Załącznik nr 9. System zarządzania i kontroli
Jednostka
kontrolowana
/nazwa
Tryb kontroli Termin
kontroli
Przedmiot/zakres
kontroli
Główne stwierdzenia, w tym
nieprawidłowości
Rekomendacje
Instytucja
Zarządzająca
Województwo
Łódzkie
Planowa
27.06-
07.07.2006
Kontrola systemu
zarządzania i kontroli
w Urzędzie
Marszałkowskim,
Urzędzie
Wojewódzkim, WUP,
ŁARR Działania: 3.1,
2.1, 3.4.
Nie
stwierdzono
nieprawidłowości.
Stwierdzono następujące uchybienia:
-
WydłuŜająca
się
weryfikacja
dokumentów (tworzenie dodatkowych
poziomów weryfikacji tam gdzie to nie
pomaga, a wydłuŜa proces) UM/ŁARR.
- Brak jednoznacznie określonej komórki
odpowiedzialnej za koordynację prac nad
podręcznikiem oraz za nieprawidłowości
(UW, WUP) .
-
Mało
szczegółowe
procedury
dotyczące
nieprawidłowości
(ŁARR,
UM).
- Długie terminy oczekiwania wniosków
na weryfikację/na refundację (UM, UW,
WUP, ŁARR)
- Niedostateczna ilość szkoleń dla
pracowników instytucji wdraŜających
(UW)
-
Nieprzestrzeganie
zapisów
rozporządzenia ws. trybu, terminów i
zakresu sprawozdawczości, kontroli i
rozliczeń (UM, UW, ŁARR).
-
Nieprzejrzysta
ś
cieŜka
procesu
weryfikacji wniosków o płatność (UM,
UW, WUP).
-
Brak
monitoringu
zarządczego
wnioskami o płatność na poziomie
kierownictwa i przyśpieszenie procesu
weryfikacji wniosków o płatność (UW)
- Brak funkcjonalnych zestawień i baz
Dnia 22.11.2006r. zostały wysłane do wszystkich instytucji
kontrolowanych zalecenia pokontrolne zawierające
rekomendacje usunięcia stwierdzonych uchybień. Stan na
dzień 31.12.2006r.: jednostki kontrolowane nie
poinformowały Instytucji Zarządzającej ZORR o wdroŜeniu
zaleceń pokontrolnych. Termin przekazania informacji i
wdroŜeniu zaleceń pokontrolnych – luty 2007r.
danych (ŁARR, UM, WUP).
- Brak odpowiednio zabezpieczonej bazy
nieprawidłowości oraz rejestru osób
uprawnionych do wglądu w raporty o
nieprawidłowościach (UM).
- Długi termin weryfikacji zabezpieczeń
(UW).
-
Niestosowanie
wytycznych
dotyczących moŜliwości korekty błędów
oczywistych
sprawozdania
przez
pracownika
weryfikującego
oraz
umieszczanie
w
sprawozdaniu
z
realizacji
Działania
wszystkich
wskaźników (a nie tylko tych ujętych w
zatwierdzonych
przez
instytucję
sprawozdaniach
końcowych
Beneficjentów) (UW).
-
Nieprzekazywanie
informacji
o
zmianach w Podręczniku procedur do
wszystkich
pracowników
ŁARR
zaangaŜowanych we wdraŜanie ZPORR.
-
Słabości
w
procesie
zamykania
projektów.
-
Brak
uczestnictwa
Audytu
Wewnętrznego
w
przeprowadzaniu
kontroli systemów zarządzania i kontroli
w Instytucjach WdraŜających oraz w
kontrolach projektów ZPORR (UW).
Województwo
Pomorskie
Planowa
17-
28.08.2006
Kontrola systemu
zarządzania i kontroli
w Urzędzie
Marszałkowskim,
Urzędzie
Wojewódzkim, WUP,
ARP Działania: 3.1,
2.1, 3.4.
Nie
stwierdzono
nieprawidłowości.
Stwierdzono następujące uchybienia:
-
WydłuŜająca
się
weryfikacja
dokumentów (tworzenie dodatkowych
poziomów weryfikacji tam gdzie to nie
pomaga, a wydłuŜa proces) UM/ARP
- Nieprzejrzysta ścieŜka weryfikacji i
zatwierdzania
Podręcznika
procedur
ARP.
