Obowiązki na stanowiskach administracyjnych

obowiązki

tak/nie

obsługa i przyjmowanie gości oraz delegacji

nadzór nad dokumentami

koordynacja pracy sekretariatu

organizacja pracy przełożonych

wykonywanie poleceń przełożonego według jego wskazówek

koordynowanie bazy danych

prowadzenie korespondencji, odbieranie telefonów

przechowywanie i archiwizacja dokumentów

zakup i ewidencja materiałów biurowych

pomoc w organizacji specjalistycznych szkoleń

współpraca z dostawcami usług kurierskich i transportowych

wykonywanie poleceń służbowych kierownika ds. administracji

udział w spotkaniach biznesowych, spotkaniach zarządu

tworzenie raportów ze spotkań

tworzenie listy gości na konferencje i inne wydarzenia firmowe

zarządzanie kalendarzem swojego przełożonego

tworzenie korespondencji okolicznościowej

zarządzanie dokumentacją

prowadzenie rozmów telefonicznych

zastępowanie przełożonego podczas jego nieobecności

organizacja, prowadzenie spotkań

obsługa urządzeń biurowych

kontrola budżetu

przygotowywanie umów, tłumaczeń

odpowiedzialność za wystrój biura

organizacja spotkań biznesowych oraz imprez firmowych

realizacja wyznaczonych zadań administracyjnych

prowadzenie baz danych pracowników

przygotowywanie okresowych statystyk, raportów

sporządzanie dokumentów finansowych do księgowości

zakup i prowadzenie ewidencji środków trwałych

optymalizacja kosztów funkcjonowania firmy

tworzenie oraz implementacja polityki biura

kontakt z dostawcami sprzętu biurowego

zarządzanie dostawami

dystrybucja poczty wśród pracowników

zapewnienie płynnego przepływu informacji w firmie

wyznaczanie oraz monitorowanie zadań biura i sekretariatu

rekrutacja pracowników biurowych

organizacja i przeprowadzanie szkoleń

ewaluacja pracy osób zatrudnionych w biurze

opracowywanie i nadzór nad dokumentacją firmową

nadzorowanie zaopatrzenia biura oraz zatwierdzanie wydatków na niezbędne materiały
biurowe

zarządzanie pracą podległego zespołu z działu administracji

kontrolowanie szkoleń pracowników

dbałość o przestrzeganie procedur firmowych oraz budowanie odpowiedniego wizerunku firmy
w relacjach z partnerami