Załącznik nr 9. System zarządzania i kontroli

Jednostka
kontrolowana
/nazwa

Tryb kontroli Termin

kontroli

Przedmiot/zakres
kontroli

Główne stwierdzenia, w tym
nieprawidłowości

Rekomendacje

Instytucja
Zarządzająca

Województwo
Łódzkie

Planowa

27.06-
07.07.2006

Kontrola systemu
zarządzania i kontroli
w Urzędzie
Marszałkowskim,
Urzędzie
Wojewódzkim, WUP,
ŁARR Działania: 3.1,
2.1, 3.4.

Nie

stwierdzono

nieprawidłowości.

Stwierdzono następujące uchybienia:
-

Wydłużająca

się

weryfikacja

dokumentów (tworzenie dodatkowych
poziomów weryfikacji tam gdzie to nie
pomaga, a wydłuża proces) UM/ŁARR.
- Brak jednoznacznie określonej komórki
odpowiedzialnej za koordynację prac nad
podręcznikiem oraz za nieprawidłowości
(UW, WUP) .
-

Mało

szczegółowe

procedury

dotyczące

nieprawidłowości

(ŁARR,

UM).
- Długie terminy oczekiwania wniosków
na weryfikację/na refundację (UM, UW,
WUP, ŁARR)
- Niedostateczna ilość szkoleń dla
pracowników instytucji wdrażających
(UW)
-

Nieprzestrzeganie

zapisów

rozporządzenia ws. trybu, terminów i
zakresu sprawozdawczości, kontroli i
rozliczeń (UM, UW, ŁARR).
-

Nieprzejrzysta

ś

cieżka

procesu

weryfikacji wniosków o płatność (UM,
UW, WUP).
-

Brak

monitoringu

zarządczego

wnioskami o płatność na poziomie
kierownictwa i przyśpieszenie procesu
weryfikacji wniosków o płatność (UW)
- Brak funkcjonalnych zestawień i baz

Dnia 22.11.2006r. zostały wysłane do wszystkich instytucji
kontrolowanych zalecenia pokontrolne zawierające
rekomendacje usunięcia stwierdzonych uchybień. Stan na
dzień 31.12.2006r.: jednostki kontrolowane nie
poinformowały Instytucji Zarządzającej ZORR o wdrożeniu
zaleceń pokontrolnych. Termin przekazania informacji i
wdrożeniu zaleceń pokontrolnych – luty 2007r.

danych (ŁARR, UM, WUP).
- Brak odpowiednio zabezpieczonej bazy
nieprawidłowości oraz rejestru osób
uprawnionych do wglądu w raporty o
nieprawidłowościach (UM).
- Długi termin weryfikacji zabezpieczeń
(UW).
-

Niestosowanie

wytycznych

dotyczących możliwości korekty błędów
oczywistych

sprawozdania

przez

pracownika

weryfikującego

oraz

umieszczanie

w

sprawozdaniu

z

realizacji

Działania

wszystkich

wskaźników (a nie tylko tych ujętych w
zatwierdzonych

przez

instytucję

sprawozdaniach

końcowych

Beneficjentów) (UW).

-

Nieprzekazywanie

informacji

o

zmianach w Podręczniku procedur do
wszystkich

pracowników

ŁARR

zaangażowanych we wdrażanie ZPORR.

-

Słabości

w

procesie

zamykania

projektów.
-

Brak

uczestnictwa

Audytu

Wewnętrznego

w

przeprowadzaniu

kontroli systemów zarządzania i kontroli
w Instytucjach Wdrażających oraz w
kontrolach projektów ZPORR (UW).

Województwo
Pomorskie

Planowa

17-
28.08.2006

Kontrola systemu
zarządzania i kontroli
w Urzędzie
Marszałkowskim,
Urzędzie
Wojewódzkim, WUP,
ARP Działania: 3.1,
2.1, 3.4.

Nie

stwierdzono

nieprawidłowości.

