Organizacja indywidualnego stanowiska pracy

oraz komunikowanie się w administracji

1. Organizacja indywidualnego stanowiska pracy w administracji
2. Komunikowanie się w administracji
Bibliografia

2

1. Organizacja indywidualnego

stanowiska pracy w administracji

Na wstępie rozważań dotyczących indywidualnego stanowiska pracy trzeba przy-
jąć założenie, iż stanowi ono podstawowe, a zarazem najmniejsze ogniwo organi-
zacyjne instytucji. Do głównych, niezbędnych elementów konstrukcyjnych indywi-
dualnego stanowiska pracy zwykło się zaliczać:
a) zadania,
b) uprawnienia,
c) odpowiedzialność.

Odnośnie zadań należy zauważyć, że to one są czynnikiem uzasadniającym two-
rzenie stanowiska pracy. Z kolei wykonywanie zadań wymaga posiadania przez
podmiot określonych kompetencji, czyli uprawnień, jak również dyscyplinowania
poprzez wyznaczenie zakresu odpowiedzialności podmiotu za niewykonanie bądź
nienależyte wykonanie zadania. Z powyższego wynika, iż wszystkie trzy elementy
konstytuujące indywidualne stanowisko pracy powinny być ze sobą skorelowane.
W piśmiennictwie wskazuje się, że brak korelacji może wywołać u podmiotu mają-
cego wykonać zadanie albo zaniechanie jego wykonania, albo nawet pozorowanie
wykonania zadania.

Poddając bliższemu oglądowi kwestie zadań, podkreślenia wymaga fakt, że w teo-
rii organizacji i zarządzania opracowano katalog zasad, które dotyczą określenia
optymalnego zakresu zadań w odniesieniu do poszczególnych stanowisk pracy.
1.

Zasada przystosowalności

wyraża się w zasadach dotyczących danego stanowi-

ska pracy: powinny być tak określone, aby pracownik o przeciętnych kwalifi-
kacjach i możliwościach psychofizycznych był w stanie wykonać pracę. Innymi
słowy — obsada tego stanowiska musi być realna. Poza tym z niniejszej zasady
wynika, że nie należy powierzać pracownikom o wysokich kwalifikacjach ta-
kich zadań, które bez problemu mogą być wykonane przez osoby o niższych
kwalifikacjach.

2.

Zasada należytej szczegółowości

zakłada, iż stopień szczegółowości zadań okre-

ślonych w wykazie nie może być nazbyt wysoki. Powinien być on wyznaczony
granicą istotnej potrzeby. Przyjmuje się, iż szczegółowego określenia wymagają
zadania, które są na styku sąsiadujących stanowisk pracy. Są to tak zwane te-
maty peryferyjne. Chodzi o wyraźne rozgraniczenie zakresów działania w celu
uniknięcia sporów kompetencyjnych. Spór kompetencyjny może mieć charak-
ter pozytywny albo negatywny. Pierwsza postać występuje wówczas, gdy co
najmniej dwóch pracowników uważa się za właściwych do wykonania zadania,
natomiast druga — bardziej niebezpieczna — gdy żaden z rozważanych pracow-
ników nie chce się podjąć wykonania zadania.

3.

Zasada mierników

jest dyrektywą, w myśl której dla każdego stanowi-

ska bądź grupy oznaczonych stanowisk powinno określić się mierni-
ki, dające podstawę do oceny pracownika i wykonywania przez niego
zadań. Są to kryteria służące ocenie efektów realizacji zadań zależnych wy-
łącznie od pracownika. Co do zasady ustalenie mierników jest sprawą indy-
widualną, powiązaną ze specyfiką instytucji, ale bywają także takie mierniki,

3

które mają charakter ogólny, uniwersalny, dotyczące oceny cech pracownika.
Do tej ostatniej grupy zalicza się następujące — podlegające weryfikacji — cechy:

— kwalifikacje (w sensie przygotowania do wykonywania zawodu);
— wydajność (sprawność);
— solidność i staranność wykonywania zadań;
— pomysłowość;
— inicjatywę;
— umiejętność radzenia sobie w nietypowych i trudnych sytuacjach;
— łatwość przyswajania nowych metod pracy;
— odpowiedzialność (w tym — terminowość wykonywania zadań, zrównowa-

żenie, życzliwość i chęć niesienia pomocy innym).

4.

Zasada proporcjonalnej wagi powierzonych zadań

nakazuje ich swoistą hierarchiza-

cję. W stosunku do każdego z zadań powinna być wskazana jego waga, to jest
znaczenie, jakie przypisuje się jego realizacji. Chodzi tu o zachowanie proporcji,
tak by oceniający i oceniany jednakowo traktowali wagę zadania, co pozwala na
uniknięcie konfliktów i nieporozumień.

5.

Zasada równomierności bodźców

to dyrektywa, zgodnie z którą należy dążyć

do tego, aby wszelkie zadania przypisane do danego stanowiska pracy były
względnie równe w zakresie ich złożoności, trudności oraz precyzji oznaczenia.
W przeciwnym razie można zetknąć się ze zjawiskiem wypierania problematyki
trudniejszej przez łatwiejszą, bardziej ogólnej przez określoną w sposób bardziej
konkretny, mniej odpowiadającej wykonawcy przez bardziej lubianą czy też bar-
dziej ryzykowna przez mniej ryzykowną.

6.

Zasada doskonalenia kadr oraz samorealizacji

zakłada, że pracownika cechuje po-

trzeba samorealizacji. Zadania przypisane do danego stanowiska pracy winny
być zbieżne z kwalifikacjami, zdolnościami oraz zainteresowaniami pracowni-
ka — w miarę możliwości dyktowanej interesem instytucji. Z tej zasady wynika
także obowiązek szkolenia oraz dokształcania się — często wymuszany przez
okoliczności obiektywne, wynikające z przepisów. Warto podkreślić, że umoż-
liwienie (przynajmniej w jakiejś części) samorealizacji ma duże znaczenie moty-
wacyjne, gdyż człowiek wyzbywa się tendencji do minimalizowania zadań, cza-
sem nawet stara się zwiększyć ich zakres.

7. Z

zasadą funkcji organicznych

łączy się stwierdzenie, iż każde stanowisko cechu-

ją optymalne warunki dla realizacji określonych funkcji, które są najlepiej reali-
zowane na danym konkretnym stanowisku. Są to właśnie funkcje organiczne.
W doktrynie uznano, że jeżeli dane zadanie może być z jednakową łatwością
wykonane na dwóch stanowiskach na różnych szczeblach, to wówczas to zada-
nie jest funkcją organiczną stanowiska niższego. Stanowi to konsekwencję za-
sady subsydiarności, zgodnie z którą zadania należy lokować na jak najniższym
szczeblu.

