Zasady korespondencji

według normy angielskiej

Na blankiecie korespondencyjnym albo na gładkim papierze
maszynowym

Co powinno zawierać pismo:

1. Nagłówek
2. Inicjały
3. Data
4. Adres odbiorcy
5. Grzecznościowy zwrot rozpoczynający pismo
6. Określenie tematu sprawy
7. Treść pisma
8. Grzecznościowy zwrot pożegnalny
9. Podpis
10. Elementy dodatkowe lub tzw. adnotacje specjalne

Układ pisma z

wciętym nagłówkiem

Pełen blokowy

układ pisma

Nagłówek

Redaguje osoba prywatna:
1. numer domu lub mieszkania i nazwę ulicy
2. nazwę miasta i rejonu pocztowego oraz numer kodu

Redaguje firma:
1. nazwę firmy
2. numer domu lub mieszkania oraz nazwę ulicy
(Street – St. Avenue – Ave. Road – Rd. Place – Pl. Boulevard –
Blvd.
3. nazwę miasta, rejonu pocztowego oraz numer kodu
4. pod adresem można podać numer telefonu, najczęściej w formie
skróconej np.. Tel. [phone]

Na blankiecie firmowym:
1. nazwę firmy i logo
2. dokładny adres
3. numery telefonów, faksu, adres poczty elektronicznej i strony
internetowej
4. informacje o działalności firmy

Punktacja otwarta

Firma X
Al.. Jana Pawła II 10/20
11-000 Kraków
tel. [phone]
www.firma.pl

Punktacja zamknięta

Firma X

,

Al.. Jana Pawła II 10/20

,

11-000 Kraków

,

tel. [phone]

,

www.firma.pl

.

Inicjały

Inicjały to odpowiedniki znaków powoławczych

Podaję się:
- numer sprawy
- inicjały dyktującego i piszącego

(nasz znak) Our ref.: DS/JP
(wasz znak) Your ref.: 12/01 MG

Przy oznaczeniu tylko własnego pisma, bez
powołania się na pismo kontrahenta:

Ref.: DS/JP

Data

Datę można wpisywać na kila sposobów:

1. cyframi arabskimi

np. 10.2.07 lub 10/2/07

2. cyframi arabskimi i słownie

np. 10 February 2007 lub 10

th

February 2007

3. cyframi arabskimi i słownie ze zmianą
kolejności elementów daty

np. February 2

nd

, 2007 lub February 2,2007

4. cyframi arabskimi i nazwą miesiąca
podaną w skrócie

np. 24

th

Feb., 2007

Adres
odbiorcy

Adres odbiorcy powinien zawierać:

1. imię i nazwisko adresata poprzedzone skrótem (Mr, Mrs, Miss,
Ms, M)

2. określenie stanowiska zjmowanego przez adresata

3. nazwę firmy

4. numer domu, ulicę

5. nazwę miasta i rejonu pocztowego, oznaczenie kodowe

6. nazwę państwa (dużymi literami)

W listach o tej samej treści można umieścić formułę:

TO WHOM IT MAY CONCERN – Do każdego kogo może to dotyczyć

Tytuły i stopnie

Ze względu na tradycję, w Wlk. Brytanii używa się wielu tytułów

arystokratycznych oraz prywatno-biznesowych.
Np. Esquire – Jaśnie Wielmożny Pan przykład: William Black,

Esq.

Przed nazwiskiem: Dr William Black; Prof. William Black

Po nazwisku: William Black M.D.; William Black D.Sc.

Jeśli doktor posiada tytuł profesora, to można na kilka sposobów:

1. Professor William Black

2. Dr William Black

Professor of Psychology

3. Dr William Black

Professor of Cambridge University

4. Dr William Black

Zwrot
grzecznościow
y
rozpoczynając
y pismo

Jeśli adres odbiorcy był w formie bezosobowej:

Dear Sir; Dear Sirs; Dear Madam;

Jeśli adres odbiorcy był z imieniem i nazwiskiem osoby:

Dear Mr Johns; Dear Miss Carte; Dear Mrs Taylor

Określenie
tematu
sprawy

Skrót pisany RE: lub Re: oznaczający with reference to.