- Brak ustalonej wspólnej wersji ścieŜki
Dnia 13.12.2006r. zostały wysłane do wszystkich instytucji
kontrolowanych zalecenia pokontrolne zawierające
rekomendacje usunięcia stwierdzonych uchybień. Stan na
dzień 31.12.2006r.: jednostki kontrolowane nie
poinformowały Instytucji Zarządzającej ZORR o wdroŜeniu
zaleceń pokontrolnych. Termin przekazania informacji i
wdroŜeniu zaleceń pokontrolnych – marzec 2007r.
weryfikacji dokumentów finansowych
oraz brak wymiany informacji (w
zakresie
weryfikacji
wniosków
o
płatność/refundację)
między
UM
a
ARP/WUP.
- Konieczność poprawy komunikacji w
zakresie
informacji
zawartych
w
raportach o nieprawidłowościach i ich
weryfikacja UM/WUP.
- Większa niŜ średnio fluktuacja kadr
(UW).
-
Słabości
w
procesie
zamykania
projektów.
- Długie terminy oczekiwania wniosków
na weryfikację/na refundację (ARP,
UW).
- Długie terminy weryfikacji sprawozdań
(UM, UW).
- Niedostateczna ilość szkoleń dla
pracowników instytucji wdraŜających
(UW)
-
Nieprzestrzeganie
zapisów
rozporządzenia ws. trybu, terminów i
zakresu sprawozdawczości, kontroli i
rozliczeń (ARP, UW).
- Brak uczestnictwa Oddziału Audytu
Wewnętrznego
w
przeprowadzaniu
kontroli systemów zarządzania i kontroli
w Instytucjach WdraŜających oraz w
kontrolach projektów ZPORR (UW).
- Sporządzanie aneksów po kaŜdej
zmianie w projekcie (UW).
- Brak współpracy przy sprawdzaniu
raportu pomiędzy komórkami urzędu
(UW).
- Opóźnienia w procesie aktualizacji
Podręcznika procedur (WUP)
-
Brak
oznakowania
Punktu
Informacyjnego na zewnątrz budynku
(WUP)
- Nieaktualne procedury w zakresie
nieprawidłowości (WUP, UM, ARP)
Województwo
Podkarpackie
Planowa
13-
31.10.2006
Kontrola systemu
zarządzania i kontroli
w Urzędzie
Marszałkowskim,
Urzędzie
Wojewódzkim, WUP,
RARR Działania: 2.5,
1.1, 2.2.
Nie
stwierdzono
nieprawidłowości.
Stwierdzono następujące uchybienia:
- Brak jednego koordynatora realizacji
zadań,
wynikających
z
umów
powierzenia
zadań
oraz
jednego
koordynatora realizacji zadań EFS
(UM/WUP/RARR).
- Brak ustalonej wspólnej wersji ścieŜki
weryfikacji dokumentów finansowych
oraz brak wymiany informacji (w
zakresie
weryfikacji
wniosków
o
płatność/refundację,
weryfikacji
Podręczników
procedur)
UM/RARR/UW.
-
Brak
uczestnictwa
Audytu
Wewnętrznego
w
przeprowadzaniu
kontroli systemów zarządzania i kontroli
w Instytucjach WdraŜających (UM).
- Brak
udokumentowania realizacji
wdroŜenia rekomendacji po kontroli
przeprowadzonej przez UKS i NIK
(UM).
- Nie zwracano uwagi na konieczność
wyboru wskaźników agregowanych na
poziom działania i programu podczas
naboru (UM).
-
Brak
oryginałów
zatwierdzonych
Podręczników procedur w DEiK (UM).
-
Nieprzestrzeganie
zapisów
rozporządzenia ws. trybu, terminów i
zakresu sprawozdawczości, kontroli i
rozliczeń (UM, RARR, UW).
- Długie terminy oczekiwania wniosków
na
weryfikację/na
refundację
(UM,
Stan na dzień 31.12.2006r. – informacje pokontrolne są w
trakcie podpisywania przez jednostki kontrolowane.