8.

Zasada wywodliwości

oznacza, że wszelkie zadania przypisane do stanowiska

pracy powinny dać się wyprowadzić z zadań bardziej ogólnych lub celów insty-
tucji. Innymi słowy — zadania znajdujące się w opisie stanowiska pracy powin-
ny wywiedzione z zadań obciążających daną jednostkę organizacyjną.

9.

Zasada racjonalnej reszty

wiąże się ze sposobem formułowania zadań. Umożli-

wia ona kierownikowi nałożenie na pracownika obowiązku realizacji pewnych
zadań spoza ściśle określonego dla indywidualnego stanowiska pracy katalo-
gu obowiązków. W zasadzie w opisie zadań dla danego stanowiska nie powin-
no być rubryki „inne”, czyli klauzuli generalnej, ale zlecać zadanie dodatkowe
można. Niemniej jednak przydzielenie takiego zadania musi odpowiadać nastę-
pującym warunkom:
a) przydzielone zadanie winno mieścić się w zakresie zadań jednostki organiza-

cyjnej, do której należy dane stanowisko pracy;

b) nie może to być zadanie mieszczące się w zakresie przewidzianym dla innych

stanowisk pracy w danej jednostce organizacyjnej;

4

c) musi dojść do formalnego przydzielenia rozważanego zadania przez kierownika.

10.

Zasada automatycznego zastępstwa nieobecnych

wyraża się w konieczności za-

pewnienia ciągłości działania administracji publicznej. Zauważa się, że nie-
zbędne jest zabezpieczenie instytucji przed niemożnością wykonywania pracy
na indywidualnym stanowisku przez danego człowieka. Innymi słowy — na-
leży uwzględnić w opisie każdego stanowiska pracy obowiązek opanowania
problematyki należącej do co najmniej jednego stanowiska pracy sąsiadujące-
go z analizowanym. W ten sposób instytucja działa mimo nieobecności czło-
wieka. Należy jednak z góry przewidzieć i sformalizować, kto będzie kogo za-
stępować.

Poddając oglądowi uprawnienia jako element kształtowania indywidualnego sta-
nowiska pracy, trzeba stwierdzić, że dzielą się one na:
a) uprawnienia formalne, czyli kompetencje,
b) uprawnienia do bezpiecznych i higienicznych warunków pracy,
c) uprawnienia do wyposażenia w odpowiedni sprzęt oraz zestaw informacji.

Jak już zauważono, ostatnim elementem koniecznym dla skonstruowania indywi-
dualnego stanowiska pracy jest wyznaczenie zakresu odpowiedzialności. Trzeba
wyraźnie podkreślić, iż odpowiedzialność związana z zatrudnieniem na oznaczo-
nym stanowisku pracy nie może przekraczać granicy uprawnień przydzielonych
w związku z koniecznością wykonywania określonych zadań.

5

2. Komunikowanie się w administracji

Rozważania w kwestii

komunikacji w administracji

należy rozpocząć od stwierdze-

nia, że systematyczne wykorzystywanie informacji do kierowania administracją
jest podstawowym warunkiem jej istnienia. Należy także przyjąć założenie, iż or-
ganizacja dzieli się na część wytwórczą oraz część regulacyjną. Ta ostatnia pozwa-
la na sprawne kierowanie w drodze mechanizmów regulacyjnych opartych na zbie-
raniu i przetwarzaniu informacji. A zatem informacja jest niezbędnym elementem
funkcjonalnym każdej organizacji, a przede wszystkim instytucji. Za bardzo istot-
ne uznaje się

więzi organizacyjne

, które w instytucjach przebiegają w następujących

kierunkach:
a)

poziomym

, który obejmuje informacje o faktach, zjawiskach; są one przekazywa-

ne pomiędzy równorzędnymi stanowiskami czy komórkami;

b)

pionowym

, który obejmuje tak zwany kanał kierowania, czyli przepływ z góry

na dół; taki przebieg informacji jest charakterystyczny dla przekazu poleceń,
aktów normatywnych, wytycznych czy instrukcji; jest to sposób kierowania in-
stytucją;

c)

skośnym

, który pozwala na połączenia pomiędzy stanowiskami usytuowanymi

na różnych szczeblach struktury organizacyjnej, na ich synchronizację.

Zaznacza się, iż system informacyjny w instytucjach powinien być przystosowany
do realizacji celów i zadań im przeznaczonych. Ukształtowanie systemu jest uza-
leżnione od struktury i zakresu kompetencji poszczególnych szczebli zarządzania.
Uważa się, że system informacyjny podlegać powinien formalizacji, przede wszyst-
kim w kwestiach określenia podmiotów udzielających, jak i adresatów informacji,
postaci danej informacji i przypadków obowiązkowego udzielenia informacji. Ma-
jąc na względzie powyższe, zwykło przyjmować się, że na system składają się nadaw-
cy informacji, jej odbiorcy, kanały informacyjne oraz środki techniczne, które służą
pozyskaniu, przetwarzaniu, przechowywaniu czy prezentowaniu informacji.

Informacja powinna być dostosowana do potrzeb adresata. Według reguły ogólnej
— im niższy szczebel zarządzania, tym bardziej szczegółowymi informacjami po-
winien dysponować. A contrario — im wyższy szczebel zarządzania, tym ogólniej-
sze, obejmujące szerszy zakres informacje.

Warto przy tym wskazać na podnoszone w doktrynie przez J. Kisielewicza zjawi-
sko: większym problemem dla systemu jest nadmiar informacji niż ich niedostatek.
Może pojawić się problem

przeciążenia informacyjnego

, definiowanego jako większa

liczba wejść komunikacyjnych niż te, które może objąć organizacja. Wspomniany
autor wskazuje następujące możliwe reakcje na przeciążenia informacyjne:
— pominięcie lub nieprzetworzenie pewnej ilości informacji;
— niepoprawne przetworzenie informacji, czyli błąd;
— opóźnienie przetwarzania informacji w okresach szczytowego przeciążenia, to

znaczy magazynowanie;

— nieprzetworzenie pewnego rodzaju informacji, czyli filtrowanie;
— przybliżenie do siebie informacji;
— mnożenie kanałów;
— ucieczka od zadania.

Do

pominięcia informacji

dochodzi wtedy, gdy przeprowadzając selekcję, preferuje

się łatwość analizy kosztem wagi informacji, jaką ta przedstawia dla organizacji.

6

Błąd

— podobnie jak pominięcie — jest reakcją na wadliwie adaptującą informa-

cję, łączy się ze zbędnymi kosztami. By temu zapobiegać, administracja wykształci-
ła systemy regulacyjne o charakterze kontrolnym, prowadzące do niedopuszczenia
do poważnych błędów i pomijania informacji.

