STUDIA II STOPNIA

FINANSE I RACHUNKOWOŚĆ

l

ORGANIZACJA SYSTEMU RACHUNKOWOŚCI

Opracował/-a:

Bożena

Oleszko-Kurzyna

Organizacja

rachunkowosci

• zespół sposobów

umożliwiających uporządkowane

powiązanie różnych czynności i urządzeń

niezbędnych do

realizacji procesu

informacyjnego

, w

celu zapewnienia prawidłowego

funkcjonowania rachunkowości w jednostce gospodarczej
z uwzględnieniem jej

specyficznych cech, możliwości

technicznych i kadrowych oraz przy racjonalnym
zaangażowaniu środków i nakładów pracy

Zakres organizacji rachunkowosci

• organizacja procesu

informacyjnego

w systemie

rachunkowości

• organizacja działu rachunkowości

Etapy procesu informacyjnego

• Gromadzenie danych

:

obserwacja, pomiar,

wycena, dokumentacja

• Przetwarzanie danych

: rejestracja,

rozliczanie, kalkulacja, weryfikacja zapisów

• Prezentacja informacji

: sprawozdawczość

(ex post), analiza (interpretacja informacji),
planowanie w przyszłych okresach (ex ante)

Elementy organizacji procesu

informacyjnego

• Organizacja dokumentacji księgowej

(rodzaje

dokumentów, ich wystawianie, kontrola, obieg,
przechowywanie);

• Organizacja ewidencji księgowej

(plan kont,

forma i technika księgowości),

• Organizacja inwentaryzacji i kontroli

wewnętrznej

;

• Organizacja sprawozdawczości

(rodzaje,

zasady sporządzania, badanie, zatwierdzanie).

Organizacja działu rachunkowości

1. lokalizacja działu rachunkowości

w

strukturze jednostki gospodarczej,

2. wewnętrzna struktura rachunkowości

,

3. podział pracy w dziale rachunkowości
4. wyposażenie techniczne

tego działu

5. dobór i przygotowanie

personelu

.

Organizacja rachunkowości wymaga

opracowania

• dokumentacji zasad rachunkowości

zawierającej m

.in.

plan kont oraz dokumentacje systemu informatycznego;

• plan (instrukcję) dokumentacji księgowej i jej

obiegu;

• instrukcję i plan inwentaryzacji

;

• instrukcję kontroli wewnętrznej

;

• plan (instrukcję) sprawozdawczości;
• schemat organizacji i plan pracy działu

rachunkowości.

Zasada racjonalnego podziału pracy

• wkomponowanie działu rachunkowości w schemat

organizacyjny

jednostki gospodarczej;

• opracowanie schematu organizacyjnego działu

rachunkowości

(struktura scentralizowana albo

• zdecentralizowana);

• podział pracy miedzy komórki (stanowiska) działu

rachunkowości

;

• równomierne rozłożenie czynności

,

aby nie następowało

spiętrzenie prac lub okresy „puste”.

Dokumentacja zasad (polityki) rachunkowości

• Zasady rachunkwości …..

Składniki (elementy) ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe obejmują

zbiory zapisów księgowych,

obrotów (sum zapisów) i sald

, które tworzą:

•dziennik,
•księgę główna,
•księgi pomocnicze

,

•zestawienia:

obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald

kont ksiąg pomocniczych,

•wykaz składników aktywów i pasywów

(inwentarz).

Praca zaliczeniowa

1.

Miejsce organizacji rachunkowości w przedsiębiorstwie

-Podstwa prawna organizacji rachunkowości w jednostce - prezentacja p-stw
-Struktura organizacyjna p-stwa – miejsce działu rachunkowości (

w tym dz. Kosztów,

controlingu, rach. zarządczej

) w strukturze i powiązania z pozostałymi działami –

przepływ informacji
-Narzędzia organizacyjne: organigramy, operogramy, terminarze, harmonogramy

2

.

Organizacja dokumentacji księgowej

-Podział dokumentów ksiegowych
-Instrukcja obiegu i kontroli dowodów ksiegowych, zasady numerowania
dokumentów
-Przykład obiegu i kontroli wybranych dokumentów
-Archiwizacja i zabezpieczenie dokumentów księgowych
-Elektroniczna wymiana dokuementów

3.

