2012

Środki techniczne, czyli urządzenia i sprzęt biurowy to
wszelkie urządzenia techniczne wspomagające pracę
biurową. Obecnie rozwój techniki jest bardzo
dynamiczny. Dziś trudno sobie wyobrazić biura bez
komputera, faksu, kserokopiarki, czy telefonu. Na rynku
pojawiają się coraz to doskonalsze urządzenia tego typu.
Środki techniczne znajdują w pracy biurowej
pierwszoplanowe miejsce, pozwalają na:

zwiększenie wydajności pracy biurowej,

zwiększenie precyzji i jakości pracy,

zastosowanie nowych rozwiązań organizacyjnych,

usprawnienie procesu przetwarzania, dostarczania i
przechowywania informacji.

Do urządzeń i sprzętów biurowych zaliczamy:

Komputery

Telefony

Faksy, telefaksy

Drukarki, skanery, kserokopiarki

Laminatory

Bindownice

Gilotyny

Niszczarki

Inne

Komputer z oprogramowaniem i dostępem do Internetu to
podstawowe urządzenie w pracy administracyjno- biurowej, bez
którego nie może obejść się sprawnie funkcjonujące biuro. Za pomocą
Internetu uzyskuje się szybko wiele potrzebnych informacji. Dzięki
poczcie elektronicznej można korespondować z całym światem.
Wysyłanie wiadomości jest czynnością prostą, tę samą wiadomość
można wysłać do wielu osób wraz z załącznikiem/ załącznikami.
Zainstalowane programy (np. do ewidencjonowania korespondencji,
księgowe, edytory tekstu, bazy danych) ułatwiają i przyspieszają
pracę.

Telefon to kolejne nieodzowne urządzenie biurowe. Niektóre modele
mają wiele funkcji (automatyczną sekretarkę, system
głośnomówiący, książkę telefoniczną, wyświetlacz, pamięć ostatnio
wybieranego numeru czy kilka linii umożliwiających np. swobodną i
nieograniczoną komunikację między pracownikami z różnych działów
bez konieczności przechodzenia z pomieszczenia do pomieszczenia).
W ostatnich latach bardzo rozpowszechniły się telefony komórkowe,
wykorzystywane zarówno w pracy zawodowej, jak i w życiu
prywatnym. Gdy zachodzi konieczność pilnego skontaktowania się z
pracownikiem, bez problemu można porozumieć się z nim
telefonicznie lub wysłać do niego krótką wiadomość tekstową (SMS).

Faks, telefaks służy do przesyłania informacji za pomocą linii
telefonicznej. Prawie każdy faks wyposażony jest w baterię
awaryjną, dzięki której nawet po odcięciu zasilania informacje
zapisane w jego pamięci nie zostaną usunięte. Dokument, który
chcemy wysłać, umieszczamy w urządzeniu, wybieramy numer i
gdy usłyszymy sygnał, naciskamy przycisk Start. Dokument nie
może być spięty spinaczami ani zszywkami. Wkładamy go górną
krawędzią do dołu, zapisaną stroną do podajnika. Do odbioru
dokumentów służą dwa rodzaje faksów. Niektóre z tych urządzeń
działają automatycznie, inne po podniesieniu słuchawki i
naciśnięciu przycisku Start.

Drukarki, skanery, kserokopiarki używane są do kopiowania i
powielania. Dzięki drukarce dokumenty przygotowane w wersji
elektronicznej możemy otrzymać w formie papierowej. Dzięki
skanerowi dokumenty wydrukowane możemy edytować na ekranie
komputera. Kserokopiarka natomiast kopiuje dokumenty.

Laminatory używane są do powlekania dokumentów papierowych
(identyfikatorów, dyplomów, regulaminów, map, kart dań,
legitymacji, itp.) warstwą folii chroniącej je przed zniszczeniem.
Laminowanie polega na umieszczeniu przedmiotu w folii
termokurczliwej, która pod wpływem temperatury przykleja się do
niego. Laminatory powlekają dokumenty we wszystkich formatach
(do A3). Technika ta pozwala na przedłużenie trwałości
dokumentów.