Magazynowanie

najczęściej jest spowodowane ułatwieniami, jakie urzędnik chce

uzyskać dla siebie. Z drugiej strony trzeba jednak przyznać, że jeżeli w okresie nie-
dociążeń informacja zostanie z powodzeniem wykorzystana, to negatywne skutki
jej uprzedniego niewykorzystania zostaną zniwelowane. Czasem więc kunktacja
informacyjna jest pożądana.

Filtrowanie

— tak jak magazynowanie — nie musi być z góry zjawiskiem negatyw-

nym. Może ono być reakcją na wyznaczenie priorytetów ustalonych przez organi-
zację i opierać się na właściwej ocenie potrzeb organizacyjnych.

Zwiększenie liczby kanałów

informacyjnych

służy podwyższeniu wydajności organi-

zacji. Może ono polegać na spontanicznym rozdzieleniu przekazu na równoległe
kanały w momentach przeciążenia, a tym samym prowadzić do decentralizacji.
J. Kisielewicz wskazuje, że innym sposobem na rozładowanie nadmiaru informa-
cji jest redukcja wejść informacyjnych, gdyż część przeciążenia w organizacjach
powodowana jest przez zasypywanie się nawzajem informacjami przez różne po-
ziomy hierarchii.

Mając na względzie powyższe, należy stwierdzić, że wymiana informacji, czyli ko-
munikowanie się, powinna odbywać się według określonych zasad. Każdy rodzaj
informacji wraz ze sposobem przekazu będzie wymagał nieco innego podejścia.

W instytucjach komunikacja może przybrać formy werbalne bądź niewerbalne, po-
średnie bądź bezpośrednie.

Komunikacja werbalna

obejmuje używanie słów — czy

to na piśmie, czy ustnie. Na

komunikację niewerbalną

składają się przekazy bez uży-

cia słów, najczęściej za pomocą gestów, mimiki, przy uwzględnieniu miejsca oraz
czasu wybranego dla przekazania komunikatu. Należy przy tym zauważyć, iż ko-
munikaty niewerbalne mogą uzupełniać, wzmacniać czy też osłabiać komunikaty
werbalne.

Komunikacja pośrednia

dotyczy sytuacji, w której pomiędzy nadawcą a odbiorcą wy-

stępują ogniwa pośrednie, co powoduje wzrost ryzyka przekształcenia informacji.

Komunikacja bezpośrednia

to taka, w ramach której przekaz nie jest zniekształcony

przez inne podmioty, gdyż odbywa się bez udziału osób trzecich — tylko pomiędzy
nadawcą i odbiorcą. W doktrynie za jej odmiany uważa się komunikację:
a) jednokierunkową i dwukierunkową,
b) formalną i nieformalną,
c) scentralizowaną i zdecentralizowaną.

Przy

komunikacji jednokierunkowej

nadawca komunikatu nie oczekuje odpowiedzi.

Przeciwnie dzieje się przy

komunikacji dwustronnej

, gdy nadawca nie tyle nawet ocze-

kuje, co żąda odpowiedzi.

Komunikacja formalna

odbywa się zgodnie z ustalonymi procedurami poprzez for-

malne kanały informacyjne. Z kolei

komunikacja nieformalna

nie używa formalnych

kanałów informacyjnych. Odgrywa znaczącą rolę wówczas, gdy nie są drożne for-
malne kanały informacyjne.

Rozważając

komunikację scentralizowaną

i

zdecentralizowaną

, trzeba stwierdzić, iż

stopień scentralizowania jest określony przez liczbę informacji, które muszą naj-
pierw przejść przez dane uprzywilejowane ogniwa instytucji, zanim zostaną skie-
rowane do pozostałych ogniw. W ramach systemu zdecentralizowanego wszyscy
członkowie organizacji mają bezpośredni — jako jedyni — dostęp do informacji.

7

Oprócz opisanych już przeciążeń, czyli nadmiaru informacji w danym miejscu
i czasie, zakłóceniem obiegu informacji są tak zwane szumy. W piśmiennictwie
rozróżnia się następujące kategorie przyczyn ich powstawania:
1.

Przyczyny organizacyjne

są konsekwencją formalizacji. Im bardziej rozbudowana

organizacja, tym więcej ogniw pośredniczących w przekazywaniu informacji.
Jak już zauważono — łączy się to z niebezpieczeństwem zniekształcenia i mani-
pulacji. Nadto trudność w badanej materii powodować może również standary-
zacja procesów komunikowania się. Im wyższy jej stopień, tym większe zagroże-
nie braku uwzględnienia informacji o wielu faktach czy zjawiskach.

2.

Przyczyny techniczne

wiążą się z brakiem umiejętności obsługi czy też awaryjno-

ścią technicznych środków przekazu.

3.

Przyczyny osobowe

, zwane też personalno-osobowościowymi, wynikają z natu-

ry człowieka jako jednostki, która nie traci swoich cech, pracując w instytucji.
Należą do nich między innymi: różnice językowe — w tym posługiwanie się
swoistym żargonem, stosowanie zwrotów specjalistycznych, brak kompetencji
komunikacyjnych, zbyt ubogie słownictwo, umiejętność czy raczej jej brak w za-
kresie odczytywania komunikatów niewerbalnych, różnice w postrzeganiu zja-
wisk i faktów, uprzedzenia i stereotypy.

4.

Przyczyny kontekstualne

, czyli związane z kontekstem, obejmują kwestie związa-

ne z czasem i miejscem podejmowania danych czynności.

Poddając oglądowi problematykę komunikowania się w ramach instytucji, trzeba
zauważyć, że proces komunikowania się w obrębie organizacji administracyjnych
musi być w jakimś stopniu regulowany, a więc formalizowany. Warto zatem uka-
zać cechy systemów regulacyjnych, wynikające z teorii organizacji i zarządzania.
Ich główne cechy to:
a) zakres przestrzeni administracyjnej, czyli rozmiar pętli;
b) rodzaj obwodu, czyli stwierdzenie, czy jest on prostym systemem powtórzeń czy

też systemem łańcuchowo-modyfikującym;

c) charakter obwodu — a mianowicie: otwarty czy zamknięty;
d) wydajność obwodu komunikacyjnego z punktu widzenia stawianych przed

nim zadań;

e) stopień dopasowania obwodu do funkcji systemu administracyjnego, w którym

jest on wykorzystywany.

