1

Rozdział 3

Zapis transakcji w

systemie rachunkowości

2

System rachunkowości

podwójnej



Firmie występują codziennie tysiące
transakcji.

•

Księgowi muszą rejestrować wszystkie
transakcje w systematyczny sposób.



Księgowy wykorzystują

system zapisu

podwójnego

, w którym przynajmniej

dwa konta zmieniają salda.

3

System rachunkowości

podwójnej



Każda transakcja musi zostać zanalizowana
aby określić które konta się zmieniają , jak
się zmieniają (zwiększają się lub zmniejszają
się) i o jaka kwotę się zmieniają.



Równanie bilansowe może zostać
wykorzystane dla celów tej analizy, ale zapis
tylu transakcji w podany sposób jest
niemożliwe.

•

W praktyce księgowy używają

rejestrów

.

4

Rejestry



Rejestry

- to grupa powiązanych ze

sobą kont

•

Pomyśl o rejestrze jako o zeszycie, którego
każda kartka to pojedyncze konto.

•

Rejestr jest „książką” firmy.



Rejestr ogólny

- zbiór kont, które

uwzględniane sa w sprawozdaniach
finansowych.

5

Rejestry



Uproszczona wersją rejestru jest konto
zwane

kontem teowym

dlatego, że ma

postac litery T.

•

Linia pionowa oddziela stronę prawa od
lewej.

•

Linia pozioma oddziela nazwę konta.

Nazwa konta

Lewa storna

DT

WN

Prawa strona

CT

MA

6

Rejestry



Saldo

- różnica pomiędzy sumą zapisów

po stronie DT i sumą zapisów po stronie
CT.

•

Aktywa zapisywane są po stronie DT

–

zwiększenia - strona DT

–

zmniejszenia - strona CT

•

Zobowiązania i kapitał własn zapisywane sa
po stronie CT

–

zwiększenia - strona CT

–

zmniejszenia - strona DT

7

Konta



Konta teowe i równanie bilansowe:

Aktywa = Zobowiązania + Kapitał

własny

Aktywa

Zobowiązania

Kapitał własny

Zwiększenia Zmniejszenia

Zmniejszenia Zwiększenia

ZmniejszeniaZwiększenia

8

Debet i Credit



Debit (Dt)

- zapis lub saldo po lewej

stronie konta



Credit (Ct)

- zapis lub saldo po prawej

stronie konta



Paniętaj:

•

Dt jest zawsze lewą stroną konta

•

Ct jest zawsze prawa strona konta

9

Zapis transakcji



Etapy zapisy transakcji:

Transakcja

Dokument

Dziennik

Sprawozdania

finansowe

Zestawienie

obrotów i

sald

Rejestr

10

Zapis transakcji



Zapis rozpoczyna się w momencie
pojawienia się

dokumentu źródłowego

- podstawy zapisu księgowego.

•

Faktura sprzedaży FA sprzedaż

•

Czek

•

Faktura zakupu FA zakup

•

Wydanie na zewnątrz WZ

•

Kasa wpłaci KW

11

Zapis transakcji



Drugi etap to zapis w dzienniku firmy
który jest chronologicznym zapisem
wszystkich transakcji, które mają
wpływ na zmianę składników bilansu
majątkowego.

•

Najczęściej występuje dziennik główny -
kalendarz wszystkich transakcji w firmie.

12

Zapis transakcji



Trzeci etap to zapis w rejestrze (na
kontach).

•

Dokonuje się zapisu na właściwych
kontach w rejestrze.

•

Informacje uaktualniane są okresowo.

13

Zapis transakcji



Etap czwarty to przygotowanie

zestawienie obrotów i sald

.



Zestawienie obrotów i sald

- proste

wyszczególnienie wszystkich kont w
rejestrze firmy wraz z ich obrotami i
saldami.

•

Pomaga w weryfikacji dokładności

zapisów księgowych i w

sporządzaniu sprawozdań finansowych

14

Zapis transakcji



Ostatni etap to przygotowanie
sprawozdań finansowych.

•

Firmy przygotowują sprawozdania
okresowe.