DEiK).
- Nieaktualne procedury dotyczące
nieprawidłowości (UM, DEiK, RARR,
UW).
- Niestosowanie wytycznych Instytucji
Zarządzającej
ZPORR
z
zakresu
procedury weryfikacji i zatwierdzania
podręczników (RARR).
-
Brak
osoby
odpowiedzialnej
za
prowadzenie Punktu Informacyjnego i
organizację działań informacyjno –
promocyjnych (RARR).
-
Nieuporządkowana
dokumentacja
(RARR)
-
Nieprzejrzysta
ś
cieŜka
procesu
weryfikacji
wniosków
o
płatność
(RARR).
Województwo
Ś
ląskie
Planowa
27.11-
08.12.2006
Kontrola systemu
zarządzania i kontroli
w Urzędzie
Marszałkowskim,
Urzędzie
Wojewódzkim, WUP,
GARR Działania: 3.4,
2.1, 1.2.
Nie
stwierdzono
nieprawidłowości.
Stwierdzono następujące uchybienia:
- Brak szczegółowego opisu nadzoru
sprawowanego
przez
Samorząd
Województwa nad GARR (UM).
- Nieaktualny Podręcznik procedur UM.
-
Brak
wyodrębnionego
punktu
informacyjnego (UM).
-
Brak
oznakowania
Punku
Informacyjnego na zewnątrz budynku
(WUP).
- Niewielkie uchybienia w procesie
naboru (WUP).
- Niestosowanie list sprawdzających do
sprawozdań (WUP).
-
Brak
osoby
odpowiedzialnej
za
prowadzenie Punktu Informacyjnego i
organizację działań informacyjno –
promocyjnych (GARR).
Stan na dzień 31.12.2006r. – informacje pokontrolne są w
trakcie podpisywania przez jednostki kontrolowane.
- Zapisy Podręcznika procedur wymaga
zmian
w
zakresie
przeprowadzania
kontroli (GARR).
-
Nieprzestrzeganie
zapisów
rozporządzenia ws. trybu, terminów i
zakresu sprawozdawczości, kontroli i
rozliczeń (GARR, UW).
-
Nieprzejrzysta
ś
cieŜka
procesu
weryfikacji
wniosków
o
płatność
(GARR).
- Nieprzekazano Podręcznika procedur
GARR do UW.
Instytucja
Pośrednicząca
Województwa
Dolnośląskiego
Wrocławska
Agencja
Rozwoju
Regionalnego
S.A.
Sprawdzając
a
6-22.09.06 r. Kontrola sprawdzająca
i problemowa w
zakresie zaleceń
pokontrolnych
dotyczących
prawidłowości
realizacji ZPORR jako
instytucji, której
powierzono wdraŜanie
działania 3.4 ZPORR.
Kontrola
wykazała
zróŜnicowanie
zakresu
przestrzegania
procedur
wdraŜania ZPORR w WARR S.A. (w
zaleŜności od zakresu przedmiotowego
stwierdzono
od
całkowitego
przestrzegania do istotnych uchybień w
stosowaniu obowiązujących procedur,
bądź
nawet
ich
nieprzestrzegania).
Ogólny poziom przestrzegania procedur
przez WARR S.A. oceniono jako
wymagający
poprawy
w
celu
skutecznego i prawidłowego wypełniania
przez Agencję powierzonych przez
Województwo Dolnośląskie obowiązków
w zakresie wdraŜania działania 3.4
ZPORR.
IP poleciła wyeliminowanie stwierdzonych uchybień
poprzez realizację zaleceń pokontrolnych.