Powyższe cechy wymagają krótkiego komentarza. Pętla może pokrywać całość sys-
temu administracyjnego, jak też poszczególne podsystemy czy też mniejsze jednost-
ki w ramach podsystemów. Nadto podkreśla się, iż niektóre pętle komunikacyjne
mogą obejmować tylko wyższe szczeble w hierarchii administracyjnej. Uważa się,
iż główną trudnością praktyczną jest rozbieżność między tym, jak wygląda roz-
miar pętli w ujęciu kierownika, a jak w rzeczywistości. Badania wykazały, że kie-
rownicy przeceniają liczbę osób, do których w ich przekonaniu docierają wysłane
z góry rozkazy. Poza tym im większa jest pętla, tym większe będą trudności z ko-
munikacją.

Mimo tego, że przepływ informacji może pokrywać się — i zazwyczaj tak jest
— z hierarchicznym podporządkowaniem w administracji, to najczęściej ma on
charakter okrężny. Chodzi przy tym o to, że każdy przekaz polecenia napotyka re-
akcję podwładnych. Reakcja, zwłaszcza opór w mniejszym lub większym stopniu,
może zostać potraktowana przez przełożonych jako sprzężenie zwrotne. Warto przy
tym zaznaczyć, iż reakcje podwładnych mogą cechować się różnym natężeniem. Są
to między innymi: zwykłe potwierdzenie przyjęcia polecenia, potwierdzenie za-
znajomienia się z treścią polecenia i przyjęcia go, jak też stwierdzenie jego nieade-
kwatności, poinformowanie o tym przełożonych i próby jego zmiany.

W administracji publicznej charakter obwodu najczęściej ma charakter zamknięty. Za
zamknięty obwód uznaje się taki, w którym raz zaczęty cykl aktów przekazywania nie

8

jest już otwarty na zmiany. A zatem dzieje się tak wtedy, gdy procedury admini-
stracyjne nie zezwalają na żadną nową informację czy też na poważniejsze modyfi-
kacje w danym zakresie. Jeśli z kolei istnieje możliwość istotnego zmodyfikowania
obwodu, to można mówić o obwodzie otwartym.

Z badań wynika, że — co do zasady — im mniej powiązań komunikacyjnych za-
chodzi w grupie, tym większa jest jej wydajność w zakresie wykonania zadania.
Nadto wskazuje się, iż obwód komunikacyjny w administracyjnych systemach re-
gulacyjnych winien być dopasowany do funkcji całej instytucji. Zbyt szeroki ob-
wód, który obejmuje na przykład osoby niezwiązane z wykonywaniem określonych
działań, czy też zbyt ścisły — pomijający efektywnych administratorów — dopro-
wadzi do obniżenia sprawności wykonywania zadań.

Na uwagę zasługują metody pozbywania się bądź redukcji zakłóceń w komunikacji.
Są to przede wszystkim:
— priorytet komunikacji bezpośredniej dwukierunkowej;
— dobór właściwego sposobu komunikowania się;
— dbanie o precyzję wypowiedzi;
— staranie się o formułowanie komunikatów deskryptywnych (opisowych), a nie

oceniających (wartościujących);

— odpowiednie dobranie czasu i miejsca przekazania informacji;
— przekazywanie informacji zwrotnych;
— reagowanie na komunikaty niewerbalne;
— wysłuchanie rozmówcy do końca.

W nauce administracji baczną uwagę zwraca się na

style komunikowania się

. Ich wy-

dzielenie jest wypadkową dwóch kryteriów, to jest otwartości wobec osób, którym
przekazuje się komunikat, oraz reakcji na komunikaty innych. Mając na względzie
powyższe, wyodrębnia się następujące style komunikowania się:
1.

Styl introwertyczny

jest charakterystyczny dla osób nieufnych wobec otoczenia,

które dążą do ograniczonego komunikowania się.

2.

Styl ekstrawertyczny

cechuje osoby otwarte, które z natury mają chęć informo-

wania innych, ale z drugiej strony nie są otwarte na cudze komunikaty.

3. W ramach

stylu obronnego

obserwuje się, że osoby go uprawiające chcą jak naj-

więcej wiedzieć o innych, ale same nie udzielają informacji.

4.

Styl przetargowy

charakteryzuje osoby, które uzależniają stopień własnej otwar-

tości od komunikatywności bądź jej braku drugiej strony. Jest to relacja swoiście
wektorowa.

5.

Styl efektywnej komunikacji

wykorzystuje zjawisko sprzężenia zwrotnego i nadto

cechuje się wysokim stopniem otwartości.

Jak już zauważono, komunikacja przełożonych z podwładnymi w administracji
przebiega według linii hierarchicznego podporządkowania. Polega na procesie cią-
głego oddziaływania przez przełożonych na podwładnych w celu osiągnięcia opty-
malnej efektywności wykonywanej przez nich pracy. J. Kisielewicz wskazuje, iż
tego rodzaju komunikacja może obejmować:
1.

Zapewnienie rzetelnego wykonania zadań przez urzędników

pełniących różne sta-

nowiska na wszystkich szczeblach podległych przełożonemu. Podkreśla się, że
instrukcje zadaniowe cechują się wyższym stopniem szczegółowości niż same
zadania. Powoływany autor uważa, że mogą być one przekazywane w ramach
sesji treningowych czy też powielane poprzez częste przypominanie o zadaniach
przypisanych do określonych stanowisk.

2.

Informacje służące do zrozumienia zadania

i jego powiązania z innymi zadaniami

administracji. Pracownicy często znają zakres zadań, potrafią je wykonać w spo-
sób satysfakcjonujący, ale nie mają świadomości celowości zadań (jeśli chodzi
o całą organizację administracyjną) ani wiedzy na ten temat. Zauważa się, iż
w sytuacjach dużej samodzielności, uzasadnienie celu głównego przyczynia się

9

do większej wydajności. W administracji publicznej nie ma zazwyczaj możliwo-
ści wykonywania zadań w sposób odmienny od zalecanego — większość czyn-
ności podlega standaryzacji.

3. Nawiązując do punktu 2 —

informacje dotyczące praktyk i procedur

stosowanych

w określonej organizacji administracyjnej. W założeniu mają one ujednolicić spo-
soby i metody wykonywania zadań, czyli prowadzić do standaryzacji. Przejawia-
ją się między innymi w instrukcjach zawierających informacje o uprawnieniach
i obowiązkach pracowniczych w ramach danego systemu administracyjnego.

4.

