Dokumentacja kadrowa id 139528 Nieznany

Monika Brzozowska

Dokumentacja kadrowa -

akta pracownicze

Skrypt opracowany w ramach działalności

Instytutu Europejskiego

Studium Prawa Europejskiego

w Warszawie

ul. Prosta 2/14 lok. 204, 00-850 Warszawa

tel./fax. 22/833-38-90; 833-39-90

www.uniaeuropejska.net.pl

e-mail: info@spe.edu.pl

Instytut Europejski

Spis treści

Wstęp

Obowiązek prowadzenia dokumentacji i akt osobowych pracowników

Kwestionariusz

osobowy

Umowa o pracę

Akta

osobowe

3.1 Dokumentacja związana z podjęciem

zatrudnienia

II.

Dokumentacja związana ze stosunkiem pracy oraz przebiegiem

zatrudnienia 18

III. Dokumentacja związana

ustaniem

stosunku

pracy

IV. Zagadnienia związane z ochroną

danych

osobowych

Zakończenie

Wstęp

Prowadzanie dokumentacji dla każdego pracownika jest obowiązkiem pracodawcy i wynika ze

stosownych przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. Nr 24, poz. 141 ze zm.)

dalej jako k.p. Pracodawca bowiem jest zobowiązany w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

prowadzić dokumentację oraz akta osobowe pracowników (art. 94 pkt. 9a k.p.), jak również

przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe

pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 94 pkt 9b k.p.). Podstawę

prawną powyższego obowiązku stanowi art. 298[1] k.p. wprowadzony do niego art. 1 pkt 208 ustawy

z 2 lutego 1996 r. o zmianie ustawy Kodeks Pracy oraz zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 24,

poz. 110 ze zm.). W art. 298[1] zamieszczone zostało upoważnienie dla Ministra Pracy i Polityki

Socjalnej o uregulowania poprzez rozporządzenie zakresu obowiązków pracodawców dotyczących

prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz określenie sposobu

prowadzenia akt osobowych pracowników.

Stosowne rozporządzenie Minister Pracy i Polityki socjalnej wydał w dniu 28 maja 1996 r.

w sprawie z zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze

stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).

Rozporządzanie to zostało później zmienione rozporządzaniem Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki

Społecznej z 17 grudnia 2003 r. zmieniającym rozporządzanie w sprawie zakresu prowadzenia przez

pracodawcę dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt

osobowych pracownika (Dz. U. Nr 230, poz. 2293) oraz rozporządzaniem Ministra Pracy i Polityki

Społecznej z dnia 22 czerwca 2006 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia

przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu

prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 125, poz. 869).

Przepisy powoływanego rozporządzenia mają powszechny charakter, bowiem dotyczą one

wszystkich pracodawców nie zależnie od liczby zatrudnionych pracowników lub formy organizacyjnej

zakładu pracy. Obowiązek prowadzenia akt osobowych jest bardzo istotny ze względu na jego znaczenie

dowodowe w przypadku ewentualnych spraw o roszczenia ze stosunku pracy jak również prawidłowości

wykonywania zobowiązań pracodawców np. przez Państwowa Inspekcję Pracy czy Zakład Ubezpieczeń

Społecznych.

Naruszenie lub niedopełnienie przez pracodawcę obowiązku prowadzenia dokumentacji

w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracownika według norm określonych

w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. jest kwalifikowane jako

wykroczenie przeciwko prawom pracownika przewidzianym w art. 281 pkt 6 k.p. Nienależyte wykonanie

tego obowiązku polegające na utrzymywaniu niepełnej dokumentacji, które to naruszenie polega np. na

uniemożliwieniu wydania zaświadczenia o zatrudnieniu w warunkach szkodliwych lub w szczególnym

charakterze, skutkuje odpowiedzialnością pracodawcy za wyrządzoną pracownikowi z tej przyczyny

szkodę na podstawie art. 471 kodeksu cywilnego (dalej jako k.c.) w zw. z art. 300 k.p. (tak Sąd

Najwyższy w orzeczeniu z 13 października 2004 r., II PK 36/04, OSNP 2005, Nr 8, poz. 106). Zgodnie

z treścią art. 471 k.c. dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub

nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest

następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi. Sąd Najwyższy w tezie

powyżej wskazanego orzeczenia uznał, iż podstawę odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną

pracownikowi wskutek odmowy poświadczenia zatrudnienia w warunkach szkodliwych lub

w szczególnym charakterze, wynikającej z nienależytego wykonania obowiązku prowadzenia

dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracownika (art. 94 pkt 9a

KP), stanowi art. 471 k.c. w związku z art. 300 k.p. Sąd zauważył również, że do powszechnych

obowiązków pracodawcy należy prowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, w tym akt

osobowych pracownika. Obowiązek ten, jak wszystkie inne, powinien być wykonywany należycie.

Dokumenty, w oparciu o które wydawane są świadectwa, zaświadczenia czy inne oświadczenia wiedzy,

oznaczają nie tylko dokumenty posiadane przez pracodawcę, ale także te, które powinien on dla

prawidłowego dokumentowania przebiegu pracy pracownika zgromadzić. Rozstrzygnięcie zawarte

w wyroku ustalającym, że skarżący był zatrudniony w warunkach szczególnych, pomimo że fakt ten nie

wynikał z dokumentów zgromadzonych w jego aktach osobowych, świadczył o niewłaściwym ich

prowadzeniu, ergo - o nienależytym wykonaniu obowiązku dokumentowania spraw związanych ze

stosunkiem pracy łączącym stronę pozwaną ze stroną powodową. Akta osobowe skarżącego nie

obejmowały wszystkich dokumentów dotyczących nawiązania stosunku i przebiegu pracy, ale bowiem

nie wynikał z nich rodzaj pracy faktycznie wykonywanej. Dowodzi to co najmniej niedbalstwa

pracodawcy. W rezultacie zawinionego przez pracodawcę uchybienia obowiązkowi prowadzenia akt

osobowych, pozwany odmówił wydania skarżącemu świadectwa wykonywania prac w warunkach

szczególnych, na skutek czego ten poniósł szkodę. Odmówiono mu bowiem w tym konkretnym

przypadku, z chwilą faktycznej rejestracji w urzędzie pracy, prawa do zasiłku przedemerytalnego.

Nieprowadzenie więc stosownej dokumentacji może rzutować na rozstrzygnięcie ewentualnego

sporu sądowego między stronami stosunku pracy w ten sposób, iż okoliczność ta zawsze będzie obciążać

pracodawcę. W takim przypadku sąd może dać bowiem wiarę nawet bezpodstawnym roszczeniom

pracownika, jeżeli potwierdzą je dowody przez niego wskazane lub ustalone przez sąd z urzędu.

W wyroku z 14 maja 1999 r. Sad Najwyższy uznał, że pracodawca, który w brew obowiązkowi

przewidzianemu w art. 94 pkt 9a k.p. nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji

ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że

będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego

wynagrodzenia (I PKN 62/99). W sprawie tej sąd wyrokował na podstawie sprzecznych zeznań

pracodawcy i pracownika, uznał więc, że ze względu na brak obowiązkowej dokumentacji dotyczącej

zatrudnienia pracownika takiej jak akta osobowe, lista obecności oraz lista płac nie może powodować

ujemnych skutków w stosunku do pracownika i prowadzić do uwzględnienia jego roszczeń.

Podobna sytuacja jak opisana powyżej miała miejsce w sprawie rozstrzyganej przez Sąd Najwyższy

w wyroku z dnia 25 sierpnia 1998 r. dotyczącym udowodnienia pracy wykonywanej

w godzinach nadliczbowych na budowie eksportowej. Sąd bowiem w wyniku braku urzędowej

dokumentacji czasu pracy, za rozstrzygający przyjął walor skrupulatnych zapisków pracownika, które

zostały potwierdzone zeznaniami świadków i nie były negowane przez świadków z kierownictwa

budowy (I PKN 114/98).

OBOWIĄZEK PROWADZENIA DOKUMENTACJI I AKT

OSOBOWYCH PRACOWNIKÓW

Rozporządzenie Ministra pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r., nakłada na pracodawcę

obowiązek dokumentowania podjęcia pracy przez pracownika oraz zobowiązuje go do prowadzenia akt

osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Pracodawca może żądać od

osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów (§ 1 rozporządzenia):

1. wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,

2. świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy

zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym

pracownik ubiega się o zatrudnienie,

3. dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej

pracy,

4. świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu

przygotowania zawodowego,

5. orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

6. innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów

np. pracodawca ma prawo domagać się od kandydata do pracy złożenia stosownych dokumentów,

np. poświadczenia niekaralności z Krajowego Rejestru Skazanych.

Dodatkowo osoba ubiegająca się o zatrudnienie może, czyli nie jest to obligatoryjne, przedłożyć

dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich

miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy

przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz

dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy

np. zaświadczenie o złożeniu egzaminu państwowego ze znajomości języka obcego w celu uzyskania

dodatku do wynagrodzenia za pracę lub poświadczenie członkostwa w organizacji kombatanckiej, które

uprawnia do dodatkowego urlopu wypoczynkowego.

Pracodawca nie ma prawa przechowywać w aktach osobowych pracownika oryginałów

przedłożonych dokumentów. W aktach osobowych pracownika przechowywane są odpisy lub kopie

dokumentów okazanych pracodawcy przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie. Pracodawca może żądać

przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.

W aktach osobowych przechowywany jest jeden egzemplarz umowy o pracę. Drugi egzemplarz umowy

pracodawca ma obowiązek doręczyć pracownikowi. Ustawodawca nie ogranicza swobody stron

regulowania treści umowy o pracę.

Oryginały dokumentów wymaganych przez pracodawcę od kandydata

do pracy są własnością osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Kwestionariusz osobowy

W ramach obowiązku dokumentowania podjęcia pracy przez pracownika, pracodawca ma prawo

żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia miedzy innymi wypełnionego kwestionariusza

osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Wcześniej przepis ten wskazywał na wypełniony

kwestionariusz osobowy wraz z niezbędną liczbą fotografii, jednakże w 2006 roku zmianą

rozporządzenia zapis dotyczący fotografii został zlikwidowany.