Stwierdzono następujące uchybienia:
-

Wydłużająca

się

weryfikacja

dokumentów (tworzenie dodatkowych
poziomów weryfikacji tam gdzie to nie
pomaga, a wydłuża proces) UM/ARP
- Nieprzejrzysta ścieżka weryfikacji i
zatwierdzania

Podręcznika

procedur

ARP.
- Brak ustalonej wspólnej wersji ścieżki

Dnia 13.12.2006r. zostały wysłane do wszystkich instytucji
kontrolowanych zalecenia pokontrolne zawierające
rekomendacje usunięcia stwierdzonych uchybień. Stan na
dzień 31.12.2006r.: jednostki kontrolowane nie
poinformowały Instytucji Zarządzającej ZORR o wdrożeniu
zaleceń pokontrolnych. Termin przekazania informacji i
wdrożeniu zaleceń pokontrolnych – marzec 2007r.

weryfikacji dokumentów finansowych
oraz brak wymiany informacji (w
zakresie

weryfikacji

wniosków

o

płatność/refundację)

między

UM

a

ARP/WUP.
- Konieczność poprawy komunikacji w
zakresie

informacji

zawartych

w

raportach o nieprawidłowościach i ich
weryfikacja UM/WUP.
- Większa niż średnio fluktuacja kadr
(UW).
-

Słabości

w

procesie

zamykania

projektów.
- Długie terminy oczekiwania wniosków
na weryfikację/na refundację (ARP,
UW).
- Długie terminy weryfikacji sprawozdań
(UM, UW).
- Niedostateczna ilość szkoleń dla
pracowników instytucji wdrażających
(UW)
-

Nieprzestrzeganie

zapisów

rozporządzenia ws. trybu, terminów i
zakresu sprawozdawczości, kontroli i
rozliczeń (ARP, UW).
- Brak uczestnictwa Oddziału Audytu
Wewnętrznego

w

przeprowadzaniu

kontroli systemów zarządzania i kontroli
w Instytucjach Wdrażających oraz w
kontrolach projektów ZPORR (UW).
- Sporządzanie aneksów po każdej
zmianie w projekcie (UW).
- Brak współpracy przy sprawdzaniu
raportu pomiędzy komórkami urzędu
(UW).
- Opóźnienia w procesie aktualizacji
Podręcznika procedur (WUP)
-

Brak

oznakowania

Punktu

Informacyjnego na zewnątrz budynku

(WUP)
- Nieaktualne procedury w zakresie
nieprawidłowości (WUP, UM, ARP)

Województwo
Podkarpackie

Planowa

13-
31.10.2006

Kontrola systemu
zarządzania i kontroli
w Urzędzie
Marszałkowskim,
Urzędzie
Wojewódzkim, WUP,
RARR Działania: 2.5,
1.1, 2.2.

Nie

stwierdzono

nieprawidłowości.

Stwierdzono następujące uchybienia:

- Brak jednego koordynatora realizacji
zadań,

wynikających

z

umów

powierzenia

zadań

oraz

jednego

koordynatora realizacji zadań EFS
(UM/WUP/RARR).

- Brak ustalonej wspólnej wersji ścieżki
weryfikacji dokumentów finansowych
oraz brak wymiany informacji (w
zakresie

weryfikacji

wniosków

o

płatność/refundację,

weryfikacji

Podręczników

procedur)

UM/RARR/UW.
-

Brak

uczestnictwa

Audytu

Wewnętrznego

w

przeprowadzaniu

kontroli systemów zarządzania i kontroli
w Instytucjach Wdrażających (UM).
- Brak

udokumentowania realizacji

wdrożenia rekomendacji po kontroli
przeprowadzonej przez UKS i NIK
(UM).
- Nie zwracano uwagi na konieczność
wyboru wskaźników agregowanych na
poziom działania i programu podczas
naboru (UM).
-

Brak

oryginałów

zatwierdzonych

Podręczników procedur w DEiK (UM).
-

Nieprzestrzeganie

zapisów

rozporządzenia ws. trybu, terminów i
zakresu sprawozdawczości, kontroli i
rozliczeń (UM, RARR, UW).
- Długie terminy oczekiwania wniosków
na

weryfikację/na

refundację

(UM,

Stan na dzień 31.12.2006r. – informacje pokontrolne są w
trakcie podpisywania przez jednostki kontrolowane.