Sprzężenie zwrotne

, którego zadaniem jest informowanie podwładnego o tym,

jak odebrane zostało wykonane przez niego zadanie. Komunikacja w tym za-
kresie nie jest obowiązkowa. Niemniej jednak zauważyć należy, iż stosowanie się
do wskazań wynikających z instrukcji czy też szczegółowych dyrektyw dotyczą-
cych konkretnego zadania nie zawsze spowoduje prawidłowe wykonanie zadania
z punktu widzenia przełożonego. Powoływany autor zwraca uwagę na fakt, iż
często pracownicy nie wiedzą, jak są postrzegani przez przełożonego. W związku
z tym problem, który początkowo mógł być rozwiązany poprzez przeprowadze-
nie rozmowy, może urosnąć do bardzo dużej rangi, łączącej się w ostateczności
z koniecznością usunięcia urzędnika z organizacji. Z drugiej strony przesadnie
częste ocenianie pracownika może prowadzić do wytworzenia standaryzacji na-
kierowanej na potrzeby dogodzenia przełożonemu, co może nie być zgodne z ce-
lami organizacji. Zmniejsza to wydajność działalności urzędnika.

5.

Informacje o charakterze ideologicznym

, mające na celu zwiększenie osobistego za-

angażowania pracownika w wykonywanie zadań. Najpełniejszym efektem przy-
swojenia sobie informacji tego rodzaju jest utożsamianie przez pracownika wła-
snych działań z celami organizacji. Wydaje się to jednak niebezpieczne, gdyż
może prowadzić do uzależnienia pracownika od organizacji (jak od sekty), do
zaniku jego sfery prywatności oraz problemów z funkcjonowaniem jako jed-
nostka, poza organizacją. Niemniej jednak pracownik zaangażowany osobiście
postrzega wykonywanie zadań jako swoistą misję, która przynosi mu zadowo-
lenie i szczęście.

Oprócz komunikacji pionowej, odbywającej się według schematu przełożony–pod-
władny, wyodrębnić można także odmianę odwrotną, to jest podwładny–przeło-
żony, jak też komunikację między urzędnikami na tym samym poziomie.

Komunikacja na linii podwładny–przełożony obejmuje informowanie podmiotu
pozostającego w stosunku nadrzędności przez osobę stojącą niżej w strukturze hie-
rarchicznego podporządkowania o sobie, swojej pracy i swoich problemach, o in-
nych pracownikach i ich problemach, o polityce i praktykach organizacyjnych oraz
o bieżących potrzebach, to jest o tym, co i w jaki sposób należy zrobić. Informa-
cje tego rodzaju w zasadzie przekazywane są bezpośredniemu przełożonemu, jako
że to on ma styczność z danymi pracownikami. Bywa jednak, iż konieczne stanie
się pominięcie bezpośredniego przełożonego i zwrócenie się do instancji wyższej.
Można w tym celu wykorzystać skargi i zażalenia.

Komunikowanie się na tym samym poziomie hierarchicznym jest przydatne o tyle,
iż może służyć zwiększeniu wydajności. Daje podmiotom oparcie społeczne i emo-
cjonalne. Uważać jednak należy na „sprywatyzowanie” kontaktów w grupie, gdyż
może to — choć nie musi — przyczynić się do obniżenia efektywności pracy.

Podkreślić trzeba, że obieg informacji wiąże się przede wszystkim z obiegiem doku-
mentów.

Obieg dokumentów

urzędowych jest normowany aktami prawa wewnętrz-

nego danej jednostki organizacyjnej, to jest stosownymi instrukcjami kancelaryj-
nymi. Niniejsze instrukcje określają zasady wykonywania danych czynności, tryb
ich przeprowadzania oraz gwarantują standaryzację w zakresie ewidencji oraz

10

przechowywania dokumentów urzędowych. Dla organów administracji rządowej
i samorządowej wydawane są odrębne instrukcje.

Typowymi

czynnościami kancelaryjnymi

są: przyjmowanie i rozdzielanie konkret-

nych przesyłek, ewidencja przesyłek wartościowych, sporządzanie czystopisów,
wysyłanie przesyłek i korespondencji, udzielanie informacji adresatom oraz przyj-
mowanie informacji nadawanych poprzez źródła elektroniczne — faksem, e-ma-
ilem. Do prowadzenia czynności kancelaryjnych w urzędach upoważnione są kan-
celarie, sekretariaty, referenci odpowiedzialni za załatwienie określonych typów
spraw oraz pracownicy sporządzający czystopisy.

Jak już wspomniano, sprawy instrukcji kancelaryjnych są regulowane przez prze-
pisy stanowione przez organy centralne, co ma prowadzić do ujednolicania proce-
dur w poszczególnych jednostkach terenowych organów administracji publicznej.
Szczegółowo określa się zasady, tryb korespondencji oraz jej obieg, przeglądanie
i przydzielanie korespondencji, rejestrację, znakowanie i sposób archiwizacji akt.

Każda sprawa, która podlega załatwieniu w urzędzie, powinna mieć swój znak,
którym równocześnie opatrywane będą wszelkie pisma do niej się odnoszące.
W ramach urzędu prowadzone są centralne rejestry kancelaryjne, to znaczy re-
jestry skarg i wniosków, rejestry aktów prawnych wydawanych przez kierownika
urzędu, rejestry wydawanych upoważnień i pełnomocnictw.

W instrukcjach określa się również

formy załatwienia sprawy

w danym urzędzie.

Wśród sposobów załatwienia sprawy wyodrębnia się formy odręczne i korespon-
dencyjne. Załatwienie sprawy może także przybrać formę ostateczną albo tymcza-
sową. Sprawy winny być załatwiane według kolejności ich wpływu oraz stopnia
płynności. Pismo załatwiające sprawę podlega warunkom wynikającym z instruk-
cji. Akta spraw ostatecznie załatwionych są przechowywane w archiwach zakłado-
wych. Podstawy gromadzenia akt tego rodzaju zostały opisane w Ustawie z 14 lip-
ca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity — DzU
z 2002 r. nr 171, poz. 1396 ze zmianami) oraz aktach wykonawczych wydanych
z jej upoważnienia.

Na bazie art. 1 powołanej ustawy

materiałami archiwalnymi

wchodzącymi w skład

narodowego zasobu archiwalnego są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, kore-
spondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fo-
tografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowi oraz inna doku-
mentacja, bez względu na sposób jej wytwarzania, mająca znaczenie jako źródło
informacji o wartości historycznej o działalności państwa polskiego, jego poszcze-
gólnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego
stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego,
o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym,
zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a tak-
że o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jed-
nostek organizacyjnych — powstała w przeszłości i powstająca współcześnie.

Zgodnie z art. 2 niniejszego aktu prawnego

narodowy zasób archiwalny

służy nauce,

kulturze, gospodarce narodowej oraz potrzebom obywateli i — w zależności od
stosunku własności materiałów archiwalnych — dzieli się na państwowy i niepań-
stwowy zasób archiwalny.

