Formularze w MS Access 2007

Katedra Zastosowań Informatyki

Projektowanie formularzy

Formularze to obiekty bazy danych wykorzystywane do wprowadzania, edycji i przeglądania danych. W MS

Access istnieją dwa sposoby tworzenia formularzy:
•

Autoformularz,

•

za pomocą okna Widok projektu,

•

z wykorzystaniem narzędzia Kreator formularzy.
Wszystkie informacje w formularzach zawarte są w elementach sterujących (formanty). Wyróżniamy

następujące elementy sterujące:
•

związane – gdzie źródłem danych jest tabela lub kwerenda,

•

niezwiązane – brak źródła danych,

•

wyliczane – gdzie element wyliczany na podstawie danego pola tabeli lub kwerendy.

Tworzenie Autoformularzy

Najprostszym przykładem formularza do wprowadzania danych jest Autoformularz. Etapy tworzenia:

1

w oknie głównym bazy danych wybierz polecenie Nowy,

2

w oknie Nowy Formularz wybierz tabelę lub kwerendę (źródło formularza) z której pochodzą dane obiektu.

3

w oknie Nowy Formularz wybierz odpowiedni typ Autoformularza: kolumnowy, tabelaryczny lub arkusz

danych.

Tworzenie formularzy z wykorzystaniem Kreatora formularzy

Etapy tworzenia formularza:

1

Wybierz polecenie Nowy

2

W oknie Nowy Formularz wybierz opcję Kreator formularzy

W pierwszej kolejności (patrz rys.1) należy:

1

wybrać tabele lub kwerendę, będącą źródłem informacji (źródło danych może być z jednego lub kilku

źródeł),
2

wybrać pole z zaznaczonego źródła w pierwszym kroku,

3

przenieść wybrane pole do tworzonego formularza,

4

wybrać polecenie Dalej.

Rys. 1. Widok pierwszego okna kreatora formularzy

Kolejne kroki formularza zależą od tego, czy w pierwszym oknie wybraliśmy jedno źródło danych czy kilka.

Jeżeli kilka źródeł, to w drugim kroku należy określić w jaki sposób dane mają być wyświetlane (pogrupowane
względem którego źródła), co zostało pokazane na rys. 2.

Rys. 2. Widok okna kreatora formularzy do określenia sposobu wyświetlania danych

W zależności od wyboru sposobu wyświetlania danych , dane można przedstawić w postaci pojedynczego

formularza (przypadek pierwszy) lub formularza z podformularzem albo połączonych formularzy (przypadek drugi).

W przypadku pojedynczego formularza oraz połączonych formularzy dalej postępujemy tak samo jak przy

wyborze jednego źródła danych w pierwszym oknie. Jeżeli wybrany został formularz z podformularzem, wówczas w
kolejnym kroku należy określić układ podformularza, co zostało pokazana na rys. 3.

Rys. 3. Widok okna kreatora formularzy do określenia układu podformularza

Jeżeli w pierwszym oknie kreatora wybraliśmy jedno źródło danych, to następnie należy wybrać odpowiednio

typ oraz styl formularza (patrz rys. 4):

1. określić nazwę formularza,

2. wybrać sposób wyświetlenia utworzonego formularza,

3. wybrać polecenie Zakończ.

Rys. 4. Widok czwartego okna kreatora formularzy

Efekt końcowy pokazany został na rys. 5, natomiast zmiany projektowe należy wykonać w oknie Widok

projektu.

Rys. 5. Przykłady formularzy utworzonych z wykorzystaniem Kreatora formularzy: 1. formularz z

podformularzem, 2. formularz pojedynczy, 2. połączone formularze

Tworzenie formularzy za pomocą okna Widoku projektu

Kolejnym sposobem tworzenia formularzy jest tworzenie za pomocą okna Widok projektu. Etapy

projektowania:

1. W oknie bazy danych wybierz polecenie Nowy;

2. W oknie Nowy formularz wybierz opcja Widok projektu;

3. Określ w oknie właściwości formularza źródło rekordów: okno właściwości formularza (patrz rys. 6
pozycja 1), zakładka Dane, opcja Źródło rekordów. Źródłem rekordów może być tylko albo tabela, albo
kwerenda i należy go wybrać z listy (patrz rys 6 punkt 2). W przypadku, gdy nie mamy jeszcze utworzonej
kwerendy, to możemy to utworzyć ją na tym poziomie (patrz rys. 6 punkt 3).

