Skuteczne oceny okresowe

Czym są oceny okresowe:

•

procedurą składającą się z systematycznie

dokonywanych i rejestrowanych pomiarów

efektywności pracy oraz potencjału;

•

stworzoną dla każdego pracownika możliwością

przedyskutowania z przełożonymi w jakim

kierunku chcieliby się dalej w pracy rozwijać,

jakie stoją na tej drodze przeszkody, jakie

należy podjąć środki naprawcze i rozwojowe tak,

aby w sposób planowy dopomóc pracownikowi

zrealizować zaakceptowane zarówno przez

niego jak i przez jego przełożonych cele;

•

styl kierowania prowadzący do większej

satysfakcji zawodowej i osobistej pracowników.

Miejsce ocen okresowych w

zarządzaniu zasobami ludzkimi

Rodzaje ocen okresowych:

•

w organizacjach typu „profit”;

•

w organizacjach typu „non-profit” (np.

oceny okresowe w szkołach,
szpitalach, domach opieki społecznej)

•

wobec stanowisk produkcyjnych;

•

wobec stanowisk nieprodukcyjnych.

Aktualny stan ocen okresowych

•

niezadowolenie ocenianych

(obawy przed

konsekwencjami płacowymi,

utratą awansu, stanowiska,

zagrożenie samooceny,

poczucia bezpieczeństwa,

satysfakcji życiowej);

•

niezadowolenie

oceniających (przełożonych)

- (nie lubią źle oceniać

swoich pracowników, źle

czują się w roli sędziów).

Główne cele ocen okresowych

•

ustalenie poziomu wykonywania

obowiązków;

•

lepsza praca pracownika;

•

uczenie się pracownika –

daje informację zwrotną;

•

dobro pracownika –

szeroko pojęte: zawodowe i osobiste;

•

korzyści dla przedsiębiorstwa.

Funkcje ocen okresowych

•

stabilizacyjna - po stwierdzeniu silnych stron;

•

korekcyjna - po stwierdzeniu słabości;

•

rozwojowa - pod kątem przyszłych potrzeb.

Do czego mogą służyć systemy

ocen okresowych (wg Fombrun &

Loud)

•

wzrost wartości (zasług, płac);

•

do uzyskania wyników oceny,

udzielenia informacji zwrotnej

i poradnictwa w pracy;

•

awanse poziome i pionowe;

•

zakończenie umowy

lub zwolnienie;

•

ocena potencjału;

•

planowanie sukcesorów;

•

planowanie kariery;

•

transfery - nowe wymagające zadania;

•

planowanie zatrudnienia - siły roboczej

(redukcje);

•

bonusy;

•

rozwijanie i ocenianie planów szkolenia;

•

komunikacja wewnętrzna;

•

kryteria oceny trafności procedur

selekcyjnych;

•

kontrola kosztów.

Do czego mogą służyć systemy

ocen okresowych (wg Fombrun &

Loud), cd.

Korzyści płynące ze stosowania

ocen okresowych

•

pracownicy wiedzą czego się od nich

oczekuje, jak mają być oceniani, jak
ocenia się ich aktualną pracę;

•

stwarza szansę poprawienia

efektywności pracy;

•

wytycza kierunki szkoleń i rozwoju;

•

stwarza szansę na sprawiedliwy

podział wynagrodzeń;

•

pomaga w planowaniu ścieżki kariery;

•

stanowi okazję do spokojnego omówienia

problemów i ich lepszego zrozumienia;

•

może poprawić komunikację;

•

może poprawić relacje interpersonalne;

•

może zintegrować pracowników różnych

szczebli;

•

może wzmocnić więź z zakładem pracy;

•

pracownik może poczuć się ważny dla

organizacji;

•

może wzrosnąć jego samoocena;

Korzyści płynące ze stosowania

ocen okresowych

Korzyści płynące ze stosowania

ocen okresowych

•

buduje poczucie

podmiotowości;

•

zawiera możliwość

defrustracji;

•

daje pracownikowi

szansę na

pochwalenie się,

usprawiedliwienie lub

udzielenie wyjaśnień;

•

może być

wykorzystana do

motywowania

pracownika.

Negatywne skutki źle

przeprowadzonych ocen

okresowych:

•

pogorszenie

efektywności
pracy;

•

spadek

motywacji;

•

przyjęcie postaw

obronnych przez
pracowników;

•

strata czasu.

