Program

Microsoft

®

 Office

Project 2007 —

szkolenie

Prezentowanie projektu w

programie Word,

PowerPoint lub Visio

Firma [Nazwa firmy]

przedstawia:

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Zawartość kursu

•

Omówienie. Nie ukrywaj swoich planów

•

Lekcja 1. Kopiowanie informacji programu
Project do programu pakietu Office

•

Lekcja 2. Kopiowanie informacji programu
Project do strony sieci Web

Każda lekcja zawiera listę propozycji zadań i zestaw
pytań testowych.

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Omówienie. Nie ukrywaj swoich planów

Utworzenie projektu to połowa sukcesu.
Skuteczne zaprezentowanie go innym
osobom może okazać się równie trudne.

Brak możliwości zaprezentowania informacji
innym jest często przyczyną niepowodzeń w
pracy zespołowej i sprawozdawczości.

Celem tego szkolenia jest przedstawienie
efektywnych sposobów prezentacji projektu
przez wyeksportowanie informacji programu
Project do programu Microsoft Office Word,
Microsoft Office PowerPoint

®

lub Microsoft

Office Visio

®

albo przez umieszczenie ich na

stronie sieci Web.

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Cele kursu

•

Kopiowanie informacji programu Project do
programu Microsoft Office PowerPoint, Word lub
Visio za pomocą kreatora.

•

Tworzenie obrazu projektu w celu umieszczenia go
na stronie sieci Web.

Lekcja 1

Kopiowanie informacji

programu Project do

programu pakietu Office

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Kopiowanie informacji programu Project do programu pakietu
Office

Po tygodniach
spędzonych na
przygotowanie
projektu nadszedł
czas, aby
zaprezentować
efekty tej ciężkiej
pracy
współpracownikom.

Wszystkie informacje znajdują się w programie Project w postaci
estetycznych wykresów słupkowych i diagramów sieciowych.
Ale jak pokazać plan osobom, które nie używają programu
Project?

Odpowiedź: użyj kreatora do wyświetlenia informacji o projekcie
w nowym dokumencie programu PowerPoint, Word lub Visio.

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Jak wydobyć informacje z programu
Project?

Jak po wypełnieniu
wszystkich pól i
danych w projekcie
wykorzystać całą tę
pracę w atrakcyjnej
i skutecznej
prezentacji — bez
konieczności pracy
w kolejny weekend?

W programie Excel lub Visio można utworzyć
diagram przypominający oryginalny projekt.

Jednak powielanie pracy w ten sposób może być
zbyt czasochłonne, zwłaszcza że wszystkie
potrzebne informacje są już w programie Project.

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Jak wydobyć informacje z programu
Project?

W programie Project
można użyć
Kreatora
kopiowania
obrazów do pakietu
Office w celu
utworzenia obrazu
projektu, który
zostanie
automatycznie
skopiowany do
programu Word,
PowerPoint lub Visio.

Przycisk Kreator kopiowania obrazów do
pakietu Office znajduje się na pasku narzędzi
Analiza.

W menu Widok wskaż polecenie Paski
narzędzi, a następnie kliknij polecenie Analiza.

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Uzyskiwanie klarownego obrazu informacji na początku
pracy

Najpierw w
programie Project
przygotuj widok
zawierający
wszystkie istotne
informacje, które
chcesz wyświetlić w
programie Word,
PowerPoint lub
Visio.

Prezentacja nie powinna zawierać odwracających
uwagę ani nieistotnych informacji, takich jak czas
trwania poszczególnych zadań lub stawki płac.

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Uzyskiwanie klarownego obrazu informacji na początku
pracy

Na początek można
usunąć niektóre
kolumny.

Typowy projekt może mieć dziesiątki, a nawet setki kolumn.
Zminimalizowanie ich liczby zwiększy czytelność prezentacji.

Ponadto kopiowany obraz można ograniczyć do określonych
zadań. W tym celu przed uruchomieniem kreatora należy
zaznaczyć wiersze, które mają zostać wyświetlone.

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Świetnie. Teraz przejdź do kreatora

Gdy kolumny i
widok projektu
wyglądają zgodnie
z zamierzeniami,
można użyć
kreatora, aby
udoskonalić obraz
projektu.