Urząd
Marszałkowski
Województwa
Dolnośląskiego
Problemowa 4–29.12.06 r. Kontrola problemowa
w zakresie
prawidłowości
realizacji ZPORR jako
instytucji
uczestniczącej we
Zostaną sformułowane w informacji
pokontrolnej
zostaną – w razie potrzeby – sformułowane w informacji
pokontrolnej
wdraŜaniu ZPORR w
ramach Priorytetu 1 i
3 (poza 3.4) i jako
beneficjenta pomocy
w Priorytecie 4
ZPORR oraz
Instytucji WdraŜającej
dla działań 2.2. i 2.6
ZPORR
Instytucja
Pośrednicząca
Województwa
Kujawsko-
Pomorskiego
Urząd
Marszałkowski
Województwa
Kujawsko –
Pomorskiego w
Toruniu
Kontrola
planowa
12.06.2006 –
23.06.2006
Kontrola systemu
zarządzania i kontroli
ma na celu uzyskanie
uzasadnionej
pewności, Ŝe system
funkcjonuje
prawidłowo i
efektywnie, zgodnie z
prawem
Zespół
Kontrolujący
stwierdził
uchybienia, które dotyczyły: aktualności
Podręcznika
Procedur
Instytucji
WdraŜającej;
prawidłowości
i
terminowości sporządzania Umów o
dofinansowanie,
wnoszenia
zabezpieczeń prawidłowej realizacji;
przepływów finansowych; terminowości
i weryfikacji sprawozdań z realizacji;
przygotowania i przebiegu kontroli na
miejscu
realizacji
projektów
oraz
raportowaniu o nieprawidłowościach;
archiwizacji dokumentacji. Ponadto nie
stwierdzono
nieprawidłowości
w
rozumieniu SION.
Zdaniem kontrolujących stwierdzone usterki i braki w
systemie zarządzania i kontroli w Urzędzie Marszałkowskim
jako Instytucji WdraŜającej ZPORR nie stanowią istotnych
uchybień w procesie wdraŜania Programu, niemniej ich
wyeliminowanie powinno się przyczynić do jeszcze bardziej
sprawnego i efektywnego działania oraz uzyskania
uzasadnionej pewności, Ŝe system funkcjonuje prawidłowo i
zgodnie z prawem wspólnotowym oraz krajowym.
Wojewódzki
Urząd Pracy w
Toruniu
Planowa
28.08.2006 –
20.09.2006
Kontrola systemu
zarządzania i kontroli
ma na celu uzyskanie
uzasadnionej
pewności, Ŝe system
funkcjonuje
prawidłowo i
efektywnie, zgodnie z
prawem
Zespół
Kontrolujący
stwierdził
uchybienia, które dotyczyły: aktualności
Podręcznika
Procedur
Instytucji
WdraŜającej; dotrzymywania terminów
przyjmowania
Ramowych
Planów
Realizacji
Działań;
usprawniania
procedur
weryfikacji
formalnej
wniosków oczekujących rozpatrzenia;
dotrzymywania
obowiązujących
Zdaniem kontrolujących stwierdzone usterki i braki w
systemie zarządzania i kontroli w Wojewódzkim Urzędzie
Pracy w Toruniu jako Instytucji WdraŜającej ZPORR nie
stanowią istotnych uchybień w procesie wdraŜania
Programu, niemniej ich wyeliminowanie powinno się
przyczynić do jeszcze bardziej sprawnego i efektywnego
działania oraz uzyskania uzasadnionej pewności, Ŝe system
funkcjonuje prawidłowo i zgodnie z prawem wspólnotowym
oraz krajowym.
terminów
podpisywania
z
beneficjentami umów o dofinansowanie
projektów;
przestrzegania
terminów
wnoszenia zabezpieczeń umów przez
Beneficjentów;
zapewnienia
kompleksowości weryfikacji wniosków
o
płatność
dla
Beneficjentów
(weryfikacja formalna, merytoryczna i
rachunkowa),
zmodyfikowania
i
rozszerzenia
zakresu
protokołów
sporządzanych po kontrolach na miejscu
i kontrolach na zakończenie projektów o
część
merytoryczną
projektów,
wprowadzenie list sprawdzających do
weryfikacji sprawozdań z realizacji
projektów, zapewnienia systemowego
rozwiązania problemu archiwizowania
dokumentacji
w
tym
zwłaszcza
archiwizacji
dokumentacji
dla
wniosków odrzuconych
w
wyniku
weryfikacji
formalnej
bądź
merytorycznej. Ponadto nie stwierdzono
nieprawidłowości w rozumieniu SION.