DEiK).

- Nieaktualne procedury dotyczące
nieprawidłowości (UM, DEiK, RARR,
UW).

- Niestosowanie wytycznych Instytucji
Zarządzającej

ZPORR

z

zakresu

procedury weryfikacji i zatwierdzania
podręczników (RARR).

-

Brak

osoby

odpowiedzialnej

za

prowadzenie Punktu Informacyjnego i
organizację działań informacyjno –
promocyjnych (RARR).

-

Nieuporządkowana

dokumentacja

(RARR)

-

Nieprzejrzysta

ś

cieżka

procesu

weryfikacji

wniosków

o

płatność

(RARR).

Województwo
Ś

ląskie

Planowa

27.11-
08.12.2006

Kontrola systemu
zarządzania i kontroli
w Urzędzie
Marszałkowskim,
Urzędzie
Wojewódzkim, WUP,
GARR Działania: 3.4,
2.1, 1.2.

Nie

stwierdzono

nieprawidłowości.

Stwierdzono następujące uchybienia:
- Brak szczegółowego opisu nadzoru
sprawowanego

przez

Samorząd

Województwa nad GARR (UM).
- Nieaktualny Podręcznik procedur UM.
-

Brak

wyodrębnionego

punktu

informacyjnego (UM).
-

Brak

oznakowania

Punku

Informacyjnego na zewnątrz budynku
(WUP).
- Niewielkie uchybienia w procesie
naboru (WUP).
- Niestosowanie list sprawdzających do
sprawozdań (WUP).
-

Brak

osoby

odpowiedzialnej

za

prowadzenie Punktu Informacyjnego i
organizację działań informacyjno –
promocyjnych (GARR).

Stan na dzień 31.12.2006r. – informacje pokontrolne są w
trakcie podpisywania przez jednostki kontrolowane.

- Zapisy Podręcznika procedur wymaga
zmian

w

zakresie

przeprowadzania

kontroli (GARR).
-

Nieprzestrzeganie

zapisów

rozporządzenia ws. trybu, terminów i
zakresu sprawozdawczości, kontroli i
rozliczeń (GARR, UW).
-

Nieprzejrzysta

ś

cieżka

procesu

weryfikacji

wniosków

o

płatność

(GARR).
- Nieprzekazano Podręcznika procedur
GARR do UW.

Instytucja
Pośrednicząca
Województwa
Dolnośląskiego

Wrocławska
Agencja
Rozwoju
Regionalnego
S.A.

Sprawdzając
a

6-22.09.06 r. Kontrola sprawdzająca

i problemowa w
zakresie zaleceń
pokontrolnych
dotyczących
prawidłowości
realizacji ZPORR jako
instytucji, której
powierzono wdrażanie
działania 3.4 ZPORR.

Kontrola

wykazała

zróżnicowanie

zakresu

przestrzegania

procedur

wdrażania ZPORR w WARR S.A. (w
zależności od zakresu przedmiotowego
stwierdzono

od

całkowitego

przestrzegania do istotnych uchybień w
stosowaniu obowiązujących procedur,
bądź

nawet

ich

nieprzestrzegania).

Ogólny poziom przestrzegania procedur
przez WARR S.A. oceniono jako
wymagający

poprawy

w

celu

skutecznego i prawidłowego wypełniania
przez Agencję powierzonych przez
Województwo Dolnośląskie obowiązków
w zakresie wdrażania działania 3.4
ZPORR.

IP poleciła wyeliminowanie stwierdzonych uchybień
poprzez realizację zaleceń pokontrolnych.