W tym celu, zgodnie z wcześniejszym opisem, na
pasku narzędzi Analiza kliknij przycisk Kreator
kopiowania obrazów do pakietu Office.

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Świetnie. Teraz przejdź do kreatora

Pierwszym krokiem w
kreatorze jest
określenie, czy ma
zostać zachowany
oryginalny poziom
konspektu, czy też
ma on zostać
zmieniony w celu
wyświetlenia
wszystkich zadań lub
jedynie zadań
sumarycznych.

Na przykład możesz uznać, że wyświetlenie tylko zadań
sumarycznych zwiększy przejrzystość prezentacji, dzięki
czemu będzie ona bardziej odpowiednia dla przełożonych
lub akcjonariuszy.

Określenie odpowiedniego poziomu szczegółów ma często
podstawowe znaczenie dla powodzenia prezentacji.

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Określanie wyglądu prezentacji

Czas na najbardziej
przyjemną część
pracy —

określenie

sposobu, w jaki ma
zostać utworzony
obraz projektu.

To jest następny
krok w kreatorze.

Jeśli wiersze zostały zaznaczone przed
uruchomieniem kreatora, możesz określić, że
tylko one mają być wyświetlane.

Jeśli chcesz wybrać inne wiersze, musisz zamknąć
kreatora, zaznaczyć je, a następnie uruchomić
kreatora ponownie.

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Określanie wyglądu prezentacji

Czas na najbardziej
przyjemną część
pracy — określenie
sposobu, w jaki ma
zostać utworzony
obraz projektu.

To jest następny
krok w kreatorze.

Jeśli chcesz przedstawić konkretny okres, na tej
stronie kreatora możesz także określić nowy czas.

Teraz prezentacja jest już prawie gotowa do
wyeksportowania do innego programu.

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Określanie rozmiaru obrazu

Nie chcesz
przytłoczyć
odbiorców zbyt
dużym obrazem ani
też zmuszać ich do
wytężania wzroku,
jeśli obraz będzie
za mały.

Dlatego ważne jest określenie odpowiedniego rozmiaru
obrazu:

• Wybierz opcję Domyślny, aby uzyskać typowy rozmiar

obrazu (około 20 cm wysokości i 15 cm szerokości). Te
wymiary mogą być odpowiednie dla programu Visio lub
prezentacji programu PowerPoint.

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Określanie rozmiaru obrazu

Nie chcesz
przytłoczyć
odbiorców zbyt
dużym obrazem ani
też zmuszać ich do
wytężania wzroku,
jeśli obraz będzie
za mały.

• Wybierz opcję Maksymalny, aby utworzyć duży obraz,

na przykład w celu wydrukowania go. Maksymalny
rozmiar to 55,88 cm.

• Wybierz opcję Niestandardowy i wprowadź wymiary,

których chcesz użyć, aby na przykład w programie Word
uzyskać mniejszy obraz mieszczący się miedzy akapitami
tekstu.

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Czas na ocenę wyników

Następną
czynnością do
wykonania jest
wyświetlenie
podglądu obrazu
przez kliknięcie
przycisku Podgląd.

Jeśli nie podoba Ci się wynik, po prostu kliknij
przycisk Wstecz w kreatorze i wprowadź zmiany.

Gdy obraz odpowiada oczekiwaniom, wybierz
program pakietu Office, do którego chcesz go
wysłać, a następnie wybierz orientację poziomą
lub pionową.

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Wybieranie dodatkowych informacji do
wysłania

Na koniec określ
dodatkowe
informacje, które
zostaną wysłane
wraz z obrazem.

Te informacje dotyczą projektu jako całości (na
przykład daty rozpoczęcia i zakończenia) i są
wyświetlane w osobnej tabeli umieszczonej nad
skonfigurowanym właśnie obrazem projektu.

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Wybieranie dodatkowych informacji do
wysłania

Po kliknięciu
przycisku Zakończ
w kreatorze
obraz projektu
zostanie otwarty
w wybranym
programie.

