Strona 1 z 10

Ewidencje VAT

Jednym z obowiązków podatników VAT jest prowadzenie ewidencji dotyczącej podatku

od towarów i usług (niezależnie od prowadzenia innych ewidencji), na podstawie której
jest sporządzana deklaracja podatkowa. Podstawą sporządzenia deklaracji może być
tylko ewidencja prowadzona rzetelnie i niewadliwie, czyli w taki sposób, aby wynikały z
niej dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości
podatku należnego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub

podlegającej zwrotowi z urzędu.

Obowiązek prowadzenia ewidencji (rejestru zakupu i sprzedaży) mają:



podatnicy VAT czynni, czyli składający deklaracje,



podatnicy korzystający ze zwolnienia podmiotowego.

Podatnicy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione od opodatkowania nie mają tego
obowiązku.

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług wyodrębnia trzy grupy

podatników, podlegające różnym obowiązkom ewidencyjnym.

1. Grupa podstawowa –

to podatnicy czynni zobowiązani do rozliczania podatku

od towarów i usług (składający deklaracje VAT).

Podatnicy ci są obowiązani (jest to obowiązek, a nie wybór) – na podstawie art. 109

ust. 3 ustawy – do prowadzenia pełnej ewidencji na potrzeby VAT.

Nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji każdego dnia. Należy ją sporządzić najpóźniej
w momencie wypełniania deklaracji podatkowej. Przepisy o VAT nie określają

obowiązkowej formy prowadzenia ewidencji na potrzeby tego podatku, lecz tylko
wymogi, którym ewidencja ta powinna odpowiadać. Każdy rodzaj ewidencji, który

spełnia wymogi, jest zgodny z prawem.
Artykuł 109 ust. 3 ustawy określa dokładnie, co powinno się w niej znaleźć, aby
spełniała stawiane jej wymagania. Ewidencja powinna przede wszystkim zawierać:



kwoty określone w art. 90 ustawy, czyli kwoty podatku naliczonego związane z

czynnościami, w stosunku do których przysługuje prawo do obniżenia podatku

należnego, i kwoty, w stosunku do których prawo takie nie przysługuje. Kwoty te

mogą być – jeżeli jest to możliwe – zaewidencjonowane wprost lub poprzez

wyliczenie za pomocą struktury sprzedaży,



dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, czyli

nazwę towaru lub usługi oraz ich wartość netto,



wysokość podatku należnego,



kwotę podatku naliczonego obniżającego podatek należny,

Strona 2 z 10



kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego (nadwyżka podatku

należnego nad podatkiem naliczonym) lub zwrotowi z tego urzędu (nadwyżka

podatku naliczonego nad podatkiem należnym),



inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Do prowadzenia pełnej ewidencji obowiązani są również rolnicy ryczałtowi, jeżeli
dokonują eksportu towarów i chcą skorzystać ze stawki opodatkowania 0%.

Spełnienie przez podatników VAT obowiązku prowadzenia pełnej ewidencji na potrzeby

VAT wymaga sporządzania odrębnych rejestrów zakupu i sprzedaży w celu
prawidłowego wyliczenia podatku od towarów i usług za każdy miesiąc.
Aby ułatwić sobie szybkie i poprawne wypełnienie deklaracji podatku od towarów i
usług, najlepiej założyć kilka rejestrów VAT dokumentujących zakupy i sprzedaż.

2. II grupa -

podatnicy zwolnieni podmiotowo od VAT, którzy są zobowiązani

(mimo zwolnienia z obowiązku rozliczania podatku i składania deklaracji
podatkowej) do prowadzenia ewidencji uproszczonej, tj. ewidencji sprzedaży.

Obowiązek jej prowadzenia mają osoby zwolnione od VAT (z wyboru) na podstawie art.

113 ust.1 ustawy, tj. u których wysokość obrotu w poprzednim roku podatkowym nie

przekroczyła kwoty limitu uprawniającej do wyboru zwolnienia – 150.000,00 zł - (do

chwili przekroczenia jej w bieżącym roku podatkowym), oraz podatnicy rozpoczynający
działalność w trakcie tego roku, gdy przewidywana przez nich kwota sprzedaży nie

przekroczy tej kwoty (wyliczonej proporcjonalnie do okresu prowadzonej działalności
w ciągu roku)- art. 113 ust.9 ustawy.

Do wartości sprzedaży uprawniającej do korzystania z tego zwolnienia nie wlicza się
kwoty podatku.