Z punktu widzenia analiz nauki administracji istotne znaczenie ma

państwowy

za-

sób archiwalny. Podobnie jak każda forma materiałów archiwalnych jest on prze-
chowywany wieczyście. Na mocy art. 15 powoływanego aktu normatywnego
państwowy zasób archiwalny tworzą materiały powstałe i powstające w wyniku
działalności:
a) organów państwowych oraz innych państwowych jednostek organizacyjnych;

11

b) organów jednostek samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jed-

nostek organizacyjnych;

c) obcych organów władzy i administracji państwowej i innych organów, jedno-

stek organizacyjnych i organizacji, związków wyznaniowych, a także okupacyj-
nych jednostek wojskowych, jeżeli materiały te znajdują się na terenie Rzeczy-
pospolitej Polskiej.

Nadto do państwowego zasobu archiwalnego przynależą materiały archiwalne po-
wstałe w wyniku wskazanych poniżej organizacji lub osób, pod warunkiem iż ma-
teriały te stały się własnością państwa w wyniku zakupu, darowizny lub w innej
drodze, a mianowicie:
— partii politycznych oraz innych organizacji o charakterze politycznym, społecz-

nym, zawodowym i gospodarczym;

— kościołów i związków wyznaniowych;
— innych niepaństwowych organizacji i jednostek organizacyjnych;
— działaczy politycznych, społecznych i gospodarczych, twórców w dziedzinie na-

uki i techniki, kultury i sztuki oraz innych osób, które wniosły swój historyczny
wkład do rozwoju państwa polskiego, życia politycznego, społecznego i gospo-
darczego oraz do rozwoju nauki i techniki oraz kultury i sztuki;

— rodzin i rodów, które wywierały historyczny wpływ na sprawy państwowe,

stosunki polityczne, gospodarcze i społeczne, a także dotyczące ich majątków,
przedsiębiorstw i innej aktywności gospodarczej.

Art. 22 niniejszej ustawy stanowi, że działalność archiwalną w zakresie państwo-
wego zasobu archiwalnego prowadzi

państwowa sieć archiwalna

, którą tworzą:

— archiwa państwowe;
— archiwa państwowe wyodrębnione;
— archiwa zakładowe organów jednostek samorządu terytorialnego i innych pań-

stwowych jednostek organizacyjnych;

— archiwa zakładowe organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządo-

wych jednostek organizacyjnych;

— jednostki organizacyjne, które posiadają powierzony zasób archiwalny;
— państwowe biblioteki i muzea, które gromadzą i przechowują materiały archi-

walne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego.

Na mocy art. 23 działalność archiwalna obejmuje gromadzenie, ewidencję, prze-
chowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie materiałów archiwal-
nych oraz prowadzenie działalności informacyjnej.

W ramach sieci archiwalnej najważniejsze dla administracji są

archiwa zakładowe

.

Dotyczą ich przepisy art. 33–36 powoływanego aktu prawnego. Stanowią one, iż
archiwa zakładowe tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz
w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach or-
ganizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne. Jeżeli taką jednostką jest
ministerstwo, to archiwum zakładowe tworzy się odrębnie dla każdego działu ad-
ministracji rządowej, określonego w odrębnych przepisach. Jednostki, w których
tworzy się archiwa zakładowe, ustala:
a) w odniesieniu do jednostek obejmujących działalnością obszar całego państwa

— Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych;

b) w odniesieniu do innych jednostek — dyrektor właściwego archiwum pań-

stwowego.

Kierownicy wspomnianych jednostek organizacyjnych obowiązani są zapewnić gro-
madzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i odpowiednie zabezpieczenie ma-
teriałów archiwalnych tworzących zasób archiwalny podległych im archiwów za-
kładowych oraz klasyfikowanie, kwalifikowanie i brakowanie takich materiałów,
a także przekazywanie ich właściwym archiwom państwowym. Nadto kierownicy

12

wskazanych jednostek są zobowiązani przed zlecaniem prac projektowych wyko-
rzystać odpowiedni materiał archiwalny. Jeżeli jednostką organizacyjną jest urząd
administracji rządowej, kierownik jednostki wykonuje swe zadania poprzez dyrek-
tora generalnego urzędu.

Archiwa zakładowe obejmują zasięg działania jednostki organizacyjnej, w której zo-
stały utworzone. Zasób archiwalny archiwów zakładowych stanowią materiały ar-
chiwalne powstałe i powstające w związku z działalnością jednostek organizacyj-
nych, w których zostały utworzone. Archiwa zakładowe nie mogą posiadać zasobu
historycznego, ale zastrzeżenie to nie dotyczy szkół wyższych. Zasób archiwalny
archiwów zakładowych służy potrzebom jednostek, w których archiwa te zostały
utworzone. Osobom trzecim do korzystania z tego zasobu potrzebne jest zezwolenie
kierownika jednostki organizacyjnej, w której istnieje archiwum zakładowe.

Prawidłowy obieg dokumentacji jest jednym z warunków sprawnego kierowania
strukturami administracji publicznej. Według Z. Leońskiego pojęcie

dokumentacji

obejmuje jej obieg, gromadzenie, udostępnianie, stosowanie formularza dla uspraw-
nienia wydawania decyzji, przygotowywanie wzorów wniosków kierowanych do
organu administracji publicznej.

Informacja

w administracji publicznej jest ważną kwestią z punktu widzenia praw

obywatela. W tym zakresie poświęcono jej art. 61 Konstytucji RP. Zgodnie z tym
przepisem obywatel ma prawo do uzyskiwania informacji o działalności organów
władzy publicznej oraz osób pełniących funkcje publiczne. Prawo to obejmuje
również uzyskiwanie informacji o działalności organów samorządu gospodarcze-
go i zawodowego, a także innych osób oraz jednostek organizacyjnych w zakresie,
w jakim wykonują one zadania władzy publicznej i gospodarują mieniem komu-
nalnym lub majątkiem Skarbu Państwa. Prawo do informacji obejmuje dostęp do
dokumentów oraz wstęp na posiedzenia kolegialnych organów władzy publicznej
pochodzących z powszechnych wyborów z możliwością rejestracji dźwięku lub ob-
razu. Przede wszystkim chodzi tu o posiedzenia takich organów kolegialnych sa-
morządu terytorialnego, jak rada gminy, powiatu czy sejmik. Aczkolwiek należy
zauważyć, że przy realizacji tego konstytucyjnego prawa mogą powstać trudności
techniczne, które mają być niwelowane przez stosowne przepisy statutów wskaza-
nych organów.

Na mocy art. 61 ust. 3 Konstytucji

prawo do informacji

może zostać ograniczone.