Organizacja ewidencji księgowej

-Zakładowy plan kont jednostki – specyficzne dokumenty ze względu na
działalność, zastosowane oprogramowanie
-Dekretacja dokumentów księgowych
-Przykłady ewidencji na kontach specyficznych

4.

Organizacja inwentaryzacji

-Metody i terminy inwentaryzacji w jednostce
-Przygotowanie inwentaryzacji
-Przebieg
-Zakończenie i rozliczenie
5.

Organizacja systemu kontroli

6. Organizacja systemu sprawozdawczości i systemy
informatyczne rachunkowości

Narzędzia organizacji

rachunkowości

• Zespół środków

zmierzających do

zapewnienia optymalnej spójności

m.

komórkami działu rachunkowości a
czynnościami wykonywanymi przez ten
dział,

w celu uzyskania rzetelnych terminowych i

dokładnych informacji, przy pełnym wykorzystaniu form,
technik i czasu pracy

Zadania dla narzędzi org.

• Zapewnienie

koordynacji

czynności i wykonawców

• Sprzyjanie

równomiernemu podziałowi pracy

m.

poszczególne komórki i pracowników działu rachunkowości
–

czas, przestrzeń

• Kontrola

wykonanych czynności

• Wpływanie na

wykonywanie prac w pożądanych

terminach

Grupy narzędzi

organizacyjnych

1.

Zapewniające

statyczną

koordynację czynności bez

mechanizmu optymalizacji powiązań m.nimi.:

-koordynacja w przestrzeni (

organigramy i

operogramy)

-w czasie

terminarze

-W czasie i przestrzeni (

harmonogramy)

2.

Stwarzające podstawy

koordynacji działań

przy

jednoczesnej

optymalizacji

powiązań m.nimi (

zadania

wiloczynnościowe, wykonywane kolejno lub w jednym czasie)

-Metody modelowania sieiciowego (PERT, PERT – TIME
)

Czynniki wpływające na strukturę organizacyjną

działu rachunkowosci

• Wielkość jednostki gospodarczej
• Specyfika działalności
• Stosowana technika prowadzenia rachunkowości
• Polityka rachunkowości
• Kwalifikacje i umiejętności pracowników działu

Modele organizacji rachunkowości

• Scentralizowany
• Zdecentralizowany
• Mieszany

• Każda jednostka gospodarcza, która

ma dział rachunkowości – powinna
opracować

INSTRUKCJĘ

funkcjonowania działu

- forma pisemna
- zatwierdzona przez kierownika

Przekazanie prowadzenia ksiąg rachunkowych do

wyspecjalizowanych firm

• Biuro rachunkowe
• Outsourcing księgowowści

Zasady rachunkowości (polityka

rachunkowości

)

Zbiór obowiązujących

reguł, procedur i norm

, które mają za

zadanie zapewnić dostarczanie przez rachunkowość informacji

pełnych, rzetelnych, jasnych i użytecznych

o sytuacji

majątkowej podmiotu gospodarczego oraz o jego działalności

gospodarczej i osiągniętych wynikach finansowych.

Hierarchia zasad rachunkowości

Zasada true and fair view

zasada jasnego i rzetelnego obrazu sytuacji finansowej i majątkowej

Zasady nadrzędne

zasada memoriału
zasada współmierności kosztów i przychodów
zasada ostrożnej wyceny
zasada kontynuacji działania
zasada ciągłości
zasada istotności

Zasady szczegółowe

zasada dokumentacji

zasada kompletności

zasada zrozumiałości

Zasada wiernego i rzetelnego obrazu sytuacji
majątkowej i finansowej

Art. 4 ust. 1

Jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę)

rachunkowości,

rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację

majątkową i finansową oraz wynik finansowy

.

Wszystkie zdarzenia gospodarcze w ramach zakresu systemu
rachunkowości należy przedstawić zgodnie z ich rzeczywistym,
prawdziwym przebiegiem, a więc bezstronnie.

Zasada memoriału

Art. 6 ust. 1

W księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte,
przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z
tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od
terminu ich zapłaty.

Należy wykazywać wszystkie przychody i koszty jednostki, bez względu na to, czy powstałe w
związku z nimi rozrachunki (należności i zobowiązania) zostały uregulowane.