Nie wlicza się również czynności wymienionych w art. 113 ust. 2, tj.:

1) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz sprzedaży wysyłkowej

z terytorium kraju oraz sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju,

2) odpłatnej dostawy towarów i odpłatnego świadczenia usług, zwolnionych

od podatku, na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie

art. 82 ust. 3, z wyjątkiem:

a. transakcji związanych z nieruchomościami,
b. usług, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 7, 12 i 38–41,

c. usług ubezpieczeniowych

– jeżeli czynności te nie mają charakteru transakcji pomocniczych;

Strona 3 z 10

3) odpłatnej dostawy towarów, które na podstawie przepisów o podatku

dochodowym są zaliczane przez podatnika do środków trwałych oraz wartości
niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji.

Kwota 150.000 zł jest limitem rocznym, co oznacza, że podatnicy rozpoczynający
działalność w trakcie roku muszą wziąć pod uwagę, że kwota obliczona w proporcji
do okresu prowadzenia działalności będzie jeszcze niższa i zależeć będzie od tego,
w którym dniu w trakcie roku rozpoczęto działalność gospodarczą.

Zgodnie bowiem z art. 113 ust. 9 ustawy o VAT podatnicy ci wyliczają graniczną kwotę

obrotu uprawniającą do zwolnienia w następujący sposób:

A = B × C/D

gdzie:

A – oznacza graniczną kwotę obrotu w proporcji do okresu prowadzonej
działalności, której przekroczenie powoduje utratę zwolnienia,

B – oznacza limit określony w art. 113 ust. 1, czyli 150.000 zł,

C – oznacza liczbę dni prowadzenia działalności, jaka pozostała do końca roku,

D – oznacza liczbę dni w roku podatkowym.

Podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT (tzw. drobni przedsiębiorcy) zobowiązani

są do prowadzenia ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 1 ustawy o VAT. Ewidencja

ta jest znacznie uproszczona w porównaniu do ewidencji, która prowadzą czynni
podatnicy VAT.

Jeśli podatnik dokonuje sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących

działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych i nie przysługują mu zwolnienia z
obowiązku stosowania kasy rejestrującej – to ewidencja sprzedaży dokonywana jest

za pomocą tej kasy.

Prowadzenie ewidencji sprzedaży przez podatnika zwolnionego z VAT jest niezbędne w
celu ustalenia momentu, w którym wartość sprzedaży przekroczy wartość uprawniającą

podatnika do korzystania ze zwolnienia od podatku.

Prowadzona przez tych podatników ewidencja powinna zawierać wartość sprzedaży
w danym dniu, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym.

Ma to na celu ustalenie momentu uzyskania kwoty sprzedaży, która powoduje utratę
zwolnienia podmiotowego. Przepisy nie określają ponadto, w jakiej formie ewidencja ma

Strona 4 z 10

być prowadzona. Wymóg ten będzie spełniała każda jej postać zawierająca wartość
sprzedaży dokonanej w danym dniu.

Za nieprowadzenie ewidencji przepisy przewidują zastosowanie sankcji.
W razie stwierdzenia, że ewidencja nie jest prowadzona lub jest prowadzona w sposób
nierzetelny, naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej określa wartość

niezaewidencjonowanej sprzedaży przez oszacowanie i ustala podatek z zastosowaniem
stawki VAT 23%., bez możliwości odliczenia podatku naliczonego.

Ewidencja sprzedaży prowadzonej przez podatników zwolnionych z VAT

za maj 2014 r.

Lp.

Data sprzedaży

Kwota sprzedaży w zł

Kwota sprzedaży

narastająco od początku

roku w zł

Uwagi

Z przeniesienia

100 980,00

1. 02.05.2014 r.

2 320,00

103 300,00

2. 06.05.2014 r.

5 490,00

108 790,00

3. 12.05.2014 r.

4 810,00

113 600,00

4. 14.05.2014 r.

7 850,00

121 450,00

5. 19.05.2014 r.

9 200,00

130 650,00

6. 21.05.2014 r.

10 100,00

140 750,00

7. 28.05.2014 r.

12 400,00

153 150,00

Suma

52 170,00

Razem narastająco od początku roku do
przeniesienia

153 150,00

3. III grupa -

podatnicy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione od

opodatkowania, czyli czynności zwolnione na podstawie art. 43 ustawy o VAT

Podatnicy ci nie muszą ewidencjonować sprzedaży zwolnionej od VAT.

Jednak – podobnie jak w poprzednim przypadku (zwolnieni podmiotowo) – w stosunku
do tych podatników przepisy przewidują możliwość zastosowania sankcji,

Są to sankcje nie za brak ewidencji, ale za dokonywanie sprzedaży opodatkowanej i

niezapłacenie od niej podatku należnego.