Bindownice to urządzenia mechaniczne do oprawiania dokumentów.
Bindowanie polega na przedziurkowaniu wszystkich kartek, które mają
zostać oprawione, łącznie z okładką, a następnie umieszczeniu ich w
plastikowym grzbiecie. Metoda ta pozwala oprawiać dokumenty o
różnym formacie i grubości. W każdej chwili można rozbindować je, by
dodać lub usunąć niepotrzebne kartki. Zbindowane dokumenty są
dobrze zabezpieczone, lekkie i estetyczne.

Gilotyna jest to inaczej obcinarka, która za pomocą noża
introligatorskiego łatwo, szybko i przede wszystkim równo
przecina dokument lub wyrównuje jego krawędzie.

Niszczarka to urządzenie tnące niepotrzebne lecz ważne
dokumenty (zawierające np. informacje poufne lub dane
osobowe) na wąskie paseczki. Niektóre typy tych urządzeń
pozwalają niszczyć dokumenty szyte metalowymi zszywaczami
lub spinaczami, a nawet płyty CD.

W pracy biurowej wykorzystuje się jeszcze
wiele innych urządzeń, np. dyktafony,
maszyny liczące, kasy fiskalne, czy pagery.

Do ważniejszych materiałów i środków pomocniczych
stosowanych w biurze zalicza się między innymi:

papier,

koperty,

środki do przechowywania dokumentów,

środki do ewidencjonowania,

formularze,

drobny sprzęt biurowy, np. datowniki, zszywacze, zwilżacze,
przybory kreślarskie, nożyczki, itp.

W pracy biurowej zużywana jest duża ilość
papieru. Wszelkiego rodzaju informacje,
korespondencja, dane liczbowe, plany, protokoły,
sprawozdania utrwalane są na papierze. Ze
względu na duże zużycie papieru na potrzeby
biurowe, obowiązkiem każdego pracownika
administracyjno- biurowego jest racjonalna
gospodarka papierem.

Dobierając papier do sporządzania różnego rodzaju pism,

dokumentów, bierzemy pod uwagę:

Rodzaj papieru- do pisania, kserograficzny, przebitkowy

Klasę papieru- określa ona rodzaj włókien, z jakich dany
papier został wyprodukowany, a mianowicie z mas
szmacianych, mas celulozowych, ścieru drzewnego czy też z
makulatury. Wyróżniamy 10 klas papieru, przy czym klasy od I
do III noszą nazwę bezdrzewnego, gdyż nie zawierają ścieru
drzewnego. Klasy od IV do IX zwane są drzewnymi, gdyż
zawierają ścier drzewny. Klasy IV i V zawierają od 20% do
40% ścieru drzewnego, dlatego też nazywane są
małodrzewnymi. Im więcej jest w papierze celulozy, tym
papier jest gatunkowo lepszy i trwalszy.

Gramaturę papieru- określa ona ciężar jednego metra
kwadratowego papieru, co również określa jego grubość.
Gramaturę oznacza się w gramach na 1 m

2

(symbol: g/m

2

). W

pracy biurowej stosuje się zwykle papier o gramaturze 60, 70,
80 g/m

2

.

Barwę- najczęściej używa się papieru białego. Choć
również w użyciu spotykamy papier o barwie kremowej,
żółtej, seledynowej, szarej, fioletowej, czerwonej, itp.
Stosowany jest on do sporządzania kopii lub materiałów
reklamowych.

Powierzchnię- może być matowa, satynowa, błyszcząca,
szorstka, jednostronnie gładka. Do pisania używamy
przeważnie papieru matowego.

Format papieru- podstawowym formatem papieru
używanym w pracy biurowej jest format A4, niekiedy format
A3 lub A5. Format papieru jest znormalizowany przez Polską
Normę P55/P-02001, a jego wymiary przedstawia poniższa
tabela.