Urząd
Marszałkowski
Województwa
Dolnośląskiego

Problemowa 4–29.12.06 r. Kontrola problemowa

w zakresie
prawidłowości
realizacji ZPORR jako
instytucji
uczestniczącej we

Zostaną sformułowane w informacji
pokontrolnej

zostaną – w razie potrzeby – sformułowane w informacji
pokontrolnej

wdrażaniu ZPORR w
ramach Priorytetu 1 i
3 (poza 3.4) i jako
beneficjenta pomocy
w Priorytecie 4
ZPORR oraz
Instytucji Wdrażającej
dla działań 2.2. i 2.6
ZPORR

Instytucja
Pośrednicząca
Województwa
Kujawsko-
Pomorskiego

Urząd
Marszałkowski
Województwa
Kujawsko –
Pomorskiego w
Toruniu

Kontrola
planowa

12.06.2006 –
23.06.2006

Kontrola systemu
zarządzania i kontroli
ma na celu uzyskanie
uzasadnionej
pewności, że system
funkcjonuje
prawidłowo i
efektywnie, zgodnie z
prawem

Zespół

Kontrolujący

stwierdził

uchybienia, które dotyczyły: aktualności
Podręcznika

Procedur

Instytucji

Wdrażającej;

prawidłowości

i

terminowości sporządzania Umów o
dofinansowanie,

wnoszenia

zabezpieczeń prawidłowej realizacji;
przepływów finansowych; terminowości
i weryfikacji sprawozdań z realizacji;
przygotowania i przebiegu kontroli na
miejscu

realizacji

projektów

oraz

raportowaniu o nieprawidłowościach;
archiwizacji dokumentacji. Ponadto nie
stwierdzono

nieprawidłowości

w

rozumieniu SION.

Zdaniem kontrolujących stwierdzone usterki i braki w
systemie zarządzania i kontroli w Urzędzie Marszałkowskim
jako Instytucji Wdrażającej ZPORR nie stanowią istotnych
uchybień w procesie wdrażania Programu, niemniej ich
wyeliminowanie powinno się przyczynić do jeszcze bardziej
sprawnego i efektywnego działania oraz uzyskania
uzasadnionej pewności, że system funkcjonuje prawidłowo i
zgodnie z prawem wspólnotowym oraz krajowym.

Wojewódzki
Urząd Pracy w
Toruniu

Planowa

28.08.2006 –
20.09.2006

Kontrola systemu
zarządzania i kontroli
ma na celu uzyskanie
uzasadnionej
pewności, że system
funkcjonuje
prawidłowo i
efektywnie, zgodnie z
prawem

Zespół

Kontrolujący

stwierdził

uchybienia, które dotyczyły: aktualności
Podręcznika

Procedur

Instytucji

Wdrażającej; dotrzymywania terminów
przyjmowania

Ramowych

Planów

Realizacji

Działań;

usprawniania

procedur

weryfikacji

formalnej

wniosków oczekujących rozpatrzenia;
dotrzymywania

obowiązujących

Zdaniem kontrolujących stwierdzone usterki i braki w
systemie zarządzania i kontroli w Wojewódzkim Urzędzie
Pracy w Toruniu jako Instytucji Wdrażającej ZPORR nie
stanowią istotnych uchybień w procesie wdrażania
Programu, niemniej ich wyeliminowanie powinno się
przyczynić do jeszcze bardziej sprawnego i efektywnego
działania oraz uzyskania uzasadnionej pewności, że system
funkcjonuje prawidłowo i zgodnie z prawem wspólnotowym
oraz krajowym.

terminów

podpisywania

z

beneficjentami umów o dofinansowanie
projektów;

przestrzegania

terminów

wnoszenia zabezpieczeń umów przez
Beneficjentów;

zapewnienia

kompleksowości weryfikacji wniosków
o

płatność

dla

Beneficjentów

(weryfikacja formalna, merytoryczna i
rachunkowa),

zmodyfikowania

i

rozszerzenia

zakresu

protokołów

sporządzanych po kontrolach na miejscu
i kontrolach na zakończenie projektów o
część

merytoryczną

projektów,

wprowadzenie list sprawdzających do
weryfikacji sprawozdań z realizacji
projektów, zapewnienia systemowego
rozwiązania problemu archiwizowania
dokumentacji

w

tym

zwłaszcza

archiwizacji

dokumentacji

dla

wniosków odrzuconych

w

wyniku

weryfikacji

formalnej

bądź

merytorycznej. Ponadto nie stwierdzono
nieprawidłowości w rozumieniu SION.