Jeżeli wartość tej sprzedaży nie będzie możliwa do ustalenia na podstawie posiadanej

dokumentacji, naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej ustali ją przez

oszacowanie oraz określi kwotę podatku należnego według stawki 23%., bez prawa do
obniżenia podatku należnego.

Strona 5 z 10

Rolnicy ryczałtowi są także zwolnieni z prowadzenia pełnej ewidencji na potrzeby VAT.
Rolnicy ryczałtowi, którzy dokonują wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, są

jednak zobowiązani do prowadzenia ewidencji wartości nabywanych przez nich
towarów z innych państw członkowskich.
Ewidencja powinna wskazać dzień, w którym wartość tych towarów przekroczy

wyrażoną w złotych kwotę odpowiadającą równowartości 10 000 euro, z
uwzględnieniem wartości nabytych nowych środków transportu oraz wyrobów
akcyzowych zharmonizowanych.
Jeżeli podatnik zwolniony od VAT przekroczy tę kwotę, uznaje się, że nabycie (powyżej
tej kwoty) podlega opodatkowaniu, wobec czego będzie zastosowany art. 9 ustawy, na

podstawie którego powstaje obowiązek opodatkowania wewnątrzwspólnotowego
nabycia.

Rodzaje ewidencji VAT

1. Ewidencja sprzedaży - w celu określenia kwoty podatku należnego.
2. Ewidencja zakupów - w celu ustalenia prawidłowej kwoty podatku naliczonego.

Każdą z nich można podzielić na oddzielną ewidencję i każda powinna zawierać inne

informacje.

Ewidencja sprzedaży

Operacje gospodarcze dotyczące transakcji sprzedaży zalicza się do tych okresów

sprawozdawczych, których dotyczą (w których powstał obowiązek podatkowy w VAT).

Mając na uwadze zasady opodatkowania obowiązujące w systemie podatku od towarów

i usług, można podzielić sprzedaż na:



sprzedaż opodatkowaną,



sprzedaż zwolnioną od podatku,



sprzedaż niepodlegającą opodatkowaniu.

W sprzedaży opodatkowanej wyodrębnia się sprzedaż opodatkowaną według stawek :



23 %



8 %,



5 %,



0 %.

Z punktu widzenia zasięgu terytorialnego można podzielić sprzedaż na:



krajową,



eksportową,



wewnątrzwspólnotową.

Strona 6 z 10

Rejestr sprzedaży – jako łącznik między ewidencją księgową, deklaracją podatkową a
dokumentacją obowiązującą w systemie podatku od towarów i usług – zawiera trzy
grupy danych, czyli dane:

1.

identyfikujące dokument (faktura VAT, dokument wewnętrzny, faktura
korygująca),

2.

identyfikujące kontrahenta, dla którego dokument wystawiono,

3.

o wartości przychodu ze sprzedaży i związanego z nim VAT należnego, w

przekrojach umożliwiających sporządzenie deklaracji.

Zakres treściowy rejestru sprzedaży powinien obejmować:



numer kolejny w rejestrze,



numer kolejny dokumentu,



data dokonania dostawy towarów, zakończenia usługi a przy eksporcie datę
przekroczenia granicy,



datę wystawienia dokumentu,



numer identyfikacyjny nabywcy (nie dotyczy sprzedaży eksportowej oraz osób

fizycznych),



nazwę (imię i nazwisko) oraz adres (siedziba) nabywcy,



wartość dokonanej netto sprzedaży według stawek podatkowych,



VAT należny według grup podatkowych,



wartość sprzedaży zwolnionej od VAT,



kwotę należności (kwota należna z tytułu sprzedaży wraz z VAT).

Niezbędne dane do sporządzenia deklaracji można uzyskać dokonując rozbudowy

kolumn rejestrów lub „specjalizacji” rejestrów, w ramach których można wyodrębnić
rejestry:



sprzedaży eksportowej,



dostawy towarów oraz świadczenia usług na terytorium kraju zwolnionych od

opodatkowania,



czynności traktowanych na równi ze sprzedażą, dokumentowanych

dokumentami wewnętrznymi,



dostaw wewnątrzwspólnotowych,



korekt na podstawie faktur korygujących,



wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (podlega opodatkowaniu u

nabywcy),



importu usług (podlega opodatkowaniu u nabywcy),



dostaw towarów, dla których podatnikiem jest nabywca (np. zakup nowych

środków transportu, odwrotne obciążenie VAT).