•

Okres sporządzenia sprawozdań
finansowych zależy od potrzeb ich
użytkowników ( co najmniej raz w roku) .

15

Zapis w dzienniku firmy



Dziennik firmy

- analiza wpływu

transakcji na konta, zwykle z
dołączonym opisem. Chronologiczny,
dzień po dniu zapis transakcji

•

określenie które na którym koncie
zapiszemy po stronie DT i na którym
koncie zapiszemy po stronie CT.

16

Zapis w dzienniku



Tradycyjnie dziennik firmy zawiera:

•

datę i numer identyfikacyjny transakcji

•

konta, na których zapisujemy transakcję i
wyjaśnienie transakcji

•

odsyłacze - numer przypisany do kont, do
których przenosimy transakcje

•

kwotę zapisana po stronie DT i CT

17

Zapis w dzienniku



Tradycyjnie dziennik firmy zawiera:

.

Data

Lp.

Konto i wyjaśnienie

Id

Dt

Ct

2000
12/31

1

Gotówka 100

400,000

Kapitał własny

300

400,000

12/31

2

Gotówka 100

100,000

Zobowiązania wekslowe

202

100,000

2001
1/2

3

Zapasy 130

150,000

Gotówka

100

150,000

18

Plan kont



Plan kont

- numerowana luz

zakodowana lista wszystkich tytułów
kont

•

Powoduje ułatwienie zapisu

19

Plan kont



Przykład planu kont:

Numer Tytuł

Numer Tytuł

Konta Konta

konta Konta

100

Gotówka

202

Zobowiązania wekslowe

120

Należności

203

Zobowiązania bieżące

130

Zapasy

300

Kapitał własny

140

Przedpłaty czynszu 400

Zyski zatrzymane

170

Wyposażenie

500

Przychody ze sprzedaży

170A

Umorzenie

600

KWS

601

Koszty czynszu

602 Amortyzacja

20

Inne formy zapisu

transakcji



Rejestr nie zawsze wygląda jak konto



jedna z forma zapisu dostarcza
następujących informacji:

•

datę

•

wyjaśnienie

•

odnośniki do dziennika

•

Dt

•

Ct

•

sumę narastająco

21

Inne formy zapisu

transakcji



Sumy narastająco dostarczają informacji o
stanie konta na danym moment bilansowy.

Gotówka

Kont nr. 100

Data

Wyjaśnienie

Ref.

Dt

Ct

Bilans

narastająco

1997
12/31

1

400,000 400,000

12/31

2

100,000 500,000

1998
1/2

3

150,000 350,000

22

Analiza i zapis transakcji



Typy zapisów na kontach:

• zapis prosty

- zapis, który dokonywany jest

na dwóch kontach

• zapis łączony

- zapis transakcji na więcej niż

dwóch kontach



Pamiętaj: bez względu na to czy zapis
jest prosty czy łączony suma zapisów po
stronie DT i CT musi być zawsze taka
sama.

23

Transakcje dotyczące

przychodów i kosztów



Zyski zatrzymane to zakumulowane
przychody minus koszt, ale nie można
bezpośrednio zwiększać tego konta o
przychody i zmniejszać o koszty.

•

To utrudniałoby przygotowywanie rachunku
zysków i strat



Przez oddzielne zapisy przychodów i kosztów
otrzymany dokładniejsze informacje i
będziemy mogli łatwiej sporządzić rachunek
zysków i strat.

24

Transakcje dotyczące

przychodów i kosztów



Przychody i koszty są częścią zysków
zatrzymanych.

Zyski zatrzymane

Kapitały własne

Koszy

Przychody

Zmniejszenia

Zwiększenia

DT

Wzrost

CT

Zmniejszenie się

25

Transakcje dotyczące

przychodów i kosztów



Dokonywanie zapisów na kontach
wynikowych:

•

Zwiększenia przychodów zapisujemy po stronie
CT.

•

Zmniejszenia przychodów zapisujemy po stronie
DT.

•

Zwiększenie się kosztów zapisujemy po stronie
DT.

•

Zmniejszenie się kosztów zapisujemy po stronie
CT..