W kwestionariuszu osobowym znajdują się następujące dane osobowe osoby ubiegającej się

o zatrudnienie: imię (imiona) i nazwisko, nazwisko rodowe, imiona rodziców, nazwisko rodowe matki,

data i miejsce urodzenia, obywatelstwo, numer ewidencyjny (PESEL), numer identyfikacji podatkowej

(NIP), miejsce zameldowania (dokładny adres), adres do korespondencji, telefon, wykształcenie (nazwa

szkoły i rok jej ukończenia), zawód, specjalność, stopień, tytuł zawodowy-naukowy, wykształcenie

uzupełniające (kursy, studia podyplomowe, data ukończenia lub rozpoczęcia nauki w przypadku jej

trwania), przebieg dotychczasowego zatrudnienia (z podaniem okresów zatrudnienia u kolejnych

pracodawców oraz zajmowane stanowiska pracy), dodatkowe uprawnienia, umiejętności, zainteresowania

(na przykład stopień znajomości języków obcych, prawo jazdy, obsługa komputera), stan rodzinny

(imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci), W kwestionariuszu osobowym powinno być

zamieszczone oświadczenie o pozostawaniu lub niepozostawaniu w rejestrze bezrobotnych lub

poszukujących pracy oraz zgodności przedstawionych informacji z dowodem osobistym lub innym

dowodem tożsamości, którym legitymuje się kandydat do pracy.

Pomocniczy wzór kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie stanowi

załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra pracy i Polityki Socjalnej

z 28 maja 1996 r., natomiast

pomocniczy wzór kwestionariusza osobowego dla pracownika stanowi załącznik nr 1a. Poniżej

przedstawiam wzory wskazanych załączników:

Załącznik nr 1

Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie

1. Imię (imiona) i nazwisko .................................

2. Imiona rodziców ..........................................

3. Data urodzenia ...........................................

4. Obywatelstwo .............................................

5. Miejsce zamieszkania (adres do korespondencji) ..................................................................

6. Wykształcenie ........................................................................................................................

(nazwa szkoły i rok jej ukończenia)

....................................................................................................................................................

(zawód, specjalność, stopień naukowy, tytuł zawodowy, tytuł naukowy)

7. Wykształcenie uzupełniające ................................................................................................

...................................................................................................................................................

(kursy, studia podyplomowe, data ukończenia nauki lub data rozpoczęcia nauki w przypadku jej trwania)

8. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia .............................................................................

...................................................................................................................................................

(wskazać okresy zatrudnienia u kolejnych pracodawców oraz zajmowane stanowiska pracy)

9. Dodatkowe uprawnienia, umiejętności, zainteresowania

...................................................................................................................................................

(np. stopień znajomości języków obcych, prawo jazdy, obsługa komputera)

10. Oświadczam, że pozostaję/nie pozostaję*) w rejestrze bezrobotnych i poszukujących pracy.

11. Oświadczam, że dane zawarte w pkt 1-4 są zgodne z dowodem

osobistym seria ............... nr

……………………………………………………….......................

wydanym przez

............................................

...............................................................

lub innym dowodem tożsamości

..........................................................................................................................................................................

................................................................................................................

.......................... ………...............................................

(miejscowość i data) (podpis osoby ubiegającej się o zatrudnienie)

*) Właściwe podkreślić.

Załącznik 1a

Kwestionariusz osobowy dla pracownika (wzór)

1. Imię (imiona) i nazwisko ................................................................................................

2. Numer ewidencyjny PESEL ............................................................................................

3. Numer identyfikacji podatkowej (NIP) ............................................................................

4. Stan rodzinny ........................................................................................................................

....................................................................................................................................

………………………………………………………...........................................................

(imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci)

5. Powszechny obowiązek obrony:

a) stosunek do powszechnego obowiązku obrony …………………………………...............

b) stopień wojskowy ......................................................................................................

numer specjalności wojskowej ...................................................................................

c) przynależność ewidencyjna do WKU ...........................................................................

…………………………………………………………........................................................

d) numer książeczki wojskowej .......................................................................................

e) przydział mobilizacyjny do sił zbrojnych RP ........... ..........................................................

…………………………………………………………........................................................

…………………………………………………………………………………………………..

6. Osoba, którą należy zawiadomić w razie wypadku ..........................................................

………………………………………………………...........................................................

(imię i nazwisko, adres, telefon)

7. Oświadczam, że dane zawarte w pkt 1 i 2 są zgodne z dowodem osobistym seria .......... nr

..........................wydanym przez ....................................................................................

lub innym dowodem tożsamości ......................................................................................

………………………………………………………...........................................................

.......................... ………...............................................

(miejscowość i data) (podpis osoby ubiegającej się o zatrudnienie)

Umowa o pracę

Z osobą, którą pracodawca przyjął do pracy powinna zostać zawarta umowa o pracę. Umowę tą

należy sporządzić w co najmniej dwóch jednobrzmiących egzemplarzach przy czym jeden z nich

pracodawca wręcza pracownikowi, a drugi włącza do jego akt osobowych. Pomocniczy wzór umowy

o pracę przedstawiony został w załączniku nr 2 do omawianego już wyżej rozporządzenia Ministra pracy

i Polityki

Socjalnej z 28 maja 1996 r. Wzór ten zawiera oznaczenie pracodawcy z zaznaczeniem numeru

REGON-EKD, miejscowość, datę, oznaczenie umowy, informację o dniu zawarcia umowy, stronach,

które ją zawarły, przy czym po stronie pracodawcy - imię i nazwisko pracodawcy lub osoby

reprezentującej pracodawcę albo osoby upoważnionej do składania oświadczeń w imieniu pracodawcy,

natomiast po stronie pracownika - imię i nazwisko pracownika oraz jego miejsce zameldowania,

oznaczenie rodzaju zawartej umowy (okres próbny, czas nieokreślony, czas określony, czas wykonania

określonej pracy), warunki zatrudnienia takie jak:

• rodzaj umówionej pracy (stanowisko, funkcja, zawód, specjalność),
• miejsce wykonywania pracy,
• wymiar czasu pracy,
• wynagrodzenie (składniki wynagrodzenia, ich wysokość oraz podstawa prawna ich ustalenia),
• inne warunki zatrudnienia (np. czas pracy), dzień rozpoczęcia pracy.

Umowa powinna zawierać podpisy stron. W przypadku gdy umowa o pracę została zawarta

w formie ustnej, a pracodawca w terminie wskazanym w art. 29 § 2 k.p. czyli najpóźniej w dniu

rozpoczęcia pracy przez pracownika potwierdził na piśmie rodzaj i warunki zawartej umowy, a także

zakres czynności i obowiązków, pismo potwierdzające należy również sporządzić w dwóch

egzemplarzach. Podobnie jak przy u mowie o prace zawartej bezpośrednio w formie pisemnej, jeden

egzemplarz zostaje złożony do akt osobowych pracownika, a drugi jest mu doręczany bezpośrednio za

zwrotnym (pisemnym) potwierdzeniem odbioru.

Zgodnie z treścią § 3 rozporządzenia pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy

powinien uzyskać jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy oraz

z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, a także z zakresem informacji

objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju

pracy. Pracodawca powinien także uzyskać od pracownika potwierdzenie zapoznania się

z informacjami określonym w art. 29 § 3 k.p., a więc:

1. obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,

2. częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,

3. wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,

4. obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,

5. układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty.

A jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy - dodatkowo o porze nocnej,

miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez

pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Poinformowanie pracownika o jego warunkach zatrudnienia, o których mowa we wskazanych powyżej

pkt 1-4, może nastąpić przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy.

Jeśli chodzi więc o powyższe obowiązki informacyjne, to pracodawcy muszą zatrudnianych

u siebie pracowników poinformować o tzw. pozaumownych warunkach zatrudnienia.

Powyższe informacje muszą podać zarówno pracodawcy, którzy mają obowiązek ustalania

regulaminu pracy (zatrudniający powyżej 20 osób), jak i ci których ten obowiązek nie dotyczy

(zatrudniający poniżej 20 osób). Natomiast wszyscy pracodawcy, którzy nie mają obowiązku

ustalania w swoich firmach regulaminu pracy (tzw. mali pracodawcy- zatrudniający poniżej

20 osób), muszą ponadto poinformować pracowników o:

• porze nocnej,
• miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia,
• przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz
• usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Taka przykładowa informacja może wyglądać w ten sposób:

…………………...... …………………………

(pieczęć pracodawcy) (miejscowość i data)

………………………………

(dane osobowe pracownika,

zajmowane stanowisko, dział)

Informacja o warunkach zatrudnienia

Na podstawie art. 29 § 3 kodeksu pracy informuję Pana/ią, iż:

1.Pora nocna trwa od godz. 22:00 do godz. 6:00.

2. Wynagrodzenie wypłacane jest 10-go każdego miesiąca w kasie pracodawcy w godzinach pracy

zakładu lub za pisemną zgoda pracownika przelewem na rachunek bankowy.

3. Pracownik potwierdza swoją obecność w pracy poprzez podpisanie listy obecności.

4. Pracownik zobowiązany jest do usprawiedliwiania swojej nieobecności w pracy według

następujących zasad:

a) Jeżeli przyczyny niemożności stawienia się do pracy są z góry wiadome, pracownik powinien

uprzedzić przełożonego.

b) W razie niestawienia się do pracy z innego powodu, niż ten o którym mowa w pkt a), pracownik

jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić przełożonego o przyczynie nieobecności i przewidzianym

czasie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności i przewidzianym czasie jej trwania,

nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności, osobiście lub przez inną osobę telefonicznie bądź

mailowo.

c) Pracownik jest obowiązany niezwłocznie, w najwcześniej możliwym terminie przedstawić

pracodawcy dowody na usprawiedliwienie swojej nieobecności, w tym także najpóźniej w terminie 7 dni

dostarczyć zaświadczenie lekarskie w razie nieobecności pracownika spowodowanej chorobą.

………………………………

(podpis pracodawcy

lub osoby upoważnionej)

Informację otrzymałem:

………………………....

(podpis pracownika)

Informacje o pozaumownych warunkach zatrudnienia należy przekazać indywidualnie każdemu

pracownikowi i to w formie pisemnej. Nie można bowiem z tego obowiązku zwolnić się przez

wywieszenie stosownych informacji na tablicy ogłoszeń, czy też wysłanie e-maila. Stopień

szczegółowości przekazywanych informacji powinien być taki, aby pracownik zdawał sobie sprawę

z przysługujących mu uprawnień związanych z warunkami zatrudnienia.

Na przekazanie wszystkich wyżej wymienionych informacji pracodawca ma 7 dni. Termin ten liczy

się od dnia zawarcia umowy o pracę. Jeżeli więc umowa została zawarta wcześniej niż ustalony dzień

rozpoczęcia pracy przez pracownika, oznacza to konieczność doręczenia pisma z informacjami

o pozaumownych warunkach pracy, jeszcze przed dniem rozpoczęcia przez niego pracy.