Koperty w pracy administracyjno- biurowej
spełniają ważne funkcje. Zapewniają one
nienaruszalność i tajemnicę przesyłanej
korespondencji. Chronią ją także przed
uszkodzeniem. Koperty mają formaty
znormalizowane, dostosowane do przesyłanej
korespondencji.

Są to takie koperty, do których pasuje złożony
dwukrotnie papier formatu A4.

Jest to koperta, w której w polu adresowym
znajduje się przezroczysta folia, umożliwiająca
odczytanie adresu odbiorcy pisma z dokumentu
umieszczonego w kopercie.

Są to podłużne koperty, w których umieszcza się
pisma składane wszerz dwukrotnie na 3 części.

W kopertach tych umieszcza się pisma w formacie
A4 bez składania lub złożone do formatu A5.

Do przechowywania dokumentów w biurze
stosowane są różnego rodzaju środki, do których
możemy zaliczyć m.in.: teczki, skoroszyty,
segregatory, obwoluty.

Wykonane są one przeważnie ze sztywnego papieru,
tektury lub tworzywa sztucznego. Przeznaczone są do
przechowywania dokumentów, akt w postaci luźnych
kartek. Posiadają boczne zabezpieczenie w postaci
trzech klap zamykających się do środka, chroniąc w ten
sposób kartki przed wypadnięciem.

Są to okładki wykonane z reguły z cienkiej tektury lub
tworzywa sztucznego, wyposażone w metalowe „wąsy”, i
blaszane nakładki. Przedziurkowane dokumenty nakłada
się na „wąsy”, po czym zakłada się blaszkę
przytrzymującą akta. Pełnią one podobną funkcję co
segregatory, przy czym ilość akt, jaką może pomieścić
segregator jest dużo większa.

Są to oprawy do akt wykonane ze sztywnej tektury lub
tworzywa sztucznego. Na grzbiecie segregatora znajduje
się miejsce do oznaczania jego zawartości. Można je
postawić, wyposażone są w mechanizm zaczepowy (dwa
lub kilka bolców) służący do wpinania pojedynczych pism
lub skoroszytów. Obecnie dostępna jest cała gama
wielkości i kolorów segregatorów. W praktyce biurowej
przeważają segregatory formatu A4.

To przezroczyste okładki wykonane z cienkiego plastiku- z reguły
służą do przechowywania pojedynczych, bieżących dokumentów.
Otwiera się je na górnej krawędzi (model U) lub na górnej i bocznej
(model L). Mogą posiadać bok służący do wpinania do segregatora.

Mimo że komputeryzacja powoli wypiera urządzenia
ewidencyjne, to jednak jeszcze gdzieniegdzie się je stosuje.
Należą tu przede wszystkim kartoteki i skorowidze.
Kartoteki są najprostszymi i najbardziej dostępnymi
urządzeniami służącymi do gromadzenia, ewidencjonowania i
przechowywania informacji. Dzięki nim łatwo możemy dotrzeć
do potrzebnej, zgromadzonej uprzednio informacji.
Skorowidze to również urządzenia służące ewidencji i
szybkiego odszukiwania gromadzonych informacji- na ogół w
porządku alfabetycznym- potrzebnych w codziennej pracy. Są
to urządzenia, które muszą być zawsze „pod ręką”. Najczęściej
sporządzane są skorowidze: klientów (zawierają wyłącznie
nazwiska, adresy, numery telefonów); zatrudnionych;
wypożyczonych akt; akt przechowywanych w archiwum;
zapasów, itd.

Formularze są obecnie powszechnie stosowane w
pracy biurowej. Są to opracowane druki z wpisanym
tekstem stałym i miejscami do wypełnienia.
Stosowane są w celu ułatwienia oraz
przyspieszenia zbierania informacji w masowych,
wielokrotnych i powtarzających się czynnościach
biurowych, np. przy zamówieniach, ankietach,
sprawozdaniach statystycznych, zaświadczeniach,
fakturach, itp. Formularze ujednolicają proces
załatwiania spraw, zmniejszają pracochłonność
wykonywania czynności administracyjno-
biurowych, zwiększając wydajność pracy.