Rys. 6. Okno właściwości formularz. Określanie źródła rekordów

4. Dodaj elementy sterujące. Związany element sterujący można dodać w następujący sposób:

a. przeciągając do formularza pole z okna Lista pól

(patrz rys 7),

Rys. 7. Okno Lista pól. Dodawanie elementów sterujących

b. przeciągając element sterujący z Przybornika

(patrz rys. 8 punkt 1 i 2). Korzystając

z Przybornika należy dla danego formantu określić w oknie właściwości opcję źródło formantu (patrz
rys. 8 punkt 3).

Rys. 8. Okno Lista pól. Dodawanie elementów sterujących

Listę dostępnych elementów sterujących z opisem ich zastosowania przedstawiono w tabeli 1.

Tabela 1.

Lista najczęściej używanych elementów sterujących i ich zastosowanie

Źródło: P.Cassel„ C. Eddy, J. Price, Access 2002/XP PL dla każdego, Helion 2003, s. 147.

5. Zwiększ efektywność formularza dodając/odejmując sekcje. W formularzach w MS Access dostępnych
jest pięć sekcji i każda z nich ma konkretne przeznaczenie. Opis i przeznaczenie dostępnych sekcji
omówiono w tabeli 2.

Tabela 2.

Podstawowe sekcje formularza

Źródło: opracowanie własne.

6.

Określ właściwości formularza. W oknie właściwości można określić na przykład przeznaczenie formularza, a

dokładniej wystarczy ustawić na tak/nie odpowiednio opcje: edycja dozwolona, usuwanie dozwolone, dodawanie
dozwolone, wprowadzanie danych (właściwości formularza, zakładka Dane). Na przykład formularz do
wprowadzania danych musi mieć włączoną opcję wprowadzanie danych, wówczas po otwarciu formularza
wyświetlane są puste pola.

Nazwa elementu
sterującego

Zastosowanie

Pole tekstowe

Zawiera tekst lub liczby. Może być związane, niezwiązane lub zawierać obliczenia
(wyrażenie).

Etykieta

Zawiera nazwę formularza, pola lub instrukcję wprowadzania danych.

Pole listy

Lista wartości (pozycji na liście). Zwykle związana, choć poszczególne pozycje można
także dodawać programowo.

Pole kombi

Znajome pole z rozwijaną listą. Połączenie pola tekstowego i pola listy.

Pole wyboru

Kwadratowe pole użyteczne przy wprowadzaniu danych typu Tak/Nie i określaniu
preferencji w formularzu.

Przycisk opcji

Kolejny formant umożliwiający udzielanie odpowiedzi typu Tak/Nie, często używany w
grupach.

Grupa opcji

Grupa przycisków opcji lub pól wyboru, z których wybrać można tylko jeden.

Niezwiązana ramka
obiektu

Wyświetlanie obiektu (np. rysunku), który nie zmienia się przy przechodzeniu pomiędzy
kolejnymi rekordami.

Związana ramka obiektu Wyświetlanie obiektów, które powinny się zmieniać w kolejnych rekordach (w każdym

rekordzie mamy np. zdjęcie innego pracownika).

Formant Karta

Tworzenie formularzy z zakładkami o wyglądzie przypominającym okna dialogowe
pakietu Office 2000 używane do określania preferencji.

Podformularz

Tworzenie formularzy kontrolowanych przez inne formularze (tzn. związanych z nimi).
Najczęściej używane do tworzenia bardziej szczegółowych zestawień, np. listy
szczegółów dotyczących zamówień klienta.

Linia

Tworzenie linii oddzielających wizualnie elementy formularza.

Prostokąt

Tworzenie kwadratów lub prostokątów do oddzielenia elementów formularza.