Pracodawca dodatkowo informuje pracownika na piśmie o zmianie jego warunków zatrudnienia,

o których mowa we wskazanych już pkt 1-4, o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy, a także

o zmianie układu zbiorowego pracy, którym pracownik jest objęty, niezwłocznie, nie później jednak niż

w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian, a w przypadku, gdy rozwiązanie umowy o pracę

miałoby nastąpić przed upływem tego terminu - nie później niż do dnia rozwiązania umowy.

Poinformowanie pracownika o zmianie jego warunków zatrudnienia, o których mowa w pkt 1-4, może

nastąpić przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy. Zmiana warunków umowy

o pracę wymaga formy pisemnej.

Natomiast § 4 rozporządzenia Ministra pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. zawiera

regulacje dotycząca legitymacji służbowej, jeżeli bowiem zachodzi taka potrzeba, pracodawca w związku

z zatrudnieniem pracownika wystawia legitymację służbową, przepustkę albo inny dokument

upoważniający pracownika do przebywania na terenie zakładu pracy lub załatwiania spraw służbowych

poza zakładem.

Poniżej wzór umowy o prace stanowiący załącznik do rozporządzenia:

Załącznik nr 2

Umowa o pracę (wzór)

....................................................

.................................................

(pieczęć nagłówkowa pracodawcy) ( miejscowość i data)

....................................................

(numer REGON-EKD)

UMOWA O PRACĘ

Zawarta w dniu.......................................................................................................................................

(data zawarcia umowy)

między....................................................................................................................................................

............................................................................................................................................

(imię i nazwisko pracodawcy lub osoby reprezentującej pracodawcę albo osoby upoważnionej do składania oświadczeń

w imieniu pracodawcy)

a....................................................................................................................................................

(imię i nazwisko pracownika oraz jego miejsce zamieszkania)

na..................................................................................................................................................

(okres próbny, czas nieokreślony, czas określony, czas wykonania określonej pracy)

1. Strony ustalają następujące warunki zatrudnienia:

1) rodzaj umówionej pracy .........................................................................................................

(stanowisko, funkcja, zawód, specjalność)

2) miejsce wykonywania pracy…………………………………………………………………

……………………….. ...............................................................................................................

3) wymiar czasu pracy…………………………………………………………………………..

………….....................................................................................................................................

4)wynagrodzenie....................................................................................................................................

............................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

(składniki wynagrodzenia i ich wysokość oraz podstawa prawna ich ustalenia)

5) inne warunki zatrudnienia …………………………………………………………………...

................................................................................................................................................................

..........................................................................................................................................................................

........................................................................................................................

6)...................................................................................................................................................

(dopuszczalna liczba godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy, których przekroczenie uprawnia

pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia, o którym mowa w art. 1511 § 1

Kodeksu pracy*))

2. Termin rozpoczęcia pracy…………………………………………………………………………

……………………… ………………………

(data i podpis pracownika) (podpis pracodawcy lub

osoby reprezentującej

pracodawcę albo osoby

upoważnionej do składania

oświadczeń w imieniu

pracodawcy)

______________________________

*) Dotyczy umowy o pracę z pracownikiem zatrudnianym w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Akta osobowe

Pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia oddzielnie dla każdego pracownika akt

osobowych. Akta osobowe zgodnie z treścią rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie z zakresu

prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz

sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika składają się z trzech części A, B i C, a zakresem swoim

obejmują:

3.1. Dokumentację związana z podjęciem zatrudnienia

Część A akt osobowych pracownika obejmująca dokumenty zebrane przez pracodawcę i związane

ubieganiem się o pracę danego kandydata. Jest to dokumentacja potrzebna do podjęcia przez pracodawcę

decyzji o zatrudnieniu. Są to w szczególności następujące dokumenty:

1) Wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie stanowiący

- załącznik Nr 1 do rozporządzenia, który został wskazany we wcześniejszej części opracowania.. Do

dnia 27 lipca 2006 r. jak już wskazywano wcześniej przepisy zezwalały na domaganie się od kandydata

do pracy podania zdjęcia. Obecnie zapis ten został wykreślony z treści rozporządzenia.

2) Świadectwa pracy z poprzednich miejsca pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy

zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega

się o zatrudnienie np. potwierdzenie równoległego zatrudnienia u innego pracodawcy od przedstawienia

którego przykładowo zależeć może zwiększony wymiar urlopu wypoczynkowego.

3) Dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej

pracy, takie jak np. posiadanie prawo jazdy określonej kategorii, świadectwo kwalifikacyjne

z uprawnieniami zawodowymi do wykonywania określonego zawodu czy funkcji jak elektryk, spawacza

lub posiadania innych uprawnień zawodowych.

4) Metryka urodzenia i świadectwo ukończenia gimnazjum. Dotyczy to osoby niepełnoletniej

w wieku 16-18 lat, ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego.

W drodze wyjątku, na podstawie odrębnych przepisów, mogą być zatrudnieni młodociani, którzy

nie ukończyli gimnazjum i/lub nie ukończyli 16. Wówczas rodzaj lekkich prac przy których mogą być

zatrudnieni młodociani, określa pracodawca w regulaminie pracy lub w innym akcie (tzw. wykazie) za

zgodą lekarza ze specjalnością medycyny pracy i wymaga to również zatwierdzenia przez właściwego

inspektora pracy. Z treścią regulaminu zapoznaje młodocianego pracodawca przed rozpoczęciem pracy.

Przy wykonywaniu tej pracy muszą być zachowane również wymogi dotyczące ograniczenia wymiaru

czasu pracy, jej rozkładu odpowiednio do zajęć szkolnych (art. 190, 191 i 200

k.p.).

Metryka urodzenia będzie przydatna dla ustalenia wieku kandydata, w celu ustalenia, czy spełnia on

wymogi dotyczące wieku. Młodociany w wieku 16-18 lat może być zatrudniony za zgodą przedstawiciela

ustawowego, tj. rodziców lub opiekuna.

5) Orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku

i przy określonym rodzaju pracy.

6) Inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów, jak

np. przedłożenie upoważnienia lub potwierdzenia ustawowego przedstawiciela małoletniego, zawierające

wyrażenie zgody na zawarcie umowy o pracę lub prawo domagania się przez pracodawcę od kandydata

do pracy złożenia poświadczenia niekaralności z Krajowego Rejestru Skazanych. Możliwość ta wzbudza

dużo kontrowersji, jednak zezwala na to art 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym

Rejestrze Karnym (Dz. U. Nr 50, poz. 580 ze zm.) Zgodnie bowiem z tym artykułem prawo do uzyskania

informacji o osobach, których dane osobowe zgromadzone zostały w Rejestrze, przysługuje:

pracodawcom, w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy

wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do

zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej

działalności gospodarczej.

7) Każdy z pracowników może także według swojego uznania przedłożyć dodatkowe dokumenty,

które potwierdzają jego umiejętności i osiągnięcia zawodowe oraz świadectwa z poprzednich miejsc

pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające

w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega sie o zatrudnienie oraz dokumenty,

które stanowią podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy, jak np.

inwalidztwo pracowników niepełnosprawnych.

Szerszą informację o sobie pracownik może przedstawić w tzw. rozmowie kwalifikacyjnej

z pracodawcą i przedłożyć skrócony życiorys jako tzw. curriculum vitae (z języka łacińskiego: przebieg

życia). Może zawierać informacje takie jak wskazane poniżej, przy czym niejednokrotnie potrzebne jest

uwzględnienie aktualnych zainteresowań i potrzeb pracodawcy.

Przykładowe CV może więc zawierać dane osobiste, wykształcenie, informacje o dotychczasowej

pracy zawodowej (szczegółowe okresy, pełnione funkcje, stanowiska, wyniki w pracy i osiągnięcia),

znajomość języków obcych (bierna, czynna), dodatkowe kwalifikacje i umiejętności, zainteresowania

własne w pracy zawodowej (np. informacje o tym dlaczego zamierza podjąć tę pracę i wybrał tego

pracodawcę jak chce ją zorganizować), dyspozycyjność w pracy, inne dodatkowe zainteresowania czy

sytuacja rodzinna pracownika.

II. DOKUMENTACJA ZWIĄZANA ZE STOSUNKIEM PRACY

ORAZ PRZEBIEGIEM ZATRUDNIENIA

Część B akt osobowych obejmuje dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu

zatrudnienia, a w tym:

1) Umowę o pracę, której wzór pomocniczy stanowi, wskazany we wcześniejszej części opracowania,

załącznik Nr 2 do rozporządzenia.

2) Potwierdzenie zawarcia umowy o pracę.

3) Dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy, o której mowa w Rozdziale

IIb k.p.

4) Zakres czynności (obowiązków) pracownika.

5) Pisemne potwierdzenie pracownika o zapoznaniu się przez z przepisami i informacjami określonymi

w § 3 rozporządzenia, a więc z treścią regulaminu pracy, a w przypadku określonym

w art. 29 § 3 k.p., także z informacją, o której mowa w tym przepisie, oraz z przepisami i zasadami

dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną

w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy, a także z obwieszczeniem,

o którym mowa w art. 150 k.p.

6) Pisemne potwierdzenie pracownika o zapoznaniu się z przepisami i zasadami bhp, łącznie

z zaświadczeniami o ukończeniu wymaganego szkolenia w tym zakresie.

7) Lista obecności w pracy - stanowi dokument potwierdzający obecność lub nieobecność pracownika w

pracy lub zawiera adnotacje o jego nieobecności.

8) Oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub braku zamiaru

korzystania z przysługujących uprawnień w następujących przypadkach:

a) gdy pracownik/pracownica opiekujący się dzieckiem w wieku do 4 lat może być zatrudniona

tylko za jej zgodą w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej oraz można ją delegować poza stałe

miejsce pracy (art. 178 § 2 k.p.),

b) gdy pracownik/pracownica wychowujący przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat chce

wykorzystać w ciągu roku odpłatne zwolnienie od pracy w wymiarze 2 dni (art. 188 k.p.). Dotyczy to

również odpowiednio pracownika opiekującego się dzieckiem.

9) Dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się, co

dotyczy zawarcia umowy o zwykłej odpowiedzialności materialne oraz umowy o wspólnej

odpowiedzialności materialnej.

10) Dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych. Będą znajdowały

się tu takie dokumenty, jak np. umowa o podnoszeniu kwalifikacji pracownika, skierowanie na szkolenie,

udzielone urlopy szkoleniowe, poniesione koszty szkolenia i inne świadczenia oraz świadectwa

ukończenia przez pracownika szkoły lub kursu, potwierdzające uzyskanie wyższych kwalifikacji

zawodowych.

11) Oświadczenie dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych

warunków w innym trybie, jak np. na podstawie wzajemnego porozumienia stron. Jest to pismo

pracodawcy o wypowiedzeniu warunków umowy (tzw. wypowiedzenie zmieniające), stanowiące

załącznik nr 5 do rozporządzenia. Poniżej treść załącznika:

Załącznik Nr 5

....................................................