Strona 7 z 10

Prowadzenie pełnej ewidencji sprzedaży – z wykorzystaniem rejestrów sprzedaży –
wymaga stosowania następujących zasad:

1. rejestry sprzedaży powinny być sporządzane za okresy miesięczne,
2. wszystkie wystawione w danym miesiącu dokumenty (faktury VAT i dokumenty

wewnętrzne) należy ujmować w sposób chronologiczny, według kolejnych
numerów, bez względu na okres, w którym dokonano sprzedaży,

3. dla zachowania kolejności numeracji faktur należy stosować tyle rejestrów, ile

jest stanowisk wystawiających faktury.

Jeżeli do jednego konta syntetycznego podatnik prowadzi kilka rejestrów sprzedaży,
konieczne jest sporządzenie zestawień zbiorczych, obejmujących sumy miesięczne
wynikające z poszczególnych rejestrów oraz pozycje i dane zawarte w poszczególnych
rejestrach.

Zbiorcze zestawienie rejestrów powinno zawierać:



sumy przychodów ze sprzedaży (podstawa opodatkowania) w przekroju stawek

VAT,



VAT należny według stawek 23 %, 8 %., 5 % i 0 %.,



przychody ze sprzedaży zwolnionej od podatku,



przychody ze sprzedaży wraz z VAT stanowiące sumę należności od odbiorców.

Przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów należy również uwzględnić w
ewidencji wszelkie podatki, cła, opłaty i inne należności płacone w związku z tym

nabyciem, a także dodatkowe wydatki, takie jak prowizje, koszty opakowania,
transportu, ubezpieczenia, które stanowią podstawę opodatkowania tego nabycia.

Ewidencja zakupu

Rejestr zakupu służy przede wszystkim prawidłowemu wyliczeniu kwoty podatku
naliczonego.

W konstrukcji rejestru zakupu ujmującego oryginały faktur i faktur korygujących
niezbędne staje się uwzględnienie podziału zakupu towarów i usług na następujące

grupy:



za które nie przysługuje odliczenie VAT,



zwolnione od podatku,



opodatkowane stawką 0 %.,



opodatkowane według stawek 23%., 8 %. i 5 %., związane ze sprzedażą

opodatkowaną, opodatkowaną i zwolnioną od podatku oraz zwolnioną od

podatku.

Strona 8 z 10

Przedstawiony podział kupna towarów i usług wynika z faktu, że przy zakupach
związanych ze sprzedażą:



opodatkowaną – VAT zawarty w dokumencie podlega w całości odliczeniu od
podatku należnego,



opodatkowaną i zwolnioną – VAT podlega, co do zasady, odliczeniu w części
odpowiadającej procentowemu udziałowi wartości sprzedaży netto towarów
opodatkowanych w wartości sprzedaży netto ogółem,



zwolnioną – VAT nie podlega odliczeniu.

Poza przedstawionym podziałem w systemie VAT zakłada się jeszcze jeden przekrój
klasyfikacyjny, znajdujący odbicie w deklaracji podatkowej, a mianowicie:



zakup towarów i usług zaliczanych do środków trwałych,



korektę podatku naliczonego od nabycia środków trwałych,



zakup (nabycie) pozostałych towarów i usług,



kwotę ulgi uprawniającą do zmniejszenia kwoty podatku należnego od zakupu
kas rejestrujących,



kwotę podatku objętą zaniechaniem poboru,



kwotę nadwyżki podatku naliczonego nad należnym z poprzedniej deklaracji.

Rejestr zakupu powinien zawierać następujące dane:



kolejny numer pozycji w rejestrze,



datę wpływu faktury,



datę wystawienia faktury (np. przy korekcie podatku naliczonego),



numer faktury,



numer identyfikacyjny sprzedawcy,



nazwę i siedzibę sprzedawcy,



wartość dostawy w cenie zakupu brutto (łącznie z VAT),



wartość zakupu w cenie netto,



kwoty podatku naliczonego,



wartość zakupów nieopodatkowanych,



wartość zakupów, od których VAT nie podlega odliczeniu.

