników, stwierdzającej kondycję kursantów

• odniesienie korzyści finansowych dla organizatorów oraz wynajmujących pomieszczenia - miernik: ilość zarobionych pieniędzy.

4. Formuła realizacyjna

Zakładamy że żaden z członków naszej spółki nie posiada umiejętności wykonywania ani prowadzenia robót inwestycyjno - budowlanych. We własnym zakresie zajmujemy się zakupem hali, uzyskaniem licencji na organizowanie kursów wspinaczki, zatrudniamy personel oraz wynajmujemy agencje reklamową. Wynajmujemy inwestora zastępczego, który zajmie się :

• wynajęciem firmy, która zajmie się wybudowaniem ścian i ich wyposażeniem

• wynajęciem firmy, która zajmie się wybudowaniem i wyposażenie obiektów socjalno-bytowych,

• wynajęciem firmy która zrobi projekt zagospodarowania hali i terenu wokół hali

Struktura podziału prac (produktowa)

I. Działalność gospodarcza

1. teren użytkowy (działka) - akt własności nieruchomości, dokumenty geodezyjne odnośnie wymiarów działki etc.

1. budynek - hala (akt własności, zezwolenie na użytkowanie budynku, projekt budynku)

• pomieszczenia pod wynajem

• sklep - umowa o wynajem powierzchni,

• obiekt gastronomiczny - umowa o wynajem powierzchni,

• pomieszczenia socjalne

• szatnie,

• łazienki,

• zaplecze (wyposażenie zakupione)

• sprzęt wspinaczkowy

• stałe wyposażenie hali (wyposażenie zakupione)

• pomieszczenie ochrony,

• magazyn:

1. parking:

2. teren zielony

2. Umowy prawne

1. umowa o inwestorstwo zastępcze

- umowa z firmą budującą ścianki

- umowa z firmą projektującą wnętrze;

- umowa z firmą wykonującą wnętrze hali wg. projektu

- inne umowy

2. umowa z kierownikiem projektu

3. akty i umowy pozwalające na działalność

• umowy o świadczenie usług:

• firma ochroniarska,

• firma sprzątająca,

• firma zajmująca się wywozem śmieci,

• firma konserwująca,

• pozwolenie na działalność (ew. inne potrzebne dokumenty: dokumenty z ZUS'u, Urzędu Skarbowego etc.)

• pozwolenie i zatwierdzenie przez Sanepid odnośnie przeznaczenia wynajmowanego lokalu jako obiektu gastronomicznego.

• umowa z agencją ubezpieczeniową

• ubezpieczenia dla kursantów nie posiadających własnego ubezpieczenia,

• ubezpieczenia pracowników,

• ubezpieczenie obiektu (od włamania, wypadków itp.)

1. Personel (umowy o pracę)

• instruktorzy,

• księgowa,

• doradca prawny

1. umowy o sponsorowanie z firmami produkującymi i sprzedającymi sprzęt wspinaczkowy.

2. reklama:

• umowy z mediami (stacje telewizyjne i radiowe, internet oraz prasa),

• umowy z innymi obiektami i sklepami o podobnej tematyce,

5. Macierz kompromisów

Macierz kompromisów dla projektu „Organizacja kursów wspinaczkowych” ma następujący wygląd:

	Ustalona	Optymalizowana	Negocjowana
Czas			X
Koszt			X
Jakość		X
Zakres	X

Zmienną ustaloną w macierzy kompromisów jest zakres. Przez zakres rozumiemy wielkość ścian, odpowiednie wyposażenie gwarantujące bezpieczeństwo wspinających się.

Zmienną optymalizowaną jest jakość - rozumiana przez „gatunkowość” sprzętu. Sprzęt musi zapewniać bezpieczeństwo, ale możemy wybierać pomiędzy różnymi firmami, materiałami itp.

Czas i koszt potraktowane zostały jako zmienne negocjowane ponieważ optymalizując jakość to możemy mieć coś:

• drożej lecz szybciej

• taniej lecz później.

Koszt negocjujemy do granicy naszych możliwości finansowych, tak by nie być zmuszonym do inwestowania większej kwoty aniżeli posiadamy.