Nazwa sekcji

Opis

Nagłówek formularza Sekcja widoczna w widoku projektu na górze ekranu, w podglądzie na górze pierwszej

strony. Wykorzystywana, np. do wyświetlania tytułu formularza, instrukcji obsługi,
przycisków poleceń.

Nagłówek strony

Sekcja widoczna jedynie na wydrukach formularza. Wykorzystywana, np. do wyświetla
tytułu, opisu kolumn, itp.

Szczegóły

Sekcja widoczna na środku formularza. Wykorzystywana do wyświetlania rekordów.

Stopka strony

Sekcja widoczna jedynie na wydrukach formularza. Wykorzystywana do wyświetlania np.
daty, numeru strony.

Stopka formularza

Sekcja widoczna w widoku projektu na dole ekranu, w podglądzie na ostatniej stronie.
Wykorzystywana np. do wyświetla instrukcji obsługi, przycisków poleceń.

Nazwa elementu
sterującego

Zastosowanie

Pole tekstowe

Zawiera tekst lub liczby. Może być związane, niezwiązane lub zawierać obliczenia
(wyrażenie).

Etykieta

Zawiera nazwę formularza, pola lub instrukcję wprowadzania danych.

Pole listy

Lista wartości (pozycji na liście). Zwykle związana, choć poszczególne pozycje można
także dodawać programowo.

Pole kombi

Znajome pole z rozwijaną listą. Połączenie pola tekstowego i pola listy.

Pole wyboru

Kwadratowe pole użyteczne przy wprowadzaniu danych typu Tak/Nie i określaniu
preferencji w formularzu.

Przycisk opcji

Kolejny formant umożliwiający udzielanie odpowiedzi typu Tak/Nie, często używany w
grupach.

Grupa opcji

Grupa przycisków opcji lub pól wyboru, z których wybrać można tylko jeden.

Niezwiązana ramka
obiektu

Wyświetlanie obiektu (np. rysunku), który nie zmienia się przy przechodzeniu pomiędzy
kolejnymi rekordami.

Związana ramka obiektu Wyświetlanie obiektów, które powinny się zmieniać w kolejnych rekordach (w każdym

rekordzie mamy np. zdjęcie innego pracownika).

Formant Karta

Tworzenie formularzy z zakładkami o wyglądzie przypominającym okna dialogowe
pakietu Office 2000 używane do określania preferencji.

Podformularz

Tworzenie formularzy kontrolowanych przez inne formularze (tzn. związanych z nimi).
Najczęściej używane do tworzenia bardziej szczegółowych zestawień, np. listy
szczegółów dotyczących zamówień klienta.

Linia

Tworzenie linii oddzielających wizualnie elementy formularza.

Prostokąt

Tworzenie kwadratów lub prostokątów do oddzielenia elementów formularza.

Nazwa sekcji

Opis

Nagłówek formularza Sekcja widoczna w widoku projektu na górze ekranu, w podglądzie na górze pierwszej

7.

Zwiększ efektywność formularza poprzez dodanie przycisków poleceń. Przyciski poleceń służą do
uruchamiania akcji lub ciągu akcji i mogą być tworzone z wykorzystaniem lub bez pomocy kreatora.
Aby skorzystać z kreatora należy w oknie Przybornik w pierwszej kolejności zaznaczyć opcję
Kreatorzy formantów , a następnie Przycisk polecenia

. Dodawane przyciski poleceń z wykorzystaniem

kreatora można używać na przykład do:

• nawigacji pomiędzy rekordami (przejdź do następnego, poprzedniego, pierwszego, ostatniego, znajdź
następny, znajdź rekord),
• operacji na rekordach (cofnij rekord, dodaj nowy, drukuj nowy rekord, duplikat rekordu, usuń/Zapisz
operacje na formularzach/raportach),
• operacji na formularzach (drukuj, edytuj, odśwież i zamknij formularz),
• operacji na raportach (drukuj, podgląd, wyślij raport do pliku),



uruchomienia aplikacji, np. Notatnik, MS Excel, MS Word.

Na rys. 10 pokazano przykład formularza, który umożliwia przeglądanie i edycję rekordów.

Rys. 10. Przykład formularza Dostawcy. Formularz umożliwia przeglądanie i modyfikowanie

rekordów