Dzieje się to jednak jedynie w drodze przepisów ustawy i to wyłącznie ze względu
na określoną w ustawach ochronę wolności i praw innych osób i podmiotów go-
spodarczych oraz ochronę porządku publicznego, bezpieczeństwa lub ważnego in-
teresu gospodarczego państwa. Do najważniejszych ustaw dotyczących informacji
w administracji zalicza się:
1. Ustawę z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (DzU z 2001 r.

nr 112, poz. 1198 ze zm.),

2. Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr

101, poz. 926 ze zm.),

3. Ustawa z 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (DzU z 1999 r.

nr 11, poz. 95 ze zm.).

Z. Leoński podkreśla, iż konsekwencje w zakresie naruszenia prawa do informacji
są zróżnicowane. Mogą łączyć się z odpowiedzialnością cywilną Skarbu Państwa
lub podmiotów prawa publicznego, odpowiedzialnością dyscyplinarną urzędni-
ków. Nadto ograniczenie niniejszych praw skutkować będzie utratą lub ogranicze-
niem zaufania obywatela do administracji publicznej.

Najważniejsze przepisy dotyczące informacji publicznej zawarte zostały w art.
1–5 ustawy o dostępie do informacji publicznej. Na ich mocy każda informacja

13

o sprawach publicznych stanowi informację publiczną w rozumieniu ustawy i pod-
lega udostępnieniu na zasadach i w trybie określonym we wskazanej ustawie. Co
do zasady każdemu przysługuje prawo dostępu do informacji publicznej, a wyjątki
od tej reguły wynikają z ustawy i obejmują:
a) ograniczenia wynikające z ustawy o ochronie informacji niejawnych oraz prze-

pisów prawa dotyczących ochrony innych tajemnic,

b) ograniczenia ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsię-

biorcy — oprócz informacji o osobach pełniących funkcje publiczne, mających
związek z pełnieniem tych funkcji, w tym o warunkach powierzenia i wykony-
wania tych funkcji, oraz przypadku, gdy osoba fizyczna lub przedsiębiorca rezy-
gnują z przysługującego im prawa.

Zaznaczyć należy, iż nie można — z zastrzeżeniem powołanych wyjątków — ogra-
niczać dostępu do informacji o sprawach rozstrzyganych w postępowaniu przed
organami państwa, w szczególności w postępowaniu administracyjnym, karnym
lub cywilnym, ze względu na ochronę interesu strony, jeżeli postępowanie dotyczy
władz publicznych lub innych podmiotów wykonujących zadania publiczne albo
osób pełniących funkcje publiczne — w zakresie tych zadań lub funkcji.

Prawo do informacji publicznej obejmuje uprawnienia do:
a) uzyskania informacji publicznej, w tym uzyskania informacji przetworzonej

w takim zakresie, w jakim jest to szczególnie istotne dla interesu publicznego;

b) wglądu do dokumentów urzędowych;
c) dostępu do posiedzeń kolegialnych organów władzy publicznej pochodzących

z powszechnych wyborów.

Prawo do informacji publicznej wyraża się w uprawnieniu do niezwłocznego uzy-
skania informacji publicznej zawierającej aktualną wiedzę o sprawach publicznych.

Obowiązek udostępnienia niniejszych informacji ciąży na władzach publicznych
oraz innych podmiotach wykonujących zadania publiczne, w szczególności na:
a) organach władzy publicznej,
b) organach samorządów gospodarczych i zawodowych,
c) podmiotach reprezentujących zgodnie z odrębnymi przepisami Skarb Państwa,
d) podmiotach reprezentujących państwowe osoby prawne albo osoby prawne sa-

morządu terytorialnego oraz podmiotach reprezentujących inne państwowe
jednostki organizacyjne albo jednostki samorządu terytorialnego,

e) podmiotach reprezentujących inne osoby lub jednostki organizacyjne, które wy-

konują zadania publiczne lub dysponują majątkiem publicznym, oraz na osobach
prawnych, w których Skarb Państwa, jednostki samorządu terytorialnego lub
samorządu gospodarczego albo zawodowego mają pozycję dominującą w rozu-
mieniu przepisów o ochronie konkurencji i konsumentów.

Problematykę informacji dotyczących osób reguluje ustawa o ochronie danych
osobowych. Kwestie zasadnicze w tej materii wynikają z art. 1–7 niniejszego aktu
prawnego. Na mocy wskazanych przepisów każdy ma prawo od ochrony dotyczą-
cych go danych osobowych. Przetwarzanie danych osobowych może mieć miejsce
ze względu na dobro publiczne, dobro osoby, której dane dotyczą, lub dobro osób
trzecich w zakresie i trybie określonym ustawą. Opisywany akt normatywny okre-
śla zasady postępowania przy przetwarzaniu danych osobowych oraz prawa osób
fizycznych, których dane osobowe są lub mogą być przetwarzane w zbiorach da-
nych. Ustawę stosuje się do przetwarzania danych osobowych:
a) w kartotekach, skorowidzach, księgach, wykazach i w innych zbiorach ewi-

dencyjnych;

b) w systemach informatycznych, również w przypadku przetwarzania danych

poza zbiorem danych.

14

Ustawę stosuje się do organów państwowych, organów samorządu terytorialnego
oraz do państwowych i komunalnych jednostek organizacyjnych, jak również do
następujących podmiotów, które mają siedzibę albo miejsce zamieszkania na tery-
torium Rzeczypospolitej Polskiej lub w państwie trzecim, o ile przetwarzają dane
osobowe przy wykorzystaniu środków technicznych znajdujących się na terytorium
Rzeczypospolitej Polskiej:
a) podmiotów niepublicznych realizujących zadania publiczne,
b) osób fizycznych i osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych niebędących

osobami prawnymi, jeżeli przetwarzają one dane osobowe w związku z działal-
nością zarobkową, zawodową lub dla realizacji celów statutowych.

Powołany akt prawny nie znajduje zastosowania do osób fizycznych, które prze-
twarzają dane wyłącznie w celach osobistych lub domowych, podmiotów mających
siedzibę lub miejsce zamieszkania w państwie trzecim, wykorzystujących środki
techniczne umiejscowione na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wyłącznie do
przekazywania danych, a także — co do zasady — do prasowej działalności dzien-
nikarskiej, chyba że wolność wyrażania swoich poglądów i rozpowszechniania in-
formacji istotnie narusza prawa i wolności osoby, której dane dotyczą.

W ujęciu ustawy

danymi osobowymi

są wszelkie informacje dotyczące zidentyfiko-

wanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Osobą możliwą do ziden-
tyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośred-
nio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo na jeden
lub kilka ze specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologicz-
ne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne.

Ustawa zawiera definicje legalne takich pojęć, jak: zbiory danych, przetwarzanie
danych, system informatyczny, zabezpieczenie danych w systemie informatycznym,
usuwanie danych.