Instytucja
Pośrednicząca
Województwa
Lubuskiego
Urząd
Marszałkowski
Województwa
Lubuskiego
Doraźna
13-30.06.
2006
System zarządzania i
kontroli w Urzędzie
Marszałkowskim
Województwa
Lubuskiego jako
Instytucji
Uczestniczącej we
wdraŜaniu Priorytetu I
i Priorytetu III
ZPORR (bez
Działania 3.4) oraz
1. Uchybienia w stosowanej
procedurze naboru wniosków.
2. Realizacja zadań powierzonych
Instytucji WdraŜającej Działanie
2.2 ZPORR w zakresie
sprawozdawczości i monitoringu
prowadzona jest niezgodnie z
wytycznymi Instytucji
Zarządzającej.
3. Nie zostały rozdzielone czynności
związane z weryfikacją formalną i
IP poleciła wyeliminowanie stwierdzonych uchybień
poprzez realizację zaleceń pokontrolnych.
Instytucji WdraŜającej
Działanie 2.2
merytoryczną wniosków o płatność
w ramach Działania 2.2.
4. Kontrole na miejscu realizacji
projektów w ramach Działania 2.2
przeprowadzane były z
niedopełnianiem zapisów
Rozporządzenia Ministra
Gospodarki i Pracy z dnia 22
września 2004 r. w sprawie trybu,
terminów i zakresu
sprawozdawczości dotyczącej
realizacji Narodowego Planu
rozwoju, trybu kontroli realizacji
NPR oraz trybu rozliczeń.
5. Zadania związane z raportowaniem
o nieprawidłowościach nie zostały
zapisane w zakresie czynności
Ŝ
adnego z pracowników
Departamentu Spraw Społecznych
UMWL.
Instytucja
Pośrednicząca
Województwa
Mazowieckiego
Urząd
Marszałkowski
Województwa
Mazowieckiego
/Beneficjent 2.2
– Miasto
Stołeczne
Warszawa
Doraźna
26.06.206r. -
7.07.2006r.
- Kontrola
dokumentacji
związanej z realizacją
projektu
- Sprawdzenie
zgodności faktycznego
postępu rzeczowego
realizacji projektu z
zapisami umowy o
dofinansowanie
- W zakresie rzeczowej realizacji
projektu –stwierdzono drobne
uchybienia dot. pracy Szkolnych
Komisji Stypendialnych.
- Stypendia dla uczniów były wypłacane
zgodnie z umową o dofinansowanie
projektu, wnioskiem aplikacyjnym oraz
wytycznymi dot. kwalifikowalności
kosztów w ramach EFS.
- Uchybienia dotyczące promocji –
część korespondencji nie zawierała logo
EFS, ZPORR i UE oraz informacji o
współfinansowaniu projektu z EFS i
budŜetu państwa
IP poleciła wyeliminowanie stwierdzonych uchybień
poprzez realizację zaleceń pokontrolnych.
Wojewódzki
Urząd Pracy w
Warszawie
Planowa
25.09.2006 -
11.10.2006
Kontrola systemu
zarządzania i kontroli
w ramach działania
2.1 ZPORR
1. Prawidłowość i
przestrzeganie
procedur.
2. Wykonanie zaleceń
pokontrolnych IP z
poprzedniej kontroli
systemu zarządzania i
kontroli.
- Brak pracy nad Podręcznikiem
Procedur – Ŝadna wersja nie została
zaakceptowana przez IP, brak
zadawalających działań IW w tym
zakresie.
- Nieprawidłowe rozliczenie wniosku o
płatność do projektu nr
Z/2.14/II/2.1/112/05/U/41/05 oraz
drobne błędy w innych wnioskach o
płatność.
- Zalecenia pokontrolne z poprzedniej
kontroli (oprócz opracowania
Podręcznika) zostały zrealizowane.
- IW zobowiązała się odsyłając informację pokontrolną do
usunięcia stwierdzonych uchybień i błędów.
- Przekazała równieŜ Podręcznik procedur do akceptacji.
Urząd
Marszałkowski
Województwa
Mazowieckiego
Planowa
15.11.2006 -
5.12.2006
Kontrola systemu
zarządzania i kontroli
w ramach działania
2.2 ZPORR:
1. Poprawność i
stosowanie procedur.