26

Transakcje dotyczące

przychodów i kosztów



Zapisy przychodów i kosztów na
różnych kontach ułatwia
przygotowanie sprawozdań
finansowych.

•

Rachunek zysków i strat dostarcza
szczegółowych informacji jak
zmieniły się zyski zatrzymane

w ciągu danego okresu..

27

Przedpłaty kosztów i

amortyzacja



Przedpłaty kosztów to aktywo, które
zostanie zużyte w przyszłości.

•

Wygaśnięcie , lun inaczej zużyci tego
aktywa powoduje powstanie kosztów.



Rejestrując amortyzacje równocześnie
zwiększamy konto o nazwie

umorzenie

.

•

Konta takie jak umorzenie są kontami
korygującymi.

28

Przedpłaty kosztów i

amortyzacja



Konto korygujące

- oddzielne konto na którym

zapisywane są zmniejszenia do konta głównego



Wartość bieżąca (księgowa)

- saldo kont w

księgach firmy, wartość netto po skorygowaniu o
konta korygujące

•

wartość bieżąca inaczej jest nazywana wartością
netto lub wartością księgową.

•

Wartość netto wyposażenia to wartość początkowa
(nabycia) tego wyposażenia pomniejszona o
umorzenie.

29

Umorzenie środków

trwałych



Umorzenie (zakumulowana
amortyzacja)

- skumulowana suma

amortyzacji naliczonej od daty oddania
środka trwałego do użytkowania.

•

Bilans majątkowy zawiera zwykle
informacje o wartości netto środków
trwałych. Wartość umorzenia środków
trwałych można odszukać w informacji
dodatkowej do sprawozdań finansowych.

30

Umorzenie środków

trwałych



Dlaczego wykorzystujemy umorzenie
środków trwałych? Dlaczego po prostu
nie zmniejszymy konta Środki trwałe”?

•

Księgowi, chcą aby wartość początkowa
środków trwałych była bardzo czytelna., ale
musimy także zapisywać zmniejszenia tego
aktywa..

•

Umorzenie środków trwałych to wartość
kosztów alokowanych na dane aktywo w
okresie jego użytkowania.

31

Przygotowanie

zestawienia obrotów i sald



Po dokonaniu zapisów na kontach
sporządzamy zestawienie obrotów i
sald.



Zestawienie obrotów i sald

- lista

wszystkich kont wraz z ich obrotami i
saldami

•

jest przygotowywane w celu kontroli

rachunkowej przed sporządzeniem

sprawozdań finansowych.

32

Przygotowanie

zestawienia obrotów i sald



Cel sporządzania zestawienia:

•

Aby sprowadzić poprawność zapisu
poprzez sprawdzenie czy suma zapisów po
stronie debetowej równa się zapisom po
stronie kredytowej.

•

Przygotowanie wygodnego zestawienia
wszystkich kont przez przygotowaniem
sprawozdań finansowych.

33

Przygotowanie

zestawienia obrotów i sald

przykład prostego zestawienia sald

Salda

Numer
Konta Konto Dt Ct

100 Gotówka

350,000

130 Zapasy

150,000

202 Zobowiązania wekslowe

100,000

300 Kapitał własny

400,000

500,000 500,000

===============

===============

34

Przygotowanie

sprawozdań finansowych



Zestawienie obrotów i sald jest punktem
wyjścia do sporządzenia bilansu
majątkowego i rachunku zysków i strat.

•

Konta wynikowe przenoszone są na konto
„Wynik finansowy”.

•

Zestawienie obrotów i sald pokazuje saldo
początkowe zysków zatrzymanych,
ponieważ nie dokonano jeszcze żadnych
zmian na tym koncie. .

35

Przygotowanie

sprawozdań finansowych



Zestawienie obrotów i sald może się
zgadzać, pomimo tego, że popełniono błędy.

•

Zapis mógł zawierać błędną kwotę naniesiona
na dwa przeciwstawne konta.

•

Transakcja mogła być zapisana na złym koncie.



W obu sytuacjach suma obrotów i sald
debetowych będzie się równała
odpowiednio sumie obrotów i sald
kredytowych.