..................................................

(pieczęć nagłówkowa pracodawcy) ( miejscowość i data)

....................................................

(numer REGON-EKD)

WYPOWIEDZENIE WARUNKÓW UMOWY O PRACĘ*

Pan (Pani)

.....................................................................................

(imię i nazwisko)

.....................................................................................

Wypowiadam Panu (Pani) umowę o pracę zawartą w dniu ..............................................

w części dotyczącej ………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………….

(wskazać postanowienia umowy o pracę podlegające wypowiedzeniu)

z zachowaniem .....................................................................................................................................

(wskazać długość okresu wypowiedzenia)

okresu wypowiedzenia, który upłynie w dniu ……………………......................................................

Przyczyną wypowiedzenia dotychczasowych warunków umowy o pracę jest

……………………………………………………………………………………………………………….

Po upływie okresu wypowiedzenia, tj. od dnia .....................................................................................

proponuję następujące, nowe warunki umowy o pracę:

……………………………………………………………………………………………………………….

Pozostałe warunki umowy o pracę nie ulegają zmianie.

Jeżeli Pan (Pani) przed upływem potowy okresu wypowiedzenia, tj. do dnia

........................................ nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia nowych warunków umowy

o pracę, będzie to równoznaczne z wyrażeniem zgody na proponowaną zmianę warunków umowy.

W razie odmowy przyjęcia przez Pana (Panią) zaproponowanych warunków umowy o pracę,

umowa rozwiąże się z upływem okresu wypowiedzenia, tj. z dniem

……………………………………………………………………………………………………………….

Jednocześnie informuję, iż w terminie 7 dni od dnia doręczenia niniejszego pisma przysługuje Panu

(Pani) prawo wniesienia odwołania do Sądu Rejonowego – Sądu Pracy w

……………………………………………………………………………………………………………….

(siedziba sądu)

Przed upływem tego terminu może Pan(Pani) złożyć wniosek o wszczęcie postępowania

pojednawczego przed Komisją Pojednawczą**

……………………………………………………………………………………………………………….

(siedziba komisji)

…………………… ……………………..

(data i podpis pracownika) (podpis pracodawcy lub

osoby reprezentującej

pracodawcę albo osoby

upoważnionej do składania

oświadczeń w imieniu

pracodawcy)

_________________________________________

* Dotyczy umowy o pracę zawartej na czas nie określony.

** Dotyczy pracodawcy, u którego została utworzona komisja pojednawcza

12) Dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzenia kary

porządkowej.

13) Pisma dotyczące udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego

urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu

bezpłatnego, a także dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym

w art. 186[7]k.p.

14) Orzeczenie lekarskie wydane w zw. z przeprowadzonymi obowiązkowymi badaniami okresowymi

i kontrolnymi. Pracodawca obowiązany jest przechowywać orzeczenia wydane na podstawie badań

lekarskich wstępnych, okresowych w dokumentacji pracowniczej (art. 229 § 1-7 k.p. oraz rozporządzenia.

Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. (Dz. U. Nr 69, poz. 332 ze zm.);

15) Umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony, czyli pracodawca i pracownik, zawarły taką umowę

w czasie trwania stosunku pracy; umowa pod rygorem nieważności powinna być zawarta na piśmie

(art. 101

i 101

k.p.).

16) Wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 k.p.),

stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.), a także stosowania do niego

systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta

(art. 144 k.p.).

17) Wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników

pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy.

18) Korespondencja z zakładową organizacją związkową, która zrzesza lub reprezentuje danego

pracownika. Organizacja ta winna współdziałać z pracodawcą w sprawach dotyczących stosunku pracy

pracownika. Pracodawca jest zobowiązany konsultować zamiar wypowiedzenia pracownikowi umowy

o pracę zawartej na czas nieokreślony. Dlatego pracodawca winien w sposób wyraźny z zastosowaniem

udokumentowanej korespondencji ustalić, czy dany pracownik jest członkiem organizacji związkowej

bądź też, czy organizacja ta reprezentuje jego prawa, wyrażając zgodę w tym zakresie. Należy tu unikać

jakichkolwiek niejasności, gdyż np. w razie dokonania wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas

nie określony, zgodnie z art. 38 k.p., związek zawodowy winien być o tym uprzedzony. W razie

niedokonania tej wymaganej konsultacji w postępowaniu sądowym wypowiedzenie może być uznane za

dokonane niezgodnie z prawem z powodu uchybień formalnych. Pracodawca powinien również uzyskać

zgodę właściwego organu administracji państwowej w razie wypowiedzenia umowy o pracę z inwalidą

wojennym lub którego inwalidztwo ma związek ze służbą wojskową oraz kombatantów i osób

represjonowanych. Wypowiedzenie lub rozwiązanie stosunku pracy oraz warunków pracy i płacy

z pracownikiem będącym członkiem zarządu zakładowej organizacji związkowej a od 1 lipca 2003 r.

członkiem związku wskazanym imiennie w uchwale zarządu tego związku, wymaga uzyskania zgody

zarządu tych organizacji. Dotyczy to również działaczy organizacji pozazakładowych oraz społecznych

inspektoratów pracy. W razie rozwiązania stosunku pracy z posłem lub senatorem wymagane jest

uzyskanie zgody (Prezydium Sejmu lub Senatu), rozwiązanie umowy o pracę z radnym w samorządzie

terytorialnym wymaga uzyskania zgody właściwej rady. Z podobnej ochrony korzystają członkowie

władz samorządu pracowniczego, spółdzielczego i zawodowego, rady pracowników, europejskiej rady

zakładowej, przedstawicielstwa pracowników w spółce i spółdzielni europejskiej.

17) Informacja dotycząca wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony - jak np.

wypisy z książeczki wojskowej, dokumenty o powołaniu pracownika do służby wojskowej lub na

ćwiczenia.

Do dokumentacji związanej z przebiegiem zatrudnienia zalicza się również dokumenty dotyczące

chorób zawodowych i wypadków przy pracy oraz ewidencji pracowników.

III. DOKUMENTACJA ZWIĄZANA Z USTANIEM STOSUNKU

PRACY

W części C akt osobowych znajdują się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia pracownika, a w

tym:

1) Oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę. Chodzi tu o tzw. wypowiedzenie

rozwiązujące umowę w terminie ustawowym lub skróconym oraz o rozwiązaniu umowy bez

wypowiedzenia. Pisma te stanowią wzory pomocnicze będące załącznikami nr 3 i 4 do rozporządzenia:

Załącznik Nr 3

Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem (wzór)

....................................................

..................................................

(pieczęć nagłówkowa pracodawcy) (miejscowość i data)

....................................................

(numer REGON-EKD)

ROZWIĄZANIE UMOWY O PRACĘ ZA WYPOWIEDZENIEM*

Pan (Pani)

.....................................................................................

(imię i nazwisko)

.....................................................................................

Rozwiązuję z Panem (Panią) umowę o pracę zawartą w dniu………………………….

z zachowaniem.......................................................................... okresu wypowiedzenia, który

(wskazać długość okresu wypowiedzenia

upłynie w dniu .......................................................................................................................................

Przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę jest

……………………………………………………………………………………………………………….

Jednocześnie informuję, iż w terminie 7 dni od dnia doręczenia niniejszego pisma przysługuje Panu

(Pani) prawo wniesienia odwołania do Sądu Rejonowego – Sądu Pracy w

…………………………………………………………………………………………………………….

(siedziba sądu)

Przed upływem tego terminu może Pan(Pani) złożyć wniosek o wszczęcie postępowania

pojednawczego przed Komisją Pojednawczą**……………………………….

……………………………………………………………………………………………………………….

(siedziba komisji)

…………………… …………………………

(data i podpis pracownika) (podpis pracodawcy lub

osoby reprezentującej

pracodawcę albo osoby

upoważnionej do składania

oświadczeń w imieniu

pracodawcy)

_________________________________________

* Dotyczy umowy o pracę zawartej na czas nie określony.

** Dotyczy pracodawcy, u którego została utworzona komisja pojednawcza

Załącznik Nr 4

Rozwiązanie umowy o pracę z zastosowaniem skróconego okresu wypowiedzenia (wzór)

....................................................

...................................................

(pieczęć nagłówkowa pracodawcy) (miejscowość i data)

....................................................

(numer REGON-EKD)

ROZWIĄZANIE UMOWY O PRACĘ Z ZASTOSOWANIEM SKRÓCONEGO OKRESU

WYPOWIEDZENIA*

Pan (Pani)

.....................................................................................

(imię i nazwisko)

.....................................................................................

Rozwiązuję z Panem (Panią) umowę o pracę zawartą w dniu .................................... z

zastosowaniem skróconego okresu wypowiedzenia, który wynosi

……………………………………………………………………………………………………………….

(wskazać długość zastosowanego okresu wypowiedzenia na podstawie art. 361 § 1 k.p.)

i upłynie w dniu.....................................................................................................................................

Przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę jest……………………………….

……………………………………………………………………………………………………………….

Jednocześnie informuję, iż w terminie 7 dni od dnia doręczenia niniejszego pisma przysługuje Panu

(Pani) prawo wniesienia odwołania do Sądu Rejonowego – Sądu Pracy w

…………………………...............................................................................

(siedziba sądu)

Przed upływem tego terminu może Pan(Pani) złożyć wniosek o wszczęcie postępowania

pojednawczego przed Komisją Pojednawczą**……………………………………………….....................

…………………………………………………………………………………………………………

…….

(siedziba komisji)

…………………… ………………………

(data i podpis pracownika) (podpis pracodawcy lub

osoby reprezentującej

pracodawcę albo osoby

upoważnionej do składania

oświadczeń w imieniu

pracodawcy)

* Dotyczy umowy o pracę zawartej na czas nie określony.

** Dotyczy pracodawcy, u którego została utworzona komisja pojednawcza.

Dodatkowo rozporządzenie zawiera załącznik nr 6 dotyczący rozwiązania umowy o pracę bez

wypowiedzenia, poniżej tekst załącznika:

Załącznik Nr 6

Rozwiązanie umowy o prace bez wypowiedzenia (wzór)

....................................................

..................................................

(pieczęć nagłówkowa pracodawcy) (miejscowość i data)

....................................................

(numer REGON-EKD)

ROZWIĄZANIE UMOWY O PRACĘ BEZ WYPOWIEDZENIA

Pan (Pani)

.....................................................................................

(imię i nazwisko)

.....................................................................................

Z dniem ................................................ rozwiązuję z Panem (Panią) bez zachowania okresu

wypowiedzenia umowę o pracę zawartą w dniu .............................................................. z powodu

……………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………

…….