Instytucja
Pośrednicząca
Województwa
Lubuskiego

Urząd
Marszałkowski
Województwa
Lubuskiego

Doraźna

13-30.06.
2006

System zarządzania i
kontroli w Urzędzie
Marszałkowskim
Województwa
Lubuskiego jako
Instytucji
Uczestniczącej we
wdrażaniu Priorytetu I
i Priorytetu III
ZPORR (bez
Działania 3.4) oraz

1. Uchybienia w stosowanej

procedurze naboru wniosków.

2. Realizacja zadań powierzonych

Instytucji Wdrażającej Działanie
2.2 ZPORR w zakresie
sprawozdawczości i monitoringu
prowadzona jest niezgodnie z
wytycznymi Instytucji
Zarządzającej.

3. Nie zostały rozdzielone czynności

związane z weryfikacją formalną i

IP poleciła wyeliminowanie stwierdzonych uchybień
poprzez realizację zaleceń pokontrolnych.

Instytucji Wdrażającej
Działanie 2.2

merytoryczną wniosków o płatność
w ramach Działania 2.2.

4. Kontrole na miejscu realizacji

projektów w ramach Działania 2.2
przeprowadzane były z
niedopełnianiem zapisów
Rozporządzenia Ministra
Gospodarki i Pracy z dnia 22
września 2004 r. w sprawie trybu,
terminów i zakresu
sprawozdawczości dotyczącej
realizacji Narodowego Planu
rozwoju, trybu kontroli realizacji
NPR oraz trybu rozliczeń.

5. Zadania związane z raportowaniem

o nieprawidłowościach nie zostały
zapisane w zakresie czynności
ż

adnego z pracowników

Departamentu Spraw Społecznych
UMWL.

Instytucja
Pośrednicząca
Województwa
Mazowieckiego

Urząd
Marszałkowski
Województwa
Mazowieckiego
/Beneficjent 2.2
– Miasto
Stołeczne
Warszawa

Doraźna

26.06.206r. -
7.07.2006r.

- Kontrola
dokumentacji
związanej z realizacją
projektu
- Sprawdzenie
zgodności faktycznego
postępu rzeczowego
realizacji projektu z
zapisami umowy o
dofinansowanie

- W zakresie rzeczowej realizacji
projektu –stwierdzono drobne
uchybienia dot. pracy Szkolnych
Komisji Stypendialnych.
- Stypendia dla uczniów były wypłacane
zgodnie z umową o dofinansowanie
projektu, wnioskiem aplikacyjnym oraz
wytycznymi dot. kwalifikowalności
kosztów w ramach EFS.
- Uchybienia dotyczące promocji –
część korespondencji nie zawierała logo
EFS, ZPORR i UE oraz informacji o
współfinansowaniu projektu z EFS i
budżetu państwa

IP poleciła wyeliminowanie stwierdzonych uchybień
poprzez realizację zaleceń pokontrolnych.

Wojewódzki
Urząd Pracy w
Warszawie

Planowa

25.09.2006 -
11.10.2006

Kontrola systemu
zarządzania i kontroli
w ramach działania
2.1 ZPORR
1. Prawidłowość i
przestrzeganie
procedur.
2. Wykonanie zaleceń
pokontrolnych IP z
poprzedniej kontroli
systemu zarządzania i
kontroli.

- Brak pracy nad Podręcznikiem
Procedur – żadna wersja nie została
zaakceptowana przez IP, brak
zadawalających działań IW w tym
zakresie.
- Nieprawidłowe rozliczenie wniosku o

płatność do projektu nr
Z/2.14/II/2.1/112/05/U/41/05 oraz
drobne błędy w innych wnioskach o
płatność.

- Zalecenia pokontrolne z poprzedniej
kontroli (oprócz opracowania
Podręcznika) zostały zrealizowane.

- IW zobowiązała się odsyłając informację pokontrolną do
usunięcia stwierdzonych uchybień i błędów.
- Przekazała również Podręcznik procedur do akceptacji.