2. Wykonanie zaleceń
pokontrolnych IP z
poprzedniej kontroli
systemu zarządzania i
kontroli.
- Brak przekazywania do IP
wystarczających informacji o postępie w
usuwaniu nieprawidłości.
- Uchybienia dotyczące opisywania
dokumentów księgowych przez
Beneficjentów rozliczanych przez IW
- Braki w dokumentach w zakresie
potwierdzenia rozliczania wkładu
własnego Beneficjentów.
- Zalecenia pokontrolne z poprzedniej
kontroli zostały zrealizowane.
informacja pokontrolna nie została podpisana do 31.12.2006
Instytucja
Pośrednicząca
Województwa
Opolskiego
Instytucja
WdraŜająca
działania 2.2 i
2.6/ Samorząd
Województwa
Opolskiego
Planowa
30.05.2006 –
11.08.2006 z
przerwą od
11.07do 28 -
7.2006 r.
Sprawdzenie
prawidłowości
przestrzegania
procedur w zakresie
realizacji zadań
nałoŜonych na
Instytucję WdraŜającą
działania 2.2 i 2.6
Nie stwierdzono nieprawidłowości.
Stwierdzono jedynie uchybienia z
zakresu:
o
przepływów
finansowych,
o
procesu
naboru
wniosków
aplikacyjnych,
o
archiwizacji
dokumentów,
o
kontroli na miejscu
IP poleciła wyeliminowanie stwierdzonych uchybień
poprzez realizację zaleceń pokontrolnych.
realizacji projektów,
o
sprawozdawczości.
Poza powyŜszym Zespół Kontrolujący
ocenił, Ŝe obowiązujące procedury
dotyczące systemu zarządzania i
kontroli w ramach wdraŜanych Działań
2.2. oraz 2.6. ZPORR, są przestrzegane.
Instytucja
WdraŜająca
działanie 3.4
*Stowarzyszeni
e „Promocja
Przedsiębiorczo
ś
ci)/ Samorząd
Województwa
Opolskiego
Planowa
6.11.2006r. –
15.12.2006 r.
(Informacja
pokontrolna
nie została
jeszcze
podpisana
przez
jednostkę
kontrolowaną
)
Sprawdzenie
prawidłowości
przestrzegania
procedur w zakresie
realizacji zadań
nałoŜonych na
Instytucję WdraŜającą
działanie 3.4
Nie stwierdzono nieprawidłowości.
Stwierdzono jedynie uchybienia z
zakresu:
o
przepływów
finansowych,
o
podpisywanych
z
Beneficjentami
umów
o
dofinansowanie,
o
procesu
naboru
wniosków aplikacyjnych,
o
sprawozdawczości
i
monitorowani,
o
archiwizacji
dokumentów,
o
kontroli na miejscu
realizacji projektów.
Poza powyŜszym Zespół Kontrolujący
ocenił, Ŝe obowiązujące procedury
dotyczące systemu zarządzania i
kontroli w ramach wdraŜanych
Działania 3.4 są przestrzegane.
IP poleciła wyeliminowanie stwierdzonych uchybień
poprzez realizację zaleceń pokontrolnych.
Instytucja
WdraŜająca
działania 2.2 i
2.6/ Samorząd
Województwa
Opolskiego
Planowa
30.05.2006 –
11.08.2006 z
przerwą od
11.07do 28 -
7.2006 r.
Sprawdzenie
prawidłowości
przestrzegania
procedur w zakresie
realizacji zadań
nałoŜonych na
Instytucję WdraŜającą
działania 2.2 i 2.6
Nie stwierdzono nieprawidłowości.
Stwierdzono jedynie uchybienia z
zakresu:
o
przepływów
finansowych,
o
procesu
naboru
wniosków
aplikacyjnych,
o
archiwizacji
IP poleciła wyeliminowanie stwierdzonych uchybień
poprzez realizację zaleceń pokontrolnych.
dokumentów,
o
kontroli na miejscu
realizacji projektów,
o
sprawozdawczości.
