1

Communication in 

Communication in 

Project Management

Project Management

by

by

Marcin Ścioch

Marcin Ścioch

s3523@pjwstk.edu.pl

s3523@pjwstk.edu.pl

2

Instead of introduction

Instead of introduction



BOSS: We've got to get this 

BOSS: We've got to get this 

application developed by the end of 

application developed by the end of 

the week or you're all fired. Now, 

the week or you're all fired. Now, 

Jim, tell me what this means.

Jim, tell me what this means.



JIM: You're an idiot?

JIM: You're an idiot?



BOSS: No, you're fired. Sally?

BOSS: No, you're fired. Sally?



SALLY: We've got to get this 

SALLY: We've got to get this 

software developed by Friday or 

software developed by Friday or 

we'll be joining Jim at Wal-Mart.

we'll be joining Jim at Wal-Mart.



BOSS: That's it. Get out. Get it done.

BOSS: That's it. Get out. Get it done.

3

What does effective 

What does effective 

communication involves?

communication involves?



An exchange of information.

An exchange of information.



An act or instance of transmitting 

An act or instance of transmitting 

information.

information.



A verbal or written message.

A verbal or written message.



A technique for expressing ideas 

A technique for expressing ideas 

effectively.

effectively.



A process by which meanings are 

A process by which meanings are 

exchanged between individuals 

exchanged between individuals 

through a common system of 

through a common system of 

symbols.

symbols.

4

5

Project manager

Project manager



is the person who has the overall 

is the person who has the overall 

responsibility for the successful 

responsibility for the successful 

planning and execution of project

planning and execution of project



has to come up with a plan of the 

has to come up with a plan of the 

flow of information and of the 

flow of information and of the 

resources needed (servers etc)

resources needed (servers etc)



is the one who’s responsible for 

is the one who’s responsible for 

making decisions both small and 

making decisions both small and 

large

large

6

Project administrator

Project administrator



responsible for the deployment and 

responsible for the deployment and 

maintenance of communication 

maintenance of communication 

channels for the whole team 

channels for the whole team 



regular back-up of project data

regular back-up of project data



provide timely response to 

provide timely response to 

inquiries from the team

inquiries from the team



allows a project member complete 

allows a project member complete 

control over a project and speak on 

control over a project and speak on 

behalf of the project team  

behalf of the project team  

7

Types of communication

Types of communication



Formal

Formal

–

In complex projects

In complex projects



Informal

Informal

–

In small projects

In small projects

8

A good and a bad 

A good and a bad 

message

message

.

.

Who are you:

723PC (Airplane tail number)

Where are you:

Dove Street (Location of where 

the plane is currently located)

Where are you going:

Mesa Departure (Will be traveling 

Over Costa Mesa)

Santa Barbara (Final 

destination)

Local Weather 

Conditions:

Information Bravo (The FAA has 

an hourly local weather 

transmission that the pilot is 

required to have listened to 

prior to take-off)

9

A good and a bad 

A good and a bad 

message

message

.

.

Who called:

723PC (confirms who sent the 

message)

Confirmation on 

where:

Turn right heading 220 at or below 

2400 (confirms the direction 

and altitude that the pilot can 

travel upon take-off.)

Next handoff:

Advisory Frequency 124.85 (pilot 

will pre-set the next 

transmission while in the air)

Transponder #:

Squawk 0210 (The transponder 

number that the air traffic 

controller has assigned to the 

plane and tracked on radar)

10

Written message

Written message



Sender and Receiver 

Sender and Receiver 

acknowledge each other

acknowledge each other



Few very specific words, 

Few very specific words, 

explicit and unambiguous

explicit and unambiguous



Re-Affirm what has been heard 

Re-Affirm what has been heard 

and understood

and understood

11

Verbal message

Verbal message



The message itself 

The message itself 



Para lingual attributes of the 

Para lingual attributes of the 

message 

message 



Nonverbal communication 

Nonverbal communication 

12

Phone call

Phone call



Quick - not more than 5 

Quick - not more than 5 

minutes

minutes



Professional

Professional



Point to point

Point to point

13

References

References



Z. Szyjewski „

Z. Szyjewski „

Metody 

Metody 

zarządzania projektami 

zarządzania projektami 

informatycznymi

informatycznymi

” Placet 2004

” Placet 2004



A. Mehta „Communication in 

A. Mehta „Communication in 

Project Management”

Project Management”



www.informit.com

www.informit.com

14

Thank you for your 

Thank you for your 

attention!

attention!