(wskazać przyczynę i podstawę prawną rozwiązania umowy o pracę)

Jednocześnie informuję, iż w terminie 7 dni od dnia doręczenia niniejszego pisma przysługuje Panu

(Pani) prawo wniesienia odwołania do Sądu Rejonowego – Sądu Pracy w

……………………………………………………………………………………………………………….

(siedziba sądu)

Przed upływem tego terminu może Pan(Pani) złożyć wniosek o wszczęcie postępowania

pojednawczego przed Komisją Pojednawczą ……………………………………………………………….

(siedziba komisji)

…………………… …………………………..

(data i podpis pracownika) (podpis pracodawcy lub

osoby reprezentującej

pracodawcę albo osoby

upoważnionej do składania

oświadczeń w imieniu

pracodawcy)

______________________________

* Dotyczy pracodawcy, u którego została stworzona komisja pojednawcza

2) Dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 1

k.p.) oraz związane z niewypłaceniem

pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 k.p.).

3) Kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy.

4) Pisma potwierdzające dokonanie czynności egzekucyjnych związanych z zajęciem wynagrodzenia za

pracę pracownika w związku z prowadzoną egzekucją. Zgodnie z treścią art. 884 § 2 Kodeksu

postępowania cywilnego „W razie rozwiązania stosunku pracy z dłużnikiem dotychczasowy pracodawca

czyni wzmiankę o zajęciu należności wydanym dłużnikowi świadectwie pracy, a jeżeli nowy pracodawca

dłużnika jest mu znany, przesyła temu pracodawcy zawiadomienie komornika i dokumenty dotyczące

zajęcia wynagrodzenia oraz powiadamia o tym komornika i dłużnika, przeciwko któremu toczy się

postępowanie egzekucyjne. Wzmianka w świadectwie pracy powinna zawierać oznaczenie komornika,

który zajął należność oraz numer sprawy egzekucyjnej, jak również wskazać wysokość potrąconych już

kwot. Przesłanie zawiadomienia komornikowi ma skutki zajęcia należności dłużnika

u nowego pracodawcy od chwili dojścia zawiadomienia do tego pracodawcy”.

Zgodnie więc z powyższym będą to dokumenty przesłane przez komornika sądowego

o zajęcie wynagrodzenia za pracę danego pracownika jak również adnotacje potwierdzające dane o tym

zajęciu, zapisy w świadectwie pracy tego pracownika, jeżeli został on zwolniony z pracy. W celu

zachowania ciągłości zajęcia egzekucyjnego pisma o przesłanie akt egzekucyjnych do nowego zakładu

pracy, jeżeli ten zakład jest znany oraz zawiadomienia o tym komornika i dłużnika oraz nowy zakład

pracy dłużnika, jeżeli jest znany.

5) Umowa o zakazie konkurencji zawarta po rozwiązaniu umowy o pracę w formie pisemnej

(art. 101

k.p.). Jeżeli pracownik ma dostęp do szczególnie ważnych informacji, których ujawnieni

mogłoby narazić pracodawcę na szkodę to w takiej sytuacji strony zawierają umowę. Za zapłatą

umownego odszkodowania przez pracodawcę, pracownik przyjmuje na siebie obowiązek przestrzegania

tego zakazu po ustaniu stosunku pracy.

6) Orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu

stosunku pracy. O takich badaniach jest np. mowa w art. 229 § 5 k.p. gdzie pracodawca zatrudniający

pracowników w warunkach narażenia na działanie substancji lub czynników rakotwórczych lub pyłów

zwłókniających jest obowiązany zapewnić tym pracownikom okresowe badania lekarskie także po

zaprzestaniu pracy w kontakcie z tymi substancjami, czynnikami lub pyłami oraz po rozwiązaniu

stosunku pracy, jeżeli zainteresowana osoba zgłosi wniosek o objęcie takimi badaniami.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone

w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każda z trzech części akt osobowych powinna

zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów (§6 ust. 3 rozporządzenia).

Dokumentacja chorób zawodowych i wypadków przy pracy

Rozporządzenie z dnia 28 maja 1996 r. w swoich uregulowaniach (§ 7 rozporządzenia) zawiera

również zapisy dotyczące podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy,

wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

Jedno z orzeczeń Sądu Najwyższego, potwierdzające utrwalone orzecznictwo, stanowi iż pracodawca jest

obowiązany do aktywnej dbałości o emerytalno- rentowe interesy pracownika (wyrok Sądu Najwyższego

z 19 marca 1998 r. I PKN 556/97).

Na marginesie należałoby tylko zaznaczyć, iż czym innym jest wypadek przy pracy, a czym innym

wypadek w drodze do pracy lub z pracy. Sama definicja wypadku w drodze do pracy lub z pracy została

zawarta w art. 57b ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń

Społecznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 153, poz. 1227 ze zm.). Zgodnie z nią za wypadek w drodze do pracy

lub z pracy uważa się nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną, które nastąpiło w drodze do lub

z miejsca wykonywania zatrudnienia lub innej działalności stanowiącej tytuł ubezpieczenia rentowego,

jeżeli droga ta była najkrótsza i nie została przerwana. Jednakże uważa się, że wypadek nastąpił w drodze

do pracy lub z pracy, mimo że droga została przerwana, jeżeli przerwa była życiowo uzasadniona i jej

czas nie przekraczał granic potrzeby, a także wówczas, gdy droga, nie będąc drogą najkrótszą, była dla

ubezpieczonego, ze względów komunikacyjnych, najdogodniejsza.

Za drogę do pracy lub z pracy uważa się oprócz drogi z domu do pracy lub z pracy do domu

również drogę do miejsca lub z miejsca:

1. innego zatrudnienia lub innej działalności stanowiącej tytuł ubezpieczenia rentowego,

2. zwykłego wykonywania funkcji lub zadań zawodowych albo społecznych,

3. zwykłego spożywania posiłków,

4. odbywania nauki lub studiów.

Wszystkie okoliczności i ustalenia dotyczące samego wypadku takie jak jego przyczyny, miejsce,

czas zamieszcza się w karcie wypadku w drodze do pracy lub z pracy. Dla ubezpieczonych, którzy są

zatrudnieni na podstawie umowy o pracę kartę taką wypełnia pracodawca, natomiast dla pozostałych

ubezpieczonych będzie to podmiot wskazany w art. 5 ust. 1 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu

wypadków przy pracy i chorób zawodowych. Kartę sporządza się nie później niż w terminie 14 dni od

uzyskania zawiadomienia o wypadku, w dwóch egzemplarzach – jeden dla poszkodowanego drugi dla

dokumentacji powypadkowej.

Samo uznanie zdarzenia za wypadek w drodze do pracy lub z pracy następuje na podstawie:

• oświadczenia poszkodowanego, członka jego rodziny lub świadków co do czasu, miejsca

i okoliczności zdarzenia,

• informacji oraz dowodów, które pochodzą od podmiotów badających okoliczności

i przyczyny zdarzenia lub które udzieliły poszkodowanemu pomocy,

• konkretnych ustaleń podmiotu sporządzającego kart ę wypadku w drodze do pracy lub

z pracy.

Odmowa uznania zdarzenia za wypadek w drodze do pracy lub z pracy wymaga uzasadnienia.

Natomiast za wypadek przy pracy art. 3 ustawy z dnia 30 października 2002 r.

o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych

(Dz. U. Nr 199,

poz. 1673 ze zm.) określa jako nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną, powodujące uraz

lub śmierć, które nastąpiło w związku z pracą:

• podczas wykonywania lub w związku z wykonywaniem przez pracownika zwykłych czynności albo

poleceń przełożonych,

• podczas wykonywania lub w związku z wykonywaniem przez pracownika czynności na rzecz

pracodawcy, nawet bez polecenia,

• w czasie pozostawania pracownika w dyspozycji pracodawcy w drodze między siedzibą

pracodawcy a miejscem wykonywania obowiązku wynikającego ze stosunku pracy.

Tak samo jak wypadek przy pracy traktowany jest wypadek, któremu pracownik uległ:

• w trakcie podróży służbowej, chyba że pracownik nie wykonywał w tym czasie powierzonych mu

zadań,

• podczas szkolenia w zakresie powszechnej samoobrony,
• przy wykonywaniu zadań zleconych przez działające u pracodawcy organizacje związkowe.

Za wypadek przy pracy uważane będzie również nagłe zdarzenie, którego skutkiem jest uraz lub

śmierć, a które nastąpiło w okresie ubezpieczenia wypadkowego z danego tytułu podczas:

• uprawiania sportu podczas zawodów lub treningów przez osobę pobierającą stypendium sportowe,
• wykonywania odpłatnie pracy przez skazanego lub tymczasowo aresztowanego, na podstawie

skierowania do pracy,

• pełnienia mandatu posła lub senatora, pobierającego uposażenie,
• odbywania szkolenia, stażu lub przygotowania zawodowego dorosłych lub przygotowania

zawodowego w miejscu pracy przez osobę pobierającą stypendium w okresie odbywania tego

szkolenia, stażu itd., na podstawie skierowania wydanego przez powiatowy urząd pracy lub inny

podmiot kierujący,

• wykonywania pracy na rzecz spółdzielni przez członka rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub

spółdzielni kółek rolniczych,

• wykonywania pracy lub współpracy przy wykonywaniu pracy na podstawie umowy agencyjnej,

umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje

się przepisy dotyczące zlecenia,

• wykonywania pracy na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub umowy o świadczenie

usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, albo

umowy o dzieło, jeżeli umowa taka została zawarta z pracodawcą, z którym osoba pozostaje

w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje ona pracę na rzecz pracodawcy,

z którym pozostaje w stosunku pracy,

• prowadzenia działalności pozarolniczej lub współpracy przy niej,
• wykonywania przez osobę duchowną czynności religijnych lub czynności związanych

z powierzonymi funkcjami duszpasterskimi lub zakonnymi,

• odbywania służby zastępczej,
• nauki w Krajowej Szkole Administracji Publicznej przez słuchaczy pobierających stypendium,
• pełnienia przez funkcjonariusza celnego obowiązków służbowych.

Możemy wyróżnić wypadki zbiorowe, kiedy w wyniku tego samego zdarzenia wypadkowi uległy

co najmniej dwie osoby oraz śmiertelne wypadki przy pracy, w których wyniku nastąpiła śmierć w ciągu

6 miesięcy od dnia wypadku. Dodatkowo za ciężki wypadek przy pracy, uznaje się zdarzenie, w którego

wyniku nastąpiło ciężkie uszkodzenie ciała takie jak utrata wzroku, słuchu, mowy, zdolności rozrodczej,

inne uszkodzenie ciała albo rozstrój zdrowia, naruszające podstawowe funkcje organizmu, choroba

nieuleczalna lub zagrażająca życiu, trwała choroba psychiczna, całkowita lub częściowa niezdolność do

pracy w zawodzie, trwałe, istotne zeszpecenie lub zniekształcenie ciała.