Urząd
Marszałkowski
Województwa
Mazowieckiego

Planowa

15.11.2006 -
5.12.2006

Kontrola systemu
zarządzania i kontroli
w ramach działania
2.2 ZPORR:
1. Poprawność i
stosowanie procedur.
2. Wykonanie zaleceń
pokontrolnych IP z
poprzedniej kontroli
systemu zarządzania i
kontroli.

- Brak przekazywania do IP
wystarczających informacji o postępie w
usuwaniu nieprawidłości.
- Uchybienia dotyczące opisywania
dokumentów księgowych przez
Beneficjentów rozliczanych przez IW
- Braki w dokumentach w zakresie
potwierdzenia rozliczania wkładu
własnego Beneficjentów.
- Zalecenia pokontrolne z poprzedniej
kontroli zostały zrealizowane.

informacja pokontrolna nie została podpisana do 31.12.2006

Instytucja
Pośrednicząca
Województwa
Opolskiego

Instytucja
Wdrażająca
działania 2.2 i
2.6/ Samorząd
Województwa
Opolskiego

Planowa

30.05.2006 –
11.08.2006 z
przerwą od
11.07do 28 -
7.2006 r.

Sprawdzenie
prawidłowości
przestrzegania
procedur w zakresie
realizacji zadań
nałożonych na
Instytucję Wdrażającą
działania 2.2 i 2.6

Nie stwierdzono nieprawidłowości.
Stwierdzono jedynie uchybienia z
zakresu:

o

przepływów
finansowych,

o

procesu

naboru

wniosków
aplikacyjnych,

o

archiwizacji
dokumentów,

o

kontroli na miejscu

IP poleciła wyeliminowanie stwierdzonych uchybień
poprzez realizację zaleceń pokontrolnych.

realizacji projektów,

o

sprawozdawczości.

Poza powyższym Zespół Kontrolujący
ocenił, że obowiązujące procedury
dotyczące systemu zarządzania i
kontroli w ramach wdrażanych Działań
2.2. oraz 2.6. ZPORR, są przestrzegane.

Instytucja
Wdrażająca
działanie 3.4
*Stowarzyszeni
e „Promocja
Przedsiębiorczo
ś

ci)/ Samorząd

Województwa
Opolskiego

Planowa

6.11.2006r. –
15.12.2006 r.
(Informacja
pokontrolna
nie została
jeszcze
podpisana
przez
jednostkę
kontrolowaną
)

Sprawdzenie
prawidłowości
przestrzegania
procedur w zakresie
realizacji zadań
nałożonych na
Instytucję Wdrażającą
działanie 3.4

Nie stwierdzono nieprawidłowości.
Stwierdzono jedynie uchybienia z
zakresu:

o

przepływów

finansowych,

o

podpisywanych

z

Beneficjentami

umów

o

dofinansowanie,

o

procesu

naboru

wniosków aplikacyjnych,

o

sprawozdawczości

i

monitorowani,

o

archiwizacji

dokumentów,

o

kontroli na miejscu

realizacji projektów.

Poza powyższym Zespół Kontrolujący
ocenił, że obowiązujące procedury
dotyczące systemu zarządzania i
kontroli w ramach wdrażanych
Działania 3.4 są przestrzegane.

IP poleciła wyeliminowanie stwierdzonych uchybień
poprzez realizację zaleceń pokontrolnych.

Instytucja
Wdrażająca
działania 2.2 i
2.6/ Samorząd
Województwa
Opolskiego

Planowa

30.05.2006 –
11.08.2006 z
przerwą od
11.07do 28 -
7.2006 r.

Sprawdzenie
prawidłowości
przestrzegania
procedur w zakresie
realizacji zadań
nałożonych na
Instytucję Wdrażającą
działania 2.2 i 2.6

Nie stwierdzono nieprawidłowości.
Stwierdzono jedynie uchybienia z
zakresu:

o

przepływów
finansowych,

o

procesu

naboru

wniosków
aplikacyjnych,

o

archiwizacji

IP poleciła wyeliminowanie stwierdzonych uchybień
poprzez realizację zaleceń pokontrolnych.

dokumentów,

o

kontroli na miejscu
realizacji projektów,

o

sprawozdawczości.