6. Środowisko projektu

Środowisko projektu możemy podzielić na wewnętrzne (bliższe) i zewnętrzne (dalsze). Do środowiska wewnętrznego zaliczamy:

• organizatorzy kursu,

• inwestor zastępczy,

• kierownik projektu

• instruktorzy,

• księgowa,

• doradca prawny

• pracownicy wynajętych firm: ochrony, sprzątania, wywóz śmieci itp. ,

• biuro nieruchomości

Dalsze środowisko stanowi:

• pracownicy wynajętych firm współpracujących z inwestorem zastępczym,

• organ wydający licencję,

• bank udzielający kredytu,

• dostawcy sprzętu i materiałów - sklepy, hurtownie, magazyny,

• technologie budowy ścian

• instytucje publiczne (sanepid, agencja reklamowa, agencja ubezpieczeniowa, ZUS, Urząd Skarbowy)

• uczestnicy kursów

• konkurencja

• otoczenie społeczne - mieszkańcy okolicznych budynków

Analiza otoczenia

Złe nastawienie	Dobre nastawienie
	organizatorzy inwestor zastępczy, kierownik projektu bank	Duży wpływ
	instruktorzy biuro nieruchomości dostawcy materiałów organ wydający licencję	Mały wpływ

Interesariusze mający duży wpływ i pozytywne nastawienie do projektu to: główni organizatorzy, inwestor zastępczy, kierownik projektu oraz bank. Na projekt organizatorzy ma duży wpływ, ponieważ to od nich zależy całkowity kształt projektu i akceptacja poszczególnych rozwiązań. Inwestor zastępczy również ma duży wpływ, ponieważ on jest odpowiedzialny za dostarczenie organizatorom rozwiązań, które zostaną przez nich zaakceptowane. Jego wybory i znajomości w branży kształtują możliwości wyboru organizatorów.

Pozostali interesariusze zostali umieszczeni jako mający mały wpływ i dobre nastawienie. Dobre nastawienie do projektu oznacza dla nich odniesienie korzyści materialnych - pensje, zapłata za towary lub sprzęt itp. Jedynym minusem jest tutaj ograniczenie czasowe, ponieważ poszukiwanie lepszych współpracowników jest czasochłonne.

7. Wstępne uzasadnienie biznesowe

Każdy z udziałowców posiada własny kapitał, który po założeniu spółki stal się wspólna własnością i zostaje przeznaczony na realizacje projektu. Projekt będzie finansowany na bieżąca, co pozwoli na lepsza kontrole, dzięki czemu możemy uniknąć przekroczenia budżetu.

Projekt zostanie uznany za opłacalny w momencie gdy nie zostanie przekroczony budżet.

I. Oszacowanie przychodów:

Przyjmujemy proste założenia:

1. Ilość ścianek wspinaczkowych - 10

2. Szerokość ściany: 2 m - zapewnia możliwość swobodnego wspinania,

3. Wysokość ściany: 10 m - zapewnienie satysfakcji i atrakcyjności obiektu w stosunku do konkurecji

4. Długość drogi wspinania się: 15 m - ścianka częściowo odchylona od pionu.

5. Powierzchnia do wspinania będzie zbudowana z płyt o powierzchni 1 m²,

6. Koszt postawienia 1 m² ścianki wspinaczkowej to koszt 1000 zł (włącznie z kosztami firmy budowlanej, materiałów i wyposażenia ścianki) - na podstawie informacji uzyskanych od mgr Bogny Jakubowicz, prowadzącej zajęcia ze wspinaczki na Politechnice Wrocławskiej, oraz opiekunki obiektu „Zerwa” na ul. Przybyszewskiego, gdzie niedawno stawiano nowe ścianki.

7. Jednorazowa ilość osób przebywających w obiekcie: 20 osób - przy każdej ściance 2 osoby (wspinająca się i asekurująca)

8. Czas wspinania jednej grupy: 2h - powyżej tego czasu wspinający są zmęczeni, bolą ręce. Każda grupa kursantów przebywa w obiekcie do 2,5h (wliczono czas na przebranie się, prysznic itp.)