Karty ewidencji czasu pracy

Pracodawca ma również obowiązek założenia i prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika

(§ 8 rozporządzenia):

1) ewidencji urlopów,

2) kart ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym pracę w poszczególnych dobach, w tym

pracę w niedziele i w święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy

wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, także dyżury, urlopy,

zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

W stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy

przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez

nich przygotowania zawodowego.

Przy czym do karty ewidencji czasu pracy pracownika pracodawca jest obowiązany dołączyć jego

wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach

nadliczbowych.

3) Imiennej listy (karty) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych

z pracą.

4) Karty ewidencyjnej przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony

indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich

pranie i konserwację.

Poniżej zostaną przedstawione przykładowe wzory dokumentów związanych z tą

dokumentacją:

1. Ewidencja urlopów (wzór)

………………………………….

(nazwisko)

………………………………..

(imię)

Zatrudniony od

………………………………….
Uznana ciągłość pracy
…………………………………

(ilość lat)

Przysługuje urlop
wypoczynkowy

od …………………
od …………………
od …………………

Urlopy wypoczynkowe

Urlopy okolicznościowe

Za rok

Okres

Liczba dni

Uwagi

Za rok

Okres

Liczba dni

Uwagi

Wzór z programu Legalis, listy wzorów: Akta osobowe pracownika dokumentacja związana ze stosunkiem pracy, §8, liczba 9

2. Ewidencja zatrudnienia (wzór)

l.p.

Imię
i nazwisko

Imię ojca/
matki

PESEL

Miejsce
zamieszkania

NIP

Data przyjęcia
do pracy

Uwagi
dotyczące
pracownika

Data

zwolnienia

z pracy

3. Karta ewidencji czasu pracy- roczna (wzór)

Roczna karta ewidencji czasu Pracy za rok ……………………….

Liczba godzin

Imię i nazwisko

……………………………………

Stanowisko

…………………………………………

Data zatrudnienia

…………………………..……

Wymiar etatu

………………………………………

Inne informacje

……………………………………

Suma go

dzin

łych

prze

prac

ych

Godzin

y nadliczbowe 100

Godzin

y nadliczbowe 50

Niedziele,

świ

ęt

a 100

Godzi

ny prac

y w

rlo

p wy

czy

kow

Zwolnienie le

karskie

ń/

Miesi

ąc

Wzór z programu Legalis, listy wzorów: Akta osobowe pracownika dokumentacja związana ze stosunkiem pracy, §8, liczba 9, opracowanie

Wymiar urlopu na 1.01…….r.:

……… dni/ …….……godziny

Urlop wykorzystany:

……… dni/ ………… godziny

Pozostało:

…… dni/ …………… godziny

Ogółem

Uwagi:

………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………….…………………………………………………………………………………..

4. Karta ewidencyjna przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony

indywidualnej (wzór)

Nr ………..

Karta ewidencyjna przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej

(osobistej)

A B C D E F G H I J K L Ł M N O P R S T U W Y Z

Wzrost ………. ……….. ………. ……… ……….

Pan (Pani) …….. ……… ……… ……… ……….

Wzrost: …………. Obwód klatki piersiowej: …………. Obwód pasa:. ………. Obwód bioder: ……………..

Obwód głowy: ……….. Długość stopy: …………….

Sym-

bol

Nazwa

Przedmiotu

Przyda-

tności

Okres

Używalno-

ści

Jedno-

stka

miary

Nr dow.

wyd.

(zlec.)

Data

Wydania

Data

Zwrotu

Ilość a)

Potwierdze-

nie odbioru

b) Potwierdze-

nie zwrotu

Nr Prot.

Strat.

(uwagi)

Inne

…

….

…

….

a)…

……..

b)…

…….

…

….

…

….

a)…

……..

b)…

…….

…

….

…

….

a)…

…….

b)…

……

…

….

…

….

a)…

…….

b)…

…….

…

….

…

….

a)…

…….

b)…

…….

Druk wydany przez Wydawnictwo Akcydensowe S.A. w Warszawie, ul. Bema 60 a

Do powyższego wzoru należałoby poczynić kilka uwag, mianowicie zgodnie z art. 237[6] k.p.

pracodawca jest zobowiązany dostarczyć nieodpłatnie pracownikowi środki ochrony indywidualnej, które

będą go zabezpieczać przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla jego zdrowia czynników

występujących w środowisku pracy oraz poinformować go o sposobach posługiwania się tymi środkami,

by pracownik mógł się nimi posługiwać.

Zgodnie z treścią art. 237[8] k.p. pracodawca jest zobowiązany dostarczyć pracownikowi

nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

1) jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,

2) ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Pracodawca ustala rodzaje środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego oraz

przewidywane okresy użytkowania odzieży i obuwia roboczego (art. 237[8] k.p.) Rodzaj tych środków

pracodawca winien ustalić w trybie zakładowym w porozumieniu z zakładową organizacją związkową

lub delegatem załogi w postaci odpowiedniej normy zakładowej na podstawie przepisów bhp oraz zasad

wiedzy i doświadczenia.

5. Karta ewidencyjna wypłat ekwiwalentu pieniężnego za używanie i pranie przez pracownika

własnej odzieży i obuwia roboczego (wzór)

Karta ewidencyjna wypłat ekwiwalentu pieniężnego za używanie i pranie przez pracownika własnej

odzieży i obuwia roboczego

imię i nazwisko pracownika: ……… stanowisko pracy: ………… miejsce pracy: ………….

data zatrudnienia: ……………. miejsce zamieszkania: …………………

Ekwiwalent

L.p.

Rodzaj

odzieży i

obuwia

Wg poz.

tabeli

norm

Cena

Okres

Używal-

ności w

m-cach

Za używanie

okres

m-cy

Kwota

pranie

okres

m-cy

Kwota

Razem do

wypłaty

Data, dowód

wypłaty

Uwagi

Wzór z programu Legalis, listy wzorów: Akta osobowe pracownika dokumentacja związana ze stosunkiem pracy, §8, liczba 9, opracowanie

Roman Portalski

Karta urlopów (wzór)

Karta urlopów pracownika

Miesiąc

Imię
i nazwisko

Zaległy

urlop

Urlop z

tego roku

Łącznie

Uwagi

Styczeń

Luty

Marzec

Kwiecień

Maj

Czerwiec

Lipiec

Sierpień

Wrzesień

Październik

Listopad

Grudzień

7. Karta miesięcznego wynagrodzenia pracownika (wzór)

IMIENNA KARTA WYNAGRODZEŃ PRACOWNIKA …….. rok

g.infor.pl/p/kadry.../wynagrodzenia/.../imienna-karta-wynagrodzeniadoc.doc

Nazwisko i imię ......................

PESEL ..............................................

Data urodzenia ...............................

Stanowisko służbowe .......................

Wymiar etatu ..................................

Wynagrodzenie wynikające z

umowy...............................................

Zmiany dot. umowy

Data przyjęcia do

pracy .......................................

Rodzaj umowy o pracę ........

Ulga podatkowa - TAK/NIE

Rodzaj kosztów uzyskania

przychodów

- ZWYKŁE/PODWYŻSZONE

Urząd Skarbowy.....................

Data rozwiązania umowy .....

Uwagi

Inne informacje niezbędne przy

naliczaniu wynagrodzenia

Wynagrodzenie i

dodatki

Składki ZUS

Składki

zdrowotne

Potrące-
nia

Mie

ąc

Zasadnicze

Dodatk

Prem

Prowizja

i nag

rody

Wyn

rod

zen

chorob

owe

Raz

wynag

bru

łek chorobow

(rodzaj)

wiadc

zen

orob

owe

Emerytalne 9

Ren

tow

e 1

,5 %

Choro

bowe

,45%

Potr

ąc

eni

e o

atk

u 7,75

Potr

ąc

dochodu 1

,25%

lic

dat

PKZP

INNE

w
a
g
i

R
a
z
e
m

8. Rejestr zatrudnionych pracowników (wzór)

L.p.

Imię i nazwisko
pracownika

Miejsce i data
urodzenia

Adres zamieszkania i
telefon kontaktowy

Imiona
rodziców

Data zatrudnienia
pracownika

1 2

Badania
lekarskie
(ważność)

Umowa zawarta na
czas określony do/
nieokreślo-ny

Dział
Stanowisko
Zmiana
stanowiska

NIP

PESEL

Data i sposób rozwiązania
stosunku pracy

Powyższe osiem wzorów zostało podane jako przykład obrazujący obowiązek prowadzenia przez

pracodawcę ewidencji czasu pracy, wynagrodzenia oraz przydziału odzieży uregulowanej

w § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu

prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz

sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Rozporządzenie rozstrzyga również sytuację związaną z aktami osobowymi, a określoną

w art. 23[1] lub w innych odrębnych przepisach, a dotyczącą następstwa prawnego nowego pracodawcy

w stosunkach pracy, które nawiązał poprzedni pracodawca. Dotychczasowy pracodawca jest bowiem

zobowiązany na podstawie § 9 rozporządzenia przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostała

dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu tego

pracownika.

Omawiane rozporządzenie nie rozstrzyga natomiast, zarówno zasad, jaki i okresu przechowywania

dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych. W stosunku do podmiotów uspołecznionych kwestię

tą reguluje pośrednio ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

(t.j. Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 ze zm.). z ustawy tej wynika, że okres przechowywania

dokumentacji pracowniczej w zakładach uspołecznionych określało do 23 października 2002 r.

rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad

i trybu przekazywania materiałów archiwalnych (Dz. U. Nr 41, poz. 216), a obecnie określa go

rozporządzenie Ministra Kultury z 16.9.2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej

klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów

państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).

„Ustawą z 2 marca 2007 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym

i archiwach oraz ustawy – Kodeks pracy (Dz. U. Nr 64, poz. 426), na pracodawców nałożony został nowy

obowiązek przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych

pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 94 pkt 9b). Skrajne

niewykonanie wskazanego obowiązku, tj. pozostawienie dokumentacji w warunkach narażenia na

uszkodzenie lub zniszczenie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracowników zagrożone karą

grzywny (art. 281 pkt 7 KP). Regulacja taka ma zapobiec porzucaniu przez pracodawców dokumentacji,

która jest niezbędna do ustalenia uprawnień emerytalno-rentowych pracowników.