Zasada współmierności kosztów i przychodów

Art. 6 ust. 2

Dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi
kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego
zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz
przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie
zostały poniesione.

Zgodnie z tą zasadą elementami (przychodami, kosztami) wyniku finansowego
danego okresu mogą być tylko te przychody i koszty, które dotyczą danego
okresu, a więc są współmierne.

Zasada ostrożnej wyceny

Art. 7 ust. 1

Poszczególne składniki aktywów i pasywów wycenia się stosując rzeczywiście
poniesione na ich nabycie (wytworzenie) ceny (koszty), z zachowaniem
ostrożności

.

-W szczególności należy w tym celu w wyniku finansowym, bez względu na jego
wysokość, uwzględnić:

-

zmniejszenia wartości użytkowej lub handlowej składników aktywów,

w tym również dokonywane w postaci odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych,

-

wyłącznie niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne i zyski nadzwyczajne,

-

wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne i straty nadzwyczajne,

-

rezerwy na znane jednostce ryzyko, grożące straty oraz skutki innych zdarzeń

Zasada kontynuacji działania

Art. 5 ust. 2

Przyjmuje się założenie, że jednostka będzie kontynuowała w dającej się
przewidzieć przyszłości (najbliższym roku obrotowym po sporządzeniu
sprawozdania finansowego) działalność w niezmienionym istotnie zakresie
(np. zamknięcie jednego z wydziałów produkcyjnych, zmiana profilu działalności
lub wręcz likwidacja lub upadłość jednostki), bez postawienia jej w stan
likwidacji lub upadłości, chyba że jest to niezgodne ze stanem
faktycznym lub prawnym.

W przypadku zagrożenia kontynuacji działalności aktywa i pasywa wycenia się po cenie
sprzedaży netto lub wartości księgowej w zależności od tego która jest niższa.

Zasada ciągłości

Art. 5 ust. 1

Przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły,
dokonując w kolejnych latach obrotowych takich samych metod, sposobów:

-

grupowania wszystkich operacji gospodarczych

-

wyceny aktywów i pasywów oraz dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub

umorzeniowych

-

ustalania wyniku finansowego

-

sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich

wynikające były porównywalne. Bilans zamknięcia roku poprzedzającego powinien
stanowić bilans otwarcia roku następnego.

Zasada istotności

Art. 4 ust. 4

Jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości
stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego
wpływu na przedstawienie rzetelnie i jasno sytuacji majątkowej i
finansowej oraz wyniku finansowego.

Dla operacji mniej znaczących umożliwia stosowanie uproszczeń w ewidencji, rozliczaniu
i prezentacji w sprawozdaniu finansowym, jeżeli nie spowoduje to zniekształcenia w
istotny sposób majątku i wyniku finansowego jednostki, a więc nie pozostaje w
sprzeczności z zasadą wiernego i rzetelnego obrazu. Istotna jest więc waga informacji.

.

Zasady szczegółowe

Zasada dokumentacji polega na tym, że każda pojedyncza operacja gospodarcza,
nawet o niewielkiej wartości, musi być odrębnie udokumentowana.

Zasada kompletności polega na tym, że w rachunkowości wszystkie operacje
gospodarcze muszą być ujęte i zaksięgowane na odpowiednich kontach w ujęciu
chronologicznym i systematycznym.

Zasada zrozumiałości (przejrzystości) oznacza, że przedstawiane informacje
muszą być zrozumiałe dla wszystkich odbiorców sprawozdania finansowego
przedsiębiorstwa.

Zasada nominalizmu

Art. 9

Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej.

Zasada ta oznacza ujęcie aktywów i pasywów wartościowo, w tym również walut
obcych w przeliczeniu na walutę polską

Zasada periodyzacji

Art..10 ust. 1

Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim
przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności
dotyczące:

1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów
sprawozdawczych…

Wyniki działalności jednostek gospodarczych ujmuje się w wyznaczonych odcinkach
czasu, które są ograniczone umownymi datami - okresami obrachunkowymi –
które obejmują rok obrotowy (12 kolejnych miesięcy) i okresy sprawozdawcze
(np. kwartały, poszczególne miesiące roku obrotowego).