Poza powyższym Zespół Kontrolujący
ocenił, że obowiązujące procedury
dotyczące systemu zarządzania i
kontroli w ramach wdrażanych Działań
2.2. oraz 2.6. ZPORR, są przestrzegane.

Instytucja
Pośrednicząca
Województwa
Podlaskiego

Wojewódzki
Urząd Pracy w
Białymstoku

Planowa

30.08.06-
13.10.06

Z/2.20/II/2.3/WUP/U/
6/04 zmieniona na
Z/2.20/II/2.3/WUP/U/
14/06 Kontrola
systemu zarządzania i
kontroli Działania 2.3
reorientacja
zawodowa osób
odchodzących z
rolnictwa

Kontrola miała na celu sprawdzenie
poprawności nadzoru nad wdrażaniem
Działania 2.3.

Stwierdzono, że w korespondencji
przychodzącej

do

Instytucji

Wdrażającej, nie zawsze widnieje logo
Funduszu i Programu i nie zawsze są
przestrzegane

zapisy

dotyczące

współfinansowania ze środków Unii
Europejskiej i budżetu państwa (brak
zwłaszcza przy wszelkiego rodzaju
wyjaśnieniach).

Poza tym, Działanie jest realizowane
zgodnie z zawartą umową.

Zalecono przestrzeganie zapisów Umowy finansowania
działania dotyczących informacji i promocji.

Urząd
Marszałkowski
Województwa
Podlaskiego

Planowa

06.09.06

30.10.06

Z/2.20/III/3.4/UM/
U/4/04 zmieniona na
Z/2.20/III/3.4/UM/
12/06 Kontrola
systemu zarządzania i
kontroli Działania 3.4
Mikroprzedsiębiorstw
a

Kontrola miała na celu sprawdzenie
poprawności nadzoru nad wdrażaniem
Działania 3.4.
W

trakcie

kontroli

stwierdzono,

następujące uchybienie:
W korespondencji Beneficjentów z
Instytucją Wdrażającą brak logo
ZPORR i UE.
Poza tym, Działanie jest realizowane

Zalecono, aby na każdej korespondencji Beneficjentów z
Instytucją Wdrażającą umieszczano logo Funduszu i
Programu.

zgodnie z zawartą umową.

Instytucja
Pośrednicząca
Województwa
Świętokrzyskie
go

Urząd
Marszałkowski
Województwa
Ś

więtokrzyskieg

o

Planowa

17-
21.07.2006

Kontrola w zakresie:

−

powierzenia części
zadań IW innym
instytucjom
w ramach
poszczególnych
Działań 2.2, 2.5,
2.6 i 3.4;

−

kontrola
stosowania
podręczników
procedur IW;

−

kontrola procesu
naboru wniosków
aplikacyjnych
w ramach
poszczególnych
Działań 2.2, 2.5,
2.6 i 3.4;

−

kontrola
prowadzenia
kontroli na miejscu
przez IW;

−

kontrola
funkcjonowania
audytu
wewnętrznego;

−

kontrola sposobu
przechowywania i
archiwizowania
dokumentacji
związanej z

Nie stwierdzono.

Nie dotyczy.

wdrażaniem
projektów/ Działań
2.2, 2.5, 2.6 i 3.4;

Wojewódzki
Urząd Pracy

Planowa

29-11-2006
30-11-2006

1-8.12.2006

Kontrola w zakresie:

−

powierzenia części
zadań IW innym
instytucjom
w ramach
poszczególnych
Działań 2.1; 2.3 i
2.4

−

kontrola
stosowania
podręczników
procedur IW;

−

kontrola procesu
naboru wniosków
aplikacyjnych
w ramach
poszczególnych
Działań 2.1; 2.3 i
2.4;

−

kontrola
prowadzenia
kontroli na miejscu
przez IW;

−

kontrola
funkcjonowania
audytu
wewnętrznego;

−

kontrola sposobu
przechowywania i
archiwizowania
dokumentacji
związanej z
wdrażaniem
projektów/ Działań
2.1; 2.3 i 2.4.

Nie stwierdzono.