Powiązanie wyników ocen

okresowych z wynagrodzeniem:

•

powinny być powiązane;

•

nie powinny być powiązane.

Kto powinien przeprowadzać

oceny okresowe

•

problem niewłaściwych ludzi;

•

przygotowanie do przeprowadzania

oceny (postawy, wiedza,
umiejętności);

•

treningi;

•

instrukcja pisemna dla oceniającego;

•

poczucie odpowiedzialności;

•

zespoły oceniających - ważni

przełożeni.

Kryteria ocen okresowych:

•

osobowość;

•

efektywność;

•

cele.

Absolutne metody

przeprowadzania ocen

okresowych:

•

ilościowe standardy pracy (zawody produkcyjne)

•

ilość;

•

jakość;

•

job-related personal data (zawody produkcyjne);

•

punktowe skale ocen;

•

ocena opisowa;

•

ocena opisowo-punktowa;

•

test;

•

metoda wydarzeń krytycznych;

•

skale behawioralne;

•

zarządzanie przez cele.

Relatywne metody

przeprowadzania ocen okresowych

•

ranking;

•

metoda rozkładu

normalnego;

•

porównywanie

parami.

Planowanie systemu ocen

okresowych

•

ustalenie obiektywnych i usystematyzowanych

kryteriów oceny(muszą odnosić się do zdolności

pracownika do wykonywanej pracy);

•

samoocena - jaką ma odgrywać rolę ?

•

potencjał - na ile jest uwzględniany ?

•

szkolenia i poradnictwo;

•

tryb składania odwołań;

•

kto może mieć dostęp do wyników ocen ?

•

jak długo mają być przechowywane wyniki ?

•

czy występuje opór ze strony związków

zawodowych ?

Projektowanie arkuszy oceny

Kontrola systemu oceny -

wszystkie elementy

Gdzie szukamy przyczyn

problemów stwarzanych przez

pracowników:

•

w inteligencji;

•

w osobowości;

•

w motywacji;

•

w cechach fizycznych;

•

w grupie roboczej;

•

w organizacji pracy;

•

w czynnikach wewnętrznych;

•

w rodzinie;

•

w alkoholizmie.

Środki zaradcze:

•

poradnictwo;

•

szkolenie i doskonalenie;

•

projektowanie

stanowiska pracy;

•

zmiana stanowiska

pracy;

•

rozwiązanie stosunku

pracy
- w ostateczności.

Zakończenie i wykaz kontrolny:

•

Co zamierzaliśmy

zrobić
w ocenianym
okresie ?

•

Co nam się udało ?

•

Co zrobimy

następnie ?

•

Skąd będziemy

wiedzieli,
czy to zrobiliśmy ?

Zasady postępowania -

przygotowywania oceny okresowej

•

upewnij się, że oceniany rozumie jaki

jest cel oceny (interview);

•

poinformuj ocenianego dokładnie o

czasie i miejscu spotkania - oceny;

•

wydaj formularz przygotowujący do

oceny;

•

upewnij się, że warunki są właściwe

(czas, telefony, brak skrępowania);

•

przeanalizuj wyniki ostatnie oceny i

przygotuj jedno lub dwa pytania;

•

przypomnij sobie aktualną pracę i

zakres czynności ocenianego;

•

uświadom sobie jakie są cele tej

oceny;

•

uświadom sobie co powinieneś

przekazać, o czym musisz
poinformować ocenianego.

cd. Zasady postępowania -

przygotowywania oceny okresowej

Zasady postępowania w trakcie

oceny (interview)

•

staraj się zredukować stres ocenianego;

•

staraj się omawiać kolejne zagadnienia

systematycznie, łagodnie, bez dominacji;

•

staraj się, aby przez większość czasu

mówił oceniany;

•

szukaj sposobów, aby przyjrzeć się

szczegółowo pracy ocenianego;

•

stymuluj ocenianego tak, aby potrafił

zdiagnozować swoje silne i słabe strony;

cd. Zasady postępowania w trakcie

oceny (interview)

•

zachęcaj ocenianego do

wysuwania pomysłów
rozwiązania problemów;

•

mów realistycznie o

potrzebach i możliwościach
szkolenia i kształcenia;

•

spróbuj doprowadzić do

uzgodnienia możliwego do
zrealizowania planu działania;

•

upewnij się, że oceniany

potrafi podsumować - zebrać
wspólne wnioski.