Przepisy nie precyzują warunków przechowywania dokumentacji cechujących się zagrożeniem jej

uszkodzenia lub zniszczenia. Pewną wskazówką mogą być w tym względzie warunki przechowywania

dokumentów wskazane w rozp. MK z 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania

dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. Nr 32 poz. 284). Akt ten nie dotyczy jednak

wszystkich pracodawców, a jedynie przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w zakresie

przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej. Pracodawcy powinni z pewnością dołożyć należytej

staranności by warunki przechowywania akt nie mogły spowodować ich bezpowrotnego utracenia”

Sankcja grzywny wymieniona w art. 281 pkt 7) k.p. grożąca pracodawcy za pozostawienie dokumentacji

w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach grożących

uszkodzeniem lub zniszczeniem wynosi od 1000 zł do 30 000 zł.

Dokumenty są gromadzone i przechowywane w celach dowodowych, ale brak w aktach

osobowych odpisów pism dokumentujących dokonanie określonych czynności prawnych nie

uniemożliwia pracodawcy przeprowadzenia dowodu na ich dokonanie za pomocą innych środków

dowodowych. Sąd Najwyższy w wyroku z 21 czerwca 1994 r. orzekł, że brak w aktach osobowych

pracownika odpisu pisma o rozwiązaniu z nim umowy o pracę bez wypowiedzenia nie świadczy o tym,

że rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło bez zachowania formy pisemnej i bez podania na piśmie

przyczyny rozwiązania umowy o pracę - w przypadku rozwiązania umowy o pracę. Spełnienie tych

warunków przez pracodawcę może być wykazane innymi środkami dowodowymi (I PRN 35/94).

IV. ZAGADNIENIA ZWIĄZANE Z OCHRONĄ DANYCH

OSOBOWYCH

Po 1 stycznia 2004 r., czyli po wejściu w życie nowelizacji k.p. z 14 listopada 2003 r. (Dz. U.

Nr 212, poz. 2081), pracodawca może "żądać" od kandydata do pracy oraz od pracownika tylko tych

danych osobowych, które zostały wyczerpująco wskazane w art. k.p., oraz oczywiście we wcześniej już

omawianym rozporządzeniu z dnia 28 maja 1996 r. wydanym na podstawie art. 298[1] k.p. Rozstrzyga

o tym jednoznacznie art. 22[1] k.p. stanowiąc, iż pracodawca może żądać podania innych danych

osobowych niż określone w art. 22[1] § 1 i 2 k.p. jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych

przepisów. Zgodnie z treścią art. 22[1] k.p. pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się

o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1. imię (imiona) i nazwisko,

2. imiona rodziców,

3. datę urodzenia,

4. miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

5. wykształcenie,

6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Wojciech Muszalski, Prawo pracy. Komentarz, Rok wydania 2009, wydanie 7, C.H. Beck

Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych,

o których mowa powyżej, także:

1. innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci

pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez

pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,

2. numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego

Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

Pracodawca, który gromadzi informacje w aktach osobowych pracowników musi pamiętać, iż dane

te mają charakter danych osobowych chronionych zapisami ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie

danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.). Ustawę stosuje się zgodnie z jej art. 3 do

przetwarzania danych osobowych znajdujących się w:

• kartotekach,
• skorowidzach,
• księgach,
• wykazach,
• innych zbiorach ewidencyjnych,
• systemach teleinformatycznych, także w przypadku przetwarzania danych poza zbiorem danych.

Akta osobowe z pewnością mieszczą się tutaj w pojęciu zbiorów ewidencyjnych, ustawa więc

znajduje zastosowanie do pracodawców będących osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz

jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej jeżeli przetwarzają dane osobowe

w związku z działalnością zarobkową, zawodową lub dla realizacji celów statutowych (art. 3 ust. 2 pkt 2

ustawy).

Skoro więc uznaliśmy, iż dokumenty osobowe pracowników spełniają wymagania podlegania

ochronie jako dane osobowe na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych to należałoby się teraz

odnieść do samych zasad przetwarzania danych osobowych.

Przez pojęcie przetwarzania danych osobowych rozumie się jakiekolwiek operacje wykonywane na

danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie,

udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych (art. 7 pkt 2)

Natomiast same warunki przetwarzania danych określa art. 23 ust 1 ustawy, zgodnie z którym jest

ono dopuszczalne tylko wtedy gdy:

1. osoba której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usuniecie dotyczących jej danych,

2. jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego

z przepisu prawa,

3. jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to

niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą,

4. jest to niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego,

5. jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez

administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza prawa i wolności

osoby której dane dotyczą.

Zapisy powyższe określają więc warunki na jakich pracodawca może dokonywać jakichkolwiek

operacji na danych osobowych gromadzonych w aktach osobowych pracownika. Pracodawca spełnia

wymagania jakie ustawy przewiduje w art. 7 pkt 4 dla uznania go za administratora danych osobowych.

„Domagając się przedstawienia od kandydata do pracy danych osobowych, a następnie prowadząc

ewidencję spraw związanych ze stosunkiem pracy poszczególnych pracowników, pracodawca jest

obowiązany poinformować pracowników o celu zbierania danych, prawie wglądu do akt osobowych oraz

poprawiania informacji gromadzonych w aktach osobowych, dobrowolności lub obowiązku podania

danych. Jeżeli taki obowiązek istnieje, pracodawca powinien powiadomić pracownika o jego podstawie

prawnej”.

Bycie administratorem danych osobowych, nakłada na pracodawców zobowiązania określone

przepisami ustawy o ochronie danych osobowych. Zgodnie z treścią art. 26 ustawy, administrator

danych przetwarzający dane powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów

osób, których dane dotyczą, a w szczególności jest obowiązany zapewnić, aby dane te były:

1. przetwarzane zgodnie z prawem,

2. zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu

niezgodnemu z tymi celami,

3. merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane,

4. przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to

niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.

Administrator danych jest obowiązany zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające

ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych

ochroną, a w szczególności powinien zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom

nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz

zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Andrzej Marian Świątkowski, Kodeks pracy. Komentarz, Rok wydania 2010, Wydanie 3, C.H. Beck

Do przetwarzania danych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie

nadane przez administratora danych. Zatem każdorazowo dla każdej osoby dopuszczonej do

przetwarzania danych (do jakiejkolwiek pracy z danymi) musi zostać nadane upoważnienie.

Administrator danych jest obowiązany zapewnić kontrolę nad tym, jakie dane osobowe, kiedy

i przez kogo zostały do zbioru wprowadzone oraz komu są przekazywane.

Administrator danych prowadzi ewidencję osób upoważnionych do ich przetwarzania

(ewidencję osób, którym udzielono upoważnienia na przetwarzanie), która powinna zawierać:

1. imię i nazwisko osoby upoważnionej,

2. datę nadania i ustania oraz zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych,

3. identyfikator, jeżeli dane są przetwarzane w systemie informatycznym.

Osoby, które zostały upoważnione do przetwarzania danych, są obowiązane zachować

w tajemnicy te dane osobowe oraz sposoby ich zabezpieczenia.

Zgodnie z treścią art. 31 ustawy administrator danych może również powierzyć innemu

podmiotowi, w drodze umowy zawartej na piśmie, przetwarzanie danych. Podmiot przetwarzający dane

na zlecenie administratora danych jest obowiązany, przed rozpoczęciem przetwarzania danych, podjąć

środki zabezpieczające zbiór danych, o których mowa w art. 36 do 39 ustawy, oraz spełnić wymagania

określone w przepisach, o których mowa w art. 39a ustawy. W zakresie przestrzegania tych przepisów

podmiot przetwarzający dane ponosi odpowiedzialność jak administrator danych.

Przywołany artykuł 36 ustawy o ochronie danych osobowych w ust. 3 wskazuje, że administrator

danych jest zobowiązany do wyznaczenia administratora bezpieczeństwa informacji (ABI) nadzorującego

przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych, chyba, że sam wykonuje te czynności. Z uwagi na

istniejące w treści art. 31 ustawy odwołanie do treści art. 36 ustawy, artykuł ten należy stosować nie tylko

do administratora danych, ale również do podmiotu, któremu administrator powierzył przetwarzanie

danych. Z powyższego wynika zatem, że zarówno administrator danych osobowych, jak i podmiot

przetwarzający te dane na podstawie powierzenia, są zobowiązani wyznaczyć administratora

bezpieczeństwa informacji (ABI). Art. 36 ustawy, z którego wynika ten obowiązek, stosuje się do

podmiotu przetwarzającego te dane nie wprost, lecz na podstawie istniejącego odwołania. W doktrynie

wskazuje się, że ABI powinien być osobą fizyczną, a zatem administrator danych albo podmiot

przetwarzający te dane na podstawie powierzenia, mogą przyjąć obowiązki ABI tylko wówczas, gdy są

osobami fizycznymi. W innym wypadku są zobowiązani wyznaczyć osobę, pełniącą obowiązki ABI.

Zadaniem ABI jest nadzorowanie, czy są przestrzegane zasady ochrony danych osobowych poprzez

zastosowanie środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych

odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności zabezpieczenie

przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną,

przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Podmiot, któremu powierzono przetwarzanie danych osobowych, jest zobowiązany podjąć również

inne środki ochrony danych, o których mowa w art. 37, 38, 39 i 39a ustawy o ochronie danych

osobowych. Z tytułu spełnienia tych obowiązków przetwarzający dane ponosi odpowiedzialność taką, jak

administrator danych.

Sposób prowadzenia dokumentacji przez administratora danych określa wydane na podstawie art.

39 a ustawy o ochronie danych osobowych rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych

i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych

oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy

informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych ( Dz. U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1024)

Zgodnie z treścią w/w rozporządzenia, administrator powinien wprowadzić następującą

dokumentację:

• politykę bezpieczeństwa,
• instrukcję zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych.

Dokumentację prowadzi się w formie pisemnej.

Polityka bezpieczeństwa zawiera w szczególności:

1. wykaz budynków, pomieszczeń lub części pomieszczeń, tworzących obszar, w którym

przetwarzane są dane osobowe;

2. wykaz zbiorów danych osobowych wraz ze wskazaniem programów zastosowanych do

przetwarzania tych danych;

3. opis struktury zbiorów danych wskazujący zawartość poszczególnych pól informacyjnych

i powiązania między nimi;

4. sposób przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami;

5. określenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności,

integralności i rozliczalności przetwarzanych danych.