Poza powyŜszym Zespół Kontrolujący
ocenił, Ŝe obowiązujące procedury
dotyczące systemu zarządzania i
kontroli w ramach wdraŜanych Działań
2.2. oraz 2.6. ZPORR, są przestrzegane.
Instytucja
Pośrednicząca
Województwa
Podlaskiego
Wojewódzki
Urząd Pracy w
Białymstoku
Planowa
30.08.06-
13.10.06
Z/2.20/II/2.3/WUP/U/
6/04 zmieniona na
Z/2.20/II/2.3/WUP/U/
14/06 Kontrola
systemu zarządzania i
kontroli Działania 2.3
reorientacja
zawodowa osób
odchodzących z
rolnictwa
Kontrola miała na celu sprawdzenie
poprawności nadzoru nad wdraŜaniem
Działania 2.3.
Stwierdzono, Ŝe w korespondencji
przychodzącej
do
Instytucji
WdraŜającej, nie zawsze widnieje logo
Funduszu i Programu i nie zawsze są
przestrzegane
zapisy
dotyczące
współfinansowania ze środków Unii
Europejskiej i budŜetu państwa (brak
zwłaszcza przy wszelkiego rodzaju
wyjaśnieniach).
Poza tym, Działanie jest realizowane
zgodnie z zawartą umową.
Zalecono przestrzeganie zapisów Umowy finansowania
działania dotyczących informacji i promocji.
Urząd
Marszałkowski
Województwa
Podlaskiego
Planowa
06.09.06
30.10.06
Z/2.20/III/3.4/UM/
U/4/04 zmieniona na
Z/2.20/III/3.4/UM/
12/06 Kontrola
systemu zarządzania i
kontroli Działania 3.4
Mikroprzedsiębiorstw
a
Kontrola miała na celu sprawdzenie
poprawności nadzoru nad wdraŜaniem
Działania 3.4.
W
trakcie
kontroli
stwierdzono,
następujące uchybienie:
W korespondencji Beneficjentów z
Instytucją WdraŜającą brak logo
ZPORR i UE.
Poza tym, Działanie jest realizowane
Zalecono, aby na kaŜdej korespondencji Beneficjentów z
Instytucją WdraŜającą umieszczano logo Funduszu i
Programu.
zgodnie z zawartą umową.
Instytucja
Pośrednicząca
Województwa
Świętokrzyskie
go
Urząd
Marszałkowski
Województwa
Ś
więtokrzyskieg
o
Planowa
17-
21.07.2006
Kontrola w zakresie:
−
powierzenia części
zadań IW innym
instytucjom
w ramach
poszczególnych
Działań 2.2, 2.5,
2.6 i 3.4;
−
kontrola
stosowania
podręczników
procedur IW;
−
kontrola procesu
naboru wniosków
aplikacyjnych
w ramach
poszczególnych
Działań 2.2, 2.5,
2.6 i 3.4;
−
kontrola
prowadzenia
kontroli na miejscu
przez IW;
−
kontrola
funkcjonowania
audytu
wewnętrznego;
−
kontrola sposobu
przechowywania i
archiwizowania
dokumentacji
związanej z
Nie stwierdzono.
Nie dotyczy.
wdraŜaniem
projektów/ Działań
2.2, 2.5, 2.6 i 3.4;
Wojewódzki
Urząd Pracy
Planowa
29-11-2006
30-11-2006
1-8.12.2006
Kontrola w zakresie:
−
powierzenia części
zadań IW innym
instytucjom
w ramach
poszczególnych
Działań 2.1; 2.3 i
2.4
−
kontrola
stosowania
podręczników
procedur IW;
−
kontrola procesu
naboru wniosków
aplikacyjnych
w ramach
poszczególnych
Działań 2.1; 2.3 i
2.4;
−
kontrola
prowadzenia
kontroli na miejscu
przez IW;
−
kontrola
funkcjonowania
audytu
wewnętrznego;
−
kontrola sposobu
przechowywania i
archiwizowania
dokumentacji
związanej z
wdraŜaniem
projektów/ Działań
2.1; 2.3 i 2.4.
Nie stwierdzono.
Nie dotyczy.