• Część omówienia, która zawiera informacje o

całkowitym czasie trwania projektu, jego
koszcie oraz inne dane określone w czwartym
kroku kreatora.

• Szczegółowe informacje o projekcie dotyczące

zadań wybranych do zgłoszenia przez kreatora.

Końcowy obraz składa się z dwóch części:

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Propozycje ćwiczeń

•

Eksportowanie informacji programu Project do innych programów.

Ćwiczenia w trybie online

(wymagany jest program Word,

PowerPoint lub Visio w wersji 2000 lub nowszej)

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Test 1, pytanie 1

Po skopiowaniu obrazu do programu pakietu Office
informacje są połączone z oryginalnym planem w
programie Project. Wybierz jedną odpowiedź.

1. Prawda.

2. Fałsz.

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Test 1, pytanie 1: odpowiedź

Fałsz.

Po skopiowaniu obrazu do programu pakietu Office informacje
nie są połączone z oryginalnym planem w programie Project.

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Test 1, pytanie 2

Którego programu pakietu Office nie można użyć w
Kreatorze kopiowania obrazów do pakietu Office?
Wybierz jedną odpowiedź.

1. Microsoft Office Word.

2. Microsoft Office OneNote

®

.

3. Microsoft Office Visio.

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Test 1, pytanie 2: odpowiedź

Microsoft Office OneNote.

Program OneNote udostępnia miejsce do gromadzenia i
organizowania wszelkich notatek na komputerach
stacjonarnych, przenośnych i innych urządzeniach. Nie ma
jednak możliwości przesłania obrazu programu Project do
programu OneNote za pomocą tego kreatora.

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Test 1, pytanie 3

Po zakończeniu pracy w Kreatorze kopiowania obrazów do
pakietu Office konieczne jest ręczne wstawienie obrazu
projektu w programie pakietu Office. Wybierz jedną
odpowiedź.

1. Prawda.

2. Fałsz.

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Test 1, pytanie 3: odpowiedź

Fałsz.

Kreator automatycznie otwiera program pakietu Office i wkleja
w nim obraz.

Lekcja 2

Kopiowanie informacji

programu Project do

strony sieci Web

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Kopiowanie informacji programu Project do strony sieci
Web

Czy Twoja
organizacja lub
zespół używa już
witryny sieci Web
przeznaczonej do
udostępniania
informacji o
projektach zespołu?

Zamiast kopiować informacje o projekcie do
innego programu pakietu Office, możesz
utworzyć stronę sieci Web, na której wstawisz
obraz projektu.

Istnieje prosta i elastyczna metoda tworzenia
obrazu projektu w celu dodania go do witryny
sieci Web zespołu.

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Uzyskiwanie klarownego obrazu informacji na początku
pracy

Jak już wiesz z
pierwszej lekcji,
warto ograniczyć
liczbę kolumn z
informacjami, aby
nie odstraszyć
odbiorców
przeładowaną
prezentacją.

Dlatego może być konieczne usunięcie kolumn.

Prezentacja nie powinna zawierać odwracających
uwagę ani nieistotnych informacji, takich jak czas
trwania poszczególnych zadań lub informacje o
płacach.

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Wybieranie opcji obrazu

Po uzyskaniu
odpowiedniego
wyglądu projektu
trzeba utworzyć
obraz do
umieszczenia na
stronie sieci Web.

Zaczniesz od utworzenia obrazu za pomocą okna
dialogowego Kopiowanie obrazu (menu
Raport), a następnie dodasz go do strony sieci
Web za pomocą edytora języka HTML.

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Wybieranie opcji obrazu

Najpierw określ, w
jaki sposób ma być
renderowany obraz.

Opcja dla sieci Web: zwykle dla strony sieci Web tworzy się
obraz w formacie GIF (Graphics Interchange Format).

Aby skopiować obraz w formacie GIF, kliknij opcję Na plik
obrazu GIF, a następnie kliknij przycisk Przeglądaj, aby
określić odpowiednią lokalizację, w której obraz zostanie
zapisany.

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Wybieranie opcji obrazu

Najpierw określ, w
jaki sposób ma być
renderowany obraz.