Nie dotyczy.

Instytucja
Pośrednicząca
Województwa
Warmińsko-
Mazurskiego

Warmińsko-
Mazurska
Agencja
Rozwoju
Regionalnego

Planowa

07.11.2006-
21.11.2006

Kontrola systemu i
zarządzania Instytucji
Wdrażającej

Brak stwierdzonych nieprawidłowości

IP poleciła wyeliminowanie stwierdzonych uchybień
poprzez realizację zaleceń pokontrolnych.

Urząd
Marszałkowski
Województwa
Warmińsko-
Mazurskiego

Planowa

02.10.2006-
27.10.2006

Kontrola systemu
zarządzania
i kontroli

Brak stwierdzonych nieprawidłowości

IP poleciła wyeliminowanie stwierdzonych uchybień
poprzez realizację zaleceń pokontrolnych.

Instytucja
Pośrednicząca
Województwa
Wielkopolskieg
o

Urząd
Marszałkowski
Województwa
Wielkopolskieg
o, Departament
Edukacji i
Nauki

Planowa

09.11-
15.11.2006

Prawidłowość
realizacji zadań
Instytucji Wdrażającej
Działanie 2.2 ZPORR

IP poleciła wyeliminowanie stwierdzonych uchybień
poprzez realizację zaleceń pokontrolnych

Instytucja
Pośrednicząca
Województwa
Zachodniopom
orskiego

Wojewódzki
Urząd Pracy w
Szczecinie

Planowa

3.07-21.07
2006

1. Struktura

organizacyjna, w
tym zdefiniowanie
i wyznaczenie

1. WUP w Szczecinie nie posiadał

Porozumienia w sprawie podziału
kompetencji w procesie wdrażania
ZPORR 2004 – 2006 w

IP poleciła wyeliminowanie stwierdzonych uchybień
poprzez realizację zaleceń pokontrolnych.

funkcji w zakresie
wdrażania ZPORR;

2. Procedury

3. Realizacja zadań

związanych ze
ZPORR zgodnie z
obowiązującymi
przepisami prawa
wspólnotowego i
krajowego.

4. Podpisywanie,

aneksowanie o
dofinansowanie
projektu,
monitoring
rzeczowy,
finansowy,
sprawozdawczość,
kontrola projektów.

5. Archiwizowanie

dokumentów.

6. Systemy

informatyczne.

7. Polityki

wspólnotowe.

8. Obowiązki w

zakresie informacji
i promocji.

Województwie
Zachodniopomorskim zawartego w
dniu 10 sierpnia 2005 r. pomiędzy
Ministrem Gospodarki i Pracy,
Samorządem Województwa
Zachodniopomorskiego a
Wojewodą Zachodniopomorskim.

2. W sposób niewystarczający

realizowana jest kwestia dotycząca
formy zabezpieczenia.

3. Realizacja przez Beneficjentów
obowiązku dot. informacji i promocji
jest niewystarczająca i w aktach pięciu
projektów kontrolujący odnotowali, że
korespondencja Beneficjentów nie
posiadała wymaganych oznakowań.

Jednostka kontrolowana /nazwa – należy podać dokładną nazwę jednostki kontrolowanej: właściwego Urzędu Marszałkowskiego/IW, WUP-u
lub RIF-u
Tryb kontroli – należy wpisać odpowiedni symbol:
D- kontrola doraźna,
P- planowana,
S- sprawdzająca.

Termin kontroli - w rozumieniu trwania kontroli od do. Dotyczy kontroli, która już została zakończona. Jeśli kontrola rozpoczęła się w
bieżącym okresie sprawozdawczym i nie została jeszcze zakończona nie wpisujemy jej!
Przedmiot/zakres kontroli – należy podać numery kontrolowanych Działań i procesy poddane kontroli.
Stwierdzone nieprawidłowości – należy wypisać (od myślników) jedynie poważne uchybienia Instytucji Wdrażających związanych z
nieprzestrzeganiem wytycznych dotyczących wdrażania ZPORR
Rekomendacje

należy podać (od myślników) zalecane działania w celu usunięcia w/w uchybień. .