9. Czas trwania kursu: 6 miesięcy (100h wspinania);

10. Zajęcia jednej grupy odbywają się 2 razy w tygodniu,

Harmonogram zajęć:

Dzień Godz.	Poniedziałek	Wtorek	Środa	Czwartek	Piątek
8:00	Czynne dla osób z zewnątrz	Czynne dla osób z zewnątrz	Czynne dla osób z zewnątrz	Czynne dla osób z zewnątrz	Czynne dla osób z zewnątrz
10:00
12:30
15:00						Grupy kursowe	Grupy kursowe	Grupy kursowe	Grupy kursowe	Grupy kursowe
17:30
20:00
22:30

Dzień Godz.	Sobota	Niedziela
9:00	Grupy kursowe	Grupy kursowe
11:30
14:00
16:30				Czynne dla osób z zewnątrz
19:00			Czynne dla osób z zewnątrz
21:00
22:30

W robocze dni tygodnia obiekt będzie otwarty od 8:00 do 22:30 w tym:

• od 8:00 do 15:00 dla osób chcących wejść jednorazowo (osoby takie płacą za wejście i pobyt maksymalnie do godziny 15:00

• od 15:00 do 22:30 dla kursantów - pora taka wybrana została aby lepiej dostosować uczestnictwo w kursie z codziennymi obowiązkami (nauka, praca itp.)

W soboty:

• od 9:00 do 19:00 kursanci

• od 19:00 do 22:30 - osoby z zewnątrz;

W niedziele:

• od 9:00 do 16:30 kursanci;

• od 16:30 do 22:30 - osoby z zewnątrz.

Wszystkie powyższe założenia dają możliwość stworzenia 11 grup 20 osobowych, czyli przyjęcia 220 osób na wszystkie kursy.

Z oszacowań wynika również, że w każdy dzień tygodnia, w godzinach od 8:00 do 15:00 odwiedzi nas 40 osób, w sobotę w godzinach od 19:00 do 22:30 - 20 osób, i w niedzielę w godzinach od 16:30 do 22:30 - 40 osób. Co daje łącznie 260 osób z zewnątrz tygodniowo - 1040 osób miesięcznie.

Cennik usług:

	Opłata	Średnio na miesiąc
Opłata za cały kurs (6 m-cy)	600 zł	100 zł
Opłata za jednorazowe wejście	12,5 zł	-------

Dla kursantów nie posiadających własnego ubezpieczenia przewidziane jest ubezpieczenie jako opcja dodatkowa do kursu - opłata 30 zł

Całość przychodów:

220 * 100 zł = 22 000 zł/m-c od kursantów

1040 * 12,5 zł = 13 000 zł/m-c od osób z zewnątrz

Proponujemy również opłaty:

10 000 zł/m-c tytułem wynajmu lokalu gastronomicznego

10 000 zł/m-c tytułem wynajmu pomieszczenia handlowego

Co dałoby nam razem:

55 000 zł przychodu miesięcznie

II. Obliczenie kosztów:

1. Koszty początkowe:

• kupno działki wraz z halą ok. 500 000 zł (na podstawie ofert www.wgn.pl )

• wybudowanie ścianki wspinaczkowej ok. 300 000 zł

• kierownik projektu: 20 000 zł

• inwestor zastępczy:30 000 zł

• doradca prawny: 10 000zł

• koszty projektu i wykonania wnętrza hali 200 000 zł

• zakup sprzętu wspinaczkowego 50 000 zł

• zakup wyposażenia hali: 15 000 zł

• ubezpieczenie budynku: 15 000 zł

• księgowa 2500 zł

• energia, telefon, woda: 12 000 zł

• artykuły biurowe 1000 zł

• reklama: 15 000 zł

• ochrona: 2000 zł

Łącznie koszty początkowe: 1 172 500 zł

1,1725 mln < 1,5 mln; czyli koszty < nakłady inwestycyjne

2. Koszty miesięczne

• ochrona: 2000 zł

• instruktorzy: 3 x 2500 = 7500 zł

• księgowa: 2500 zł

• sprzątanie: 3000 zł

• wywóz śmieci: 1000 zł

• energia, woda + telefon 12 000 zł

• doradca prawny: 1000 zł

• artykuły biurowe: 1000 zł

• reklama: 5000 zł

• podatek od nieruchości: 200 zł

• ubezpieczenie: 2000 zł

Łącznie koszty miesięczne 37 200 zł

Przychód - koszty miesięczne = zysk

Miesięcznie:

55 000 - 37 200 = 17 800 zł

Rocznie:

17 800 x 12 = 213600 zł

oszacowanie - że inwestycja zacznie przynosić zyski się po 6 latach

6 x 213 600 zł = 1 281 600 zł > 1 172 500 zł

8. Analiza ryzyka

Zidentyfikowano i uzasadniono następujące zagrożenia:

• przekroczenie budżetu z powodu przekroczenia kosztów związanych z zakupem usług i materiałów,

• przekroczenie budżetu z powodu wzrostu stopy procentowej kredytu, konieczność spłacenia większej kwoty,

• przekroczenie planowanego czasu prac z powodu nie wypełnienia warunków umowy i działania wykonawcy,

Ryzyko zewnętrzne:

1. Wypadek przy budowie lub robotach budowlanych. Wypadki losowe

WPŁYW: opóźnienie budowy, koszty nowych materiałów

Rozwiązanie: ubezpieczenie budowy, dobry nadzór (w przypadku wypadku wynikającego z zaniedbania pracowników)

2. Konkurencja

WPŁYW: mniejsze wpływy z powodu mniejszej ilości klientów

Rozwiązanie: konkurencyjne ceny, jakość, usługi

Ryzyko narzucone:

3. Przekroczenie czasu pracy z powodu nie spełnienia warunków umowy i działania wykonawcy

WPŁYW: opóźnienie rozpoczęcia działalności (późniejsze wpływy do budżetu).

Rozwiązanie: Podpisanie odpowiedniej umowy z wykonawcą: każdy dzień zwłoki spowoduje zmniejszenie zapłaty o 0,5 stawki dziennej dla firmy.

4. Przekroczenie budżetu z powodu przekroczenia kosztów związanych z zakupem usług i materiałów.

WPŁYW: nie dokończenie budowy

Rozwiązanie: Zaciągnięcie kredytu (jako zabezpieczenie - kupiona na początku hala)

	Ryzyko	Prawdopodobieństwo	Skutki	Ranga
Zewnętrzne	Wypadek	Mało prawdopodobne (0,3)	Bardzo dotkliwe (0,8)	0,24
		Konkurencja	Prawie niemożliwe (0,1)	Łagodne (0,1)	0,01
	Narzucone	Przekroczenie czasu	Mało prawdopodobne (0,3)	Łagodne (0,1)	0,03
		Przekroczenie budżetu	Mało prawdopodobne (0,3)	Umiarkowane (0,2)	0,06

Hierarchia ryzyka ze względu na rangę:

1. Wypadek

2. Przekroczenie budżetu

3. Przekroczenie czasu

4. Konkurencja

9. Struktura organizacyjna projektu

Komitet Sterujący:

• przedstawiciel uzasadnienia biznesowego - jeden z udziałowców (prezes spółki)

• reprezentant użytkownika - instruktorzy

• reprezentant dostawcy - inwestor zastępczy

Kierownik projektu - osoba wynajęta do tego celu, posiadająca kwalifikacje.

10. Model fazowy projektu

Numer fazy	Nazwa fazy (opis)	Produkt	Czas trwania fazy
1	Zakup hali	Hala	1 miesiąc
2	Zatrudnienie instruktorów i personelu	Podpisane umowy z przyszłą kadrą	1 miesiąc
3	Zatrudnienie inwestora zastępczego i kierownika projektu	Podpisane umowy o inwestorstwo zastępcze i kierownictwo projektu	2 tygodnie
4	Budowa ścian i pomieszczeń	Gotowe ściany i pomieszczenia	4 miesiąc
5	Zdobycie licencji na organizację kursów i uprawnień do wydawania certyfikatów	Licencja i uprawnienia	1 miesiąc
6	Kampania reklamowa	Reklama	3 tydzień
7	Uruchomienie kursów	Obiekt gotowy do otworzenia

9

---