• Aby utworzyć obraz zoptymalizowany pod

kątem wyświetlania na ekranie monitora
komputerowego z wiernym oddaniem kolorów i
formatowania, kliknij opcję Dla ekranu.

Inne opcje:

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Wybieranie opcji obrazu

Najpierw określ, w
jaki sposób ma być
renderowany obraz.

• Aby utworzyć obraz przeznaczony do

drukowania, z nienaruszonym formatowaniem i
paskami Gantta oznaczonymi za pomocą łatwo
rozróżnialnych kolorów, kształtów i deseni,
kliknij opcję Dla drukarki.

Inne opcje:

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Wybieranie opcji obrazu, ciąg dalszy

Dostępnych jest
także kilka opcji
prezentacji.

Aby skopiować informacje dotyczące zakresu dat innego
niż ten wyświetlony obecnie na skali czasu, w obszarze
Skala czasu wpisz lub wybierz datę początkową i datę
końcową w polach Od i Do.

Możesz także zdecydować, czy chcesz skopiować wiersze
wyświetlane na ekranie, czy tylko wybrane wiersze.

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Obraz jest gotowy. Co dalej?

Czas zdecydować,
co zrobić z
obrazem.

W pierwszej
kolejności: jest
dostępna opcja
sieci Web.

Jeśli wybrano plik obrazu w formacie GIF, a
wymiary obrazu są większe niż 254 x 254 cm,
zostaną wyświetlone opcje zmniejszenia
wymiarów.

Następnie wystarczy otworzyć ulubiony edytor
języka HTML i wstawić plik obrazu z dysku
twardego komputera lub lokalizacji sieciowej.

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Obraz jest gotowy. Co dalej?

Są również
dostępne inne
opcje.

Jak wspomniano wcześniej, po kliknięciu opcji Dla
ekranu lub Dla drukarki konieczne będzie najpierw
przełączenie do programu, w którym mają zostać
wklejone informacje programu Project.

Następnie można wkleić obraz, naciskając kombinację
klawiszy CTRL+V lub używając polecenia Wklej w tym
programie.

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Propozycje ćwiczeń

•

Kopiowanie informacji do strony sieci Web.

Ćwiczenia w trybie online

(wymagany jest program Word,

PowerPoint lub Visio w wersji 2000 lub nowszej)

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Test 2, pytanie 1

Po skopiowaniu obrazu do strony sieci Web informacje o projekcie
zostaną dynamicznie połączone ze stroną sieci Web, dzięki czemu
zmiany wprowadzane w oryginalnym projekcie będą automatycznie
uwzględniane na stronie sieci Web. Wybierz jedną odpowiedź.

1. Prawda.

2. Fałsz.

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Test 2, pytanie 1: odpowiedź

Fałsz.

Utworzenie obrazu w formacie GIF powoduje utratę łącza do
informacji z oryginalnego projektu.

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Test 2, pytanie 2

Jaką opcję należy wybrać podczas określania
sposobu renderowania obrazu na stronie sieci Web?
Wybierz jedną odpowiedź.

1. Dla ekranu.

2. Opcję obrazu GIF.

3. Dla drukarki.

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Test 2, pytanie 2: odpowiedź

Opcję obrazu GIF.

W obrazach GIF jest używany skompresowany format pliku
graficznego, który może być wyświetlany w przeglądarkach
sieci Web jako grafika wbudowana. Format GIF jest
powszechnie używany do przekazywania obrazów w Internecie.

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Test 2, pytanie 3

Po użyciu polecenia Kopiuj obraz w celu utworzenia
obrazu dla strony sieci Web program Project
automatycznie wstawi obraz na określonej stronie sieci
Web. Wybierz jedną odpowiedź.

1. Prawda.

2. Fałsz.

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Test 2, pytanie 3: odpowiedź

Fałsz.

Po utworzeniu obrazu za pomocą programu Project należy
wstawić go ręcznie za pomocą edytora HTML.

Prezentowanie projektu w

programie Word, PowerPoint lub

Visio

Podręczna karta informacyjna

Podsumowanie zadań omówionych w tym kursie
można znaleźć w dokumencie

Podręczna karta informacyjna

.