Niezbędne do sporządzenia deklaracji dane o wartości zakupu i podatku naliczonego

można uzyskać, dokonując rozbudowy kolumn rejestrów lub opracowując szereg

rejestrów tematycznie jednorodnych z punktu widzenia przedmiotu transakcji zakupu.
W celu ujęcia wartości zakupu i podatku naliczonego przez podatnika VAT – mogą być

stosowane następujące rejestry:



towarów z importu,



towarów i usług w kraju,

Strona 9 z 10



środków trwałych i inwestycji,



usług,



towarów przeznaczonych do dalszej odprzedaży,



materiałów,



korekt (nabycia środków trwałych i innych).



odwrotne obciążenie VAT

Prowadzone rejestry zakupów i rejestry korekt zakupów stanowią wymaganą formę

ewidencji otrzymanych faktur VAT, faktur korygujących VAT i dowodów odprawy celnej
SAD, dokumentujących zakupy towarów i usług dokonywane w poszczególnych

okresach rozliczeniowych przez podatnika VAT.
Służą także do prawidłowego sporządzenia deklaracji VAT-7 (podania wysokości

podatku naliczonego) oraz kontroli powiązań między ewidencją księgową, deklaracją
podatkową i dokumentacją zakupu.

Istotne jest również to, że do ewidencji wpisujemy zawsze kwoty złotych i kwoty groszy,

natomiast do deklaracji przenosimy kwoty pełnych złotych. W ewidencji i w deklaracji

kwoty muszą być wyrażane w złotych.
Jeżeli mamy faktury VAT, w których kwoty są podane w obcych walutach lub w euro,
przed wpisaniem do ewidencji i deklaracji należy je przeliczyć na złote według
średniego kursu tej waluty ogłoszonego przez NBP w dniu powstania obowiązku

podatkowego, a jeżeli w tym dniu kurs ten nie został wyliczony i ogłoszony, przyjmuje
się kurs wyliczony i ogłoszony ostatnio (przed tym dniem).

Wymagania co do prowadzenia ewidencji są zróżnicowane w zależności od rodzaju

stosowanej procedury. Omówimy je odrębnie dla każdej z nich.

Świadczenie usług turystyki

Przy świadczeniu tych usług odrębnie określa się podstawę opodatkowania dla usług

własnych i odrębnie dla usług nabytych od innych podatników dla bezpośredniej
korzyści turysty. W celu tym należy ustalić, jaka część należności za usługi przypada na

usługi nabyte od innych podatników dla bezpośredniej korzyści turysty, a jaka na usługi

własne. Rejestr na potrzeby VAT powinien zawierać następujące informacje:



wartość usług nabytych dla bezpośredniej korzyści,



wartość usług własnych,



podatek należny od usług własnych,



wartość kwoty należnej od nabywcy,



wartość marży,



wartość podatku należnego od marży,

Strona 10 z 10



wartość usług wykonanych poza terytorium Wspólnoty podlegających

opodatkowaniu stawką 0 %.

Dostawa towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i
antyków

Jeżeli podatnik korzysta z procedury polegającej na opodatkowaniu marży (do całego

obrotu lub częściowo), powinien uwzględnić w ewidencji – poza informacjami (w
zakresie, w którym go dotyczą) przedstawionymi przy prowadzeniu ewidencji pełnej –
również kwoty nabycia towarów niezbędne do określenia kwoty marży i należnego od
niej podatku.

Dostawa złota inwestycyjnego

Przy dostawie złota inwestycyjnego należy w ewidencji uwzględnić również dane
umożliwiające identyfikację nabywcy.

Świadczenie usług elektronicznych przez podmioty zagraniczne osobom

niepodlegającym opodatkowaniu na terytorium UE

Podmioty te są zobowiązane do prowadzenia ewidencji w postaci elektronicznej.
Powinna ona zawierać dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy
opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, kwoty VAT do zapłaty w państwie

członkowskim konsumpcji, całkowitej kwoty VAT do zapłaty w państwie członkowskim
identyfikacji. Ewidencja powinna być przechowywana przez 10 lat (a nie 5 lat), licząc od

zakończenia roku, w którym dokonano świadczenia tych usług, i powinna być
udostępniona na każde żądanie państwa członkowskiego.

Wewnątrzwspólnotowe transakcje trójstronne

Przy stosowaniu procedury uproszczonej przy tych transakcjach podatnik jest ponadto
zobowiązany do uwzględnienia w prowadzonej ewidencji następujących danych:



jeżeli jest drugim w kolejności podatnikiem – wynagrodzenia ustalonego od tej

transakcji oraz adresu i nazwy ostatniego w kolejności podatnika, obowiązanego

do rozliczenia VAT od tej transakcji,



jeżeli jest ostatnim w kolejności podatnikiem – wartości dokonanej na jego rzecz

dostawy, kwoty podatku należnego oraz nazwy i adresu drugiego w kolejności

podatnika podatku od wartości dodanej.