Rzadziej słowo Subject:

Np. Re: Your order No 567

Treść listu

Treść listu:

- pisana najczęściej w układzie blokowym
- pojedynczy odstęp wierszowy
- podział na 3 części:

wstęp
część główna
zakończenie

- nie wolno używać skrótów nie

We’ll

tylko

We

will

Grzecznościow
y zwrot
pożegnalny

Jeśli list rozpoczyna się formułą bezosobową

Dear Sir, Dear Madam

,

to kończymy formułą

Yours faithfully

bądź

Faithfully yours

Jeśli list rozpoczyna się formułą osobową

Dear Mr Smith, Dear Mrs

Taylor,

to kończymy formułą

Yours Sincerely

bądź

Sincerely yours

albo mniej oficjalnie 

Yours

Podpis

1. Podpis powinien zawierać imię i nazwisko osoby piszącej list oraz
stanowisko umieszczone w następnym wierszu:

John F Brawn
Sales Manager

2. Nazwisko poprzedzone jest imieniem bądź imionami albo inicjałami:

John Brown; J Brown; John G Brown; J G Brown

3. Kobiety podają swoje imię w całości (mogą też wskazać swój stan cywilny)

(Mrs) Helen Vincent bądź Helen Vincent (Mrs)

4. Czasami używa się terminu per pro lub p.p. (per procura – pracownik z
upoważnienia firmy podpisuję w czyimś imieniu:

Yours faithfully
p.p. Farba Ltd
(Ms) Anna G Białkowska
Sales Manager

Jeżeli nie posiadamy takiego pełnomocnictwa to używa my formuły for, np.
for President

Elementy dodatkowe

Są to informacje dotyczące załączników,

kopii, dane o tym, do czyjej wiadomości

pismo jest kierowane.Informacje o

autorze i osobie sporządzającej pismo

Załączniki

• Umieszcza się na dole kartki, poniżej

podpisu, od lewego marginesu.

• Pisze się tylko enclosure bez

podawania nazwy załącznika.

• Np. Enclosure lub Encl. Lub
• Enclosures lub Encls (3) lub 3 Encls.

Do wiadomości

• Gdy przesyła się kopię do innej osoby

lub instytucji zaznacza się to skrótem

cc:, c.c. lub słowem copy.

• Podaje się to w dolnej części listu(tak

jak załącznik) lub poniżej oznaczenia

załączników.

• Np. cc Cosmetics International

Brussels lub

• Copy to Cosmetics…

Adnotacje

• Informacja do czyich rąk ma być skierowany

list.

• Tylko w liście adresowanym bezosobowo, gdzie

początkowy zwrot grzecznościowy to: Dear Sir.

• Informację do kogo kierowany jest list

umieszcza się po słowie Attention- w tym

samym wierszu co zwrot grzecznościowy.

• Jeżeli to miejsce jest zajęte, lub list ma format

blokowy między adresem odbiorcy a zwrotem

grzecznościowym

• Np. Attention: Mr John Brown

Inicjały

• Umieszcza się na samym dole, w

odległości 4 pojedynczych interlinii
od załączników.

• Podaje się inicjały autora listu i

osoby, która list przepisała.

• Inicjały oddziela się od siebie kreską

ukośną.

• Np. MJR/TD

Adresowanie kopert

• Adres pisany w układzie blokowym
• Adres na kopercie powinien być

zgodny z adresem w liście

• Jeżeli wysyłany za granicę- nazwa

kraju

• Ew. informacje dodatkowe

Informacje dodatkowe

• By air mail lub air mail – pocztą lotniczą

• With care lub please handle with care – ostrożnie

• Printed matter lub by book post – druk

• Urgent – pilne

• Registered lub recommended – polecony

• C.O.D. (cash on delivery/collect on delivery) – za

zaliczeniem pocztowym

• Express – expres

• c/o (care of) – pod adresem

• Please do not bend – proszę nie zginać

• Via courier – kurierem

• Private – doręczyć osobiście

• confidential - poufny

Kod pocztowy

• W UK zaleca się pisanie kodu pocztowego

w oddzielnym wierszu na końcu adresu

• Nazwę miasta i kraju pisze się dużymi

literami

AVC International

1 Dolphin’s Rise

Lloyed Harbour, NY 11743

U.S.A.

Panita Travel
LTD

10 Thurloe Place

LONDON

United Kingdom

SW7 2RZ

Registered Letter