Instrukcja zawiera w szczególności:

1. procedury nadawania uprawnień do przetwarzania danych i rejestrowania tych uprawnień

w systemie informatycznym oraz wskazanie osoby odpowiedzialnej za te czynności;

2. stosowane metody i środki uwierzytelnienia oraz procedury związane z ich zarządzaniem

i użytkowaniem;

3. procedury rozpoczęcia, zawieszenia i zakończenia pracy przeznaczone dla użytkowników systemu;

4. procedury tworzenia kopii zapasowych zbiorów danych oraz programów i narzędzi programowych

służących do ich przetwarzania;

5. sposób, miejsce i okres przechowywania:

a. elektronicznych nośników informacji zawierających dane osobowe,

b. kopii zapasowych, o których mowa w pkt 4,

6. sposób zabezpieczenia systemu informatycznego przed działalnością oprogramowania, o

którym mowa w pkt III pkt 1 załącznika do rozporządzenia;

7. sposób realizacji wymogów, o których mowa w § 7 ust. 1 pkt 4;

8. procedury wykonywania przeglądów i konserwacji systemów oraz nośników informacji służących

do przetwarzania danych.

Dla każdej osoby, której dane osobowe są przetwarzane w systemie informatycznym -

z wyjątkiem systemów służących do przetwarzania danych osobowych ograniczonych wyłącznie do

edycji tekstu w celu udostępnienia go na piśmie - system ten zapewnia odnotowanie:

1. daty pierwszego wprowadzenia danych do systemu;

2. identyfikatora użytkownika wprowadzającego dane osobowe do systemu, chyba że dostęp do

systemu informatycznego i przetwarzanych w nim danych posiada wyłącznie jedna osoba;

3. źródła danych, w przypadku zbierania danych, nie od osoby, której one dotyczą;

4. informacji o odbiorcach, w rozumieniu art. 7 pkt 6 ustawy, którym dane osobowe zostały

udostępnione, dacie i zakresie tego udostępnienia, chyba że system informatyczny używany jest do

przetwarzania danych zawartych w zbiorach jawnych;

5. sprzeciwu, o którym mowa w art. 32 ust. 1 pkt 8 ustawy.

Dla każdej osoby, której dane osobowe są przetwarzane w systemie informatycznym, system

zapewnia sporządzenie i wydrukowanie raportu zawierającego w powszechnie zrozumiałej formie

informacje.

Pracownicy mają prawo do kontroli danych gromadzonych w aktach osobowych

i przetwarzanych przez pracodawcę, w szczególności:

1. uzyskania wyczerpującej informacji, czy taki zbiór istnieje, oraz do ustalenia administratora danych,

adresu jego siedziby i pełnej nazwy, a w przypadku gdy administratorem danych jest osoba fizyczna

- jej miejsca zamieszkania oraz imienia i nazwiska,

2. uzyskania informacji o celu, zakresie i sposobie przetwarzania danych zawartych w takim zbiorze,

3. uzyskania informacji, od kiedy przetwarza się w zbiorze dane jej dotyczące, oraz podania

w powszechnie zrozumiałej formie treści tych danych,

4. uzyskania informacji o źródle, z którego pochodzą dane jej dotyczące, chyba że administrator

danych jest zobowiązany do zachowania w tym zakresie tajemnicy państwowej, służbowej lub

zawodowej,

5. uzyskania informacji o sposobie udostępniania danych, a w szczególności informacji

o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane te są udostępniane,

6. uzyskania informacji o przesłankach podjęcia ostatecznego rozstrzygnięcia podczas zawierania lub

wykonywania umowy i uwzględnienia wniosku osoby, której dane dotyczą,

7. żądania uzupełnienia, uaktualnienia, sprostowania danych osobowych, czasowego lub stałego

wstrzymania ich przetwarzania lub ich usunięcia, jeżeli są one niekompletne, nieaktualne,

nieprawdziwe lub zostały zebrane z naruszeniem ustawy albo są już zbędne do realizacji celu, dla

którego zostały zebrane,

8. wniesienia, w przypadku jeżeli jest to niezbędne do wykonania określonych prawem zadań

realizowanych dla dobra publicznego lub jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie

usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych,

a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą - pisemnego,

umotywowanego żądania zaprzestania przetwarzania jej danych ze względu na jej szczególną

sytuację,

9. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych w przypadkach, wymienionych w art. 23 ust.

1 pkt 4 i 5 ustawy o ochronie danych osobowych, gdy administrator danych zamierza je przetwarzać

w celach marketingowych lub wobec przekazywania jej danych osobowych innemu

administratorowi danych,

10. wniesienia do administratora danych żądania ponownego, indywidualnego rozpatrzenia sprawy

rozstrzygniętej z naruszeniem art. 26a ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych.

Jeżeli natomiast chodzi o udostępnianie danych osobowych gromadzonych przez pracodawcę

w aktach osobowych pracowników mogą być udostępnione osobom lub podmiotom uprawnionym do ich

otrzymania na mocy przepisów prawa. Takim podmiotem może być:

• sąd, a w szczególności sąd pracy i ubezpieczeń społecznych,
• inspektorowi Państwowej Inspekcji Pracy,
• upoważniony pracowników urzędu pracy,
• inspektor uprawniony przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych,
• funkcjonariusz Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego albo Agencji Wywiadu,

Centralnego Biura Antykorupcyjnego,

• upoważnionemu inspektorowi Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Zgodnie z art. 29 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych, dane osobowe mogą być także

udostępnione w celach innych niż włączenie do zbioru, innym osobom i podmiotom niż wymienione

w art. 29 ust. 2 jeżeli w sposób wiarygodny uzasadnia potrzebę posiadania tych danych, a ich

udostępnienie nie naruszy praw i wolności osób, których dane dotyczą. Takimi podmiotami będą na

przykład związki zawodowe, które posiadają pewne ustawowe uprawnienia do sprawowania kontroli nad

przestrzeganiem przepisów prawa pracy.

Poza tym, na podstawie przepisu art. 40 ustawy o ochronie danych osobowych, administrator

danych jest obowiązany zgłosić zbiór danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych

Osobowych.

Z obowiązku rejestracji zbioru danych zwolnieni są administratorzy danych (art. 43 ust. 1):

1. objętych tajemnicą państwową ze względu na obronność lub bezpieczeństwo państwa, ochronę

życia i zdrowia ludzi, mienia lub bezpieczeństwa i porządku publicznego,

a. które zostały uzyskane w wyniku czynności operacyjno-rozpoznawczych przez funkcjonariuszy

organów uprawnionych do tych czynności,

2. przetwarzanych przez właściwe organy dla potrzeb postępowania sądowego oraz na podstawie

przepisów o Krajowym Rejestrze Karnym,

a. przetwarzanych przez Generalnego Inspektora Informacji Finansowej,

b. przetwarzanych przez właściwe organy na potrzeby udziału Rzeczypospolitej Polskiej

w Systemie Informacyjnym Schengen oraz Wizowym Systemie Informacyjnym,

3. dotyczących osób należących do kościoła lub innego związku wyznaniowego, o uregulowanej

sytuacji prawnej, przetwarzanych na potrzeby tego kościoła lub związku wyznaniowego,

4. przetwarzanych w związku z zatrudnieniem u nich, świadczeniem im usług na podstawie umów

cywilnoprawnych, a także dotyczących osób u nich zrzeszonych lub uczących się,

5. dotyczących osób korzystających z ich usług medycznych, obsługi notarialnej, adwokackiej, radcy

prawnego, rzecznika patentowego, doradcy podatkowego lub biegłego rewidenta,

6. tworzonych na podstawie przepisów dotyczących wyborów do Sejmu, Senatu, Parlamentu

Europejskiego, rad gmin, rad powiatów i sejmików województw, wyborów na urząd Prezydenta

Rzeczypospolitej Polskiej, na wójta, burmistrza, prezydenta miasta oraz dotyczących referendum

ogólnokrajowego i referendum lokalnego,

7. dotyczących osób pozbawionych wolności na podstawie ustawy, w zakresie niezbędnym do

wykonania tymczasowego aresztowania lub kary pozbawienia wolności,

8. przetwarzanych wyłącznie w celu wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia

sprawozdawczości finansowej,

9. powszechnie dostępnych,

10. przetwarzanych w celu przygotowania rozprawy wymaganej do uzyskania dyplomu ukończenia

szkoły wyższej lub stopnia naukowego,

11. przetwarzanych w zakresie drobnych bieżących spraw życia codziennego.

Zgodnie więc z treścią art. 43 ustawy pracodawcy czyli administratorzy danych przetwarzanych

w związku z zatrudnieniem u nich oraz świadczeniem im usług na podstawie umów cywilnoprawnych

zostali zwolnieni z obowiązku rejestracji zbiorów danych do ogólnokrajowego rejestru prowadzonego

przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (art. 43 ust.1 pkt 4).

Należy nadto wskazać, że ustawa o ochronie danych osobowych zawiera przepisy karne. Zgodnie

z nimi, kto administrując danymi narusza choćby nieumyślnie obowiązek zabezpieczenia ich przed

zabraniem przez osobę nieuprawnioną, uszkodzeniem lub zniszczeniem, podlega grzywnie, karze

ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. Ponadto, kto będąc do tego obowiązany nie

zgłasza do rejestracji zbioru danych, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia

wolności do roku.

Zakończenie

Niniejsze opracowanie dotyczące dokumentacji pracowniczej ma za zadanie przybliżyć

zagadnienia prawne związane z tą tematyką i przede wszystkim ukazać jak w praktyce taka dokumentacja

powinna wyglądać.

Wzory bowiem w niej wskazane stanowią zarówno przygotowane bezpośrednio przez ustawodawcę

dokumenty dołączone do rozporządzenia w formie załączników jak również opracowane i stworzone

specjalnie na potrzeby niniejszego opracowania przykłady dokumentacji pracowniczej. Mogą więc one

zostać również wykorzystane w przyszłości jako ewentualny wzór, przy tworzenia takiej dokumentacji.

Wyszukiwarka

Podobne podstrony:
dokumentacja ogledzinowa id 139 Nieznany
Nowy Dokument 20 id 323651 Nieznany
dokumenty wlasne id 139784 Nieznany
dokumenty 0001 id 139693 Nieznany
dokumentacja dok id 822902 Nieznany
dokumentacja sterownika id 4722 Nieznany
Dokumentacja 3 id 139504 Nieznany
Obieg dokumentow id 327040 Nieznany
Nowy Dokument 2 id 323648 Nieznany
Dokumenty 2 id 139661 Nieznany
39512377 Dokumenty podrozy 1 id Nieznany
Dokument1 id 119688 Nieznany
Nowy dokument id 323647 Nieznany
Doti dokumenty wyk 11 id 674369 Nieznany
Analizy dokumentacyjne id 62053 Nieznany
dokumentacja 7 id 139509 Nieznany
Dokumentacja 3 id 139504 Nieznany
Obieg dokumentow id 327040 Nieznany
Abolicja podatkowa id 50334 Nieznany (2)

więcej podobnych podstron