Zbiorem danych

jest każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze oso-

bowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy jest
rozproszony lub podzielony funkcjonalnie.

Przetwarzanie danych

obejmuje jakiekolwiek operacje wykonywane na danych oso-

bowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmie-
nianie, udostępnianie i usuwanie.

Systemem informatycznym

jest zespół współpracujących ze sobą urządzeń, progra-

mów, procedur przetwarzania informacji i narzędzi programowych zastosowanych
w celu przetwarzania danych.

Za

zabezpieczenie danych w systemie informatycznym

uważa się wdrożenie i eksplo-

atację stosownych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochro-
nę danych przed ich nieuprawnionym przetwarzaniem.

Usuwanie danych

ujęto jako zniszczenie danych osobowych lub taką ich modyfika-

cję, która nie pozwoli na ustalenie tożsamości osoby, której dane dotyczą.

Przepisami szczególnymi w stosunku do dotychczas opisanych ustaw są regulacje
zamieszczone w ustawie o ochronie informacji niejawnych. Podstawowe kwestie
zostały określone w art. 1–4 niniejszego aktu normatywnego.

Powołana ustawa określa zasady ochrony informacji, które wymagają ochrony
przed nieuprawnionym ujawnieniem jako stanowiące tajemnicę państwową lub
służbową, niezależnie od formy i sposobu ich wyrażania, także w trakcie ich opra-
cowania, a w szczególności:
— organizowania ochrony informacji niejawnych;
— klasyfikowania informacji niejawnych;

15

— udostępniania informacji niejawnych;
— postępowania sprawdzającego w celu ustalenia, czy osoba nim objęta daje rę-

kojmię zachowania tajemnicy;

— szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych;
— ewidencjonowania, przechowywania, przetwarzania i udostępniania danych

uzyskiwanych w związku z prowadzonymi postępowaniami o ustalenie rękojmi
zachowania tajemnicy, w zakresie określonym w ankiecie bezpieczeństwa oso-
bowego oraz w kwestionariuszu bezpieczeństwa przemysłowego;

— organizacji kontroli przestrzegania zasad ochrony informacji niejawnych;
— ochrony informacji niejawnych w systemach i sieciach teleinformatycznych;
— stosowania środków fizycznej ochrony informacji niejawnych.

Przepisy ustawy mają zastosowanie do:
a) organów władzy publicznej, a w szczególności:

— Sejmu i Senatu Rzeczypospolitej Polskiej,
— Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej,
— organów administracji rządowej,
— organów jednostek samorządu terytorialnego,
— sądów i trybunałów,
— organów kontroli państwowej i ochrony prawa;

b) Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej i ich jednostek organizacyjnych, a także

innych jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej
lub przez niego nadzorowanych;

c) Narodowego Banku Polskiego i banków państwowych;
d) państwowych osób prawnych i innych niż dotąd wymienione państwowych jed-

nostek organizacyjnych;

e) przedsiębiorców, jednostek naukowych lub badawczo-rozwojowych, zamie-

rzających ubiegać się lub ubiegających się o zawarcie umów lub wykonujących
umowy związane z dostępem do informacji niejawnych albo wykonujących na
podstawie przepisów prawa zadania związane z dostępem do informacji niejaw-
nych.

Informacje niejawne

mogą być udostępnione wyłącznie osobie dającej rękojmię za-

chowania tajemnicy i tylko w zakresie niezbędnym do wykonywania przez nią pra-
cy lub pełnienia służby na zajmowanym stanowisku albo innej zleconej pracy.

Zasady zwalniania od obowiązku zachowania tajemnicy państwowej i służbowej
oraz sposób postępowania z aktami spraw zawierających tajemnicę państwową
i służbową w postępowaniu przed sądami i innymi organami określają przepisy od-
rębnych ustaw. Jeżeli przepisy odrębnych ustaw uprawniają organy, służby lub in-
stytucje państwowe albo ich upoważnionych pracowników do dokonywania kon-
troli, a w szczególności swobodnego dostępu do pomieszczeń i materiałów, jeżeli
jej zakres dotyczy informacji niejawnych, uprawnienia te realizowane są z zacho-
waniem przepisów niniejszej ustawy.

W rozumieniu ustawy

tajemnicą państwową

jest informacja określona w wykazie

rodzajów informacji, stanowiącym załącznik do tego aktu prawnego, której nie-
uprawnione ujawnienie może spowodować istotne zagrożenie dla podstawowych
interesów Rzeczypospolitej Polskiej dotyczących porządku publicznego, obronno-
ści, bezpieczeństwa, stosunków międzynarodowych lub gospodarczych państwa.

Tajemnicą służbową

jest informacja niejawna, niebędąca tajemnicą państwową,

uzyskana w związku z czynnościami służbowymi albo wykonywaniem prac zle-
conych, której nieuprawnione ujawnienie mogłoby narazić na szkodę interes pań-
stwa, interes publiczny lub prawnie chroniony interes obywateli albo jednostki or-
ganizacyjnej.

16

Służbami ochrony państwa w ujęciu niniejszego aktu prawnego są Agencja Bezpie-
czeństwa Wewnętrznego i Służba Kontrwywiadu Wojskowego.

Rękojmia zachowania tajemnicy oznacza spełnienie ustawowych wymogów dla za-
pewnienia ochrony informacji niejawnych przed ich nieuprawnionym ujawnieniem.

Za

dokument

uważa się każdą utrwaloną informację niejawną, w szczególności na

piśmie, mikrofilmach, negatywach i fotografiach, nośnikach do zapisów informacji
w postaci cyfrowej i na taśmach elektromagnetycznych, także w formie mapy, wy-
kresu, rysunku, obrazu, grafiki, fotografii, broszury, książki, kopii, odpisu, wypi-
su, wyciągu i tłumaczenia dokumentu, zbędnego lub wadliwego wydruku, odbitki,
kliszy, matrycy i dysku optycznego, kalki, taśmy atramentowej, jak również infor-
mację niejawną utrwaloną na elektronicznych nośnikach danych. Z kolei materia-
łem jest dokument, jak też chroniony jako informacja niejawna przedmiot lub do-
wolna jego część, a zwłaszcza urządzenie, wyposażenie lub broń wyprodukowana
albo będąca w trakcie produkcji, a także składnik użyty do ich wytworzenia.

17

Bibliografia

1. Jełowicki M., 1987: Nauka administracji. Zagadnienia wybrane, Warszawa.
2. Knosala E., Zacharko L., Matan A., 1999: Nauka administracji, Kraków.
3. Kowalewski S., 1982: Nauka o administrowaniu, Warszawa.
4. Leoński Z., 2010: Nauka administracji, Warszawa.