Instytucja
Pośrednicząca
Województwa
Warmińsko-
Mazurskiego
Warmińsko-
Mazurska
Agencja
Rozwoju
Regionalnego
Planowa
07.11.2006-
21.11.2006
Kontrola systemu i
zarządzania Instytucji
WdraŜającej
Brak stwierdzonych nieprawidłowości
IP poleciła wyeliminowanie stwierdzonych uchybień
poprzez realizację zaleceń pokontrolnych.
Urząd
Marszałkowski
Województwa
Warmińsko-
Mazurskiego
Planowa
02.10.2006-
27.10.2006
Kontrola systemu
zarządzania
i kontroli
Brak stwierdzonych nieprawidłowości
IP poleciła wyeliminowanie stwierdzonych uchybień
poprzez realizację zaleceń pokontrolnych.
Instytucja
Pośrednicząca
Województwa
Wielkopolskieg
o
Urząd
Marszałkowski
Województwa
Wielkopolskieg
o, Departament
Edukacji i
Nauki
Planowa
09.11-
15.11.2006
Prawidłowość
realizacji zadań
Instytucji WdraŜającej
Działanie 2.2 ZPORR
IP poleciła wyeliminowanie stwierdzonych uchybień
poprzez realizację zaleceń pokontrolnych
Instytucja
Pośrednicząca
Województwa
Zachodniopom
orskiego
Wojewódzki
Urząd Pracy w
Szczecinie
Planowa
3.07-21.07
2006
1. Struktura
organizacyjna, w
tym zdefiniowanie
i wyznaczenie
1. WUP w Szczecinie nie posiadał
Porozumienia w sprawie podziału
kompetencji w procesie wdraŜania
ZPORR 2004 – 2006 w
IP poleciła wyeliminowanie stwierdzonych uchybień
poprzez realizację zaleceń pokontrolnych.
funkcji w zakresie
wdraŜania ZPORR;
2. Procedury
3. Realizacja zadań
związanych ze
ZPORR zgodnie z
obowiązującymi
przepisami prawa
wspólnotowego i
krajowego.
4. Podpisywanie,
aneksowanie o
dofinansowanie
projektu,
monitoring
rzeczowy,
finansowy,
sprawozdawczość,
kontrola projektów.
5. Archiwizowanie
dokumentów.
6. Systemy
informatyczne.
7. Polityki
wspólnotowe.
8. Obowiązki w
zakresie informacji
i promocji.
Województwie
Zachodniopomorskim zawartego w
dniu 10 sierpnia 2005 r. pomiędzy
Ministrem Gospodarki i Pracy,
Samorządem Województwa
Zachodniopomorskiego a
Wojewodą Zachodniopomorskim.
2. W sposób niewystarczający
realizowana jest kwestia dotycząca
formy zabezpieczenia.
3. Realizacja przez Beneficjentów
obowiązku dot. informacji i promocji
jest niewystarczająca i w aktach pięciu
projektów kontrolujący odnotowali, Ŝe
korespondencja Beneficjentów nie
posiadała wymaganych oznakowań.
Jednostka kontrolowana /nazwa – naleŜy podać dokładną nazwę jednostki kontrolowanej: właściwego Urzędu Marszałkowskiego/IW, WUP-u
lub RIF-u
Tryb kontroli – naleŜy wpisać odpowiedni symbol:
D- kontrola doraźna,
P- planowana,
S- sprawdzająca.
Termin kontroli - w rozumieniu trwania kontroli od do. Dotyczy kontroli, która juŜ została zakończona. Jeśli kontrola rozpoczęła się w
bieŜącym okresie sprawozdawczym i nie została jeszcze zakończona nie wpisujemy jej!
Przedmiot/zakres kontroli – naleŜy podać numery kontrolowanych Działań i procesy poddane kontroli.
Stwierdzone nieprawidłowości – naleŜy wypisać (od myślników) jedynie powaŜne uchybienia Instytucji WdraŜających związanych z
nieprzestrzeganiem wytycznych dotyczących wdraŜania ZPORR
Rekomendacje
naleŜy podać (od myślników) zalecane działania w celu usunięcia w/w uchybień. .