Materiały, urządzenia i sprzęt biurowy
1. Środki techniczne, czyli urządzenia i sprzęt biurowy to wszelkie urządzenia techniczne wspomagające pracę biurową. Środki te znajdują w pracy biurowej pierwszoplanowe miejsce, pozwalając na:
zwiększenie wydajności pracy biurowej,
zwiększenie precyzji i jakości pracy,
zastosowanie nowych rozwiązań organizacyjnych,
usprawnienie procesu przetwarzania, dostarczania i przechowywania informacji.
2. Urządzenia i sprzęt biurowy:
Komputer- znacząco ułatwia on pracę biurową, pozwalając m. in. na: ewidencjonowanie korespondencji, prowadzenie księgowości, edytowanie tekstów, tworzenie baz danych, wysyłanie wiadomości drogą elektroniczną.
Telefon- dzięki tym urządzeniom łatwo możemy się komunikować między różnymi częściami firmy lub między wieloma firmami. Telefony komórkowe umożliwiają wysyłanie także wiadomości tekstowych i są mobilne.
Faks, telefaks- służy do przesyłania informacji, zawartych na papierze, drogą linii telefonicznej.
Drukarki, skanery, kserokopiarki- używane są do kopiowania i powielania różnych dokumentów. Dzięki skanerowi możemy edytować dokumenty na komputerze.
Laminatory- Laminatory używane są do powlekania dokumentów papierowych warstwą folii chroniącej je przed zniszczeniem. Laminatory powlekają dokumenty we wszystkich formatach (do A3). Technika ta pozwala na przedłużenie trwałości dokumentów.
Bindownice- to urządzenia mechaniczne do oprawiania dokumentów. Bindowanie polega na przedziurkowaniu wszystkich kartek, które mają zostać oprawione, łącznie z okładką, a następnie umieszczeniu ich w plastikowym grzbiecie. Zbindowane dokumenty są dobrze zabezpieczone, lekkie i estetyczne.
Gilotyna (obcinarka)- łatwo, szybko i przede wszystkim równo przecina dokumenty lub wyrównuje jego krawędzie.
Niszczarka- to urządzenie tnące niepotrzebne lecz ważne dokumenty (zawierające np. informacje poufne lub dane osobowe) na wąskie paseczki.
Inne urządzenia, np. dyktafony, maszyny liczące, kasy fiskalne, czy pagery.
3. Materiały biurowe i środki pomocnicze w pracy biurowej:
Formularze- są to opracowane druki z wpisanym tekstem stałym i miejscami do wypełnienia. Stosowane są w celu ułatwienia oraz przyspieszenia zbierania informacji w masowych, wielokrotnych i powtarzających się czynnościach biurowych, np. przy zamówieniach, ankietach, sprawozdaniach statystycznych, zaświadczeniach, fakturach, itp. Formularze ujednolicają proces załatwiania spraw, zmniejszają pracochłonność wykonywania czynności administracyjno- biurowych, zwiększając wydajność pracy.
Urządzenia ewidencyjne:
Kartoteki- są najprostszymi i najbardziej dostępnymi urządzeniami służącymi do gromadzenia, ewidencjonowania i przechowywania informacji. Dzięki nim łatwo możemy dotrzeć do potrzebnej, zgromadzonej uprzednio informacji.
Skorowidze- to również urządzenia służące ewidencji i szybkiego odszukiwania gromadzonych informacji- na ogół w porządku alfabetycznym- potrzebnych w codziennej pracy. Są to urządzenia, które muszą być zawsze „pod ręką”. Najczęściej sporządzane są skorowidze: klientów (zawierają wyłącznie nazwiska, adresy, numery telefonów); zatrudnionych; wypożyczonych akt; akt przechowywanych w archiwum; zapasów, itd.
c) Papier
Dobierając papier do sporządzania różnego rodzaju pism, dokumentów, bierzemy pod uwagę:
Rodzaj papieru- do pisania, kserograficzny, przebitkowy
Klasę papieru- określa ona rodzaj włókien, z jakich dany papier został wyprodukowany. Wyróżniamy 10 klas papieru, przy czym klasy od I do III noszą nazwę bezdrzewnego, gdyż nie zawierają ścieru drzewnego. Klasy od IV do X zwane są drzewnymi, gdyż zawierają ścier drzewny.
Gramaturę papieru- określa ona ciężar jednego metra kwadratowego papieru, co również określa jego grubość. Gramaturę oznacza się w gramach na 1 m2 (symbol: g/m2). W pracy biurowej stosuje się zwykle papier o gramaturze 60, 70, 80 g/m2.
Barwę- najczęściej używa się papieru białego. Choć również w użyciu spotykamy papier o barwie kremowej, żółtej, seledynowej, szarej, fioletowej, czerwonej, itp. Stosowany jest on do sporządzania kopii lub materiałów reklamowych.
Powierzchnię- może być matowa, satynowa, błyszcząca, szorstka, jednostronnie gładka. Do pisania używamy przeważnie papieru matowego.
Format papieru- podstawowym formatem papieru używanym w pracy biurowej jest format A4, niekiedy format A3 lub A5.
d) Koperty
Zapewniają one nienaruszalność i tajemnicę przesyłanej korespondencji. Chronią ją także przed uszkodzeniem. Koperty mają formaty znormalizowane, dostosowane do przesyłanej korespondencji.
Koperty standardowe- pasuje do nich dwukrotnie złożony papier formatu A4.
Koperty okienkowe- w polu adresowym jest okienko (przezroczysta folia) umożliwiająca odczytanie adresu odbiorcy pisma z dokumentu umieszczonego w środku.
Koperty gabinetowe- są one podłużne; umieszcza się w nich dokumenty złożone 3- krotnie wszerz.
Koperty aktowe- umieszcza się w nich pisma formatu A4 bez składania lub złożone do formatu A5.
e) Środki do przechowywania dokumentów:
Teczki- wykonane są one przeważnie ze sztywnego papieru, tektury lub tworzywa sztucznego. Przeznaczone są do przechowywania dokumentów, akt w postaci luźnych kartek. Posiadają boczne zabezpieczenie w postaci trzech klap zamykających się do środka, chroniąc w ten sposób kartki przed wypadnięciem.
Skoroszyty- są to okładki wykonane z reguły z cienkiej tektury lub tworzywa sztucznego, wyposażone w metalowe „wąsy”, i blaszane nakładki. Przedziurkowane dokumenty nakłada się na „wąsy”, po czym zakłada się blaszkę przytrzymującą akta. Pełnią one podobną funkcję co segregatory, przy czym ilość akt, jaką może pomieścić segregator jest dużo większa.
Segregatory- są to oprawy do akt wykonane ze sztywnej tektury lub tworzywa sztucznego. Na grzbiecie segregatora znajduje się miejsce do oznaczania jego zawartości. Można je postawić, wyposażone są w mechanizm zaczepowy (dwa lub kilka bolców) służący do wpinania pojedynczych pism lub skoroszytów. W praktyce biurowej przeważają segregatory formatu A4.
Obwoluty- to przezroczyste okładki wykonane z cienkiego plastiku- z reguły służą do przechowywania pojedynczych, bieżących dokumentów. Otwiera się je na górnej krawędzi (model U) lub na górnej i bocznej (model L). Mogą posiadać bok służący do wpinania do segregatora.
f) Drobny sprzęt biurowy
W pracy biurowej stosuje się także drobny sprzęt , taki jak: datowniki, zszywacze, dziurkacze, zwilżacze, spinacze, przybory kreślarskie, nożyczki, itp. Ułatwiający wykonywanie czynności administracyjno- biurowych.