Zasady postępowania po ocenie

okresowej

•

zastanów się czy

zrealizowałeś wszystkie
zalecenia poprzedniego
punktu - jeżeli nie, to
zastanów się dlaczego;

•

upewnij się, że oceniany

ma jasność jak działać i co
ma robić;

•

daj ocenianemu uczciwą

szansę i motywację do
podniesienia poziomu
pracy.

Wywiad po ocenie okresowej

•

ma za zadanie podtrzymywanie motywacji

do zmian i poprawy efektywności działania -

same oceny okresowe nie motywują na ogół

na czas do następnej oceny, potrzebne są

wzmocnienia;

•

ma urealniać pracowników co do

efektywności ich pracy - z reguły

pracownicy mają zbyt wysokie mniemanie o

swojej efektywności;

•

ma być antidotum na negatywne skutki

psychologiczne oceny: reakcje obronne,

wycofanie się, obrażanie, itd..

Główne błędy popełniane przy

ocenach okresowych:

•

„halo efekt” - generalizacja jednej

cechy dobrej albo złej na inne cechy;

•

różni oceniający mogą wystawiać

różne oceny za podobną jakość
pracy - są bardziej lub mniej wymagający;

•

ocenianie na podstawie poprzedniej oceny

- przeszłość zafałszowuje teraźniejszość;

•

skłonność do wydawania oceny, nawet

wtedy kiedy oceniający wie o pracowniku
zbyt mało;

•

skłonność oceniających do wydawania

ocen jednego rodzaju: uśrednianie ocen,
zawyżanie ocen, obniżanie ocen w różnych
wymiarach;

•

błędy atrybucji: pracowników, których

sukces postrzega się jako skutek
zdolności, umiejętności lub własnego
wysiłku, ocenia się lepiej niż pracowników,
których sukces przypisuje się „szczęściu”
lub innym czynnikom zewnętrznym.

cd. Główne błędy popełniane przy

ocenach okresowych:

Oceny okresowe kierowników

wyższego szczebla

•

oceny przełożonych;

•

oceny kierowników

tego
samego szczebla;

•

samoocena;

•

łączenie wyników z

tych trzech źródeł daje
najlepsze wyniki.

Ocena uczestników kursu

Ocena okresowa / rozwój

osobisty

CHECKLIST DLA OCENIAJĄCYCH

Aby lepiej wywiązać się z

rozmowy oceniającej zwróć

uwagę na następujące punkty:

TY - PRZED

•

Upewnij się, że oceniany

rozumie cel rozmowy.

•

Ustal termin, czas i

miejsce.

•

Dostarcz formularz

przygotowawczy do
oceny.

•

Sprawdź prawidłowość

warunków (czas,
telefony, prywatność).

cd. TY - PRZED

•

Przestudiuj poprzednią ocenę i przygotuj

jedno lub dwa pytania.

•

Zastanów się nad aktualna pracą

ocenianego oraz jego zakresem czynności.

•

Uświadom sobie cele oceny.

•

Zastanów się jakie informacje musisz

przekazać ocenianego podczas wywiadu.

TY - W TRAKCIE

•

Pomyśl o sposobach

redukowania lęku.

•

Poruszaj problemy

systematycznie, gładko, bez

dominacji.

•

Zachęcaj ocenianego do

otwartego zabierania głosu.

•

Szukaj sposobów, aby ocenić

specyfikę pracy ocenianego.

•

Stymuluj ocenianego, aby

określił swoje silne i słabe

strony.

•

Zachęcaj ocenianego, aby proponował

rozwiązanie problemów.

•

Przedyskutuj realistyczne potrzeby

oraz możliwości szkoleniowe.

•

Staraj się dojść do porozumienia i

ustalić osiągane plany działania.

•

Upewnij się, że oceniany potrafi

podsumować uzgodnione konkluzje.

cd. TY - W TRAKCIE

TY - PO

•

Oceń wykonanie punktów

(„w trakcie”), jeśli się nie
udało, to dlaczego ?

•

Upewnij się, że następne

działania są dla
ocenianego jasne.

•

Daj ocenianemu

sprawiedliwą szansę i
stymulację dla poprawy
pracy.